कार्मिक फ़ाइलें अवलोकन और नमूना फ़ाइल नीति

एक कार्मिक फ़ाइल एक नियोक्ता का एक व्यक्तिगत कर्मचारी के साथ पूरे रोजगार संबंधों के इतिहास और स्थिति का सहेजा हुआ दस्तावेज है। नियोक्ता तीन कारणों से कार्मिक फ़ाइल में इस रोजगार दस्तावेज को रखता है।

• जब आप किसी भी कारण से जानकारी तक पहुँच की आवश्यकता हो, तो नियोक्ता सटीक जानकारी को व्यवस्थित और व्यवस्थित करना चाहता है। आपातकालीन संपर्क, कर्मचारी पतों में परिवर्तन, प्रदर्शन मूल्यांकन, अनुशासनात्मक पत्र, कर्मचारी मान्यता और रोजगार आवेदन सामग्री का ट्रैक रखना, नियोक्ता के त्वरित पहुंच के लिए सक्षम होने की जानकारी के प्रकार हैं।
• नियोक्ता को कर्मचारी के चयन, प्रदर्शन, कार्य इतिहास, क्षतिपूर्ति औचित्य और आंतरिक पदोन्नति अनुप्रयोगों जैसे कर्मियों के मुद्दों के बारे में दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने की आवश्यकता है, बस कुछ ही नाम देने के लिए।

  ईईओसी का दावा, एक मुकदमा या यहां तक ​​कि एक कर्मचारी को बढ़ाने या पदोन्नति की कमी को सही ठहराने की आवश्यकता है, नियोक्ता को इस प्रकार के कर्मचारी प्रलेखन को इकट्ठा और बनाए रखना पड़ता है।

• नियोक्ताओं को रखने के लिए संघीय या राज्य सरकारों द्वारा कुछ कर्मचारी रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। एक कार्मिक फ़ाइल में कर्मचारी जानकारी को व्यवस्थित करना पहुँच और कानूनी अनुपालन और तत्परता के लिए समझ में आता है।

कार्मिक फ़ाइलों के प्रकार

एक नियोक्ता आम तौर पर व्यावसायिक गोपनीयता के लिए, चिकित्सा गोपनीयता के लिए, और कानूनी अनुपालन के लिए, व्यावसायिक उपयोग के लिए कई प्रकार के कर्मियों की फाइलें रखता है। मैं किसी भी कानून से अनभिज्ञ हूं जो कहता है कि एक नियोक्ता को कितनी फाइलें रखने की आवश्यकता है।

हालांकि, कई कानून हैं, और कर्मचारी गोपनीयता के लिए कर्मियों के सर्वोत्तम अभ्यास हैं, जो कर्मियों की फाइलों की सामग्री को नियंत्रित करते हैं और जिनके पास उस जानकारी तक पहुंच है। ये कार्मिक फाइलें हैं जो अमेरिका में अधिकांश नियोक्ताओं को बनाए रखती हैं। (विश्वव्यापी कानून और प्रथाएं भिन्न हो सकती हैं।)

• कार्मिक फ़ाइल: यह मुख्य कर्मचारी फ़ाइल है जिसमें रोजगार संबंध का इतिहास है।
• पेरोल फ़ाइल: आप वेतन और लाभों के संबंध में सभी पेरोल मुद्दों के लिए एक अलग फाइल बनाए रखना चाहते हैं।
• कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल: संघीय स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम 1996 (HIPAA) को नियोक्ता को गोपनीय के रूप में कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड की रक्षा करने की आवश्यकता है।
• I-9 कर्मचारी प्रपत्र: आपको सभी कर्मचारियों के लिए एक अलग फ़ाइल बनाए रखने की आवश्यकता है (प्रति कर्मचारी नहीं) I-9 फॉर्म, क्योंकि आप सरकारी कर्मचारी नहीं चाहते हैं, जो विभिन्न प्रकार की परिस्थितियों में इन रूपों की जांच करने के लिए अधिकृत हैं, जो आपके मुख्य, गोपनीय कर्मचारी कर्मियों की फाइलों को देख रहे हैं ।

कर्मचारी की कार्मिक फाइलों तक पहुंच

मानव संसाधन कर्मचारियों के मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण के तहत कर्मचारियों को अपने कर्मचारी कर्मियों की फाइलों तक पहुंच की अनुमति है। कर्मचारी कर्मियों की फाइलें नियोक्ता की संपत्ति मानी जाती हैं जिनके पास उन्हें बनाए रखने और सुरक्षित रखने की जिम्मेदारी होती है।

नमूना कार्मिक फ़ाइल नीति

आपकी कंपनी में उपयोग के लिए एक नमूना कार्मिक फ़ाइल नीति निम्नलिखित है। यह उन विभिन्न फाइलों की चर्चा करता है जिनकी सिफारिश की जाती है और जिनकी प्रत्येक फाइल तक पहुंच होनी चाहिए।

नमूना नीति

कंपनी प्रत्येक कर्मचारी के लिए तीन कर्मचारी फाइलें रखती है।

ए कार्मिक फ़ाइल (आपकी कंपनी का नाम) के प्रत्येक कर्मचारी के लिए बनाए रखा जाता है। इन कर्मियों की फाइलों में गोपनीय दस्तावेज होते हैं और मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा प्रबंधित और रखरखाव किए जाते हैं।

इस फ़ाइल तक पहुंच मानव संसाधन कर्मचारियों तक सीमित है और यह मानता है कि प्रत्येक कर्मचारी का प्रबंधक कर्मचारी के कार्य प्रदर्शन से संबंधित दस्तावेजों के साथ अपनी खुद की फ़ाइल रखता है।

एक कार्मिक फ़ाइल में विशिष्ट दस्तावेजों में रोजगार आवेदन, एक पारिवारिक आपातकालीन संपर्क फ़ॉर्म, प्रलेखित अनुशासनात्मक कार्रवाई का इतिहास, एक फिर से शुरू, कर्मचारी हैंडबुक और एट-विल नियोक्ता पत्रक, वर्तमान व्यक्तिगत जानकारी और नौकरी के संदर्भ शामिल हैं।

सभी कर्मियों की फ़ाइलों में समान दस्तावेज़ नहीं होते हैं, लेकिन प्रत्येक कार्मिक फ़ाइल में कुछ दस्तावेज़ होते हैं जो समान होते हैं।

पेरोल की फाइलें भी बनाए रखा है; पेरोल फ़ाइलों में कर्मचारी की नौकरियों, विभागों, मुआवजे में बदलाव आदि का इतिहास होता है। पेरोल फ़ाइल तक पहुंच उपयुक्त लेखांकन और मानव संसाधन कर्मचारियों तक सीमित है।

एक कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल भी बनाए रखा है। मेडिकल फाइल की सामग्री मानव संसाधन नामित कर्मचारियों और कर्मचारी के अलावा किसी के पास उपलब्ध नहीं है, जिनके रिकॉर्ड फाइल में रखे गए हैं। आपकी कंपनी के नाम पर), मेडिकल फ़ाइलों को सुरक्षित भंडारण और गोपनीयता का उच्चतम स्तर प्राप्त होता है।

एक कर्मचारी सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति से संपर्क करके अपने कर्मियों की फाइल देख सकता है। कोई भी कर्मचारी अपने कर्मियों की फाइल से किसी भी दस्तावेज को बदल या हटा नहीं सकता है जिसे एचआर स्टाफ व्यक्ति की उपस्थिति में देखा जाना चाहिए।

के रूप में भी जाना जाता हैकर्मचारी फाइलें, कर्मचारी रिकॉर्ड, मानव संसाधन फाइलें, दस्तावेज

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