कार्य परियोजनाओं पर परिवर्तन

परियोजना प्रबंधक योजनाओं के निर्माण और टीम के उद्देश्यों को स्थापित करने में बहुत समय लगाते हैं। प्रायोजक, हितधारक और टीमें तब काम के दायरे और रोलआउट प्रक्रिया में बदलाव करते हुए बहुत समय बिताती हैं। जगह में एक स्पष्ट, आसान परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया और बड़ी तस्वीर पर एक स्थिर नज़र रखने के बाद भी, कुछ विवरण शिफ्ट होने से, परियोजना को आगे बढ़ाने और आपको अपने शांत रखने की अनुमति देने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय होता है।

स्वीकार करें कि परिवर्तन होता है

परियोजना प्रबंधन जीवनचक्र के लगभग हर बिंदु पर परिवर्तन होता है। यह स्वीकार करते हुए कि परिवर्तन अपरिहार्य हैं - वास्तव में, अक्सर लाभकारी - प्रक्रिया के कुछ हिस्सों में योजना और निष्पादन के लिए सबसे अच्छा परियोजना प्रबंधकों को अधिक चुस्त दृष्टिकोण अपनाने की अनुमति मिलती है। प्रभावी रूप से परिवर्तनों से निपटने के लिए रणनीतियों के रूप में होने के कारण वे पुरस्कार पर सभी की नज़र रखने का सबसे तेज़ तरीका है, यहां तक ​​कि कभी-कभी दिशा में निरंतर बदलाव भी हो सकता है।

एक परिभाषित, संरचित परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया आपकी निष्पादन प्लेबुक है; आपकी रणनीति 'बाइबिल'। यह परिभाषित करेगा कि आपके लिए, सुझावों के लिए एक नेता के रूप में प्रतिक्रिया देने के लिए कितना अच्छा है - यहां तक ​​कि विकास प्रक्रिया के भीतर परिवर्तन के लिए भी मांगें। यह आपको सभी पक्षों के अंतिम लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए, कभी-कभी विवादास्पद सहयोगी परिदृश्यों को नेविगेट करने, सुंदर ढंग से और आश्वासन देने में मदद करेगा।

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया इस प्रकार दिखती है:

• परियोजना पर प्रक्रिया में बदलाव के लिए अनुरोध / मांग प्राप्त करें
• प्रोजेक्ट बजट पर ध्यान देने के साथ परिवर्तन अनुरोध / मांग का आकलन करें:
• सामग्री
• किसी भी प्रासंगिक अनुमति आवश्यकताओं
• काम करने के घंटे
• समय नष्ट / प्राप्त हुआ
• अनुरोध करने के लिए कैसे आगे बढ़ें, इसके लिए प्रोजेक्ट शेयरधारकों / अपनी सिफारिशों को प्रस्तुत करने के लिए तैयार करें और प्रस्तुत करें
• आगे बढ़ने के लिए शेयरधारक निर्णय अनुमोदन या घोषणा प्राप्त करें

आइए प्रत्येक चरण को बारी-बारी से देखें:

प्रोजेक्ट पर प्रक्रिया में बदलाव के लिए अनुरोध / मांग प्राप्त करें

आपको सैकड़ों अलग-अलग तरीकों से परियोजना को बदलने का अनुरोध प्राप्त होगा: एक बैठक में, ईमेल के माध्यम से, फोन पर, गलियारे में जब आप शाम को कार्यालय से बाहर निकलते हैं।आदर्श रूप से, आपको परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म पर जानकारी मिल जाएगी, लेकिन आपको पता होना चाहिए कि वास्तविक जीवन में कई महत्वपूर्ण हितधारक सोचते हैं कि इस तरह की कागजी कार्रवाई को पूरा करना परियोजना प्रबंधक का काम है - और आपकी कंपनी में, यह हो सकता है।

परियोजना परिवर्तन अनुरोध टेम्पलेट (उस पर एक मिनट में) सही और अनुरोध के सभी विवरणों को सही ढंग से पकड़ना चाहिए, लेकिन अनौपचारिक रूप से वे आपके पास पहुंचते हैं। एक बार जब आपको लगता है कि सभी विवरण सही-सही दर्ज हो गए हैं, तो सत्यापन के लिए आरंभकर्ता के फॉर्म को चलाएं कि सभी बिंदुओं को पूरी तरह से संबोधित किया गया है।

याद रखें कि बदलाव वर्क आउट करने के बारे में भी हो सकते हैं। हमेशा यह मत मानिए कि काम में बदलाव करने से संबंधित परिवर्तन होने जा रहे हैं। यह प्रक्रिया समान है चाहे आप परियोजना का दायरा बढ़ा रहे हों या घटा रहे हों।

कैरी आउट असेसमेंट असेसमेंट

परिवर्तन अनुरोध को विस्तार से देखें। आप पर प्रभाव का आकलन करेंगे:

• अनुसूची
• प्रलेखन
• आज तक किए गए काम और अभी भी करने के लिए काम
• बजट
• गुणवत्ता के उपाय
• क्षेत्र
• संसाधनों की उपलब्धता

उदाहरण के लिए, 5 दिनों में एक सॉफ्टवेयर परिवर्तन का अनुमान लगाया जा सकता है। यह शेड्यूल में केवल 5 दिन नहीं जोड़ेगा क्योंकि यह एक अन्य कार्य को आगे बढ़ाएगा और एक समय सीमा में जहां प्रमुख संसाधन छुट्टी पर है। उस कार्य को भी स्थानांतरित करने की आवश्यकता होगी, इसलिए कुल मिलाकर यह परिवर्तन अनुसूची में 8 दिन जोड़ देगा। यह करने के लिए $ 5k खर्च होंगे, और अतिरिक्त 8 दिन हमें आपूर्तिकर्ता अनुबंध के साथ एक और महीने में धकेल देते हैं, इसलिए इस पर भी विचार करने की लागतें हैं। गुणवत्ता समान रहती है लेकिन नए परिवर्तन को शामिल करने के लिए गुंजाइश बदल जाती है।

सभी प्रासंगिक प्रलेखन को परियोजना योजना और प्रशिक्षण पुस्तिकाओं सहित अद्यतन करने की आवश्यकता होगी, जो पहले ही शुरू हो चुकी हैं।

तो बड़ी तस्वीर में, एक साधारण 5-दिवसीय परिवर्तन का शानदार प्रभाव है। कार्यान्वयन निर्णय लेने से पहले सभी प्रासंगिक कारकों पर विचार करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि पूरी तस्वीर के परिणाम बदल सकते हैं।

सिफारिशें प्रस्तुत करें

अनुरोधित परिवर्तन या परिवर्तनों के पूर्ण प्रभाव की एक समझ के साथ सशस्त्र, बदलाव की व्यवहार्यता के बारे में अपनी सिफारिशें प्रस्तुत करें।

कुछ मामलों में, परिवर्तन लागू नहीं होंगे क्योंकि कथित लाभ लागत से कम होगा। अन्य मामलों में, अतिरिक्त काम करने की लागत को ऑफसेट करने के लिए पर्याप्त लाभ मिल सकता है। अन्य मामले, फिर भी, नियामक या अनुपालन मुद्दों या संगठनात्मक पुनर्गठन जैसे आंतरिक मुद्दों के परिणामस्वरूप नकारात्मक प्रभाव की परवाह किए बिना परिवर्तन अपरिहार्य और आपके नियंत्रण से परे साबित होंगे।

फैसला

आपके प्राधिकरण सीमा के भीतर आने वाले छोटे परिवर्तनों के लिए, परिवर्तन को स्वीकार करने या अस्वीकार करने का निर्णय आपके साथ रहता है (टीम से सही इनपुट के साथ)। प्रोजेक्ट प्रायोजक या प्रोजेक्ट बोर्ड द्वारा कुछ भी बड़ा अनुमोदित किया जाना चाहिए। किस श्रेणी में आते हैं, इसके लिए शर्तें आमतौर पर किसी भी परियोजना की शुरुआत में स्पष्ट रूप से बताई जाती हैं।

परिणाम चाहे जो भी हो, सभी को प्रक्रिया में शामिल रखना महत्वपूर्ण है। टीम के सदस्यों को विकास के किसी भी बिंदु पर अलग करना पूरे प्रोजेक्ट की अखंडता, और भविष्य के किसी भी सहयोग पर खर्च कर सकता है।

प्रबंधन उपकरण बदलें

इस प्रक्रिया को आसान और अधिक सुव्यवस्थित बनाने के लिए कई परिवर्तन प्रबंधन उपकरण विकसित किए गए हैं। प्रत्येक परिवर्तन प्रबंधन टूलबॉक्स में केंद्रीय होना चाहिए:

• परियोजना के दायरे में बदलाव लाने के लिए उचित कदम के माध्यम से एक चेकलिस्ट या प्रक्रिया मानचित्र चलना हितधारकों
• एक टेम्पलेट परिवर्तन अनुरोध फ़ॉर्म (ध्यान दें: यदि आपकी परियोजनाएँ स्वचालित वर्कफ़्लो से ऑनलाइन काम करती हैं, तो इस फॉर्म को आपकी डॉक्स सूची में शामिल करना एक बहुत अच्छा विचार है)

एक परियोजना परिवर्तन अनुरोध फॉर्म का विकास करना

परियोजना परिवर्तन अनुरोध फॉर्म में शामिल होना चाहिए:

• परिवर्तन का अनुरोध करने वाले व्यक्ति का नाम (अनुरोधकर्ता)
• एक विशिष्ट पहचानकर्ता, एक परिवर्तन संख्या की तरह (आप इसे बाद में अपने आप से जोड़ सकते हैं क्योंकि यह संभावना नहीं है कि अनुरोध को बढ़ाने वाले और फ़ॉर्म का उपयोग करने वाले लोगों में से कोई भी यहां दर्ज करने के लिए जान जाएगा)।
• प्रस्तावित परिवर्तन का विवरण, यथासंभव विस्तार।
• परिवर्तन की श्रेणी। आदर्श रूप से, अनुरोधकर्ताओं को इस अनुभाग को एक पूर्वनिर्मित से चुनने में सक्षम होना चाहिए ताकि उन्हें केवल बॉक्स पर टिक करना पड़े। यह ध्यान देने के लिए एक अच्छी जगह है कि क्या परिवर्तन अनुरोध विनियमन या आंतरिक अनुपालन के सापेक्ष है - यदि यह (वास्तव में) है, तो आप बहुत सारे नियोजन और मूल्यांकन चरणों को दरकिनार कर सकते हैं और बस इसे प्राप्त कर सकते हैं।
• परिवर्तन का 'क्यों' इसे लागू करने का क्या औचित्य है? अनुरोधकर्ता ऐसा क्यों चाहता है?
• समय, लागत, गुणवत्ता, गुंजाइश सहित परियोजना के विभिन्न तत्वों के लिए प्रस्तावित परिवर्तन का संभावित प्रभाव। अनुरोधकर्ता के पास सभी विवरण नहीं हो सकते हैं, इसलिए परिवर्तन आकलन चरण के माध्यम से इन रिक्त स्थानों को भरने में आपकी सहायता की आवश्यकता हो सकती है। इस बिंदु पर आप जो न्यूनतम देख रहे हैं वह स्पष्टीकरण है कि क्या यह मौजूदा परियोजना मापदंडों को बढ़ा, घटा या बदल सकता है।

परिवर्तन अनुरोधों को आपके द्वारा विवरण के लिए स्थान के साथ गोल किया जाना चाहिए क्योंकि परिवर्तन आगे की चर्चा है। एक टेम्पलेट में इसके लिए स्थान भी शामिल होना चाहिए:

• परिवर्तन का निर्णय: स्वीकार करें, अस्वीकार करें या स्थगित करें
• निर्णय लेने वाले व्यक्ति (या समूह) का नाम और निर्णय की तारीख और कोई अतिरिक्त टिप्पणी।

परिवर्तन और परियोजना क्षेत्र प्रबंधन

प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन वह प्रक्रिया है जो किसी प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए आवश्यक है और जो नहीं है, उसके बीच के अंतर को फ़िल्टर और परिष्कृत करता है। जब प्रोजेक्ट परिवर्तन अनुरोध प्राप्त होते हैं, तो यह विचार करना आवश्यक है कि उन परिवर्तनों से परियोजना को कैसे प्रभावित किया जा सकता है। आपकी परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया आपको परिष्कृत करने और संदर्भ के भीतर परिभाषित करने में मदद करती है कि कोई परिवर्तन व्यावहारिक या आवश्यक क्यों नहीं है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज (PMBOK गाइड) के लिए एक गाइड - पांचवें संस्करण की कवरेज परियोजना परिवर्तन प्रबंधन ध्यान देने योग्य है क्योंकि यह उतना सहज नहीं है जितना आप सोच सकते हैं। "PMBOK गाइड" प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन अनुभाग में ope कंट्रोल स्कोप’नामक एक प्रक्रिया के रूप में उत्कृष्ट स्टार्टर दिशानिर्देश शामिल हैं। हालांकि, परियोजनाओं पर परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया को अधिक एकीकृत तरीके से नियंत्रित करने की आवश्यकता है, और यह पाठ में परिलक्षित होता है। "PMBOK गाइड" उपयोगकर्ताओं को प्रदर्शन एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया का भी उल्लेख करना चाहिए क्योंकि यह स्पष्ट रूप से सेट करता है कि बड़े परिदृश्य में सब कुछ एक साथ कैसे लिंक होता है।

PMP बनने के प्रयोजनों के लिए, यह समझना महत्वपूर्ण है कि "PMBOK गाइड" कैसे परिवर्तन प्रबंधन को कवर करता है क्योंकि यह आपकी परीक्षा का एक हिस्सा होगा। लेकिन ध्यान रखें कि जिन बदलाव प्रबंधन प्रक्रिया का आप वास्तव में परियोजनाओं पर उपयोग करेंगे, उन्हें एकीकृत, आसान और व्यावहारिक बनाने की आवश्यकता है।

परिवर्तन प्रक्रिया के माध्यम से अपनी टीम का नेतृत्व करना

परियोजना टीम किसी भी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, इसलिए यह प्रक्रिया में परिवर्तन का प्रबंधन करते समय उन्हें सक्रिय रूप से लगे रहने में मदद करता है।

यहां 5 तरीके दिए गए हैं जिनसे आप अपनी टीम को परियोजना परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया में जल्दी आने में मदद कर सकते हैं:

1. परिवर्तनों के बारे में खुले रहें। आपकी टीम को बता दें कि परियोजनाओं पर बदलाव अपेक्षित है।

2. प्रक्रिया के बारे में खुले रहें। यहां चर्चा की गई परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया स्वाभाविक रूप से सभी के लिए नहीं आती है। अधिकांश टीम के सदस्यों को पता नहीं है कि उनसे क्या अपेक्षित है जब तक उन्हें सलाह नहीं दी जाती है। उनके साथ प्रक्रिया के माध्यम से जाने के लिए एक ब्रीफिंग सेट करें, और प्रत्येक को इसके निष्पादन में उसकी भूमिका क्या है, यह बताएं।

3. इसे आसान बनाएं। परियोजना परिवर्तन अक्सर, सबसे अच्छा, नियंत्रित अराजकता में होता है। आपके द्वारा सफलतापूर्वक नेविगेट करने के लिए उठाए जाने वाले कदम एक परियोजना प्रबंधक के रूप में आपके सूक्ष्म को परिभाषित करते हैं। आपकी टीम अस्थिर बदलाव पा सकती है - विशेष रूप से बड़े लोग या जो लंबे समय से सुलझाए जाने वाले फैसले को पलटते हैं और लंबी अवधि के लिए बाधा माना जाता है। अनुसूची गलत है, बजट अलग हो सकता है, आवश्यकताएं निश्चित रूप से अलग हैं।

आपकी टीम आपको मार्गदर्शन और स्थिरीकरण के लिए देखती है। उनके लिए जितना हो सके प्रक्रिया को आसान बनाएं।

4. मदद करने के लिए वहाँ रहें। काम करने का एक नया तरीका सफलतापूर्वक एकीकृत करने में समय लेता है। यदि आपने पहले अनौपचारिक तरीके से परियोजना परिवर्तन (या बिल्कुल नहीं) किया है, तो एक औपचारिक प्रक्रिया में बदलाव के लिए "जिस तरह से हम यहां चीजों को करते हैं" बनने में थोड़ा समय लग सकता है। टीम को बताएं कि आप उनकी मदद करने के लिए वहां मौजूद हैं, अगर उन्हें आपके अतीत से कुछ चलाने की जरूरत है।

5. ना कहने से डरना चाहिए। सभी परिवर्तन समझदार प्रस्ताव नहीं हैं। आपकी टीम को बताएं कि अगर वे इस समय परियोजना के लिए सही चीज़ नहीं होने के बारे में दृढ़ता से महसूस करते हैं कि आप परिवर्तन अनुरोधकर्ता के साथ उस बातचीत में उनके द्वारा खड़े होंगे।

परिवर्तन को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में असफल रहना उन तरीकों में प्रमुख है, जिनसे परियोजना पूरी तरह से पटरी से उतर सकती है, इसलिए बाहर देखें। सही जानकारी और प्रक्रियाओं के साथ सशस्त्र, परियोजना में शामिल सभी के लिए नियंत्रित, स्मार्ट और लाभदायक तरीके से निपटा जा सकता है।