कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में क्या शामिल है?

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल मुख्य कर्मचारी फ़ाइल है जिसमें रोजगार आवेदन से रोजगार संबंध का इतिहास होता है जो एक निकास साक्षात्कार और रोजगार समाप्ति दस्तावेज के माध्यम से होता है। केवल मानव संसाधन कर्मचारी और कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक और प्रबंधक के पास कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल की जानकारी हो सकती है, और यह मानव संसाधन कार्यालय को कभी नहीं छोड़ता है।

कर्मचारी कर्मियों की फाइल आम तौर पर एक बंद स्थान पर एक बंद, फायर-प्रूफ फ़ाइल कैबिनेट में संग्रहीत होती है जो मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए सुलभ है। कार्मिक फाइल में कर्मचारी की जानकारी की गोपनीयता सर्वोपरि है।

कंपनी द्वारा रखी गई सभी कर्मचारी फाइलों में से, नियोक्ता, पर्यवेक्षक या मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा जानकारी के लिए कर्मचारी कर्मियों की फाइल सबसे अधिक दिन-प्रतिदिन एक्सेस की जाती है।

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल सामग्री के बारे में विचार

कर्मचारी कर्मियों की फाइल में किसी भी दस्तावेज को दाखिल करते समय विचार करने के लिए मौलिक सिद्धांत और प्रश्न ये हैं।

• क्या नियोक्ता को मुकदमा दायर करने के लिए नियोक्ता को निर्णयों को सही ठहराने के लिए किसी विशेष दस्तावेज की आवश्यकता होगी? क्या नियोक्ता को अदालत में कानून की आवश्यकता होगी?
• क्या कर्मचारी जानता है और समझता है कि दस्तावेज़ उसके कर्मियों की फाइल में दर्ज किया जाएगा? ज्यादातर मामलों में, नियोक्ता को कर्मचारी के दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने चाहिए, दस्तावेज़ की सामग्री के साथ समझौते पर हस्ताक्षर करने के लिए नहीं, बल्कि यह स्वीकार करने के लिए कि उन्हें दस्तावेज़ के बारे में पता है और पढ़ा है।
• कर्मचारी के बारे में कोई आश्चर्य, राय या व्यक्तिगत नोट कभी भी कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइल में नहीं रखे जाने चाहिए। सिर्फ तथ्य, कोई अटकलें नहीं, एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में हैं।

एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल की सामग्री

प्रलेखन के बारे में सिफारिशें निम्नलिखित हैं जो एक नियोक्ता को एक कर्मचारी कर्मियों की फाइल में रखना चाहिए।

रोजगार इतिहास

• नौकरी के लिए आवेदन
• बायोडाटा
• कवर पत्र फिर से शुरू करें
• शिक्षा सत्यापन
• रोजगार सत्यापन
• अस्वीकृति पत्र
• स्थिति नौकरी विवरण
• नौकरी विश्लेषण रिकॉर्ड
• नौकरी का प्रस्ताव पत्र या रोजगार अनुबंध
• रोजगार एजेंसी या अस्थायी एजेंसी समझौता, यदि उपयोग किया जाता है
• आपातकालीन संपर्क जानकारी
• कर्मचारी पुस्तिका की रसीद दिखाते हुए हस्ताक्षरित कर्मचारी हैंडबुक पावती फॉर्म
• नए कर्मचारी अभिविन्यास से चेकलिस्ट जो कवर किए गए और किसके द्वारा विषय दिखा रहा है
• किसी भी स्थानांतरण समझौते और प्रलेखन
• कर्मचारी और नियोक्ता के बीच कोई अनुबंध, लिखित समझौता, प्राप्ति, या पावती (जैसे कि एक गैर-समझौता अनुबंध, एक रोजगार अनुबंध, या कंपनी द्वारा प्रदान की गई कार से संबंधित एक समझौता)

• स्थानांतरण, पदोन्नति, आंतरिक नौकरी के आवेदन और इसके बाद के अनुरोध सहित रोजगार के आधिकारिक रूपों का जीवन
• रोजगार से संबंधित कोई अन्य दस्तावेज

कर्मचारी प्रदर्शन विकास, विकास योजनाएँ, और सुधार

• किसी भी प्रदर्शन मूल्यांकन या इस्तेमाल की गई कर्मचारी विकास योजनाओं की प्रतियां
• कर्मचारी आत्म मूल्यांकन
• किसी भी औपचारिक परामर्श सत्र से रिकॉर्ड
• उपस्थिति या मर्यादा पर ध्यान दें
• प्रदर्शन सुधार योजना प्रलेखन
• अनुशासनात्मक कार्रवाई की रिपोर्ट
• कर्मचारी मान्यता जैसे प्रमाण पत्र, मान्यता पत्र, और इसके बाद प्रस्तुत किया
• कर्मचारी औपचारिक सुझाव और सिफारिशें, संगठन प्रतिक्रियाएं
• प्रशिक्षण अभिलेख
• प्रशिक्षण के लिए अनुरोध
• दक्षताओं का आकलन
• प्रशिक्षण वर्ग या सत्र सूचनाएं या शेड्यूल

• हस्ताक्षरित आकलन की आवश्यकता है
• प्रशिक्षण व्यय रिपोर्ट
• ग्राहकों या सहकर्मियों से शिकायतें

रोजगार समाप्ति रिकॉर्ड

• कर्मचारी का त्याग पत्र
• साक्षात्कार प्रलेखन से बाहर निकलें
• कोबरा अधिसूचना
• चेकलिस्ट को समाप्त करने वाला रोजगार
• कर्मचारी के रोजगार के सभी पहलुओं के लिए अंतिम लेखांकन जैसे कि अंतिम पेचेक, अवकाश वेतन, कंपनी की संपत्ति की वापसी, और इसके बाद