अपने खुद के उपकरण (BYOD) नीति के पेशेवरों और विपक्ष

अपनी खुद की डिवाइस लाओ (BYOD) नीति अभी और भविष्य के लिए एक भविष्यवाणी है। स्मार्टफोन और लैपटॉप के दिनों से पहले, यह विचार कि आप किसी कर्मचारी को काम के लिए अपने स्वयं के उपकरण लाने के लिए कहेंगे, यह हास्यास्पद था। ("हम आपको सचिव, मिस जोन्स की नौकरी की पेशकश करना चाहते हैं, लेकिन कृपया इसके लिए अपना स्वयं का टाइपराइटर प्रदान करें।")

लेकिन आज, सभी के पास अपनी जेब में एक iPhone है, और उनके डेस्क पर एक लैपटॉप है, इसलिए कई व्यवसाय प्रबंधक इस बारे में सोचते हैं कि जब कर्मचारियों के पास पहले से ही फोन या लैपटॉप है, तो उन्हें भुगतान क्यों करना चाहिए? इसलिए, आप अपनी खुद की डिवाइस कंपनी को लाते हुए दिखाई देते हैं।

यदि आप BYOD नीति को लागू करने के बारे में सोच रहे हैं, तो पेशेवरों और विपक्षों के बारे में सोचें। जब आप अपनी कंपनी के लिए सबसे अच्छी दिशा के बारे में सोचते हैं, तो आपके लिए पक्ष और विपक्ष हैं।

एक BYOD नीति के पेशेवरों

लागत: आप पाएंगे कि हर कर्मचारी के लिए फोन और लैपटॉप खरीदने की लागत आसमान छू रही है। यदि आप कर्मचारियों को स्वयं लाने के लिए कहते हैं, तो यह आपको शाब्दिक भाग्य बचाता है। आप एक ऐसे कर्मचारी के रूप में भाग सकते हैं, जिसके पास स्मार्टफोन नहीं है, लेकिन ज्यादातर लोग पहले से ही ऐसा करते हैं।

हाल ही में प्यू रिसर्च के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि 77 प्रतिशत अमेरिकी वयस्कों के पास पहले से ही एक स्मार्टफोन है, जिसमें 92 प्रतिशत 18-29 वर्षीय हैं।

सुविधा:कर्मचारी एक फोन को अपनी जेब में रख सकते हैं और दो उपकरणों की देखभाल के बारे में चिंता करने की जरूरत नहीं है। काम ईमेल, घर ईमेल, सब एक साथ है। आपको पता चल जाएगा कि आप हमेशा अपने कर्मचारियों तक पहुंच सकते हैं क्योंकि उनके पास हमेशा उनके साथ फोन रहेगा।

प्रत्येक कर्मचारी अपने स्वयं के उपकरण पसंद करता है:अगर जॉन को आईफ़ोन पसंद है और जेन को एंड्रॉइड पसंद है, तो दोनों ख़ुशी से अपने पसंदीदा सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं। उन्हें नई प्रणाली सीखने की जरूरत नहीं है। अक्सर, यदि आपकी कंपनी Microsoft कार्यालय या फ़ोटोशॉप या कर्मचारी के व्यक्तिगत लैपटॉप पर काम करने के लिए जो भी सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है, उसे स्थापित करने के लिए भुगतान करती है, तो कर्मचारी को व्यक्तिगत काम के लिए भी सॉफ़्टवेयर के लिए खुशी होती है।

नए उपकरणों के लिए कर्मचारी के पास कोई सीखने की अवस्था नहीं है क्योंकि कर्मचारी पहले से ही समझता है कि अपने स्वयं के इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग कैसे करें। वे तत्काल उत्पादकता के लिए एक दिन में कूद सकते हैं।

अप टू डेट टेक्नोलॉजी: उपकरणों को अपडेट करने के लिए किसी भी कंपनी के लिए यह एक बड़ा खर्च है, लेकिन कर्मचारियों को अक्सर नवीनतम उपलब्ध डिवाइस के साथ अपने फोन या लैपटॉप को बदलने के लिए भुगतान करने के लिए प्रेरित किया जाता है। यह आपकी कंपनी के लिए एक वरदान है क्योंकि अगर कंपनी को इसके लिए भुगतान करना होता तो उपकरण तेजी से अपडेट होते।

स्वामित्व की भावना: यदि आप अपना कंपनी फोन खो देते हैं, तो यह एक दर्द है, लेकिन कंपनी आपके लिए एक नया प्रदान करेगी। यदि आप अपना खुद का फोन खो देते हैं, तो दुनिया खत्म हो रही है। इसलिए, कर्मचारी अपने उपकरणों पर नियंत्रण रखने के लिए अधिक उपयुक्त हैं क्योंकि यह वास्तव में उनका है। वे सिर्फ प्लास्टिक का एक टुकड़ा नहीं खोते हैं - वे अपनी तस्वीरों, अपनी यादों और अपनी दाहिनी बांह की तरह महसूस कर सकते हैं।

एक BYOD नीति के विपक्ष

आईटी समर्थन: यदि प्रत्येक कर्मचारी के पास एक मानक मुद्दा कंप्यूटर, टैबलेट और फोन है, तो आईटी विभाग के लिए उपकरणों का समर्थन करना और उन्हें ठीक करना आसान है। यदि सभी के पास अपना है, तो यह इलेक्ट्रॉनिक्स को चालू रखने के लिए जटिल बन सकता है। यदि आपको कस्टम सॉफ़्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता है, तो क्या यह सभी के उपकरणों पर काम करेगा? क्या होगा अगर जेन अपने लैपटॉप को अपडेट करने के लिए तैयार नहीं है? क्या होगा अगर जॉन लिनक्स चलाना चाहता है जबकि बाकी सभी विंडोज चला रहे हैं?

सुरक्षा: आपका संगठन किस प्रकार का डेटा उत्पन्न और उपयोग करता है? कर्मचारियों को कंपनी उपकरणों का उपयोग कैसे करना चाहिए, इसके बारे में नियम बनाना आसान है, लेकिन अपने कर्मचारियों को यह बताना इतना आसान नहीं है कि वे अपने 13 साल के बच्चे को अपने लैपटॉप पर स्कूल पेपर लिखने नहीं दे सकते। आप यह सुनिश्चित करने के लिए क्या करने जा रहे हैं कि आपकी कंपनी की जानकारी सुरक्षित रखी जाए?

क्या होता है जब एक कर्मचारी आपके रोजगार को छोड़ देता है? कंपनी छोड़ने पर आप किसी भी कर्मचारी डिवाइस से कोई भी गोपनीय जानकारी निकालना चाहेंगे। लेकिन, आप उनकी निजी जानकारी को हटाना नहीं चाहते हैं। यदि आप कहते हैं कि कोई भी खुश नहीं है, तो "यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको गोपनीय जानकारी नहीं लेनी है, यह सुनिश्चित करने के लिए आईटी को आपके सभी फ़ोटो और दस्तावेज़ों को कंप्यूटर से मिटा देना चाहिए।"

आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता होगी कि किसी कर्मचारी द्वारा काम के लिए अपने उपकरण का उपयोग करने से पहले आप अपनी गोपनीय जानकारी को कैसे सुरक्षित करेंगे। सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से बताते हैं, शुरुआत से, आप डिवाइस पर वर्गीकृत जानकारी के साथ क्या करेंगे या कर्मचारी के चले जाने पर आपको समस्याएँ होंगी।

जब एक कर्मचारी छोड़ता है तो फोन नंबर क्या होता है? यदि जेन एक बिक्री व्यक्ति है जो काम के उद्देश्यों के लिए अपने निजी फोन नंबर का उपयोग करता है, जब वह आपके प्रतियोगी को छोड़ता है और स्थानांतरित करता है, तो उसके सभी ग्राहकों के पास अभी भी उनके रिकॉर्ड में उसका फोन नंबर है।

जब वे फोन करेंगे, तो वह जवाब देगी, और जेन के पास उन ग्राहकों को अपनी नई कंपनी में स्थानांतरित करने के लिए बहुत आसान समय होगा। भले ही जेन एक गैर-प्रतिस्पर्धा समझौते पर हस्ताक्षर किए, अगर ग्राहक जेन में आते हैं, तो आप कानूनी रूप से उन्हें रोक नहीं सकते हैं। जब तक जेन ग्राहकों का पीछा नहीं कर रहा है, वह स्पष्ट है।

BYOD नीतियों के बारे में निष्कर्ष

क्या आपकी कंपनी के लिए BYOD पॉलिसी सही है? BYOD पॉलिसी आपकी कंपनी के लिए अच्छा काम कर सकती है। लेकिन, निर्णय को विशुद्ध रूप से सुविधा और लागत कारकों पर आधारित न करें। BYOD पॉलिसी का आपके व्यवसाय पर क्या प्रभाव पड़ेगा और आपके कर्मचारी क्या चाहते हैं, इस बारे में सोचें।

भविष्य को देखें और निर्णय लें कि जब कोई कर्मचारी आपके संगठन को छोड़ता है तो उपकरणों को कैसे संभालना है। BYOD नीति आपके व्यवसाय को सफलता के लिए स्थापित करने में मदद कर सकती है - विशेष रूप से छोटी कंपनियों के लिए - लेकिन निश्चित डाउनसाइड हैं जिन्हें आपको पहचानने और प्रबंधित करने की आवश्यकता है।

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सुज़ैन लुकास एक स्वतंत्र पत्रकार हैं जो मानव संसाधन में विशेषज्ञता रखते हैं। सुज़ैन के काम को फोर्ब्स, सीबीएस, बिजनेस इनसाइड सहित नोट्स प्रकाशनों में चित्रित किया गया है आर और याहू।