परियोजना प्रबंधन में हितधारक प्रबंधन योजना

परियोजना प्रबंधन में, एक हितधारक प्रबंधन योजना एक औपचारिक दस्तावेज है जिसमें बताया गया है कि परियोजना में हितधारक कैसे लगे होंगे। एक हितधारक एक व्यक्ति या समूह है जिसकी परियोजना में निहित स्वार्थ है। हितधारक कब और कैसे शामिल होंगे, इसके बारे में सोचकर, एक परियोजना टीम परियोजना पर हितधारकों के सकारात्मक प्रभाव को अधिकतम कर सकती है।

हितधारक क्या हैं?

हितधारक संगठन के लिए आंतरिक और बाहरी हो सकते हैं। आंतरिक हितधारकों के उदाहरणों में लेखा और सूचना प्रौद्योगिकी जैसे कार्यकारी और व्यावसायिक इकाइयाँ शामिल हैं।व्यावसायिक इकाइयों में आमतौर पर परियोजना टीम के प्रतिनिधि होते हैं। बाहरी हितधारक हित समूह, व्यवसाय और नागरिक संगठन हो सकते हैं। बाहरी हितधारकों के लिए परियोजना टीम में प्रतिनिधित्व किया जाना दुर्लभ है। नियामक प्राधिकरण वाली एजेंसियों के लिए, वे जो उद्योग विनियमित करते हैं, वे आमतौर पर किसी भी परियोजना के लिए सबसे महत्वपूर्ण बाहरी हितधारक समूह होते हैं।

यदि एक हितधारक की पहचान परियोजना टीम द्वारा की जाती है, तो हितधारक प्रबंधन योजना में हितधारक का चिंतन किया जाना चाहिए।

प्रत्येक हितधारक समूह का प्रतिनिधित्व करने वाले सदस्यों से मिलकर परियोजना टीम के लिए यह अव्यावहारिक है। कई मामलों में, यह असंभव है। हालाँकि, प्रोजेक्ट टीम को प्रोजेक्ट के सफल होने के लिए हितधारकों से इनपुट और बाय-इन की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक सरकारी संगठन अपने सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किए जाने वाले मालिकाना सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को पूरी तरह से संशोधित और आधुनिक बनाना चाहता है। संगठन में लगभग सभी लोग किसी न किसी तरह से कार्यक्रम का उपयोग करते हैं। प्रत्येक प्रकार के उपयोगकर्ता को परियोजना टीम पर सीधे प्रतिनिधित्व नहीं किया जा सकता है, इसलिए टीम हितधारकों से इनपुट एकत्र करने के तरीके विकसित करती है और परियोजना के स्थिति के बारे में हितधारकों को सूचित करने के तरीकों पर निर्णय लेती है।

इनपुट और संचार रणनीतियों को इकट्ठा करने के इन तरीकों को हितधारक प्रबंधन योजना में प्रलेखित किया गया है।

स्टेकहोल्डर बनाम संचार योजना

एक परियोजना के हितधारक प्रबंधन योजना और संचार योजना के बीच महत्वपूर्ण मात्रा में खून बह सकता है। उनके कार्य बहुत समान हैं। एक हितधारक प्रबंधन योजना इस मायने में व्यापक है कि यह परियोजना को इनपुट के साथ-साथ आउटलाइन आउटपुट की सुविधा प्रदान करता है। एक हितधारक प्रबंधन योजना इसमें संकीर्ण है कि यह केवल निहित स्वार्थों वाले लोगों को संबोधित करता है जबकि एक संचार योजना में व्यापक दर्शक शामिल हो सकते हैं।

क्रमागत उन्नति

हितधारक प्रबंधन योजना आमतौर पर परियोजना प्रबंधक द्वारा रखी जाती है। जैसे ही एक परियोजना आगे बढ़ती है, परियोजना प्रबंधक हितधारक प्रबंधन योजना की समीक्षा करता है और समय-समय पर अद्यतन पर विचार करने के लिए इसे परियोजना टीम में वापस लाता है। एक परियोजना अपने समय रेखा के बीच में योजनाबद्ध चरणों में बहुत अलग दिख सकती है, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि परिस्थितियों की आवश्यकता होने पर परियोजना के मार्गदर्शक दस्तावेजों को बदल दिया जाए।

उदाहरण

यहां एक उदाहरण है कि एक परियोजना के दौरान एक हितधारक प्रबंधन योजना कैसे बदल सकती है। एक राज्य एजेंसी एक नियम परियोजना पर काम करती है। जैसे ही यह शुरू होता है, परियोजना प्रायोजक और परियोजना प्रबंधक हितधारकों के प्रबंधन की योजना में डालने के लिए हितधारकों की एक सूची के साथ आते हैं। परियोजना टीम के पहले कार्यों में से एक योजना को पूरा करना है। कुछ महीनों के बाद, प्रोजेक्ट टीम का एक सदस्य एक स्टेकहोल्डर की पहचान करता है जो प्रोजेक्ट की शुरुआत में किसी ने नहीं सोचा था। प्रोजेक्ट मैनेजर नए हितधारक को योजना में जोड़ता है और नए हितधारक को कैसे शामिल किया जाए, इस पर चर्चा करने के लिए एक प्रोजेक्ट टीम मीटिंग बुलाता है।

एक बार टीम यह तय कर ले कि क्या करना है, प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्रायोजक को सूचित करेगा।

हितधारक प्रबंधन योजना एक जीवित दस्तावेज है। जैसे ही परियोजना बदलती है, हितधारक प्रबंधन योजना परियोजना की जरूरतों को बेहतर ढंग से पूरा करने के लिए इसे बदल सकती है। एक फुर्तीला हितधारक प्रबंधन योजना के साथ, एक परियोजना टीम उचित रूप से हितधारकों से इनपुट और प्रतिक्रिया एकत्र कर सकती है और साथ ही उन हितधारकों को सूचित कर सकती है।