परियोजना प्रबंधन के बुनियादी उपकरणों के साथ एक परियोजना की योजना बनाएं

हमारे काम की दुनिया तेजी से परियोजनाओं की दुनिया है। परियोजनाएं हैं कि हम नए उत्पादों को कैसे विकसित करते हैं, रणनीतिक पहलों को निष्पादित करते हैं, और एक संगठन में जो कुछ नया होता है वह सब करते हैं।

परिभाषा के अनुसार, परियोजनाएं नियमित संचालन गतिविधियों के विपरीत, अस्थायी और अनूठी पहल हैं। हालांकि कई फर्म प्रशिक्षित, प्रमाणित परियोजना प्रबंधकों पर अपनी पहल का नेतृत्व करने के लिए भरोसा करते हैं, लेकिन सभी पेशेवरों के लिए परियोजना कौशल तेजी से आवश्यक हैं। यह आलेख पेशेवर परियोजना प्रबंधकों के लिए इतनी अच्छी तरह से काम करने वाली प्रथाओं को अपनाने के इच्छुक किसी भी पेशेवर के लिए एक परियोजना की योजना बनाने के लिए एक परिचय प्रदान करता है।

समय को सही तरीके से परिभाषित करें और अपनी परियोजना की योजना बनाएं

परियोजना प्रबंधक समझते हैं कि कुल परियोजना अवधि का एक भारी हिस्सा योजना में खर्च किया गया है। हम में से कई लोगों के पास काम शुरू करने के लिए दौड़ने की प्रवृत्ति है, जो कि परियोजनाओं की दुनिया में उस नए फर्नीचर के नए टुकड़े पर दिए गए निर्देशों को पढ़ने के समान है, जिन्हें आपने उन "खुदरा विक्रेताओं में से एक" द्वारा खरीदा है। संभावना है, निर्देशों को पढ़े बिना काम करने की हड़बड़ी आपके प्रयास में कुछ बिंदु पर कुछ गंभीर समस्याएं पैदा करेगी।

सीधे काम में भाग लेने के बजाय, कुछ महत्वपूर्ण मुद्दों को खत्म करना महत्वपूर्ण है:

1. आप वास्तव में क्या बना रहे हैं? जितना संभव हो विषय से जुड़े रहें।
2. इसे कब तक पूरा करना चाहिए?
3. प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आपके पास कौन से संसाधन (लोग, उपकरण और बजट) हैं?

उपर्युक्त तीन आइटम एक स्कोप स्टेटमेंट के मूलभूत घटक हैं। प्रत्येक परियोजना प्रबंधक काम शुरू करने से पहले गुंजाइश को स्पष्ट करने के लिए काम करता है।

कंपनी हॉलिडे पार्टी इनिशिएटिव को स्कूप करना

कंपनी की छुट्टी पार्टी के लिए एक नमूना गुंजाइश बयान निम्नानुसार पढ़ा जा सकता है:

हमारा लक्ष्य दिसंबर के अंत से पहले $ 100 के कर्मचारियों और उनके महत्वपूर्ण अन्य लोगों के लिए कंपनी की छुट्टी पार्टी की योजना बनाना और वितरित करना है, $ 10,000 से अधिक की लागत पर नहीं। हमारी योजना और समन्वय सीईओ द्वारा निरीक्षण के साथ 4 सदस्य समिति से मिलकर बनेगी।पार्टी में एक खुला बार, मढ़वाया भोजन, मिठाई और मनोरंजन शामिल होगा।

बस उस सरल लेकिन महत्वपूर्ण कथन को शिल्प करने के लिए समय लेना परियोजना में शामिल टीम के लिए शक्तिशाली मार्गदर्शन प्रदान करता है। हर कोई परियोजना की प्रकृति, समय-सीमा, संसाधनों और बजट को समझता है।

कार्य के असतत ब्लॉक में स्कोप डाउन को तोड़ें

प्रोजेक्ट मैनेजर्स स्पष्ट, एक्शनेबल शब्दों में वर्णन करने के लिए एक वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर बनाते हैं, प्रोजेक्ट के सभी काम जो किसी विशेष समय सीमा में किसी व्यक्ति द्वारा पूरे किए जाने चाहिए। आपकी स्थिति में, काम के टूटने में शामिल हो सकते हैं:

• स्थान की पहचान करें।
• कमरे की उपलब्धता की पुष्टि करें और इसे जमा राशि के साथ लॉक करें।
• भोजन विकल्प चुनें।
• बार की पुष्टि करें और बार में क्या शामिल है।
• मिष्ठान विकल्प की पहचान करें।
• खाद्य विकल्पों के साथ निमंत्रण बनाएँ और वितरित करें।
• लौटाए गए निमंत्रणों के आधार पर भोजन के विकल्पों को अंतिम रूप दें।
• मनोरंजन के प्रकार पर निर्णय लें।
• मनोरंजन और चयन के लिए विकल्पों की समीक्षा करें।
• भोजन कक्ष सेट-अप की पुष्टि करें।
• मेहमानों के लिए टेबल गिफ्ट खरीदें।
• ईवेंट को समन्वित करें और वितरित करें।

परियोजना प्रबंधक संसाधनों या समय के लिए विचार किए बिना परियोजना के काम के इस टूटने को विकसित करेंगे, लेकिन विचार-मंथन प्रारूप में अधिक। एक बार परियोजना के दायरे को प्राप्त करने के लिए आवश्यक सभी काम की पहचान कर ली गई है, यह समय है कि इसे क्रम में रखा जाए, जिम्मेदारियों को सौंपा जाए और अपने टीम के सदस्यों से समय और लागत का अनुमान पूछा जाए।

वर्क ब्रेकडाउन से प्रोजेक्ट प्लान बनाना

पिछले पृष्ठ पर पहचाने गए सरल कार्य विराम को पूरा करने के बाद, आपको अब यह करना होगा:

• पुष्टि करें कि परियोजना के दायरे को प्राप्त करने के लिए सभी प्रमुख वस्तुओं की पहचान की गई है।
• यह पुष्टि करें कि कौन से कार्य आइटम संभालेंगे और जिम्मेदार पार्टी के प्रमुख कार्य कार्यों को रेखांकित करते हुए एक जिम्मेदारी मैट्रिक्स तैयार करेंगे।
• अनुरोध करें कि प्रत्येक टीम के सदस्य अपने कार्यों की समीक्षा करें, समय और लागत अनुमानों की पहचान करें, समय सीमा पर ध्यान दें, संसाधन की जरूरतों को संक्षेप में प्रस्तुत करें और सुनिश्चित करें कि उन्होंने उस कार्य का पूरी तरह से मूल्यांकन किया है जिसके लिए वे जवाबदेह हैं।

एक बार उपर्युक्त चरण पूरा हो जाने के बाद, प्रोजेक्ट टीम को उचित क्रम में घटनाओं को अनुक्रमित करने के लिए एक साथ काम करना चाहिए, संसाधनों या संभावित समय-निर्धारण चुनौतियों के लिए किसी भी टकराव को ध्यान में रखते हुए। एक प्रोजेक्ट मैनेजर एक नेटवर्क आरेख विकसित करके, महत्वपूर्ण पथ और फिर शेड्यूलिंग संसाधनों की गणना करके, अक्सर कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर की सहायता से इस चरण को पूरा करता है।

अनौपचारिक तरीकों का उपयोग करते हुए आपकी छोटी परियोजना के लिए, अनुक्रम में आइटम बिछाने के लिए एक सरल पोस्ट-इट नोट प्रकार दृष्टिकोण जो आवश्यक हो सकता है। यह प्रक्रिया आपको एक महान अवकाश पार्टी की योजना बनाने और वितरित करने के लिए शामिल चरणों की पूरी तस्वीर और समय सीमा विकसित करने की अनुमति देगा!

काम शुरू करते हैं

अब जब आपने प्रोजेक्ट को ठीक से करने, प्रमुख कार्यों की पहचान करने, कार्यों को अनुक्रमित करने और समय और संसाधन आवश्यकताओं का मूल्यांकन करने के लिए समय लिया है, तो आप टीम को उनकी निर्धारित जिम्मेदारियों पर काम करने के लिए तैयार करने के लिए तैयार हैं। अनौपचारिक परियोजना प्रबंधक के रूप में आपकी भूमिका काम की निगरानी करना, टीम के सदस्यों का समर्थन करना और चुनौतियों का पता लगाने और उन्हें हल करने में मदद करना है। एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर प्रगति का आकलन करने और उभरते जोखिमों को पहचानने और नेविगेट करने के लिए टीम के सदस्यों के साथ नियमित रूप से मिलता है।

तल - रेखा

ऊपर उल्लिखित समान दृष्टिकोण आपके विभाग या व्यावसायिक इकाई में किसी भी परियोजना की स्थिति पर लागू किया जा सकता है। एक स्पष्ट दायरा विकसित करें, काम की पहचान करें, संसाधन असाइन करें, अनुमान और एक शेड्यूल विकसित करें, और फिर काम की निगरानी और नियंत्रण करें। आपके कार्यस्थल में पेशेवर परियोजना प्रबंधकों द्वारा आपकी प्रथाओं को पहचाना और सराहा जाएगा, और आपके परिणाम बिना सोचे समझे काम में आने से बेहतर होंगे।