परियोजना प्रबंधन योजना कैसे लिखें

परियोजना प्रबंधन योजना एक दस्तावेज है जो यह निर्धारित करता है कि टीम परियोजना पर कैसे काम करेगी। यह परियोजना के जीवनचक्र का वर्णन करता है और कवर करता है कि कार्य को कैसे निष्पादित किया जाएगा, निगरानी की जाएगी, नियंत्रित किया जाएगा और फिर औपचारिक रूप से बंद कर दिया जाएगा।

परियोजना प्रबंधन योजना वास्तव में उन सभी उप-योजनाओं के लिए एक सामान्य शब्द है, जिन्हें आप परियोजना के लिए तैयार कर रहे हैं। हम परियोजना प्रबंधन योजना को उन सभी चीजों के रूप में परिभाषित कर सकते हैं जो इन योजनाओं में शामिल हैं:

• आवश्यकताएँ प्रबंधन योजना
• स्कोप प्रबंधन योजना
• अनुसूची प्रबंधन योजना
• गुणवत्ता प्रबंधन योजना, यदि आपके पास एक है
• लागत प्रबंधन योजना
• जोखिम प्रबंधन योजना (जिसे आपके जोखिम लॉग का संदर्भ देना चाहिए)
• प्रबंधन योजना बदलें
• खरीद प्रबंधन योजना, यदि आपको परियोजना के लिए एक की आवश्यकता है
• कॉन्फ़िगरेशन प्रबंधन योजना, फिर से, केवल तभी जब आप एक लिखने की योजना बनाते हैं: आपको यह महसूस नहीं हो सकता है कि यह आपके प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक है
• मानव संसाधन प्रबंधन योजना

परियोजना प्रबंधन योजना में परियोजना की आधार रेखा के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी भी शामिल है, विशेष रूप से गुंजाइश और अनुसूची के लिए। यह आपको रेत में एक पंक्ति देता है जिसे आप वापस संदर्भित कर सकते हैं ताकि आप आसानी से देख सकें कि जब आपने अंततः परियोजना को बंद कर दिया है और वास्तविक प्रदर्शन की योजना बनाई है, तो उसकी तुलना करें।

यह कहने के बाद कि, परियोजना प्रबंधन योजना अपने आप में एक दस्तावेज के रूप में मौजूद है। यहां उन अन्य वर्गों को शामिल करने और कैसे संदर्भित किया जाए, इसके बारे में बताया गया है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लान डॉक्यूमेंट लिखना

प्रोजेक्ट और तारीख के नाम के साथ अपना दस्तावेज़ शुरू करें। खरोंच से शुरू होने से बचाने के लिए, यदि आपके पास एक है, तो अपने परियोजना प्रबंधन कार्यालय से एक टेम्पलेट का उपयोग करें।

फिर इन वर्गों को शामिल करें:

थ्रेसहोल्ड और बेसलाइन: परियोजना की अनुसूची, कार्यक्षेत्र, लागत और गुणवत्ता वाले क्षेत्रों के लिए आधार रेखा का प्रबंधन कैसे किया जाएगा, इसकी जानकारी दें। यह निर्धारित करने के लिए कि योजना के स्वीकार्य संस्करण क्या होंगे (उदाहरण के लिए, +/- 10 प्रतिशत) और यदि आप ऐसा करते हैं कि ऐसा लगता है कि उनका उल्लंघन होगा। आपने पहले ही अपने प्रोजेक्ट चार्टर में इनका दस्तावेजीकरण कर लिया होगा।

शासन: परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के माध्यम से जाने पर आप क्या परियोजना समीक्षा, सहकर्मी समीक्षा और अन्य शासन उपाय लागू करेंगे। न्यूनतम के रूप में, आपको प्रत्येक चरण के अंत में औपचारिक साइन ऑफ को शामिल करना चाहिए। यह प्रोजेक्ट प्रायोजक की भूमिकाओं में से एक है। यदि आप अपनी परियोजना के लिए उपयुक्त हैं तो आप उन गुणवत्ता समीक्षाओं का विवरण भी रख सकते हैं जिन्हें आप पकड़ेंगे।

कार्यप्रणाली निर्णय: यह लिखने का एक अच्छा स्थान है कि आपने अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन पद्धति के किन बिट्स को करने का फैसला किया है क्योंकि यह प्रासंगिक नहीं है। उदाहरण के लिए, आप यहां ध्यान दे सकते हैं कि आप एक खरीद प्रबंधन योजना नहीं करने जा रहे हैं क्योंकि आपकी परियोजना के लिए कोई खरीद आवश्यक नहीं है।

और कुछ: इन शीर्षकों तक सीमित न रहें। किसी और चीज को शामिल करें जो आपको लगता है कि परियोजना की योजना के लिए प्रासंगिक हो सकती है जैसे कि कंपनी की अन्य परियोजनाओं के लिए लिंक, बाहरी कारक जो उस योजना को प्रभावित कर सकते हैं जिसे आप किसी का ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं।

सहायक योजना

यदि आप अपने सभी परियोजना दस्तावेजों को एक में मिला देते हैं तो यह एक विशाल परियोजना प्रबंधन योजना होगी। इस दस्तावेज़ में लिंक (या कम से कम एक विवरण जहां दस्तावेज़ पाया जा सकता है) को शामिल करना सबसे अच्छा है। फिर अगर कोई इसे पढ़ना और पढ़ना चाहता है, तो वे इसे पा सकते हैं, बिना आपकी परियोजना प्रबंधन योजना इतनी भारी हो जाती है कि कोई भी इसे देखता नहीं है।

आधार रेखा से लिंक करना न भूलें। प्रोजेक्ट शेड्यूल बेसलाइन के लिए, अपनी योजना का एक संस्करण सहेजें और उससे लिंक करें। लागत आधार रेखा के लिए, आज के रूप में अपनी बजट योजना का एक संस्करण सहेजें और उसी से लिंक करें। ये दस्तावेज़ जीवित दस्तावेज़ हैं और जैसे-जैसे प्रोजेक्ट आगे बढ़ेगा, वैसे-वैसे बदलेंगे, लेकिन आप उन मूल फ़ाइलों को रखेंगे, ताकि आप उन्हें वापस देख सकें और तुलना कर सकें।

अंत में, अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन योजना में संस्करण नियंत्रण जोड़ें ताकि यदि आपको इसे अपडेट करने की आवश्यकता हो तो आप आसानी से देख पाएंगे कि आप नवीनतम कॉपी पर काम कर रहे हैं या नहीं।