प्रोजेक्ट प्रायोजक से मदद के लिए अनुरोध करने के तरीके

प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक के बीच का संबंध पारंपरिक कर्मचारी / प्रबंधक के रिश्ते की तरह होता है। परियोजना प्रायोजक परियोजना प्रबंधक के प्रत्यक्ष प्रबंधक या परियोजना प्रबंधक की कमान की श्रृंखला में भी नहीं हो सकता है। फिर भी, प्रोजेक्ट प्रायोजक प्रोजेक्ट मैनेजर का समर्थन करता है क्योंकि प्रोजेक्ट टीम प्रोजेक्ट पूरा होने की दिशा में काम करती है।

एक पर्यवेक्षक की तरह, एक परियोजना प्रायोजक का समर्थन करने वाले सबसे बड़े तरीकों में से एक परियोजना प्रबंधक को उन मुद्दों से निपटने के माध्यम से है जो परियोजना प्रायोजक के संगठनात्मक क्लॉउट को संभाल सकते हैं। जब प्रोजेक्ट मैनेजर समस्याओं में भाग लेते हैं, केवल प्रोजेक्ट प्रायोजक ही हल कर सकते हैं, तो यहां प्रोजेक्ट मैनेजर को उन चीजों को करना चाहिए।

निकास अन्य सभी विकल्प

प्रोजेक्ट प्रायोजक संगठनात्मक स्तर पर होते हैं, जहां अधिकांश निर्णय कठिन होते हैं क्योंकि यदि कोई निर्णय आसान होता है, तो यह एक निचले स्तर पर किया जाता है। उन्हें सीमित जानकारी के साथ कभी-कभी कठिन निर्णय लेने पड़ते हैं।

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपने परियोजना प्रायोजक के पास जाने से पहले अपनी समस्या को हल करने के लिए अन्य सभी विकल्पों को समाप्त कर दिया है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक प्रोजेक्ट टीम सदस्य है, जो अपनी प्रतिबद्धताओं पर खरा नहीं उतर रहा है। प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए समस्या को लेने से पहले, आपको प्रोजेक्ट टीम के सदस्य के साथ एक-एक करके समस्या को हल करने का प्रयास करना चाहिए। जब वह काम नहीं करता है, तो आपको टीम के सदस्य के पर्यवेक्षक के पास जाना चाहिए। एक बार जो समस्या को हल करने में विफल रहता है, आप समस्या को प्रोजेक्ट प्रायोजक तक ले जा सकते हैं।

आपने नीचे से ऊपर के मुद्दों को हल करने के लिए अपने विकल्प समाप्त कर दिए हैं। अब, प्रोजेक्ट प्रायोजक शीर्ष से नीचे की ओर के मुद्दे पर काम कर सकता है। परियोजना के प्रायोजक को अपने सहकर्मी के साथ इस मुद्दे पर काम करना चाहिए और कार्रवाई के दौरान उनकी सहमति से आपको सूचित करना चाहिए।

आखिरी बात जो आप करना चाहते हैं, वह यह है कि प्रोजेक्ट प्रायोजक एक संकल्प के साथ आए हैं जिसे आप बिना किसी मदद के अपने अधिकार के तहत लागू कर सकते हैं। कभी-कभी ऐसा होता है। गलतियां सबसे होती हैं। जब वे होते हैं, तो इन स्थितियों से सीखें, और आप इसके लिए एक बेहतर परियोजना प्रबंधक होंगे। अगली बार भी ऐसी ही स्थिति आएगी, तो आप पहले की तुलना में इसे बेहतर तरीके से संभालेंगे।

आप की आवश्यकता के बारे में विशिष्ट रहें

जबकि प्रोजेक्ट प्रायोजक अधूरी जानकारी से काम करने के आदी हैं, प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रासंगिक जानकारी नहीं छोड़नी चाहिए। परियोजना के प्रायोजक के लिए यह जरूरी है कि वह इस स्थिति के संदर्भ में अपना ध्यान आकर्षित करे।

एक बार परियोजना के प्रायोजक के पास निर्णय के लिए एक उपयुक्त संदर्भ होता है, इस बारे में विशिष्ट रहें कि आपको प्रायोजक से क्या चाहिए। क्या आपको आगे बढ़ने के लिए दिशा की आवश्यकता है? क्या आपको एक विशेष कार्रवाई करने के लिए प्राधिकरण की आवश्यकता है? क्या आपको एक समस्या हल करने की आवश्यकता है? क्या आपको ऐसे संसाधनों की आवश्यकता है जो आप स्वयं प्राप्त नहीं कर सकते?

यदि आपको ठीक से नहीं सोचा गया है कि आपको क्या चाहिए, तो आपको एक निर्णय पर आ सकता है कि आपको क्या चाहिए लेकिन बाद में पता चला कि आपसे गलती हुई थी। एक दूसरे का समय बर्बाद करने के जोखिम को कम करने के लिए इसे प्रायोजक के पास ले जाने से पहले इस मुद्दे पर विचार करें।

अपने अनुरोध पर ध्यान केंद्रित रखें

प्रोजेक्ट प्रायोजक व्यस्त लोग हैं। अनगिनत समस्याएं अपने समय को दूर करते हुए अपने शेड्यूल पर खींचती हैं।

जब किसी प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट स्पॉन्सर के समय की वास्तविक आवश्यकता होती है, तो यह स्पॉन्सर के समय के लिए कोई बुरी बात या घुसपैठ नहीं है। प्रोजेक्ट मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक के साथ बिताया गया समय अत्यधिक उत्पादक होना चाहिए। अपने अनुरोध को ध्यान में रखें ताकि आप अपने प्रायोजक के समय का अधिक से अधिक उपयोग करें।

जैसा कि आपका प्रायोजक आपके साथ एक-एक बार उत्पादक अनुभव करता है, वह आपकी बैठकों के लिए तत्पर रहेगा। संगठनों के उच्च स्तर के लोग अक्सर अपने समय की अनुत्पादक बैठकों में अपना समय व्यतीत करते हैं, जो उन्हें अवश्य होना चाहिए। एक उत्पादक बैठक में भाग लेना आपके प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए गति का एक ऊर्जावान परिवर्तन हो सकता है।