मानव संसाधन सूचना प्रणाली क्या है?

मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) एक सॉफ्टवेयर या ऑनलाइन समाधान है, जो किसी व्यवसाय के भीतर मानव संसाधन, पेरोल, प्रबंधन और लेखांकन कार्यों की डेटा प्रविष्टि, डेटा ट्रैकिंग और डेटा जानकारी की जरूरतों के लिए है। यह उन सभी प्रक्रियाओं के लिए उपयोगी है जिन्हें आप ट्रैक करना चाहते हैं और जिनसे आप उपयोगी और उद्देश्यपूर्ण डेटा इकट्ठा करने की उम्मीद करते हैं।

आम तौर पर एक डेटाबेस के रूप में पैक किया जाता है, सैकड़ों कंपनियां एचआरआईएस के कुछ रूप बेचती हैं और हर एचआरआईएस में अलग-अलग क्षमताएं होती हैं। अपनी कंपनी में अपनी क्षमताओं के आधार पर अपने HRIS को ध्यान से चुनें। चूंकि HRIS तेजी से परिष्कृत हो गया है, इसलिए विकल्प व्यावहारिक रूप से HR विभाग को पंगु बनाने के लिए पर्याप्त हो गया है।

एक प्रौद्योगिकी कंपनी को देखना, जहां कंप्यूटर विशेषज्ञ मौजूद हैं, दस साल में तीन अलग-अलग एचआरआईएस प्रणालियों से गुजरते हैं, जो कि वर्तमान में उनके वर्तमान सिस्टम पर बसने से पहले, उनकी जटिलता में एक शिक्षा थी। यही कारण है कि एक HRIS चुनना एक व्यवसाय के लिए एक प्रमुख उपक्रम है।

जैसा कि आप अपने HRIS विकल्पों को देखते हैं

HRIS का चयन एक तनावपूर्ण स्थिति है क्योंकि बहुत सारे विकल्प मौजूद हैं। उन विकल्पों को चुनना जो आपकी कंपनी में आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छे हैं, चुनौतीपूर्ण हैं। प्रत्येक प्रणाली द्वारा प्रदान की गई जानकारी के माध्यम से लुप्त होती चुनौतीपूर्ण है, भी।

Salespeople अक्सर कमीशन salespeople जो मौखिक रूप से आपको बता सकते हैं कि सिस्टम आपकी आवश्यकताओं को पूरा करेगा। सुनिश्चित करें कि आप वर्तमान ग्राहकों, ऑनलाइन चर्चा समूहों, लिंक्डइन, अन्य SHRM सदस्यों और Google समीक्षाओं सहित कई स्रोतों से इसकी जांच करते हैं।

ये आपके एचआरआईएस का चयन करने के रूप में विचार करने के लिए अन्य कारक हैं।

• याद रखें कि भले ही आपकी कंपनी आज केवल कुछ ही लोगों की है, लेकिन भविष्य में कई कर्मचारियों के पास इससे दोगुना या 10 गुना हो सकता है, इसलिए ऐसी प्रणाली चुनें जो आपके व्यवसाय के साथ विकसित हो सके।
• एक अन्य प्रमुख कारक जिस पर आपको विचार करना चाहिए, वह यह है कि कई एचआरआईएस केवल उसी हिस्से को पूरा करने में सक्षम हैं, जिसे पूरा करने के लिए आपको स्वचालन की आवश्यकता है। इन मामलों में, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि किसी भी ऐड-ऑन या अतिरिक्त सिस्टम के घटक एक साथ त्रुटिपूर्ण काम करें। फिर, साथ काम करने वाले सिस्टम के बारे में विक्रेता का शब्द न लें। क्या तुम खोज करते हो।

• यह भी देखने के लिए कि आपके कर्मचारियों के लिए किस प्रकार का प्रशिक्षण और चल रहे समर्थन उपलब्ध हैं। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि खरीद के बाद प्रशिक्षण और अनुवर्ती के बारे में बिक्री सलाहकार के वादे एचआरआईएस को खरीदने के लिए आपके अनुबंध में सही लिखे गए हैं। और, अन्य संगठनों के साथ यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि आपकी चयनित कंपनी के पास चल रहे, सहायक समर्थन का ट्रैक रिकॉर्ड है।

बेहतर HRIS विकल्पों की अपेक्षित कार्यशीलता

आमतौर पर, बेहतर मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) समग्र रूप से प्रदान करते हैं:

सभी कर्मचारी जानकारी का प्रबंधन:

नाम, शीर्षक, पते और वेतन जैसे डेटा एक बुनियादी शुरुआत है। वेतन और स्थिति इतिहास, रिपोर्टिंग संरचनाएं, प्रदर्शन मूल्यांकन इतिहास, और अन्य महत्वपूर्ण कर्मचारी जानकारी।

कंपनी से संबंधित दस्तावेज:

यह भी शामिल है कर्मचारी हैंडबुक, आपातकालीन निकासी प्रक्रिया, और सुरक्षा दिशानिर्देश जैसे आइटम।

लाभ प्रशासन:

आप नामांकन, स्थिति परिवर्तन और व्यक्तिगत जानकारी अद्यतन सहित लाभ प्रशासन चाहते हैं। एक आदर्श प्रणाली में, आप कर्मचारियों को अवकाश ट्रैकिंग सहित अपनी स्वयं की जानकारी को देखने और समीक्षा करने की अनुमति दे सकते हैं।

पेरोल के साथ पूर्ण एकीकरण:

इस एकीकरण में अन्य कंपनी वित्तीय सॉफ्टवेयर और अकाउंटिंग सिस्टम भी शामिल होंगे। जब ये जुड़े होते हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि पेचेक सही है। आधिकारिक वेतन दर क्या है और पेरोल की जानकारी क्या है, इस बीच कभी कोई डिस्कनेक्ट नहीं होता है। यदि सिस्टम एकीकृत नहीं करते हैं, तो एक सिस्टम में वेतन को अपडेट करना आसान है और दूसरे में नहीं।

आवेदक ट्रैकिंग और फिर से शुरू प्रबंधन:

जब आपकी प्रणाली निर्बाध हो जाती है, तो भर्तीकर्ता एक किराए पर लिया गया बटन क्लिक कर सकता है और आवेदक की सारी जानकारी कर्मचारी के पक्ष में स्थानांतरित कर दी जाती है। यह इतना समय बचाता है क्योंकि आपके डेटा प्रविष्टि और कागजी कार्रवाई व्यावहारिक रूप से गायब हो जाती है।

यदि कोई आवेदक आवेदन करते समय अपनी खुद की जानकारी डालता है, तो आप सटीकता सुनिश्चित कर सकते हैं। यदि ऑफ़र पत्र पेरोल सिस्टम के समान सिस्टम से उत्पन्न होता है, तो वेतन पूरी तरह से मेल खाएगा और कोई गलतफहमी नहीं है।

प्रदर्शन विकास योजनाएं:

यह केवल योजनाएं बनाने के लिए पर्याप्त नहीं है यदि वे एक केंद्रीय प्रणाली में दर्ज किए जाते हैं, तो वे आसानी से स्थिति से स्थिति तक कर्मचारी का पालन कर सकते हैं। वरिष्ठ नेतृत्व यह देखने के लिए रिपोर्ट चला सकता है कि लोग कहां हैं और उनके व्यक्तिगत मालिक अपने भविष्य के लिए उत्तराधिकार की योजना के संदर्भ में क्या योजना बना रहे हैं।

अनुशासनात्मक कार्यवाही:

यह ध्यान रखना ज़रूरी है कि किसे निलंबित किया गया है, डिमोनेट किया गया है, या उनके खिलाफ अन्य नकारात्मक कार्य किए गए हैं - भले ही कर्मचारी आपके संगठन को छोड़ देता है। जब एक कंपनी कॉल करती है और एक पूर्व कर्मचारी संदर्भ मांगती है, तो एचआर विभाग में एक व्यवस्थापक के लिए यह देखना आसान है कि वह रिपोर्ट करे और वापस रिपोर्ट करे कि वह व्यक्ति पात्र है या नहीं।

प्रशिक्षण अभिलेख:

यह उस कंपनी में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां प्रमाणपत्र और लाइसेंस की आवश्यकता होती है। अन्य कंपनियों में, प्रशिक्षण रिकॉर्ड में महत्व का स्तर नहीं हो सकता है, लेकिन आप अभी भी पा सकते हैं कि जानकारी होना उपयोगी है क्योंकि आप अपने कर्मचारियों को विकसित करते हैं, एक महत्वपूर्ण कारक जो वे काम से चाहते हैं।

सारांश में, HRIS जो कंपनियों को सबसे प्रभावी ढंग से सेवा देता है, वह इस जानकारी को ट्रैक करता है:

• उपस्थिति और PTO उपयोग,
• वेतन बढ़ा और इतिहास,
• ग्रेड और पदों का भुगतान करें,
• प्रदर्शन विकास योजनाएं,
• प्रशिक्षण प्राप्त हुआ,
• अनुशासनात्मक कार्रवाई,
• व्यक्तिगत कर्मचारी जानकारी, और कभी-कभी,
• प्रबंधन और प्रमुख कर्मचारी उत्तराधिकार योजना,
• उच्च संभावित कर्मचारी पहचान, और
• आवेदक ट्रैकिंग, साक्षात्कार और चयन।

राइट एचआरआईएस के लाभ

एक प्रभावी एचआरआईएस कंपनी को कर्मचारियों, पूर्व कर्मचारियों और आवेदकों के बारे में ट्रैक और विश्लेषण करने के लिए आवश्यक किसी भी चीज के बारे में जानकारी प्रदान करता है। आपकी कंपनी को एक मानव संसाधन सूचना प्रणाली का चयन करने और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इसे अनुकूलित करने की आवश्यकता होगी। यदि आपकी कंपनी एक विकास पथ पर है, तो एक प्रणाली चुनें जो आपके साथ बढ़ सकती है।

मूल एचआरआईएस को लागू करने के लिए यह काफी सस्ती है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप जो भी लागू करते हैं वह आपकी कंपनी की वास्तविक जरूरतों को पूरा करता है। क्या आप टर्नओवर रिपोर्ट चलाने में सक्षम होना चाहते हैं? संगठनात्मक चार्ट के बाद?

प्रबंधकों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से पिछले प्रदर्शन मूल्यांकन तक पहुंचने की अनुमति दें? क्या आप चाहते हैं कि मानव संसाधन विभाग के माध्यम से सब कुछ किया जाना चाहिए या क्या आप प्रबंधकों को स्वयं जानकारी तक पहुंचना चाहेंगे?

एक उपयुक्त HRIS के साथ, मानव संसाधन कर्मचारी कर्मचारियों को अपने लाभ अपडेट और पते में परिवर्तन करने में सक्षम बनाते हैं, इस प्रकार HR कर्मचारियों को अधिक रणनीतिक कार्यों के लिए मुक्त करते हैं। इसके अतिरिक्त, कर्मचारी प्रबंधन, ज्ञान विकास, कैरियर विकास और विकास के लिए आवश्यक डेटा और समान उपचार की सुविधा है।

अंत में, प्रबंधक कानूनी रूप से, नैतिक रूप से, और प्रभावी रूप से अपने रिपोर्टिंग कर्मचारियों की सफलता का समर्थन करने के लिए आवश्यक जानकारी तक पहुँच सकते हैं। वे अपनी स्वयं की रिपोर्ट चला सकते हैं और उत्तराधिकार में मदद करने के लिए सिस्टम में योजनाएं दर्ज कर सकते हैं।

मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) एक सॉफ्टवेयर या ऑनलाइन समाधान है, जो किसी व्यवसाय के भीतर मानव संसाधन, पेरोल, प्रबंधन और लेखांकन कार्यों की डेटा प्रविष्टि, डेटा ट्रैकिंग और डेटा जानकारी की जरूरतों के लिए है।

आम तौर पर एक डेटाबेस के रूप में पैक किया जाता है, सैकड़ों कंपनियां एचआरआईएस के कुछ रूप बेचती हैं और हर एचआरआईएस में अलग-अलग क्षमताएं होती हैं। अपनी कंपनी में अपनी क्षमताओं के आधार पर अपने HRIS को ध्यान से चुनें।

HRIS के बारे में अधिक जानकारी

• मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी का चयन कैसे करें
• आवेदक ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर
• मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली समाधान