बैठक प्रबंधन अभ्यास उत्पादकता में सुधार करने में मदद करता है

हम अपना बहुत सारा काम सभाओं में बिताते हैं। कई उदाहरणों में, खराब मीटिंग प्रबंधन प्रथाओं के परिणामस्वरूप प्रतिभागियों के समय का अनुत्पादक उपयोग होता है। संबंधित लेख में, हम पाँच सामान्य मीटिंग परिदृश्यों को उत्पादक घटनाओं में बदलने पर मार्गदर्शन प्रदान करते हैं। बैठकों की उपयोगिता, उत्पादकता और प्रभाव को मजबूत करने के लिए अतिरिक्त विचार हैं।

मीटिंग मैनेजमेंट की - स्टैंड पीएटी

कुछ प्रबंधकों ने पी.ए.टी. बैठकों के लिए दृष्टिकोण, एक की आवश्यकता है पीउरोज, अ एगेंदा, और ए टीimeframe। सत्र के आगे संदर्भ के इन महत्वपूर्ण बिंदुओं के साथ प्रतिभागियों को ऊपर उठाना सुनिश्चित करता है कि लोग बैठक के समग्र इरादे में भाग लेने और समर्थन करने के लिए तैयार दिखते हैं। एक स्पष्ट पी.ए.टी. रूपरेखा एक उत्पादक सत्र सुनिश्चित करने में मदद करती है।

आपको अधिकतम 1 या 2 वाक्यों में बैठक के उद्देश्य को परिभाषित करने में सक्षम होना चाहिए। "यह बैठक नए विपणन अभियान की योजना बनाने के लिए है" या "यह बैठक रिटर्न से निपटने के लिए शिपिंग की नई नीति की समीक्षा करने के लिए है।" उद्देश्य यह सुनिश्चित करने में हर किसी को यह जानने में मदद करता है कि वे वहां क्यों हैं, क्या किया जाना चाहिए, और एक निष्कर्ष के लिए प्रगति और ड्राइव कैसे निर्देशित करें।

एक एजेंडा सेट करें। उन वस्तुओं को सूचीबद्ध करें जिनकी आप समीक्षा / चर्चा / निरीक्षण करने जा रहे हैं। हम प्रत्येक एजेंडा आइटम (नीचे देखें) को समय सीमा निर्दिष्ट करना पसंद करते हैं और उस व्यक्ति की पहचान करते हैं जो चर्चा को मॉडरेट करने के लिए जिम्मेदार है। एक समय सीमा निर्धारित करें; बहुत कम से कम एक शुरुआत और अंत समय निर्धारित करें। हम एजेंडे पर प्रत्येक आइटम के लिए एक अवधि निर्धारित करने की भी सलाह देते हैं। ये समग्र बैठक समय सीमा के लिए कुल होनी चाहिए।

समय पर अपनी बैठकें शुरू करें

यदि आप उन संस्कृतियों में से एक में काम करते हैं जहां लोग निर्धारित समय शुरू होने के पांच या दस मिनट बाद तक सभी तरह से बैठकें करते हैं, तो यह एक नई प्रवृत्ति शुरू करने का समय है। एक फर्म अपने प्रबंधकों को निर्धारित समय पर दरवाजा बंद करने के लिए प्रोत्साहित करती है, और जो देर से आते हैं, उनका स्वागत करने के लिए स्वागत नहीं किया जाता है। हालांकि यह कार्य करने की तुलना में अधिक कठिन हो सकता है, आपके पास बैठक को क्रम में लाने, उद्देश्य की समीक्षा करने और अपेक्षाओं और समय की पुष्टि करने के बारे में कोई योग्यता नहीं होनी चाहिए।

दिखावा करने के लिए स्ट्रगलर का इंतजार न करें। जब कोई देरी से आता है, तो वापस न जाएं और समीक्षा करें कि पहले से क्या कवर किया गया है। अपने बैठक विषयों के साथ जारी रखें। यह स्ट्रगलर के लिए अजीब होगा और अगली बैठक में समय पर उसके आने की संभावना में सुधार करेगा।

यदि मीटिंग आयोजक / प्रायोजक समय पर नहीं दिखाते हैं, तो मीटिंग को रद्द करने पर विचार करें और काम पर वापस जाएं। पांच से सात मिनट की प्रतीक्षा अवधि उचित है। अजीब हैं, बैठक आयोजक एक अप्रत्याशित कठिनाई में भाग गया और आप उसे / उसके लिए इंतजार कर अपना समय बर्बाद नहीं करना पसंद करेंगे।

टॉपिक पर मीटिंग रखें

एक अच्छा अभ्यास किसी को बैठक के दौरान सभी को ट्रैक पर रखने की भूमिका सौंपना है। बहुत बार, विचार-विमर्श तेज हो जाता है और फिर विचारों, तथ्यों, और भावनाओं के एक दल-बदल में बदल जाता है। इसके बजाय, भूमिका को असाइन करें और सभी को उपस्थिति में सूचित करें कि यह व्यक्ति कब और कब चर्चा के एजेंडे और विशिष्ट आइटम पर चर्चा से अलग हो जाएगा। कुछ फर्मों में, इस भूमिका को "ट्रैफ़िक कोप" के रूप में संदर्भित किया जाता है, दूसरों में, "टॉपिक कीपर।" लेबल के बावजूद, भूमिका आपकी बैठकों की प्रभावशीलता और उत्पादकता को मजबूत करने में अत्यंत सहायक है।

यदि अतिरिक्त विषय उत्पन्न होते हैं, जो ऑफ-एजेंडा हैं, लेकिन चर्चा करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, जिन्हें स्पष्ट रूप से "पार्किंग स्थल" में रखा जाना चाहिए और भविष्य के विचार और चर्चा के लिए या असतत बैठक के लिए रखा जाना चाहिए। बैठक के मालिक को मामूली विचलन चर्चा की अनुमति देने का अधिकार सुरक्षित है यदि यह समग्र बैठक उद्देश्य का समर्थन करता है।

मीटिंग नोट्स / मिनटों को रखें और वितरित करें

मीटिंग आयोजक के अलावा किसी और को मीटिंग के मिनट्स रखने चाहिए। मिनट की एक अच्छी रिकॉर्डिंग में शामिल होंगे:

• बैठक का समय, तिथि, स्थान
• उद्देश्य का विवरण
• एजेंडे की प्रति
• उपस्थित लोगों की सूची और उपस्थित नहीं होने वालों की सूची
• समापन के लिए निष्कर्ष, कार्रवाई आइटम, जिम्मेदारियों और तारीखों की एक विस्तृत सारांश सूची। कई अधिसूचनाएं निष्कर्ष और कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए एक गाइड के रूप में एजेंडा का उपयोग करती हैं।
• योजनाबद्ध अनुवर्ती बैठक अगर सही मायने में जरूरत है।

आदर्श रूप से, बैठक के समापन के बाद और पूरी तरह से एक व्यावसायिक दिन के भीतर जितनी जल्दी हो सके बैठक नोट्स वितरित करें। मिनट और नोट्स प्रतिभागियों के साथ-साथ अन्य हितधारकों के लिए या बैठक में चूकने वालों के लिए एक सूचना स्रोत के रूप में एक महत्वपूर्ण अनुस्मारक के रूप में कार्य करते हैं। मिनट लोगों को और उनके प्रतिबद्ध अनुवर्ती कार्यों की टीमों को याद दिलाने के लिए उत्तोलन करने के लिए एक महान उपकरण है।

तल - रेखा

यह संभव है कि एक बैठक सकारात्मक परिणाम देगी, परियोजनाओं और लोगों को आगे बढ़ाने में मदद करेगी, बस उस पर भरोसा न करें। आपकी बैठक प्रबंधन तकनीकों के कुछ परिश्रम और जानबूझकर मजबूत करने से आपके शानदार परिणाम आने की संभावना बढ़ जाएगी।

आर्ट पेटी द्वारा अपडेट किया गया