परियोजना समय प्रबंधन प्रक्रिया योजना

परियोजना समय प्रबंधन परियोजना प्रबंधकों के लिए 10 पीएमपी ज्ञान क्षेत्रों में से एक है। यह परियोजना प्रबंधन का अनुशासन है जो काम करने में लगने वाले समय को नियंत्रित करता है। यहां ए गाइड से प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज (PMBOK® गाइड) - फिफ्टी एडिशन तक के प्रोजेक्ट टाइम मैनेजमेंट नॉलेज क्षेत्र पर एक नजर है। प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग को देखने के अन्य तरीके हैं लेकिन यदि आप अपने PMP® प्रमाणीकरण की दिशा में काम कर रहे हैं तो PMBOK® गाइड दृष्टिकोण वह है जिसका आप अनुसरण कर रहे हैं, और यह सभी परियोजना प्रबंधकों के लिए भी अच्छा अभ्यास है।

प्रोजेक्ट टाइम मैनेजमेंट

PMBOK® गाइड में परियोजना समय प्रबंधन 7 प्रक्रियाओं से बना है। परियोजना समय प्रबंधन प्रक्रियाएँ हैं:

1. योजना कार्यक्रम प्रबंधन
2. गतिविधियों को परिभाषित करें
3. अनुक्रम गतिविधियों
4. गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाएं
5. गतिविधि गतिविधि का अनुमान लगाएं
6. अनुसूची विकसित करें
7. नियंत्रण अनुसूची।

आइए उनमें से प्रत्येक पर एक गहरी नज़र डालें।

योजना अनुसूची प्रबंधन

यह कदम वह जगह है जहाँ आप अपनी पहली योजना, चल रहे विकास, निष्पादन और फिर अनुसूची को नियंत्रित करने के लिए अपनी परियोजना अनुसूची के प्रबंधन के लिए आवश्यक सभी नीतियों, प्रक्रियाओं और प्रलेखन स्थापित करते हैं।

इस प्लानिंग को करने का आउटपुट शेड्यूल मैनेजमेंट प्लान तैयार करना है। हालाँकि, वास्तविक जीवन में, संभवतः आपके पास अपने शेड्यूल को प्रबंधित करने के लिए एक अलग योजना नहीं है। आप जो यहां काम करते हैं, उसमें से अधिकांश आपकी परियोजना प्रबंधन योजना में समाप्त हो जाएगा और यह पूरी तरह से पर्याप्त है।

गतिविधियों को परिभाषित करें

यह प्रक्रिया प्रोजेक्ट के डिलिवरेबल्स के उत्पादन के लिए आपके द्वारा किए जाने वाले दस्तावेजों की पहचान करती है। दूसरे शब्दों में, यह परियोजना के कार्यों की पहचान करता है। कार्यक्षेत्र की गतिविधियों के दौरान आप जो स्कोप स्टेटमेंट का उपयोग करते हैं, उसे आप अलग-अलग कार्यों में काम करने में मदद करने के लिए उपयोग करेंगे। इसके माध्यम से काम करने का मुख्य आउटपुट यह है कि आप परियोजना कार्यों की एक निर्धारित सूची के साथ समाप्त हो जाएंगे। यह अगली प्रक्रिया के लिए मुख्य इनपुट के रूप में उपयोगी है।

अनुक्रम क्रियाएँ

अपनी कार्य सूची का उपयोग करते हुए, अब आपको उन्हें सही क्रम में रखना होगा। इस प्रक्रिया के अंत में, आपके पास प्रोजेक्ट कार्यों के बीच संबंधों का एक दृश्य होगा। यह प्रक्रिया आपको अपने प्रोजेक्ट के काम को सही क्रम में रखने में मदद करती है ताकि आप प्रोजेक्ट के संसाधनों का कुशल उपयोग कर सकें और जितनी जल्दी हो सके वितरित कर सकें।

PMBOK® गाइड इस प्रक्रिया के आउटपुट के रूप में एक नेटवर्क आरेख बनाने के बारे में बात करता है, लेकिन यह शायद ही कभी आवश्यक है, और निश्चित रूप से, कुछ भी नहीं है जो आपको हाथ से करना होगा। यदि आप किसी कारण से नेटवर्क आरेख करना चाहते हैं, तो इसे करने के लिए अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। अंततः, हालांकि, कार्यों के लिए निर्भरता और संभावित प्रारंभ और समाप्ति तिथियों की एक सूची सिर्फ अच्छी और कम समय लेने वाली होगी।

अनुमानित गतिविधि संसाधन

जब आप जानते हैं कि आप क्या करने जा रहे हैं, तो अगला कदम यह है कि आपको किन संसाधनों को हासिल करने की आवश्यकता है। अनुमान गतिविधि संसाधन प्रक्रिया उसी के साथ मदद करती है। इस प्रक्रिया में, आप मानव संसाधन, उपकरण, और आपूर्ति जो आप की जरूरत है, और साथ ही प्रत्येक की मात्रा की जरूरत है।

अनुमानित गतिविधि अवधि

यह कदम वह है जहाँ गणना करने में कड़ी मेहनत होती है कि प्रत्येक कार्य कितने समय के लिए होने वाला है। इस प्रक्रिया के दौरान, आप अपने द्वारा पहचाने गए संसाधनों का उपयोग करते हुए, प्रत्येक गतिविधि को करने में कितना समय लेंगे, यह पता लगाएंगे। अपनी गतिविधि अवधि के साथ संसाधन उपलब्धता और छुट्टियों को ध्यान में रखना न भूलें। सिर्फ इसलिए कि एक कार्य में केवल 8 घंटे लगते हैं, इसका मतलब यह है कि यह सुबह तक समाप्त हो जाएगा।

अनुसूची विकसित करें

अंत में, अब आप अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल को एक साथ रख सकते हैं। उपरोक्त प्रक्रियाओं से एकत्रित सभी जानकारी के साथ, यह आसान होना चाहिए। शेड्यूल का विकास PMBOK® गाइड में अधिक जटिल प्रक्रियाओं में से एक है।

13 इनपुट हैं (सब कुछ ऊपर के जोखिम, गुंजाइश, और परियोजना के संदर्भ से संबंधित तत्व)। अनुसूची खुद ही आउटपुट में से एक है, लेकिन अन्य (मेरे विचार में) कम महत्वपूर्ण हैं।

आखिरकार, आप अपने प्रोजेक्ट के प्रदर्शन के प्रबंधन के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जो अनुसूची पाने के लिए इस सब के माध्यम से चला गया है। आपका शेड्यूल गैंट चार्ट नहीं होना चाहिए। आपके विचार करने के लिए गैंट चार्ट के 5 विकल्प यहां दिए गए हैं।

नियंत्रण अनुसूची

अंत में, नियंत्रण अनुसूची प्रक्रिया आपको अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल की निगरानी और अद्यतन करने के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि परिवर्तन उचित रूप से प्रबंधित किए जाते हैं और आप अपनी परियोजना के समय का नियंत्रण रखते हैं। अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल को तैयार करना और बाद में उस पर नज़र रखना काम के बड़े टुकड़े हैं, लेकिन यह जानने के लायक है कि आपके पास एक शेड्यूल है जिसके बारे में आप आश्वस्त हो सकते हैं।