मीटिंग मिनट्स के बारे में जानें और वे महत्वपूर्ण क्यों हैं

मीटिंग मिनट लिखित या रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ होते हैं जिनका उपयोग उपस्थित लोगों और गैर-उपस्थित लोगों को सूचित करने के लिए किया जाता है कि मीटिंग के दौरान क्या चर्चा हुई थी या क्या हुआ था। मीटिंग मिनट या नोट्स आम तौर पर कार्यवाही के दौरान एक निर्दिष्ट मीटिंग मिनट रिकॉर्डर द्वारा उठाए जाते हैं ताकि बैठक के दौरान ट्रांसपेर किए गए एक सटीक रिकॉर्ड मौजूद हो।

मिनटों में आमतौर पर शामिल हैं:

• प्रतिभागियों के नाम
• एजेंडा आइटम शामिल हैं
• प्रतिभागियों द्वारा किए गए निर्णय
• प्रतिभागियों द्वारा अनुवर्ती कार्रवाई
• प्रतिबद्धताओं को पूरा करने के लिए नियत तारीखें
• भविष्य की समीक्षा या इतिहास के लिए दस्तावेजीकरण के लायक कोई अन्य घटना या चर्चा

ऐतिहासिक दस्तावेज के रूप में बैठकें

एक ऐतिहासिक दस्तावेज के रूप में, महत्वपूर्ण विचारों या चर्चा बिंदुओं के दस्तावेजीकरण के लिए मिनट उपयोगी होते हैं जिसके कारण निर्णय लिया गया। उदाहरण के लिए, प्रभावी मीटिंग मिनट में उन पाँच विकल्पों को निर्दिष्ट किया जा सकता है, जिस पर टीम ने चर्चा की थी और प्रमुख कारण जो दूसरों के ऊपर चुना गया था।

विशिष्ट व्यापार बैठक के लिए मिनटों में हर चर्चा या राज्य को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है कि किसने क्या कहा। बेशक, यह नियम अन्य प्रकार की बैठकों जैसे अदालत की सुनवाई और स्थितियों के लिए अलग है जहां कानूनी कार्रवाई पर चर्चा की जा रही है। इस प्रकार की बैठकों में वार्तालाप और कथनों के सटीक रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। लेकिन, जब तक कि मानव संसाधन एक मुकदमे पर चर्चा नहीं कर रहा है, तब तक ठेठ कार्यस्थल की बैठक प्रत्येक कोटा का दस्तावेज नहीं है।

मीटिंग मिनट कब और कैसे साझा करें

आदर्श रूप से, बैठक के मिनटों को एक इलेक्ट्रॉनिक उपकरण पर रिकॉर्ड किया जाता है, जैसे कि लैपटॉप या iPad, और वर्तनी, व्याकरण और स्पष्टता की त्वरित समीक्षा के बाद, प्रतिभागियों को बैठक के अंत में इलेक्ट्रॉनिक रूप से मिलने के लिए प्रसारित किया जाता है। इस तरह, प्रतिभागियों को अपनी प्रतिबद्धताओं और समय-सीमा की तत्काल सूचना है और वे सवाल उठा सकते हैं या स्पष्टीकरण मांग सकते हैं। यदि यह संभव नहीं है क्योंकि रिकॉर्डर मिनटों को स्थानांतरित करना चाहता है या त्रुटियों के लिए उन्हें जांचना चाहता है, तो उन्हें बैठक के बाद 24 घंटों के भीतर उन्हें प्रसारित करना चाहिए।

बैठक के दौरान किए गए प्रतिबद्धताओं टीम के सदस्यों की याद दिलाने के रूप में मिनट भी काम करते हैं और प्रतिभागियों को अपने कैलेंडर और दैनिक दैनिक सूची में इन वस्तुओं को स्थानांतरित करने में मदद करते हैं।

रिकॉर्डर को हमेशा अगली बैठक की शुरुआत में पूर्व बैठक के मिनटों की समीक्षा करनी चाहिए ताकि लोग सटीकता और अगले चरणों के लिए उनकी जांच कर सकें।

कैसे संगठन बैठक लेने के कार्य को संभालते हैं

बैठक की सफलता के लिए महत्वपूर्ण, मिनट प्रतिभागियों और उन कर्मचारियों के लिए बैठक का एक रिकॉर्ड किया गया इतिहास प्रदान करते हैं जो भाग लेने में सक्षम नहीं थे। पूर्ण बैठक के मिनटों के बिना, सफलता के लिए बैठक की संभावना कम हो जाती है, क्योंकि लोग, शेष राशि, एक समय में जानकारी के धन को अवशोषित और बनाए नहीं रख सकते हैं।

जो कर्मचारी मीटिंग मिनट लेता है, वह आमतौर पर टीम का सदस्य होता है और मीटिंग में भाग लेने के दौरान नोट्स लेता है। उन बैठकों में जो कानूनी या सरकार से संबंधित कार्यवाही या कॉर्पोरेट बोर्ड की बैठकों में शामिल होती हैं, एक गैर-सरकारी व्यक्ति आधिकारिक मिनट लेता है और अक्सर कार्यवाही रिकॉर्ड करता है।

महत्वपूर्ण जानकारी को सही ढंग से रिकॉर्ड करने के लिए, मीटिंग मिनट रिकॉर्डर में विस्तार के लिए एक कान होना चाहिए और ध्यान केंद्रित रहने की क्षमता होनी चाहिए। इस कर्मचारी को मिनटों की रिकॉर्डिंग करते समय बैठक में भाग लेने के लिए प्रभावी रूप से मल्टीटास्क भी करना होगा।

कुछ संगठनों में, प्रत्येक बैठक में एक ही कर्मचारी मिनट लेता है। या जिम्मेदारी कर्मचारी से कर्मचारी तक पारित हो सकती है। मिनट लेने वाले की भूमिका प्रभावी नेतृत्व और संचार कौशल का निर्माण करती है और एक प्रतिष्ठित काम हो सकता है।

मीटिंग मिनट्स रिकॉर्डर के लिए आवश्यकताएँ

रिकॉर्डर की आवश्यकताओं में निम्न की क्षमता शामिल है:

• एक बैठक में किए गए निर्णयों, प्रतिबद्धताओं और प्रमुख चर्चा बिंदुओं को सही ढंग से रिकॉर्ड करें
• सदस्यों से मिलने वाले एक्शन आइटम्स और नियत तारीखों को रिकॉर्ड करें (एक्शन आइटम्स में नाम जुड़े हैं, लेकिन मिनटों में यह नहीं बताया गया है कि अनौपचारिक कार्यस्थल बैठकों में क्या कहा गया है)
• बैठक के अंत में प्रमुख निर्णयों और असाइनमेंट या स्वैच्छिक प्रतिबद्धताओं और एक्शन आइटम की समीक्षा करें ताकि प्रतिभागियों को छोड़ने से पहले उन पर सहमति हो सके
• टीम के खिलाड़ी बनें और लचीले बनें क्योंकि उपस्थित लोग मिनटों में असहमत होने वाली किसी भी चीज़ को जोड़ या सही कर सकते हैं

• बैठक के 24 घंटे के भीतर बैठक मिनट की प्रतियां वितरित करने के लिए तेजी से काम करें