सफल परियोजना प्रबंधकों की 10 आदतें

कुछ परियोजना प्रबंधक अपनी परियोजनाओं को समय पर, बजट पर और संतुष्ट ग्राहकों के साथ क्यों लाते हैं जबकि दूसरों के पास कठिन समय होता है? आइए उन दस आदतों पर गौर करें जिन्हें पता लगाने के लिए अत्यधिक सफल परियोजना प्रबंधक साझा करते हैं।

इन आदतों का बार-बार प्रदर्शन मूल्यांकन में और अंत में परियोजना समीक्षा में उल्लेख मिलता है, जहां ग्राहक, टीम या प्रायोजक परियोजना प्रबंधक को प्रतिक्रिया दे रहे हैं।

हर बार सफलतापूर्वक वितरित करने के लिए आपके पास दस साल का अनुभव होना आवश्यक नहीं है। अपनी आदतों को बदलने और अपने कौशल को बढ़ाने से आप अपनी परियोजना की सफलता में काफी हद तक सुधार कर सकते हैं और खुद को काम के दौरान कम तनावपूर्ण समय दे सकते हैं।

सही टीम का उपयोग करना

सबसे प्रभावी और सफल परियोजना प्रबंधक अपनी टीम के सदस्यों की क्षमताओं को जानते हैं। इसका मतलब है कि वे सही लोगों को सही काम आवंटित कर सकते हैं।

किसी कार्य पर गलत संसाधन का उपयोग करने से यह अधिक समय तक खराब हो सकता है या खराब हो सकता है। यह आपके साथ काम करने वाले व्यक्तियों की ताकत और कमजोरियों को जानने में मदद करता है ताकि आप उन्हें प्रोजेक्ट कार्यों के लिए सबसे अच्छा आवंटित कर सकें।

परियोजना के मुद्दों का प्रबंधन

सभी परियोजनाओं ने समय-समय पर मुद्दों को मारा। सफल प्रोजेक्ट मैनेजर इसकी चिंता नहीं करते। वे मुद्दे प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं को जानते हैं और यह भी कि वे उत्पन्न होने वाली समस्याओं से कैसे निपट सकते हैं।

आप भी ऐसा कर सकते हैं। एक बार जब आप जानते हैं कि किसी परियोजना के मुद्दे का आकलन कैसे किया जाए, तो आप पाएंगे कि मुद्दा प्रबंधन आपकी साप्ताहिक दिनचर्या में शामिल करने की आसान आदत बन जाती है। प्रत्येक सप्ताह लॉग इन करने के लिए कुछ समय अलग रखें, और आप जल्द ही पाएंगे कि यह प्रबंधन की समस्याओं के शीर्ष पर बने रहने के लिए एक आसान काम है।

परिवर्तन के साथ परछती

परियोजनाओं को चीजों को बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है, लेकिन इस तरह का परिवर्तन अन्य लोगों के लिए हो रहा है! परियोजना की टीम के उद्देश्य से किए गए परिवर्तन को प्रबंधित करना कठिन है, विस्तृत परियोजना अनुसूची को परेशान करना और नए काम और प्रलेखन अपडेट का एक पूरा ढेर बनाना।

सफल परियोजना प्रबंधकों की एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया होती है जिसका वे पालन करते हैं। निर्धारित चरणों का पालन करने से किसी भी कार्य को आदत में बदलना आसान हो जाता है क्योंकि यह संरचित और दोहराव वाला होता है।

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया इस प्रकार दिखती है:

• परिवर्तन के बारे में जानकारी प्राप्त करें।
• परिवर्तन का आकलन करें।
• यह स्थापित करें कि परिवर्तन करने के लिए यह कितना काम करेगा।
• आगे जाने लायक है या नहीं, इसके बारे में एक सिफारिश तैयार करें।

एक बार जब आप एक सिफारिश तैयार कर लेते हैं, तो अपने प्रायोजक से इस बारे में निर्णय लेने के लिए कहें कि आपको बदलाव को शामिल करना चाहिए या नहीं। जब तक वे आपके रीमिट और अथॉरिटी के स्तर के भीतर हैं, तब तक आप कुछ छोटे बदलावों को स्वीकार कर सकते हैं सफल परियोजना प्रबंधकों को पता है कि परिवर्तनों का मुकाबला करना नौकरी का हिस्सा है और जब वे पैदा होते हैं तो उनके साथ निपटने की योजना होती है।

परियोजना लागत का प्रबंधन

इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आपका प्रोजेक्ट लागतों को कम करने वाला है, भले ही आप पर्स स्ट्रिंग्स पर पूर्ण नियंत्रण न रखें। अपने नियंत्रण में वित्तीय तत्वों का प्रबंधन करने में सक्षम होना एक आदत है। यदि आप इसे नियमित और नियमित रूप से नहीं करते हैं, तो आप पाएंगे कि यह काम इतना बड़ा हो जाता है कि इसे करना असंभव है।

शानदार प्रोजेक्ट मैनेजर फाइलिंग सिस्टम के साथ खर्च के शीर्ष पर रहते हैं जो चालान, उद्धरण और अनुमानों के लिए काम करते हैं। अपने बजट सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की आदत डालें (भले ही वह एक स्प्रेडशीट हो)।

आप अपनी परियोजना की लागत का प्रबंधन तब तक नहीं कर सकते जब तक आपके पास वह योजना नहीं है जो आप खर्च करने जा रहे हैं। प्रोजेक्ट बजट कैसे बनाएं, इस पर पढ़ें ताकि आप आरंभ कर सकें।

टीम के निर्माण

प्रोजेक्ट टीम आपके लिए सीधे काम नहीं कर सकती है। तो, सफल प्रोजेक्ट मैनेजरों की आदतों का हिस्सा क्यों है? ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको अपनी टीम को प्रभावी ढंग से एक साथ काम करने की आवश्यकता है और आपको परियोजना में शामिल व्यक्तियों को जल्दी से एक ऐसे बिंदु पर आने की आवश्यकता है जहां वे एक दूसरे पर भरोसा करते हैं। आप टीम के निर्माण के माध्यम से प्राप्त करते हैं। उन परिस्थितियों के लिए बाहर देखें जहां आपकी टीम गिर रही है। बदमाशी व्यवहार, विशेष रूप से, अस्वीकार्य है।

प्रक्रियाओं को समझना

अत्यधिक सफल परियोजना प्रबंधकों की छठी आदत यह है कि वे उन प्रक्रियाओं को समझते हैं जो उनके नियंत्रण के क्षेत्र में मौजूद हैं। इसका मतलब है कि वे जानते हैं कि किन कार्य प्रक्रियाओं का पालन करने की आवश्यकता है। वे यह जानने में समय नहीं लगाते हैं कि व्यवसाय का मामला कैसे लिखना है, क्योंकि वे जानते हैं कि इसके लिए एक प्रक्रिया है और वे चरणों का पालन कर सकते हैं।

सबसे सफल परियोजना प्रबंधक प्रक्रिया के गुलाम नहीं हैं। उन्हें पता है कि सही काम कब करना है। वे जानते हैं कि जब सभी के लिए कार्यों को समग्र रूप से आसान बनाना थोड़ा बेहतर होगा। उस का एक उदाहरण नौकरशाही को प्रक्रियाओं के अनुसार एक छोटी परियोजना से दूर करना होगा।

अनुसूची को अद्यतन करना

प्रोजेक्ट शेड्यूल को मौका देने के लिए नहीं छोड़ा जाना चाहिए। सबसे सफल परियोजना प्रबंधक सटीकता के लिए अपने कार्यक्रम की नियमित रूप से जांच करने और उन्हें अपडेट करने की आदत बना लेंगे।

आपकी परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने के बहुत सारे तरीके हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इसे करते हैं। यदि आप इस आदत को अपना बनाने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो सप्ताह में एक बार अपनी और अपने शेड्यूल के साथ अपनी डायरी में एक छोटी बैठक बुक करें। प्रत्येक सप्ताह एक ही समय का उपयोग करें और समीक्षा करें कि आप कहां हैं और आपको कहां होना है। आवश्यक संशोधन करें, टीम को बताएं और परियोजना को आगे बढ़ाएं।

यदि आपके शेड्यूल में परिवर्तन परियोजना के लिए अंतिम तिथि या प्रमुख मील के पत्थर के लिए डिलीवरी की तारीख पर प्रभाव पड़ता है, तो अपने प्रायोजक से बात करें। आपको औपचारिक अनुमोदन प्रक्रिया से गुजरे बिना अपनी आधारभूत योजना के मूल सिद्धांतों को नहीं बदलना चाहिए।

परियोजना जोखिम का प्रबंधन

यह जानना कि आपके जोखिम रजिस्टर में क्या शामिल है, एक बात है, लेकिन आदतन इसकी समीक्षा करना और उठाए गए जोखिमों पर कार्य करना कुछ अलग है। जोखिमों की पहचान करने के लिए अपनी परियोजना की शुरुआत का उपयोग करना और फिर उनके बारे में सोचना नहीं चाहिए। जोखिम प्रबंधन को आपकी परियोजना की आदतों का हिस्सा होना चाहिए क्योंकि इसके बिना आप पाएंगे कि जोखिम मुद्दों में बदल जाते हैं और आपके लिए समस्याएं पैदा करते हैं।

यह एक अन्य क्षेत्र है जहां मानक प्रक्रियाएं और जोखिम समीक्षा करने के लिए एक नियमित स्लॉट की बुकिंग मदद कर सकती है। आप इसे अपनी टीम की बैठकों के हिस्से के रूप में शामिल कर सकते हैं। टीम के साथ अपने जोखिमों की समीक्षा करने के लिए इसे एक आदत बना लें, उन सभी को बंद करें जो अब कोई खतरा नहीं हैं और उन कार्यों की योजना बनाएं जिन्हें आप कम करना चाहते हैं।

ट्रैकिंग का समय

प्रोजेक्ट समय प्रबंधन के बारे में प्रोजेक्ट मैनेजर बहुत कुछ जानते हैं, लेकिन यह शेड्यूलिंग और प्लानिंग के क्षेत्र में आता है। हम जिस बारे में बात कर रहे हैं, वह अधिक नियमित, दैनिक आधार पर ट्रैकिंग है। हम समयसीमा के बारे में बात कर रहे हैं।

यदि वे पहले ऐसा नहीं करते हैं तो प्रोजेक्ट टीम अक्सर टाइमशीट का उपयोग करने के इच्छुक नहीं होते हैं। कई परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर टूल में उत्पाद में निहित समय पर नज़र रखी जाती है। यह एक टीम के रूप में समय पर नज़र रखने के लिए स्विच को पेश करना आसान बना सकता है।

आप अपनी टीम के समय को ट्रैक करते हैं या नहीं (जो अनुशंसित है) यह महत्वपूर्ण है कि आप जानते हैं कि आपका अपना समय एक दिन में कहाँ जाता है। आपको यह नोट करने की आदत डालनी चाहिए कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। यह समझने में मदद करेगा कि क्या आप शीर्ष प्राथमिकता वाले प्रोजेक्ट कार्यों पर समय बिता रहे हैं। आप सोच सकते हैं कि आप हैं, लेकिन क्या आप हैं? कुछ फॉर्म के टाइमशीट या टाइम रिकॉर्डिंग में मदद मिलेगी, भले ही यह नोटपैड पर सिर्फ एक घंटे का लॉग हो।

व्यापार परिवर्तन देने

अंत में, यह आदत जो परियोजना प्रबंधकों को सबसे सफल बनाती है, वह व्यावसायिक परिणामों के लिए प्रोजेक्ट आउटपुट को समान करने की उनकी क्षमता है। यदि उपयोगकर्ता आपके उत्पाद का उपयोग नहीं करते हैं या सॉफ़्टवेयर जल्दी से पुराना हो जाता है या ग्राहक उतने अचंभित नहीं होते हैं जितने कि आप हैं तो आपकी परियोजना समय की बर्बादी है।

सबसे सफल प्रोजेक्ट टीम यह सुनिश्चित करती है कि उन्हें पता हो कि वे किस व्यावसायिक परिणाम के लिए लक्ष्य बना रहे हैं। वे एक समाधान का निर्माण करते हैं जो उस व्यवसाय को एक स्थायी फैशन में बदलता है। जब परियोजना समाप्त हो जाती है तो वे पूरी तरह से उपयोग की जाती हैं और ग्राहक द्वारा पूरी तरह से अपनाई जाती हैं। यह एक सफलता है क्योंकि इसे शुरू से ही सफल बनाया गया है।

व्यावसायिक उद्देश्यों को समझना किसी भी परियोजना प्रबंधक के लिए एक महत्वपूर्ण मानदंड है जो ग्राहकों और हितधारकों पर प्रभाव डालना चाहता है। यदि आप दिखा सकते हैं कि आपने कुछ मूल्य दिया है, तो आपके द्वारा कंपनी पर लाए गए प्रभाव और आपके द्वारा प्रदर्शित मूल्य को प्रदर्शित करना आसान है।

अपने हितधारकों से यह पूछने की आदत बनाएं कि वे किस व्यावसायिक मूल्य की उम्मीद कर रहे हैं और वे जो भी उपयोग करना चाहते हैं वह यह है कि आपकी परियोजना उनके लिए वितरित कर रही है। उनसे बात करें कि वे सफलता को कैसे परिभाषित करते हैं। आप इसे हर परियोजना की शुरुआत में एक दोहराने योग्य प्रक्रिया में बना सकते हैं।