एक परियोजना प्रबंधन नौकरी का व्यापक अवलोकन

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (PMI) प्रोजेक्ट मैनेजमेंट को "प्रोजेक्ट प्रोजेक्ट की आवश्यकता को ज्ञान, कौशल, उपकरण, और प्रोजेक्ट गतिविधियों के अनुप्रयोग के माध्यम से पूरा करना" के रूप में परिभाषित करता है। यह प्रोजेक्ट शुरू करने, योजना बनाने, क्रियान्वयन, नियंत्रण और बंद करने के उपयोग के माध्यम से पूरा किया जाता है। ।"

हालांकि यह परिभाषा जटिल लग सकती है, परियोजना प्रबंधन प्राचार्य वास्तव में सामान्य ज्ञान और व्यावहारिकता में निहित हैं। आप अपने ग्राहकों को परियोजना प्रबंधन प्रदान करना चाहते हैं या आपका लक्ष्य परियोजना प्रबंधक बनना है, परियोजना प्रबंधन के मूल सिद्धांतों पर विचार करें। शुरू करने से पहले, यह निर्धारित करें कि क्या आप जिस सेवा की पेशकश करने वाले हैं (या आपके द्वारा लिया जा रहा असाइनमेंट) वास्तव में एक परियोजना है।

सामान्य प्रबंधन बनाम परियोजना प्रबंधन

यदि आप कुछ तय करते हैं या परियोजना नहीं है तो आप कैसे तय करेंगे? इसे तोड़ने के लिए, प्रबंधन के दो अलग-अलग क्षेत्रों को कार्यात्मक (या सामान्य) प्रबंधन और परियोजना प्रबंधन में अलग करें।

कार्यात्मक या सामान्य प्रबंधन एक कार्य का निरंतर संचालन है। एक उदाहरण यह होगा कि यदि आप एक प्रौद्योगिकी कंपनी के मालिक हैं और एक ग्राहक है जिसके लिए आप बैकअप सहायता प्रदान करते हैं और आप लगातार अपने सर्वर का बैकअप लेकर उनके वार्षिक खाते का प्रबंधन करते हैं और उन्हें एक साप्ताहिक गतिविधि रिपोर्ट प्रदान करते हैं। यदि आप पांच साल के लिए ऐसा करते हैं और ग्राहक के साथ नवीकरणीय अनुबंध है, तो आपका काम निरंतर है और इसलिए सामान्य या कार्यात्मक है।

यदि, हालांकि, आपका ग्राहक एक नई सामग्री प्रबंधन प्रणाली को लागू करना चाहता है और नई प्रणाली विकसित करने के लिए उनके पास एक वर्ष है और आपको इसके विकास का नेतृत्व करने के लिए कहें, तो आपके ग्राहक ने आपको एक परियोजना में शामिल किया है।

इसी तरह, यदि आप मानव संसाधन के साथ काम करते हैं और आपका काम विभाग के बजट का प्रबंधन करना और जूनियर सहयोगियों की देखरेख करना है, तो आपके पास एक कार्यात्मक नौकरी है क्योंकि यह एक निरंतर काम है जिसमें एक परिभाषित खत्म नहीं है।

दूसरी ओर, यदि आपके पास एक ही एचआर की नौकरी है और आपके विभाग के निदेशक आपको एक नया भर्ती कार्यक्रम लागू करने के लिए कहते हैं (और आपको एक समय सीमा और बजट प्रदान करता है) और आपको परियोजना प्रबंधक बनाता है, तो यह एक परियोजना है क्योंकि यह एक शुरुआत और समाप्ति तिथि है और कार्य केवल एक बार होता है।

तीन भागों में अपनी परियोजना की कल्पना

अब जब आप समझते हैं कि परियोजना क्या है, तो आप परियोजना प्रबंधन पर करीब से नज़र डाल सकते हैं। एक उदाहरण के रूप में भर्ती कार्यक्रम का उपयोग करना, अब जब आप जानते हैं कि एक परियोजना की आवश्यकता है, तो अगला चरण गुंजाइश, समय और बजट की आवश्यकता को रेखांकित कर रहा है।

परियोजना प्रबंधन कार्यक्रम परियोजना के कार्यक्षेत्र, बजट, और समय की योजना, आयोजन और नियंत्रण है। परियोजना की कल्पना करने में मदद करने के लिए, एक साधारण पिरामिड बनाएं। पिरामिड की प्रत्येक पंक्ति एक परियोजना के तीन मुख्य भागों (यानी, गुंजाइश, समय और बजट) में से एक का प्रतिनिधित्व करती है। पिरामिड के बीच में खाली जगह है गुणवत्ता दिया गया उत्पाद। पिरामिड एक महत्वपूर्ण उपकरण है जिसे ध्यान में रखते हुए आप अपनी परियोजना की योजना बनाते हैं क्योंकि जैसे ही आपके तीन मुख्य भाग बढ़ते या सिकुड़ते हैं, उत्पाद की गुणवत्ता प्रभावित होती है।

परियोजना का दायरा

गुंजाइश को परिभाषित करना अक्सर परियोजना प्रबंधन का सबसे कठिन और जटिल हिस्सा होता है। एक परियोजना का विवरण आमतौर पर शुरुआत में अज्ञात होता है, इसलिए यह अनुमान लगाना कि परियोजना को निष्पादित करने के लिए किन गतिविधियों और कार्यों की आवश्यकता है। इस दायरे में उन सभी विभिन्न गतिविधियों और कार्यों को शामिल किया जाएगा जो आपके द्वारा दिए गए अंतिम उत्पाद का उत्पादन करने के लिए किए जाएंगे। परियोजना के दायरे को परिभाषित करने से आपको परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक समय और बजट निर्धारित करने में मदद मिलेगी।

शुरू करने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप उस कार्य को पूरा करने के लिए जो सोचते हैं, बस उसे लिख दें। इसके बाद, इसमें शामिल सभी गतिविधियों के बारे में एक व्यापक दृष्टिकोण हासिल करने के लिए दूसरों के साथ परामर्श करें।

परियोजना का समय

एक बार जब आप एक प्रारंभिक दायरा स्थापित कर लेते हैं, तो आप प्रत्येक गतिविधि और कार्य को समय देना शुरू कर सकते हैं, और इसके अलावा, परियोजनाओं की अवैध तस्वीर को देख सकते हैं। अपने आप से पूछें कि एक ही समय में कौन सी गतिविधियाँ होंगी और जो क्रमिक रूप से घटित होंगी। इसके अलावा, इस बात पर पूरा ध्यान दें कि कितने लोग परियोजना की गतिविधियों की समीक्षा करेंगे क्योंकि यह एक कदम को पूरा करने में लगने वाले समय को प्रभावित करेगा। यह आश्चर्य की बात है कि एक साधारण कार्य में कितना समय लग सकता है जब तीन लोगों को इसकी समीक्षा करने की आवश्यकता होती है। संचयी गतिविधियों और कार्यों को पूरा करने में लगने वाले समय की गणना करने के बाद, आप प्रोजेक्ट टीम का अनुसरण करने के लिए प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाने के लिए तैयार हैं।

प्रोजेक्ट बजट

इस बिंदु पर, आपने किसी प्रोजेक्ट की क्या (गुंजाइश) और लंबाई (समय) स्थापित की है, अब बजट निर्धारित करने का समय आ गया है। एक परियोजना के लिए समय की मात्रा की गणना करने की तरह, आपको अक्सर दूसरों से परामर्श करना होगा, जिसमें विभाग एक सटीक बजट निर्धारित करता है। एक बजट में कई विचार शामिल होते हैं, जिसमें शामिल लोगों और सामग्रियों का उपयोग किया जाता है और वे कितने समय तक (यानी, लोगों को) और उपयोग की जाने वाली सामग्रियों की आवश्यकता होगी।

संचार कुंजी है

अक्सर कई बार ग्राहक (या बॉस) परियोजना के दायरे पर विचार किए बिना एक पूर्व-निर्धारित समय और बजट के भीतर एक परियोजना को पूरा करना चाहता है। इसके साथ समस्या यह है कि लगभग हमेशा, परियोजना का दायरा यथोचित समय और बजट की कमी को पूरा नहीं कर सकता है। नतीजतन, परियोजना प्रबंधन का हिस्सा ग्राहक या बॉस के साथ परियोजना के दायरे की शर्तों पर बातचीत कर रहा है। वार्ता प्रक्रिया के दौरान, साथ ही साथ परियोजना की पूरी लंबाई, अच्छा स्पष्ट संचार एकमात्र सबसे महत्वपूर्ण कौशल है जिसकी आपको आवश्यकता होगी।

जितना अधिक स्पष्ट रूप से आप चुनौतियों का सामना करेंगे, आपके ग्राहक या बॉस उतने ही खुश होंगे।