कार्मिक फ़ाइल एक्सेस नीति और नमूने के लिंक

सभी मानव संसाधन विभाग व्यापक रिकॉर्ड रखते हैं। कानून को निश्चित समय अवधि के लिए एचआर रखने की आवश्यकता होती है। कर्मचारी अच्छी तरह से जानते हैं कि ये रिकॉर्ड मौजूद हैं (और कुछ इस धारणा के तहत हैं कि फ़ाइल कंपनी से कंपनी तक उनका अनुसरण करती है, जो सच नहीं है)।

क्योंकि कर्मचारी जानते हैं कि ये रिकॉर्ड मौजूद हैं, वे समय-समय पर उन्हें देखना चाहेंगे कि फाइल में क्या है।

कर्मचारी (और पूर्व कर्मचारी पहुंच) कैसे प्रदान करें, यह तय करते समय, आपके व्यवसाय पर लागू होने वाले किसी भी कानून को ध्यान में रखें। कई राज्यों में ऐसे कानून हैं जो वर्तमान और पूर्व कर्मचारियों के लिए फ़ाइल के विशिष्ट भागों को उपलब्ध कराने के लिए एक कंपनी की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी नीति सभी कानूनों के अनुपालन में है, अपने रोजगार वकील के साथ जांच करें।

उदाहरण के लिए, संघीय कानून, के लिए आवश्यक है कि विकलांगता अधिनियम वाले अमेरिकियों से संबंधित रिकॉर्ड को कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग रखा जाए। यदि आपकी कंपनी HIPAA के अधीन है, तो सुनिश्चित करें कि आपका मेडिकल रिकॉर्ड उसी के अनुरूप है।

आपके पास कर्मचारियों को उनकी फ़ाइल में देखने की अनुमति देने में काफी हद तक छूट हो सकती है। लेकिन, ध्यान रखें कि भले ही आप यह निर्धारित करें कि किसी कर्मचारी को कुछ जानकारी तक पहुँच नहीं मिल सकती है, जैसे कि संदर्भ जाँच, कि मुकदमे के मामले में जानकारी खोजी जा सकती है।

इसलिए, अपने कर्मचारियों को चीजों को सही ढंग से रिकॉर्ड करने और हर समय कानून का पालन करने का निर्देश दें। कर्मचारी रिकॉर्ड चुटकुले या स्नाइड टिप्पणियों के अंदर की जगह नहीं हैं। ये कानून की अदालत में अच्छी तरह से नहीं चलते हैं।

एक सामान्य नियम के रूप में, अभिलेखों के लिए एक द्वारपाल होना सुनिश्चित करता है कि प्रक्रियाओं का पालन किया जाता है और सुसंगत है। आप एक मानव संसाधन प्रबंधक नहीं चाहते हैं कि लोग अपने रिकॉर्ड को अपने डेस्क पर वापस ले जा सकें, जबकि दूसरा बिल्कुल भी उपयोग करने से मना कर दे।

सभी को एक ही स्रोत से गुजरने की आवश्यकता चीजों को सुसंगत और कानूनी बनाए रखने में मदद करती है। रिकॉर्ड और रिकॉर्ड प्रतिधारण और पहुंच के बारे में कानून मुश्किल हैं। सुनिश्चित करें कि आप अद्यतित रहें।

नीचे दी गई नीति आपके व्यवसाय के लिए एक अच्छी शुरुआत है, लेकिन ध्यान रखें कि आपके राज्य और स्थानीय कानून भिन्न हो सकते हैं।

नमूना कर्मचारी रिकॉर्ड एक्सेस नीति

सभी कर्मचारी, पूर्व कर्मचारी और कर्मचारियों के प्रतिनिधि मानव संसाधन कर्मचारियों को अग्रिम नोटिस के साथ अपने कर्मियों की कुछ सामग्री देख सकते हैं। ऐसे दस्तावेज़ जो कि आवेदन, पदोन्नति, अनुशासनात्मक कार्रवाई और स्थानांतरण जैसे कर्मचारी की योग्यता से संबंधित हों, को देखा जा सकता है। इसके अतिरिक्त, कर्मचारी पॉलिसी साइन ऑफ फॉर्म और प्रशिक्षण रिकॉर्ड की समीक्षा कर सकता है।

जिन दस्तावेजों की कर्मचारी समीक्षा नहीं कर सकता है, उनमें संदर्भ या संदर्भ चेक, प्रबंधन द्वारा किए गए किसी भी जांच के रिकॉर्ड, मेडिकल रिकॉर्ड, न्यायिक कार्यवाही से संबंधित दस्तावेज, कोई भी दस्तावेज़ जो किसी अन्य कर्मचारी की गोपनीयता का उल्लंघन होगा, और कर्मचारी नियोजन के लिए उपयोग किए गए दस्तावेज़ शामिल होंगे।

प्रक्रिया

एक कर्मचारी जो अपने कर्मियों की स्वीकार्य सामग्री की समीक्षा करना चाहता है, उसे 24 घंटे के नोटिस (सप्ताहांत को छोड़कर) के साथ मानव संसाधन से संपर्क करना चाहिए। पूर्व कर्मचारी, या मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए अज्ञात लोग, कर्मियों की फ़ाइल तक पहुंचने के लिए पहचान और / या अनुमति का प्रमाण प्रस्तुत करना चाहिए।

मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में कर्मचारियों को अपने कर्मियों की फाइलों की समीक्षा करनी चाहिए।

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल के किसी भी भाग को कार्यालय से नहीं निकाल सकते हैं।

कर्मचारी फ़ाइल की फोटोकॉपी या फ़ाइल के कुछ हिस्सों का अनुरोध कर सकता है। कारण के भीतर, मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति फोटोकॉपी प्रदान करेगा। व्यापक नकल के लिए, कर्मचारी को फोटोकॉपी के लिए भुगतान करना होगा।

यदि कर्मचारी अपने या अपने कर्मियों की फाइल में एक दस्तावेज से नाखुश है, तो मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में, कर्मचारी स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण लिख सकता है और इसे विवादित दस्तावेज के साथ संलग्न कर सकता है। किसी भी परिस्थिति में एचआर स्टाफ या कर्मचारी वास्तविक दस्तावेज को नहीं बदलेंगे।

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल से एक दस्तावेज़ को हटाने के लिए भी कह सकता है। यदि मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति सहमत है, तो दस्तावेज़ को हटाया जा सकता है। यदि मानव संसाधन स्टाफ व्यक्ति असहमत है, तो मामला कंपनी की ओपन डोर पॉलिसी में निर्धारित तरीके से अपील किया जा सकता है।

उम्मीद है, आपने इस नीति को उपयोगी पाया है क्योंकि आप अपने संगठन के लिए अपने स्वयं के कार्मिक फ़ाइल नीति का विकास करते हैं। कृपया अपने संगठन की आवश्यकताओं और संस्कृति को फिट करने के लिए नीति को अनुकूलित करें।