कर्मचारी के सवालों का जवाब कैसे दें - मीटिंग टिप्स और रणनीतियाँ

यदि आप शुरू से ही मापदंडों को स्थापित नहीं करते हैं और फर्श का नियंत्रण बनाए रखते हैं, तो आप व्यावसायिक प्रश्न लेने के लिए फर्श खोलते हैं तो व्यावसायिक बैठकें अंतहीन रूप से चल सकती हैं। "हर भीड़ में एक है" वाली कहावत व्यापारिक बैठकों के संदर्भ में अच्छी तरह से लागू होती है क्योंकि असंतुष्ट कर्मचारी अक्सर समूह सेटिंग्स में बोलने के लिए अधिक इच्छुक होते हैं। सभी को लगता है कि एक नकारात्मक टिप्पणी या सवाल है जो दूसरों को समझौते में झंकार शुरू करने के लिए मिलता है। लेकिन इसका उल्टा भी सच हो सकता है: एक सकारात्मक बातचीत शुरू करें और दूसरों को इसमें शामिल होने के लिए आमंत्रित करें और नतीजा यह हो सकता है कि सभी के साथ एक उत्पादक मुलाकात हो जिससे यह महसूस किया जा सके कि बैठक उनके समय के लायक थी।

व्यावसायिक बैठकों के बारे में सबसे बड़ी शिकायतों में से एक यह है कि वे अक्सर अनावश्यक होते हैं और मूल्यवान कार्य समय बर्बाद करते हैं। सुनिश्चित करें कि आप अपनी बैठक के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से बताएं, अग्रिम रूप से उस समय को निर्धारित करें जिसे आप बैठक में समर्पित करेंगे (साथ ही साथ किसी भी खुली चर्चा के लिए) और फिर बैठक के विषयों और नियोजित अवधि के लिए छड़ी करें। आप मीटिंग मीटिंग को आइसब्रेकर या वार्म-अप गतिविधि के साथ और अधिक दिलचस्प बनाना चाह सकते हैं।

यहां उन कर्मचारियों से निपटने की रणनीतियां हैं जो बैठकों के दौरान उन सवालों का जवाब देते हैं, जिनका आप तुरंत जवाब नहीं देना चाहते हैं, या जिन्हें आप किसी बैठक के दौरान किसी भी बिंदु पर संबोधित नहीं करना चाहते हैं।

जब तुरंत एक प्रश्न पर कार्रवाई करने के लिए

यदि कोई प्रश्न समय पर और कार्य पर है और आपको लगता है कि इसे संबोधित किया जाना चाहिए, तो इसका तुरंत जवाब दें - लेकिन संक्षेप में - और फिर यह कहकर कि आप समय होने पर बैठक के अंत में अधिक प्रश्न लेंगे।

अपने कथन का समर्थन करें जो आप बॉडी लैंग्वेज के साथ आगे बढ़ रहे हैं। अपने नोटों को देखें या व्हाइटबोर्ड का सामना करने के लिए मुड़ें, आदि। पल-पल का संपर्क तोड़कर आप यह दिखाते हैं कि आप आगे बढ़ रहे हैं। यदि आप दर्शकों (विशेषकर उभरी हुई भौंहों) को देखते हैं, तो आप एक संकेत भेज सकते हैं जो आप अधिक प्रश्नों के लिए खोल रहे हैं।

यदि दर्शक नकारात्मक या शत्रुतापूर्ण हैं, तो उनकी चिंताओं को स्वीकार करें लेकिन अप्रत्यक्ष रूप से। कुछ समय के लिए आपको समझाएं और उनकी चिंताओं को साझा करें लेकिन यदि आप बहुत दूर विषय से बाहर निकलते हैं तो कुछ भी पूरा नहीं होगा। सुझाव दें कि लोग अपने प्रश्नों को बाद के लिए लिखें, या आपके साथ निजी तौर पर मिलने की व्यवस्था करें जहाँ आप उनकी चिंताओं पर अधिक विस्तार से चर्चा कर सकें।

एक ही प्रश्न का उत्तर देने से काम आता है क्योंकि:

• एक बैठक धारक को कुछ ऐसी चीज़ों को संबोधित करने की अनुमति देता है जिनके बारे में उन्होंने नहीं सोचा होगा;
• यह एक संदेश भेजता है जिसे आप अपने दर्शकों को सुन रहे हैं;
• केवल एक प्रश्न लेकर, आप यह संदेश भी भेजते हैं कि आप अभी भी बैठक के नियंत्रण में हैं, लेकिन इस बात की परवाह करें कि उपस्थित लोग क्या सोच रहे हैं।

कैसे एक प्रश्न को निष्क्रिय करें

यदि पूछे जा रहे प्रश्न को बाद में बैठक में, राज्य को संबोधित किया जाएगा, "यह एक अच्छा प्रश्न है और एक जिसे हम शीघ्र ही संबोधित करेंगे।"

यदि पूछा जा रहा प्रश्न ऑफ़-टॉपिक है और मीटिंग में संबोधित नहीं किया जाएगा, तो रिज़ॉल्यूशन के लिए विशिष्ट निर्देशों का एक सेट दें। यदि आप किसी प्रश्न का उत्तर देने से इनकार करते हैं या निर्णय पारित करते हैं, तो "इस बैठक का उद्देश्य नहीं है," आप अपने कर्मचारियों को गलत संदेश भेज सकते हैं: प्रबंधन को परवाह नहीं है।

बैठक में जिन सवालों के बारे में बात नहीं की जाएगी, उन्हें स्थगित करने का एक और तरीका यह है कि व्यक्ति को आपसे (या प्रबंधन के अन्य उपयुक्त सदस्य) निजी तौर पर अधिक चिंताओं के बारे में चर्चा करने के लिए कहें। आप यह भी सुझाव दे सकते हैं (यदि उपयुक्त हो) कि प्रश्न भविष्य के समय में एक अलग बैठक में संबोधित करने के लिए पर्याप्त रूप से महत्वपूर्ण है।

एक प्रश्न का पता लगाएं क्योंकि सहायक है:

• एक आकस्मिक कार्य वातावरण में कर्मचारी अपने मन की बात कहने के लिए स्वतंत्र महसूस कर सकते हैं और बैठक का नियंत्रण ले सकते हैं;
• ज़्यादातर नाराज़ या असंतुष्ट कर्मचारी किसी भी चीज़ से अधिक सुनना चाहते हैं। उन्हें सही समय में एक साउंडिंग बोर्ड देना और सेट करना छोटी समस्याओं को बड़ी समस्या बनने से बचाने में मदद कर सकता है; तथा
• कर्मचारियों को अच्छे नेतृत्व की जरूरत है और उनका जवाब देना चाहिए।यदि प्रबंधन निष्पक्ष और संतुलित तरीके से नियंत्रण बनाए रखता है, तो यह कर्मचारियों को संदेश भेजता है कि प्रबंधन सुन रहा है, लेकिन उचित सीमा निर्धारित करनी चाहिए।