कंपनी की बैठक की योजना कैसे बनाएं

बधाई हो! आपकी कंपनी कंपनी के सभी स्तरों से चुने गए कर्मचारियों के समूह के लिए एक बैठक आयोजित करेगी। सीईओ ने आपको इवेंट के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर की जिम्मेदारी दी है। इन युक्तियों और नमूना परियोजना योजना एक तरह से प्रदर्शित करती है कि एक परियोजना प्रबंधक किसी कंपनी की बैठक या इसी तरह की जटिल परियोजना के लिए परियोजना योजना का निर्माण कर सकता है।

परियोजना की पूर्व योजना

आपका पहला कदम योजना तैयार करना है। आप हितधारकों के साथ घटना पर चर्चा करके शुरू करते हैं। अगर यह पिछले साल किया गया था, तो क्या सही था? क्या गलत हुआ? इस परियोजना को किसने प्रबंधित किया है और क्या वे इस वर्ष आपको नुकसान से बचने में मदद कर सकते हैं? चूंकि सीईओ ने आपको प्रोजेक्ट सौंपा है, इसलिए वह इस घटना से क्या चाहता है? घटना कब होगी? कहा पे? बजट क्या है?

जितनी हो सके उतनी जानकारी इकट्ठा करें। यह कंकाल होगा जिस पर आप प्रोजेक्ट प्लान बनाते हैं।

टीम का निर्माण करें

इस परियोजना को सफल बनाने के लिए आपको किन अन्य संसाधनों की आवश्यकता है? क्या अन्य विभागों में ऐसे लोग हैं जो इस आयोजन को सफल बनाने में आपकी मदद कर सकते हैं? वहाँ मदद पाने के लिए आपको क्या करने की ज़रूरत है? क्या आप केवल पूछ सकते हैं या क्या आपको उनके बॉस से औपचारिक मंजूरी लेने की आवश्यकता है? आपको उनसे कितना समय चाहिए? आपको प्रदान करने के लिए उन्हें कौन से विशिष्ट कौशल की आवश्यकता है? क्या कोई अन्य व्यक्ति उस कौशल को प्रदान कर सकता है यदि आप जो चाहते हैं वह उपलब्ध नहीं है?

चूंकि यह एक कंपनी-व्यापी बैठक है, ऐसे में HR कैसे मदद कर सकता है? क्या आपको सुविधा विभाग से सहायता की आवश्यकता है? विपणन विभाग के बारे में क्या? क्या आपको उस क्षेत्र में सहायता की आवश्यकता है?

एजेंडा की योजना बनाएं

एक बार जब आप जानते हैं कि बैठक कितने समय तक चलेगी, तो आप समय ब्लॉकों में भरना शुरू करते हैं। क्या आपको एक उद्घाटन वक्ता की आवश्यकता है? वह कौन होगा? क्या आप उपस्थित लोगों को एक साथ रखने जा रहे हैं या आप उन्हें कार्यक्रम के एक हिस्से के लिए छोटे समूहों में तोड़ देंगे? आपको कितने अन्य वक्ताओं की आवश्यकता होगी? यदि आप ब्रेक आउट करते हैं तो छोटे सत्रों की सुविधा कौन देगा?

क्या घटना को एक दिन से अधिक समय लगेगा? आप डे वन को कैसे बंद करेंगे? आप डे टू पर फिर से कैसे खुलेंगे?

आप आखिर में कैसे लपेटेंगे? क्या आपको एक समापन भाषण की आवश्यकता है? यदि आप एक बुकिंग करते हैं, तो आप होटल से बाहर की जाँच करने वाले लोगों की रसद को कैसे संभालेंगे?

अंतरिक्ष का पता लगाएं

पता करें कि कितने लोग आ रहे हैं। फिर निर्धारित करें कि आपको कितनी जगह की आवश्यकता है। आयोजन कहाँ होगा? क्या कॉरपोरेट कार्यालय में कमरा है या आपको एक बड़ी जगह की आवश्यकता है? क्या सीईओ चाहता है कि बैठक ऑफ-साइट आयोजित की जाए ताकि लोग ध्यान केंद्रित कर सकें, या वह लागत को कम करने के लिए कार्यालय में आयोजित करना चाहता है?

आपके क्षेत्र में कौन से गुण आपको आवश्यक स्थान प्रदान कर सकते हैं? क्या हवाई अड्डे के पास एक होटल शहर से बाहर आने वाले लोगों के लिए यात्रा के समय को कम करने के लिए एक अच्छा विकल्प है या आपको शहर से बाहर कुछ ढूंढना चाहिए जो शांत हो?

उनकी सुविधाओं के लिए विभिन्न स्थानों पर क्या शुल्क लिया जाता है? उनमें क्या शामिल है और आपको क्या खरीदने और लाने की आवश्यकता होगी? क्या वे आपके साथ काम करने के लिए एक व्यक्ति निर्दिष्ट करेंगे? सामग्री और बाहर के लोगों के बारे में उनकी नीति क्या है?

इसे हटा

कम से कम इन सवालों के जवाब एकत्र करने के बाद, आप परियोजना की योजना को एक साथ रखना शुरू कर सकते हैं। याद रखें कि हम यहां जो दिखा रहे हैं, वह परियोजना के कार्यों की सूची है, केवल काम का ढांचा (डब्ल्यूबीएस)। इसमें कार्यों या समयसीमा के बीच कोई भी निर्भरता शामिल नहीं है। जिन्हें बाद में जोड़ा जाएगा।

सैंपल कंपनी मीटिंग प्रोजेक्ट प्लान

प्रोजेक्ट प्रबंधन के बुनियादी साधनों का उपयोग करके एक परियोजना की योजना कैसे बनाएं, हमने योजना प्रक्रिया के दौरान परियोजना योजना के बारे में सोच और परियोजना प्रबंधन कौशल का उपयोग करने के बारे में चर्चा की। यहां बताया गया है कि एक प्रोजेक्ट प्लान वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) किसी कंपनी की बैठक की योजना बनाने के लिए कैसे काम कर सकता है:

1. पूर्व योजना परियोजना

1. बजट का निर्धारण करें
2. परियोजना लक्ष्यों को स्थापित करने के लिए सीईओ के साथ चर्चा करें
3. सुझावों के लिए पिछले परियोजना प्रबंधक (पीएम) से संपर्क करें
4. हितधारक सूची निर्धारित करें
5. इनपुट के लिए हितधारकों से संपर्क करें
6. घटना के लिए पसंदीदा तारीख स्थापित करें
7. निर्धारित करें कि कितने वक्ताओं / प्रस्तुतकर्ताओं की आवश्यकता है
8. निर्धारित करें कि कितने सहायक कर्मचारियों की आवश्यकता है
9. निर्धारित करें कि कितने कर्मचारी भाग लेंगे
10. घटना के लिए संभावित स्थानों की सूची बनाएं

2. प्रोजेक्ट टीम बनाएँ

1. विपणन से प्राप्त करें
2. HR से पुनर्प्राप्त करें
3. देखें कि क्या खरीदारी करने से कोई मदद मिलेगी
4. सुसान को सभी वक्ताओं के विवरण को संभालने के लिए कहें
5. सुविधाएं से प्राप्त करें
6. शेड्यूल प्रोजेक्ट टीम किक-ऑफ मीटिंग

3. एजेंडा विकसित करें

3 ए प्लान डे वन

1. प्रारंभ समय निर्धारित करें
2. पंजीकरण के लिए समय निर्धारित करें, जगह और स्टाफ की व्यवस्था करें
3. सुबह के सत्र की लंबाई निर्धारित करें
4. भाषणों की लंबाई निर्धारित करें
5. सुबह के सत्र के लिए आवश्यक बोलने वालों की संख्या की गणना करें
6. वक्ताओं की भर्ती करें
7. मध्य-सुबह विराम की योजना (समय और लंबाई)
8. ब्रेक (पानी, कचरा, आदि) के दौरान सम्मेलन कक्ष की ताज़ा व्यवस्था करें
9. लंच ब्रेक की योजना (समय, लंबाई, स्थान, मेनू, जो भुगतान करता है)
10. दोपहर के सत्र की योजना (लंबाई, बोलने वालों की संख्या)
11. दोपहर के वक्ताओं की भर्ती
12. योजना दिवस एक समापन (समय, कौन, लंबाई)

3 बी प्लान डे दो

1. प्रारंभ समय निर्धारित करें
2. सुबह के सत्र की लंबाई निर्धारित करें
3. सुबह के सत्र के लिए आवश्यक बोलने वालों की संख्या की गणना करें
4. वक्ताओं की भर्ती करें
5. मध्य-सुबह विराम की योजना (समय और लंबाई)
6. ब्रेक (पानी, कचरा, आदि) के दौरान सम्मेलन कक्ष की ताज़ा व्यवस्था करें
7. लंच ब्रेक की योजना (समय, लंबाई, स्थान, मेनू, जो भुगतान करता है)
8. दोपहर के सत्र की योजना (लंबाई, बोलने वालों की संख्या)
9. दोपहर के वक्ताओं की भर्ती
10. भाषण बंद करने की योजना (समय, कौन, लंबाई)
11. होटल के साथ चेक-आउट टाइमिंग की व्यवस्था करें

4. अंतरिक्ष की योजना

1. उपस्थित लोगों की संख्या निर्धारित करें
2. बैठने की व्यवस्था (पंक्तियों बनाम टेबल)
3. आवश्यक स्थान की गणना करें
4. अंतरिक्ष की उस राशि के साथ उपलब्ध स्थानों की जाँच करें (लागत, स्थान, सेवाएँ शामिल हैं)
5. प्रत्येक दिन और कुल बोलने वालों की संख्या
6. आवश्यक कर्मचारियों की संख्या और प्रकार का निर्धारण करें
7. पता करें कि कितने उपस्थित / वक्ताओं / कर्मचारियों को कमरों की आवश्यकता होगी
8. उपलब्ध स्थानों के साथ लागत और तिथियों का आदान-प्रदान
9. चयनित स्थान के साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करें

5. घटना का प्रचार करें

1. घटना स्थान के साथ सभी विवरणों को अंतिम रूप दें
2. सुनिश्चित करें कि उपस्थित लोगों को सूचित किया जाता है
3. विषय / प्रस्तुति समय / दिन के सभी वक्ताओं को सूचित करें
4. कर्तव्यों और पारियों के सभी सहायक कर्मचारियों को सूचित करें
5. उपस्थित लोगों से RSVP प्राप्त करें
6. आवश्यकतानुसार प्रतिस्थापन सहभागियों को सूचित करें

6. ऊपर का पालन करें

1. सभी वक्ताओं से मसौदा भाषण प्राप्त करें
2. अंतिम भाषणों की समीक्षा करें
3. सभी उपस्थित लोगों, वक्ताओं, कर्मचारियों के लिए नाम टैग प्राप्त करें
4. उपस्थित लोगों के लिए कोई भी सामग्री और उपहार खरीदें
5. घटना स्थान के साथ पुन: पुष्टि करें

7. समीक्षा और दर

1. सभी उपस्थित लोगों को संतुष्टि सर्वेक्षण भेजें
2. सभी वक्ताओं को समीक्षा सर्वेक्षण भेजें
3. सभी वक्ताओं और कर्मचारियों को धन्यवाद भेजें
4. प्रोजेक्ट टीम के साथ क्लोज-आउट मीटिंग करें

आगे की योजना

ऊपर प्रोजेक्ट प्लान वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) कंपनी की बैठक की योजना के लिए एक नमूना दिखाता है। यह सिर्फ एक रूपरेखा है। प्रोजेक्ट टीम को अभी भी इन वस्तुओं पर काम करने और उनमें से कई पर विस्तार करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, उन्हें प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक समय पर काम करने की आवश्यकता होगी, कार्यों के सापेक्ष महत्व और कार्यों के बीच अंतर-संबंध / निर्भरता।