मीटिंग मिनट्स रखना सीखें

मीटिंग मिनट विस्तृत नोट्स हैं जो एक बैठक या सम्मेलन के आधिकारिक लिखित रिकॉर्ड के रूप में कार्य करते हैं। सभा के प्रभारी व्यक्ति आमतौर पर प्रतिभागियों में से एक को इस कार्य के लिए कहते हैं। एक दिन, कि कोई आप हो सकता है! हालांकि यह बहुत मुश्किल काम नहीं है, यह एक महत्वपूर्ण है। चूंकि मीटिंग मिनट ट्रांसपायर्ड है, इसलिए सटीकता की आवश्यकता का एक आधिकारिक रिकॉर्ड है। आपको विस्तृत नोट लेने होंगे जो लोगों को आवश्यक होने पर बाद में संदर्भित करने में सक्षम होना चाहिए। यहाँ कुछ संकेत दिए गए हैं जो आपको चालाकी से इस काम को संभालने में मदद करते हैं।

बैठक से पहले, दौरान और उसके बाद क्या करना है, इसका पता लगाएं।

मिलने से पहले

• अपना रिकॉर्डिंग टूल चुनें: पहली बात यह है कि आपको यह तय करना होगा कि आप अपने नोट्स कैसे लेंगे। क्या आप पुराने स्कूल में जाएंगे और पेन और पेपर का इस्तेमाल करेंगे या फिर आप टेक में जाएंगे और लैपटॉप कंप्यूटर, टैबलेट या स्मार्टफोन का इस्तेमाल करेंगे? अपने बॉस के साथ यह देखने के लिए जांचें कि क्या वह किसी विशेष विधि का उपयोग करने के लिए आपको पसंद करता है। यह संभव नहीं है लेकिन संभव है।
• सुनिश्चित करें कि आपकी पसंद का उपकरण काम करने के क्रम में है और आपके मूल विफल होने की स्थिति में ही बैकअप है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक लैपटॉप लाते हैं, तो पेन और पेपर भी संभाल सकते हैं। आप अपने कंप्यूटर के क्रैश होने पर कुछ लिखने के लिए खोज करते समय मीटिंग को रोकना नहीं चाहते हैं।

• मीटिंग शुरू होने से पहले मीटिंग का एजेंडा पढ़ें। यह आपको अपने मिनटों की रूपरेखा तैयार करने की अनुमति देगा। उस पर प्रत्येक आइटम के नीचे कुछ स्थान छोड़ दें और वहां अपने नोट्स लिखें। ऐसा करने से आपका काम थोड़ा आसान हो जाएगा, जब तक कि बैठक चलाने वाला व्यक्ति एजेंडे पर नहीं टिकता है।

बैठक के दौरान

• एक उपस्थिति पत्रक के आसपास से गुज़रें और सुनिश्चित करें कि सभी लोग साइन इन करें। आपको आधिकारिक मीटिंग मिनट में सभी उपस्थित लोगों की एक सूची शामिल करने की आवश्यकता होगी।
• सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि हर कोई कौन है।इस तरह से आप पहचान पाएंगे कि कौन बोल रहा है और उस जानकारी को सही ढंग से रिकॉर्ड कर रहा है।
• बैठक शुरू होने के समय पर ध्यान दें।
• हर एक टिप्पणी को लिखने की कोशिश मत करो। केवल मुख्य विचारों को शामिल करना ठीक है। बहुत सावधान रहें कि आप उन वस्तुओं को न छोड़ें जिनसे आप असहमत हैं। आपका पक्षपात आपको प्रभावित नहीं करना चाहिए। याद रखें कि यह एक आधिकारिक खाता है और आपकी राय नहीं है कि क्या हुआ!

• सभी गतियों को लिखें, जिन्होंने उन्हें बनाया, और वोटों का परिणाम, यदि कोई हो; आपको यह लिखने की जरूरत नहीं है कि किसने प्रस्ताव दिया है। बेशक, आपके संगठन के नियम भिन्न हो सकते हैं इसलिए पहले उन्हें सत्यापित करें।
• अगर अगली बैठक तक किसी भी मंशा या चर्चा पर वोट टाल दिए जाते हैं, तो उस पर ध्यान दें।
• बैठक का अंत समय रिकॉर्ड करें।

बैठक के बाद

• मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को टाइप करें जबकि सब कुछ अभी भी आपके दिमाग में ताजा है। यदि आपको अपने नोट्स में कोई त्रुटि मिलती है या यदि आपका कोई प्रश्न है, तो आप अन्य उपस्थित लोगों से बात करके जल्दी से इसे ठीक करवा सकते हैं।
• मिनटों की अंतिम प्रति पर, संगठन का नाम, समिति का शीर्षक, बैठक का प्रकार (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक या विशेष) और उसका उद्देश्य शामिल करें।
• इसे शुरू होने और समाप्त होने का समय दें।
• बैठक में भाग लेने वालों की सूची और एक नोट प्रदान करें। आप यहां यह संकेत भी दे सकते हैं कि आपने मिनट ले लिए हैं। प्रतिभागियों के नाम पर अपना नाम शामिल करें और, अपने नाम के बाद कोष्ठक में, यह कहें कि आपने मिनट लिया। वैकल्पिक रूप से, दस्तावेज़ के अंत में, आप अपने नाम के बाद "क्रमशः द्वारा प्रस्तुत," लिख कर साइन इन कर सकते हैं।

• आपके द्वारा सबमिट करने से पहले मिनटों का प्रचार करें। किसी और से पूछें जो उन्हें देखने के लिए उपस्थित हुए। वह या वह आपको यह बताने में सक्षम होगा कि क्या आपने गलती से कुछ छोड़ दिया है।
• जब तक अन्यथा करने का निर्देश न हो तब तक बैठक में भाग लेने वाले व्यक्ति के पास उन्हें भेजें।