कर्मचारी रिकॉर्ड्स नियोक्ता को बनाए रखना चाहिए

एक नियोक्ता के रूप में बनाए रखने के लिए कर्मचारी रिकॉर्ड क्या जानना चाहते हैं? नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के लिए चार कर्मचारी रिकॉर्ड फाइलें रखता है। इसके अतिरिक्त, नियोक्ता सभी कर्मचारियों के लिए अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड फाइलें रखता है।

कर्मचारी रिकॉर्ड की कार्मिक फाइलें

प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक कार्मिक फ़ाइल रखी गई है। इन कर्मियों की फाइलों में गोपनीय दस्तावेज होते हैं और मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा प्रबंधित और रखरखाव किए जाते हैं। कार्मिक फाइलें कुछ कंपनियों में नियोक्ता, कर्मचारी और कर्मचारी के प्रबंधक द्वारा उपयोग किए जाने वाले मुख्य कर्मचारी रिकॉर्ड हैं।

दूसरों में - और यह अनुशंसित दृष्टिकोण है - कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल तक पहुंच पर्यवेक्षण के तहत मानव संसाधन और कर्मचारी तक सीमित है।

एक कार्मिक फ़ाइल में विशिष्ट दस्तावेजों में रोजगार आवेदन, एक पारिवारिक आपातकालीन संपर्क फ़ॉर्म, प्रलेखित अनुशासनात्मक कार्रवाई का इतिहास, एक फिर से शुरू, कर्मचारी हैंडबुक रसीद कर्मचारी पर हस्ताक्षर, बंद शीट्स पर नियोक्ता हस्ताक्षर, आवधिक मूल्यांकन, नौकरी मूल्यांकन या प्रदर्शन शामिल होंगे। विकास योजना, प्रशिक्षण प्रमाणपत्र और उपस्थिति प्रमाण, और प्रत्येक कर्मचारी के बारे में वर्तमान व्यक्तिगत संपर्क जानकारी।

सभी कर्मियों की फ़ाइलों में समान दस्तावेज़ नहीं होते हैं, लेकिन प्रत्येक कार्मिक फ़ाइल में कुछ दस्तावेज़ होते हैं जो समान होते हैं। कर्मचारी के प्रदर्शन का दस्तावेजीकरण कर्मियों की फाइल में तब तक नहीं होता है जब तक कि यह अनुशासनात्मक कार्रवाई, पुरस्कार, या उत्कृष्ट उपलब्धि के कुछ अन्य संकेत नहीं देता है। इस तरह के रोजमर्रा के प्रदर्शन नोट उस फाइल में होते हैं जो प्रबंधक अपने कर्मचारियों के प्रदर्शन, लक्ष्यों और योगदान को ट्रैक करने के लिए रखते हैं।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की पेरोल फाइलें

पेरोल फाइलें कर्मचारी रिकॉर्ड भी बनाए रखती हैं। पेरोल फ़ाइलों में कर्मचारी के नौकरियों, विभागों, मुआवजा परिवर्तन, गार्निशमेंट, ऋण, और कर्मचारी को भुगतान करने के लिए आवश्यक अन्य जानकारी और कर्मचारी के मुआवजे के इतिहास की एक प्रति रखने का इतिहास होता है।

पेरोल फ़ाइल में डब्ल्यू -2, डब्लू -4, और कर्मचारी द्वारा भरे गए सामाजिक सुरक्षा रोक दस्तावेजों जैसे सरकारी रूपों का इतिहास भी होगा। फ़ाइल में कर्मचारी लाभ जानकारी और कर्मचारी पेचेक से भुगतान वापस लेने की अनुमति भी होगी।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की मेडिकल फाइलें

नियोक्ता द्वारा एक कर्मचारी मेडिकल फ़ाइल भी रखी जाती है। मेडिकल फ़ाइल में कर्मचारी रिकॉर्ड मानव संसाधन नामित कर्मचारियों और कर्मचारी के रिकॉर्ड को छोड़कर किसी के पास उपलब्ध नहीं हैं, जिनके रिकॉर्ड फ़ाइल में रखे गए हैं। मेडिकल फ़ाइलों में डॉक्टर के नोट्स, FMLA एप्लिकेशन कागजी कार्रवाई, दवा परीक्षण जानकारी, आवश्यक शारीरिक जानकारी और अन्य ऐसे दस्तावेज होते हैं जो किसी कर्मचारी या उसके परिवार के सदस्य के स्वास्थ्य से संबंधित होते हैं।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की गोपनीयता की वजह से मेडिकल फ़ाइलें, सुरक्षित भंडारण और गोपनीयता की उच्चतम डिग्री प्राप्त करती हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि चिकित्सा फ़ाइलों को लॉक फ़ाइल ड्रॉअर में रखा जाए जो एक कमरे में बंद हैं जो मानव संसाधन नामित कर्मचारियों के अलावा अन्य कर्मचारियों के लिए सुलभ नहीं हैं।

कर्मचारी रिकॉर्ड्स की I-9 फाइलें

I-9 फाइल हाउस कर्मचारी रिकॉर्ड जो एक फाइल में सभी कर्मचारियों के लिए बनाए रखा जाता है जो अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड से अलग होता है। नियोक्ता सरकारी कर्मचारी और अन्य संस्थाओं से कर्मचारी गोपनीयता बनाए रखने के लिए इस कर्मचारी रिकॉर्ड को अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड से अलग रखते हैं जो कर्मचारी I-9 की समीक्षा करने के लिए अधिकृत हैं।

I-9s को एक अलग स्थान पर रखने से यह सुनिश्चित होगा कि यदि आप संघीय I-9 फ़ाइल की समीक्षा के लिए चुने जाते हैं, तो सरकारी कर्मचारियों को वास्तविक के अपवाद के साथ आपके संगठन के कर्मचारी या उसके रोजगार के बारे में किसी भी अन्य रिकॉर्ड तक पहुंच नहीं होगी। मैं -9 रूप। ये जांच हर साल बढ़ रही है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारियों ने I-9 फॉर्म ठीक से भरे हैं या आप जुर्माना और संभावित समय के अधीन हो सकते हैं।

कर्मचारियों द्वारा कर्मचारी रिकॉर्ड तक पहुंच

कर्मचारी सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति से संपर्क करके अपने कर्मचारी रिकॉर्ड देख सकते हैं। कोई भी कर्मचारी अपने रिकॉर्ड में किसी भी दस्तावेज को बदल या हटा नहीं सकता है जिसे एचआर स्टाफ व्यक्ति की उपस्थिति में देखा जाना चाहिए।

आपको अपनी कर्मचारी पुस्तिका में एक कर्मचारी कर्मियों को देखने की नीति रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है और उनकी फ़ाइलों को देखने के लिए कर्मचारी अनुरोधों के संबंध में अंधाधुंध इसका पालन करें।

यदि कोई कर्मचारी आपके कर्मियों के रिकॉर्ड की एक प्रति के लिए एक लिखित अनुरोध भेजता है, जब वे आपके रोजगार छोड़ देते हैं, तो आपको उन्हें एक प्रति भेजने की आवश्यकता होती है।

कभी-कभी, आप एक कर्मचारी का सामना करेंगे, जो इस बारे में संदेह करते हैं कि उनके मानव संसाधन विभाग द्वारा किस प्रकार के कर्मचारी रिकॉर्ड बनाए रखे गए हैं। ये वे कर्मचारी हैं जो अपने कर्मचारी फ़ाइलों की प्रतिलिपि का अनुरोध करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं। फिर से, बिना भेदभाव के, फ़ाइल की एक प्रति बनाएं और भेजें। (आपको संभावना प्राप्त होगी कि कर्मचारी आश्चर्यचकित था कि मानव संसाधन कर्मचारियों ने कितने कम दस्तावेज बनाए हैं।)

कुछ न्यायालयों में, कर्मचारी को फ़ाइल को डुप्लिकेट करने और भेजने की लागत के लिए शुल्क देना वैध है।