कर्मचारी कार्मिक फ़ाइलों के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

नियोक्ता के लिए प्रत्येक कर्मचारी के लिए कार्मिक फ़ाइल बनाए रखना एक अच्छा विचार है। रोजगार के इतिहास का दस्तावेज़ीकरण, योगदान और उपलब्धि के रिकॉर्ड, अनुशासनात्मक नोटिस, पदोन्नति, प्रदर्शन विकास योजना, और बहुत कुछ, एक कार्मिक फ़ाइल में हैं। स्मार्ट नियोक्ता एक से अधिक कर्मियों की फाइल रखते हैं।

नियोक्ता के पास कई कार्मिक फाइलों को रखने के अच्छे कारण हैं - कुछ कानूनी और कुछ रोजगार के सर्वोत्तम तरीकों के लिए। दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता है, इसलिए नियोक्ता के पास एक कर्मचारी के रोजगार के इतिहास के बारे में सटीक दृष्टिकोण है। प्रलेखन नियोक्ता के निर्णयों का समर्थन करता है और एक मुकदमे में नियोक्ता की रक्षा कर सकता है - सही ढंग से संरक्षित।

कार्मिक फ़ाइल की सामग्री एक कर्मचारी के कैरियर के दौरान महत्वपूर्ण घटनाओं का एक ऐतिहासिक अवलोकन प्रदान करती है। वे उन फैसलों का समर्थन करते हैं जो कर्मचारी और उसके करियर के बारे में किए जाते हैं। वे काम पर रखने, पदोन्नति, स्थानांतरण, पुरस्कार और मान्यता और फायरिंग के फैसले के पीछे नियोक्ता के तर्क को प्रदर्शित करते हैं।

विभिन्न दिशानिर्देश विभिन्न कार्मिक फ़ाइल प्रकारों से संबद्ध हैं

क्योंकि कई प्रकार के कर्मियों की फाइलों की सिफारिश की जाती है, प्रत्येक प्रकार की कर्मियों की फाइल के साथ विभिन्न नियम और दिशानिर्देश जुड़े होते हैं।

• प्रत्येक प्रकार के कर्मियों की फाइल में मौजूदा और अलग-अलग सामग्रियों के लिए एक अलग कारण होता है, उस कारण के आधार पर।
• प्रत्येक प्रकार के कार्मिक फ़ाइल को अलग तरीके से संग्रहीत किया जाता है।
• अधिकांश संगठनों में कुछ कर्मचारियों के लिए एक कार्मिक फ़ाइल तक पहुंच प्रतिबंधित है। कई संगठन केवल मानव संसाधन कर्मचारियों तक कार्मिक पहुंच को प्रतिबंधित करते हैं। विभिन्न कार्मिक फ़ाइल प्रकारों के लिए अलग-अलग पहुँच दिशानिर्देश हैं।
• उसके कर्मियों की फ़ाइल तक कर्मचारी की पहुँच की अनुमति है, लेकिन अधिकांश नियोक्ता कर्मचारी हैंडबुक में एक कार्मिक फ़ाइल एक्सेस पॉलिसी के साथ कर्मचारी की पहुँच के लिए दिशानिर्देश निर्धारित करते हैं। (विभिन्न राज्यों और न्यायालयों के अलग-अलग नियम हैं, इसलिए अपने स्थान के लिए अद्यतित रहें।)

  अधिकांश संगठन कर्मचारी के प्रबंधक को समग्र कार्मिक फ़ाइल तक पहुंचने की अनुमति नहीं देते हैं। वे प्रबंधकों से अपने स्वयं के प्रबंधन कर्मचारी फ़ाइल में प्रासंगिक प्रलेखन रखने की उम्मीद करते हैं जो आधिकारिक कर्मियों की फाइल नहीं है।

• मानव संसाधन विभाग के पास कर्मचारी कर्मियों की फाइलों का स्वामित्व है।

अनुशंसित कार्मिक फाइलें

यहां कर्मियों के प्रकारों की सिफारिश की गई फाइलें हैं और उनके साथ काम करने के बारे में आपको क्या जानने की जरूरत है।

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल

यह मुख्य कार्मिक फाइल है जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक नियोक्ता रखता है। कार्मिक फ़ाइल प्रत्येक कर्मचारी के रोजगार इतिहास को संग्रहीत करता है। यह वह है जो आपको एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल के बारे में जानने की आवश्यकता है।

मेडिकल फ़ाइल

कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल में गंभीर कानूनी प्रतिबंध हैं जो नियोक्ता को जानना चाहिए और ध्यान रखना चाहिए। यहां आपको एक कर्मचारी मेडिकल फ़ाइल की गोपनीयता और सामग्री के बारे में जानने की आवश्यकता है।

पेरोल फ़ाइल

कर्मचारी पेरोल फ़ाइल में कर्मचारी की पहुँच मेडिकल या कार्मिक फ़ाइल तक पहुँच से कम प्रतिबंधात्मक है। पेरोल फ़ाइल में वेतन, लाभ चयन, वेतन दर में बदलाव, गार्निशमेंट, और अन्य कानूनी दस्तावेज के बारे में जानकारी होती है जो किसी कर्मचारी की तनख्वाह को प्रभावित करती है। विभिन्न लेखा और मानव संसाधन कर्मचारी पेरोल फ़ाइल में जानकारी तक पहुँचते हैं।

कर्मचारियों के लिए I-9 फॉर्म फाइल

विभिन्न सरकारी एजेंसियों के एक्सेस अधिकारों के कारण, आप एक अलग फ़ाइल फोर्ल कर्मचारी I-9 फॉर्म को बनाए रखकर सर्वोत्तम अभ्यास का पालन करते हैं। I-9 फॉर्म को संग्रहीत करने के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करें।

कर्मचारियों के लिए कार्मिक फ़ाइल पहुंच नीति

आप प्रत्येक कर्मचारी को यह जानने में सक्षम करना चाहते हैं कि उसकी कार्मिक फ़ाइल में क्या है, लेकिन आपको फ़ाइल की अखंडता, पूर्णता और संपूर्णता को नियंत्रित करने की आवश्यकता है। एक कर्मचारी फ़ाइल पहुंच नीति के साथ कर्मचारी और नियोक्ता की गोपनीयता और सीमित पहुंच सुनिश्चित करना।

एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में शामिल करने के लिए क्या नहीं

उस सामग्री के बारे में दिशा-निर्देशों की तलाश करना, जिसे कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइल में कभी शामिल नहीं किया जाना चाहिए? यहां उस सामग्री के बारे में मेरी सबसे अच्छी सिफारिशें हैं जिन्हें आप या तो एक अलग, अनौपचारिक स्थान पर बनाए रखना चाहते हैं या नहीं बनाए रखना चाहते हैं। अनावश्यक और विशुद्ध रूप से जनमत वाले प्रलेखन का प्रतिधारण आपको नुकसान पहुँचा सकता है।

प्रलेखन

क्या आप जानते हैं कि प्रलेखन क्या है? शब्द, प्रलेखन, रोजगार और मानव संसाधन की दुनिया में अक्सर फसलें। लेकिन, प्रलेखन का अर्थ और आप विशेष रूप से रोजगार की घटनाओं का दस्तावेजीकरण क्यों करना चाहते हैं, "मानव संसाधन में प्रलेखन का महत्व" को अच्छी तरह से कवर किया गया है। एक नज़र डालें क्योंकि सटीक रोजगार फ़ाइलों के लिए उचित प्रलेखन आवश्यक है।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि आधिकारिक रूप से प्रदान की गई जानकारी, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है और रोजगार कानून और नियम राज्य से राज्य और देश से अलग-अलग होते हैं। कृपया कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता लें, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हों। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचारों और सहायता के लिए है।