नियोक्ता को कार्मिक फाइलों में क्या नहीं रखना चाहिए

नियोक्ता को आपके सामान्य कर्मियों के रिकॉर्ड में विशेष वस्तुओं को कभी नहीं रखना चाहिए। आपके कर्मचारी कर्मियों की फाइलें और रिकॉर्ड की सामग्री आम तौर पर कुछ कंपनियों में मानव संसाधन कर्मचारियों, कर्मचारी और कर्मचारी के प्रबंधक या पर्यवेक्षक के लिए सुलभ होती है।

दूसरों में, पहुंच मानव संसाधन कर्मचारियों तक सीमित है और कर्मचारी अपने रिकॉर्ड तक पहुंच का अनुरोध कर सकते हैं। वकील मुकदमों और समान रोजगार अवसर आयोग (EEOC) की शिकायतों के लिए कर्मियों के रिकॉर्ड की सामग्री को भी प्रस्तुत कर सकते हैं। एक पूर्व कर्मचारी भी अपने कर्मियों के रिकॉर्ड की एक प्रति का अनुरोध कर सकता है।

सर्वश्रेष्ठ अभ्यास कर्मियों को केवल मानव संसाधन स्टाफ के सदस्यों द्वारा सुलभ बनाता है। आपको एक भंडारण क्षेत्र में लॉक और कुंजी के तहत कर्मियों की फाइलें रखने की आवश्यकता होती है जो उन्हें अन्य कर्मचारियों के लिए दुर्गम बनाता है।

आपके कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड के इन संभावित उपयोगों और संभावित दर्शकों के साथ, एक नियोक्ता को आपके कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड में किसी कर्मचारी के रोजगार के इतिहास के निष्पक्ष, तथ्यात्मक प्रलेखन को बनाए रखने का ध्यान रखना चाहिए।

नतीजतन, आप इन सामान्य दिशानिर्देशों को उस दस्तावेज़ पर लागू करना चाहेंगे, जिसे आप अपने संगठन के कर्मियों के रिकॉर्ड में बनाए रखते हैं।

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल की सामग्री के लिए दिशानिर्देश

कार्मिक रिकॉर्ड में जानकारी तथ्यात्मक होनी चाहिए।

पर्यवेक्षक या मानव संसाधन कर्मचारी राय; यादृच्छिक नोट्स; गपशप; निराधार अफवाहें; अन्य कर्मचारियों से ऐसे सवाल, रिपोर्ट या तात्कालिक आरोप जो अस्पष्टीकृत हैं; आरोपों का पीछा नहीं किया, जांच की, और निष्कर्ष निकाला; और किसी भी अन्य गैर-तथ्यात्मक जानकारी, टिप्पणी, या नोट्स को किसी कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल से बाहर रखा जाना चाहिए।

आक्रामक कमेंट्री के सबसे खराब उदाहरणों में से एक, जो एक एचआर प्रबंधक ने एक कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड में दर्ज किया था, जिसमें एक प्रबंधक के साक्षात्कार के नोट्स शामिल थे। एक ने कहा: "संभवतः सीढ़ियों से उठने और बैठने के लिए आवश्यक वसा।" कर्मचारी, एक वकील, और यहां तक ​​कि भविष्य के कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों को भी इन जैसे टिप्पणियों को पढ़ने की कल्पना करें।

एक अन्य कंपनी में, प्रबंधक ने ऐसे असुरक्षित नोट पाए, जिन्हें प्रबंधकों और अन्य लोगों ने कर्मचारी की फाइलों में रखा था, जैसे "मैरी का गुस्सा क्योंकि उसे उठना नहीं था। उसने अपने प्रबंधक के साथ भी काम पाने के लिए अपने काम को धीमा कर दिया।" समस्या देखें?

कार्मिक रिकॉर्ड को सावधानीपूर्वक उनके उपयुक्त फ़ाइल स्थानों को सौंपा जाना चाहिए।

राज्य और संघीय कानूनों, स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम 1996 (HIPAA), और नियोक्ता सर्वोत्तम प्रथाओं जैसे रोजगार कानूनों के आधार पर अपनी कंपनी के कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए एक प्रोटोकॉल निर्धारित करें।

फिर, प्रोटोकॉल के साथ छड़ी। जब आप मेडिकल फ़ाइल में होते हैं, तो आप रैंडम डॉक्टर के बहाने को कर्मियों की फ़ाइल में नहीं ढूंढ सकते। न ही, क्या आप पेरोल फ़ाइल में कर्मचारी की पदोन्नति के औचित्य और औचित्य चाहते हैं।

आप एक भर्ती निर्णय का रिकॉर्ड भी नहीं चाहते हैं जिसमें कार्मिक फ़ाइल में पूर्व नियोक्ताओं के साथ चर्चा से पृष्ठभूमि की जाँच या नोट्स शामिल हों।

पर्यवेक्षकों, प्रबंधकों और अन्य कर्मचारियों को जो कर्मियों के रिकॉर्ड में दस्तावेज रखते हैं, उन्हें प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।

कोई भी व्यक्ति जिसके पास कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में दस्तावेज हो सकते हैं और वह दस्तावेज रख सकता है, को दस्तावेज लिखने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता है।

एक कर्मचारी को फटकार लगाते हुए कि कर्मचारी एक पूर्ण डेडबॉडी था, अपने कर्मियों को किसी भी पुरस्कार को रिकॉर्ड करने के लिए नहीं जीता। लेकिन, अप्रशिक्षित पर्यवेक्षकों को इसी तरह के बयान लिखने और उन्हें कर्मचारी कर्मियों की फाइलों में रखने के लिए जाना जाता है।

बेहतर अभी तक, अपने मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति को फाइलों तक पहुंच सीमित करें जो रिकॉर्ड के लिए जिम्मेदार है और जानता है कि कर्मियों की फाइल में क्या रखा जाना चाहिए और क्या नहीं।

कर्मियों के रिकॉर्ड में आपके द्वारा दी गई जानकारी को संतुलित करें।

किसी कर्मचारी के रोजगार के इतिहास के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पहलुओं को शामिल करें। बहुत बार, कार्मिक रिकॉर्ड हर नकारात्मक घटना पर जोर देते हैं और उन सकारात्मक घटकों को याद करते हैं जो हर कर्मचारी अनुभव करता है। सोचें, पदोन्नति, उत्कृष्टता पुरस्कार, और प्रशंसा की प्रतियां और धन्यवाद नोट।

अपने रिपोर्टिंग स्टाफ और आधिकारिक कंपनी कर्मियों के रिकॉर्ड के बारे में पर्यवेक्षक के व्यक्तिगत नोटों के बीच अंतर को पहचानें।

पर्यवेक्षक के नोट्स जो प्रदर्शन सुधार के लिए, परियोजनाओं को पूरा करने और लक्ष्य पूरा करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, और उदाहरण के लिए, वृद्धि और प्रदर्शन योजनाओं को निर्धारित करने के लिए, पर्यवेक्षक की निजी फ़ाइल में होते हैं, कंपनी के आधिकारिक कर्मियों के रिकॉर्ड में नहीं।

पहचानें, भी, पर्यवेक्षकों को अपनी प्रबंधन फ़ाइल में दस्तावेज़ लेने और बनाए रखने के तरीके को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता। तथ्यों के लिए समान मानदंड, राय नहीं, और विशिष्ट उदाहरण, हार्स नहीं, निजी नोटों पर लागू होते हैं।

पर्यवेक्षक के निजी नोटों को एक मुकदमे के उदाहरण में प्रस्तुत किया जा सकता है, इसलिए निजी नोटों के लिए भी सावधानी बरतने की सलाह दी जाती है। आधिकारिक कर्मचारी कर्मियों को उनकी प्रबंधन फ़ाइल में मौजूद रिकॉर्ड की प्रतियां रखने की पर्यवेक्षकों की प्रथा की सिफारिश नहीं की जाती है।

दस्तावेज़ीकरण और साक्षात्कार के नोटों को किराए पर देना एक प्रकार का प्रश्न है।

सबसे अच्छी प्रैक्टिस आपके द्वारा भरे जाने वाले प्रत्येक पद के लिए एक अलग फाइल को बनाए रखने के लिए होती है, जिसमें जॉब पोस्टिंग से लेकर रेफरेंस चेक तक उस स्थिति को भरने से संबंधित सभी दस्तावेज शामिल होते हैं। इस फाइल में आवेदकों का रिज्यूमे, कवर लेटर और एप्लिकेशन होते हैं, सिवाय इसके कि आप कर्मचारी कर्मचारी के फाइल पर रखे गए कर्मचारी के आवेदन को स्थानांतरित करें।

इस फ़ाइल में आधिकारिक चेकलिस्ट और फॉर्म हैं जो एक संभावित कर्मचारी की योग्यता के निष्पक्ष प्रतिनिधित्व के लिए प्रयास करते हैं और सबसे योग्य उम्मीदवार को नियुक्त करने के आपके निर्णय का समर्थन करते हैं। हायरिंग मैनेजर की राय और नोट्स जो हायरिंग प्रक्रिया के दौरान लिए गए थे, वे इस फाइल में नहीं हैं।

मानव संसाधन एक रोजगार निर्णय पर पूर्ण प्रलेखन बनाए रखने के लिए इन नोटों को एकत्र कर सकते हैं, लेकिन वे कर्मियों के रिकॉर्ड में नहीं हैं।

रोजगार निर्णयों के बारे में तथ्यात्मक प्रलेखन।

इस दस्तावेज़ में पदोन्नति, पार्श्व अवसर पर स्थानांतरण और वेतन में वृद्धि जैसे निर्णय शामिल हैं और वे कर्मियों के रिकॉर्ड में हैं। कर्मचारी के बारे में पर्यवेक्षक या एचआर की राय नहीं है। आधिकारिक अनुशासनात्मक कार्रवाई प्रलेखन जैसे एक लिखित चेतावनी भी कर्मचारी के कर्मियों की फ़ाइल में है।

प्रलेखन के विशिष्ट उदाहरण जो कार्मिक रिकॉर्ड में नहीं होने चाहिए

निम्नलिखित जानकारी को कार्मिक रिकॉर्ड में नहीं रखा जाना चाहिए। प्रलेखन के लिए एक अलग फ़ाइल की आवश्यकता हो सकती है, इसे पर्यवेक्षी या प्रबंधन नोटों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है, या नियोक्ता द्वारा बिल्कुल भी नहीं रखा जाना चाहिए।

• कोई भी मेडिकल जानकारी मेडिकल फ़ाइल में है।
• पेरोल की जानकारी पेरोल फाइल में होती है।
• ऐसे दस्तावेज़ जिनमें कर्मचारी सामाजिक सुरक्षा संख्या या कर्मचारी की संरक्षित वर्गीकरण जैसे कि उम्र, नस्ल, लिंग, राष्ट्रीय मूल, विकलांगता, वैवाहिक स्थिति, धार्मिक विश्वास और इसके बारे में जानकारी शामिल है, को कर्मियों की फाइलों में कभी नहीं रखा जाना चाहिए।
• किसी कर्मचारी के काम के प्रबंधन, लक्ष्यों को निर्धारित करने, प्रदान की गई प्रतिक्रिया और इसके बाद के लिए पर्यवेक्षी प्रलेखन एक निजी, पर्यवेक्षक या प्रबंधक के स्वामित्व वाले फ़ोल्डर में दायर किया जाना चाहिए।
• कर्मचारी शिकायत, गवाह साक्षात्कार, कर्मचारी साक्षात्कार, निष्कर्ष, अटॉर्नी की सिफारिशों, और संकल्प, प्लस अनुवर्ती सहित कोई प्रतिशोध सुनिश्चित करने के लिए जांच सामग्री, एक जांच फ़ाइल में रहना चाहिए जो कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग है।
• फ़ाइल कर्मचारी I-9 एक I-9 फ़ाइल या स्थान में बनाता है, कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड से दूर।
• आपराधिक इतिहास, क्रेडिट रिपोर्ट, और इसके बाद की पृष्ठभूमि की जांच करें, और एक अलग फ़ाइल में दवा परीक्षण के परिणाम जो पर्यवेक्षकों, प्रबंधकों और कर्मचारी तक नहीं पहुंच सकते हैं। SHRM इस अलग फाइल की सिफारिश करता है या यह अनुशंसा करता है कि यह जानकारी कर्मचारी की मेडिकल फाइल में भी दर्ज की जा सकती है।
• कर्मचारी समान अवसर रिकॉर्ड जैसे कि स्व-पहचान प्रपत्र और सरकारी रिपोर्ट को कार्मिक फ़ाइल में नहीं रखा जाना चाहिए और न ही कहीं भी पर्यवेक्षक की पहुंच होनी चाहिए।

यदि आप इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आपका संगठन प्रभावी रूप से तथ्यात्मक, सहायक रोजगार इतिहास और कर्मियों के रिकॉर्ड को उचित स्थानों पर संग्रहीत कर रहा है।

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