आपकी कंपनी की बैठक में सुझाव देने के लिए मसाला

क्या आप मासिक या आवधिक कंपनी या विभाग की बैठक के योजनाकार हैं? यदि आप सावधान नहीं हैं तो वे घातक हो सकते हैं। तुम्हें ड्रिल पता है। बात करने वाले सिर का एक गुच्छा लोगों को कंपनी की जानकारी देने के लिए लाइन लगाता है। हां, इस आवधिक बैठक को आयोजित करने के लिए यह आपके लिए निश्चित रूप से कुदोस है।

कर्मचारियों को कंपनी की रणनीतिक दिशा के साथ खुद को संरेखित करने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। वे जानना चाहते हैं कि कंपनी में क्या हो रहा है, खासकर जब जानकारी उनकी नौकरी या कंपनी की समग्र सफलता को छूती है। वे ईमानदारी से रुचि रखते हैं कि विभिन्न विभागों में क्या हो रहा है।

तो, आपके कर्मचारी रुचि रखते हैं, लेकिन उन्हें बात करने वाले प्रमुखों और एकजुट पावरपॉइंट्स से विराम देते हैं। सबसे प्रभावी बैठकों ने सोचा-समझा सवाल और जवाब, ऑडियो-विजुअल और भागीदारी के साथ अपना ध्यान आकर्षित किया। ये टिप्स आपको सफलता दिलाएंगे।

एक सफल बैठक के लिए आपको क्या चाहिए

• स्पीकर स्टैंड या टेबल
• माइक्रोफ़ोन
• कार्यसूची
• विजुअल एड्स
• वीडियो कैमरा
• तिपाई
• एन्कोडिंग डिवाइस
• लाइव स्ट्रीमिंग टेक्नोलॉजी

बेहतर मीटिंग के लिए 10 टिप्स

1. एक आइसब्रेकर या वार्म-अप गतिविधि के साथ अपनी बैठकें, प्रस्तुतियाँ और प्रशिक्षण सत्र शुरू करें। एक बड़ी बैठक या एक छोटी बैठक में, आइसब्रेकर एक एकल प्रश्न हो सकता है जो लोगों को अपने पड़ोसी के साथ सोचने और बात करने में मिलता है। एक उदाहरण के रूप में, एक प्रश्न पूछें जिससे लोग अपना हाथ बढ़ाएं। बर्फ तोड़ने वाले की लंबाई आपकी बैठक की लंबाई पर निर्भर करती है, इसलिए बुद्धिमानी से योजना बनाएं।
2. अपनी प्रस्तुति विधियों में विविधता लाएं। अगर हर वक्ता व्याख्यान प्रारूप में, यहां तक ​​कि दिलचस्पी के प्रमुखों को जल्द ही सिर हिला देता है। लोगों को छोटे समूहों में बात करने के लिए कहें। ऑडियो-विज़ुअल सामग्री जैसे वीडियो, स्लाइड, और पावरपॉइंट प्रस्तुतियों और चित्रों का उपयोग करें। यदि आप एक नई पेंटिंग प्रक्रिया के बारे में बात कर रहे हैं, तो अपने कर्मचारियों को चित्रित भागों से पहले और बाद में दिखाएं। सकारात्मक ग्राहक सर्वेक्षण और टिप्पणी कार्ड के आसपास से गुजरें।

1. दर्शकों की भागीदारी और उत्साह के लिए अतिथि वक्ताओं को आमंत्रित करें। आपके ग्राहकों के पास आपकी जरूरतों और गुणवत्ता की आवश्यकताओं के बारे में आपके कर्मचारियों को कहने के लिए बहुत कुछ है। एक ग्राहक संगठन जो गैर-लाभकारी, धर्मार्थ संघों के साथ भागीदार है, उन संगठनों के अतिथि वक्ताओं को पेश करता है जो अपने दान प्राप्त करते हैं। आपके कर्मचारी आर्थिक रूप से समर्थन करने वाले संगठनों के स्पीकर डायनामाइट हैं।
2. एक संवाद पाने के लिए प्रश्नों को प्रोत्साहित करें। बैठक से पहले और बैठक के दौरान लोगों को अपने प्रश्न लिखने के लिए कहें। जाते समय प्रत्येक वक्ता को निर्देशित प्रश्नों के लिए समय दें। यदि आप तुरंत और सही तरीके से प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो उन लोगों को बताएं जिनके पास सही उत्तर होने पर आप उनके साथ वापस आ जाएंगे। यदि प्रश्न समय से अधिक हैं, तो विषय पर एक बैठक निर्धारित करें।

1. एक अक्सर अनदेखी, लेकिन महत्वपूर्ण, सफल बैठक रणनीति प्रत्येक वक्ता को हर सवाल को जोर से दोहराने के लिए कहने के लिए होता है। प्रश्न पूछने वाला व्यक्ति जानता है, तब वक्ता को प्रश्न समझ में आया। बैठक में भाग लेने वाले अन्य लोग इस प्रश्न को सुन सकते हैं और जान सकते हैं, न कि केवल प्रश्न को ही सही - शायद गलत तरीके से - वक्ता की प्रतिक्रिया से।
2. अपनी आवधिक बैठक के लिए लक्ष्य निर्धारित करें। आप एक घंटे की बैठक में कंपनी के व्यवसाय के हर पहलू को प्रस्तुत नहीं कर सकते। इसलिए, महत्वपूर्ण, समय पर मुद्दों को तय करें और उन पर बैठक का समय व्यतीत करें। अधिकांश उपस्थित लोगों के हितों को भी ध्यान में रखें। याद रखें, आपके पास कंपनी की जानकारी को संप्रेषित करने के अन्य तरीके हैं जिनमें यममेर, Google हैंगआउट, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, email और IM जैसे कार्यक्रम शामिल हैं। सभी रणनीतिक कंपनी की जानकारी का संचार एक बैठक में नहीं होता है।

1. अपने एजेंडे को सावधानी से तैयार करें। प्रतिभागियों के बहुमत की जरूरतों और हितों की पहचान करें। अच्छी खबर के साथ शुरू करें जो उपस्थित लोगों को अच्छा महसूस कराएगी।
2. प्रत्येक माह एजेंडे पर वक्ताओं के आदेश का पालन करें। आप नहीं चाहते कि लोग साम्यता से ऊबें। एजेंडे में आवश्यक व्यावसायिक वस्तुओं को वितरित करें ताकि लोग बैठक के अंत में बाहर न हों, या यह सोचें कि अंतिम आइटम कम महत्वपूर्ण हैं। "वॉल स्ट्रीट जर्नल" में एक लेख, कई साल पहले, ने कहा कि अमेरिकी प्रबंधक बैठकों में बर्बाद होने वाले 80 प्रतिशत समय को बचाएंगे यदि उन्होंने दो चीजों को सही ढंग से किया। पहले हमेशा एक एजेंडा होता था। दूसरा समय पर शुरू होना था और समय पर समाप्त होना था। मैं जोड़ता हूं कि आपको प्रत्येक वक्ता को अपने विषय को कवर करने के लिए आवश्यक समय की राशि की अनुमति देने की आवश्यकता है। उन्हें उनकी समय-सीमा तक अच्छी तरह से पकड़ें।

1. भौतिक वातावरण को व्यवस्थित करें ताकि लोग बैठक सामग्री के प्रति चौकस रहें।किसी को भी अपने बोलने वालों के पीछे या पीछे नहीं बैठना चाहिए। सुनिश्चित करें कि सभी उपस्थित लोगों के लिए सीटें हैं, और यदि नोट्स लेना आवश्यक है, तो लिखने के लिए एक सतह भी। सुनिश्चित करें कि दृश्य दिखाई दे रहे हैं, और लोग सुन सकते हैं। आपको माइक्रोफ़ोन का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। आप देखने के लिए कमरे के चारों ओर रंगमंच की सामग्री या नमूने पास कर सकते हैं। यदि आपके मीटिंग रूम के भौतिक वातावरण के लिए आपकी मीटिंग का आकार बहुत बड़ा हो गया है, तो मीटिंग को कई अतिरिक्त कॉन्फ़्रेंस रूम स्थानों में स्ट्रीम करने के लिए तकनीक का उपयोग करें। जब आप निश्चित रूप से व्यक्तियों के लैपटॉप के लिए बैठक को स्ट्रीम कर सकते हैं, यह टीम के निर्माण के सकारात्मक प्रभाव को नकारात्मक करता है जो कई कॉन्फ्रेंस रूम स्थानों के अन्य कर्मचारियों के साथ उपस्थिति को बढ़ावा देता है।

1. बैठक में भोजन की शक्ति को कभी कम मत समझो। भोजन वातावरण को शांत करता है, लोगों को आरामदायक महसूस करने में मदद करता है, लोगों को सकारात्मक ऊर्जा के स्तर को बनाए रखने में मदद करता है और टीम के कामरेड को बनाता है। सुनिश्चित करें कि आप जो भोजन परोसते हैं उसके साथ आप अपने समूह की विविध आवश्यकताओं को पूरा करें। एक उदाहरण के रूप में, डोनट्स के अलावा फल और दही की पेशकश करें। नियमित फ्राक के साथ शाकाहारी और कोषेर हॉट डॉग पेश करें।