कैसे आप सफलतापूर्वक एक परियोजना का प्रबंधन करते हैं?

बधाई हो! आपको सिर्फ एक महत्वपूर्ण नए प्रोजेक्ट का प्रभारी बनाया गया है। जाहिर है, आपका बॉस आपके कौशल में विश्वास के रूप में इस अवसर की पेशकश कर रहा है। और जब आप उत्साहित होते हैं, तो यह आपकी पहली बार एक समग्र परियोजना के लिए जिम्मेदार होता है और यह थोड़ा भयावह होता है

आपके दिमाग से कई सवाल चलते हैं:

• मैं कैसे शुरू करूँ?
• दीक्षा से परियोजना को बंद करने के लिए आवश्यक कदम क्या हैं?
• मैं एक उच्च-प्रदर्शन परियोजना टीम का निर्माण कैसे करूँ?
• इस प्रक्रिया में मैं किससे मदद माँगता हूँ? क्या कोई कार्यकारी प्रायोजक है?

ये टिप्स किसी ऐसी गतिविधि के लिए किसी परियोजना, समिति या टीम की पहल के लिए नए लोगों की मदद करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो संगठन के लिए अद्वितीय है। चाहे आप एक छुट्टी पार्टी का आयोजन कर रहे हों या नए उत्पाद विकास की पहल कर रहे हों, परियोजना प्रबंधन के उपकरण और प्रक्रियाएँ आपकी सफलता की संभावना को बहुत अधिक बना देती हैं।

परियोजना प्रक्रिया के 5 चरण:

1. शुरूआत: परियोजना को लात मारना।
2. योजना: परियोजना के सभी कार्यों की योजना बनाना।
3. निष्पादन: वास्तव में काम कर रहा है।
4. प्रबंधन और नियंत्रण: प्रगति की निगरानी के लिए परियोजना के दौरान आपके द्वारा किए गए सभी कार्य।
5. समापन: परियोजना को पूरा करना और वितरित करना और टीम को स्थगित करना।

ये चरण हर परियोजना के लिए समान हैं।

परियोजना नौसिखिया के लिए 13 बुनियादी कदम:

1. स्कोप को परिभाषित करें:किसी भी परियोजना में पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम परियोजना के दायरे को परिभाषित कर रहा है। यह क्या है जिसे आप पूरा करने या बनाने वाले हैं? परियोजना का उद्देश्य क्या है? उतना ही महत्वपूर्ण यह परिभाषित करना है कि आपकी परियोजना के दायरे में क्या शामिल नहीं है। यदि आपको अपने बॉस से पर्याप्त परिभाषा नहीं मिलती है, तो गुंजाइश को स्वयं स्पष्ट करें और पुष्टि के लिए इसे ऊपर भेज दें। जबकि उदाहरण व्यवसाय विषय से थोड़ा हटकर है, हम सभी एक शादी के रिसेप्शन से संबंधित हो सकते हैं। शादी के रिसेप्शन की योजना बनाने में, आप अपने दायरे के रूप में हो सकते हैं: रात के खाने, ओपन बार, वेडिंग केक और एक निश्चित तारीख तक नृत्य के लिए एक लाइव बैंड के साथ 100 मेहमानों के लिए एक शादी का रिसेप्शन तैयार करें, जो 20,000 डॉलर से अधिक नहीं हो।

1. उपलब्ध संसाधन निर्धारित करें:परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आपके पास कौन से लोग, उपकरण और पैसा उपलब्ध होगा? एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपके पास आमतौर पर इन संसाधनों का प्रत्यक्ष नियंत्रण नहीं होगा, लेकिन उन्हें मैट्रिक्स प्रबंधन के माध्यम से प्रबंधित करना होगा।
2. समयरेखा को समझें:प्रोजेक्ट कब पूरा होना है? जैसा कि आप अपने प्रोजेक्ट प्लान को विकसित करते हैं, आपके पास प्रोजेक्ट के दौरान समय का उपयोग करने में कुछ लचीलापन हो सकता है, लेकिन समय सीमा आमतौर पर तय होती है, जैसे कि शादी के रिसेप्शन के मामले में। यदि आप शेड्यूल को पूरा करने के लिए ओवरटाइम घंटों का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको अपने बजट की सीमाओं के विरुद्ध वजन करना चाहिए।

1. अपनी परियोजना टीम को इकट्ठा करें:अपनी टीम के लोगों को एक साथ ले जाएं और एक संवाद शुरू करें। वे तकनीकी विशेषज्ञ हैं। यही कारण है कि उनके कार्यात्मक पर्यवेक्षक ने उन्हें परियोजना को सौंपा। आपका काम टीम का प्रबंधन करना है।
2. कार्य का विस्तार, भाग 1:परियोजना को पूरा करने के लिए कौन से प्रमुख टुकड़े या घटक बनाने होंगे? उदाहरण के लिए, एक शादी के रिसेप्शन के लिए एक उच्च स्तर की आवश्यकता होती है: एक रिसेप्शन हॉल, भोजन, पेय, एक केक, मेहमान, और मनोरंजन। बेशक, उन बड़ी वस्तुओं में से प्रत्येक को कई अतिरिक्त वस्तुओं में विभाजित किया जा सकता है। वह अगला कदम है।

1. कार्य का विस्तार, भाग 2: ऊपर हमारे शादी के रिसेप्शन उदाहरण में, आपके पास विभिन्न घटकों के प्रभारी एक टीम या व्यक्ति होने की संभावना है। प्रत्येक प्रमुख वस्तु को प्राप्त करने के लिए आवश्यक विवरणों को समझने के लिए अपनी टीम के सदस्यों के साथ काम करें। भोजन के प्रभारी व्यक्ति को विकल्पों, लागत सीमाओं को समझना चाहिए, और उन विकल्पों का चयन करना चाहिए जो गुंजाइश प्राप्त करने का समर्थन करते हैं. प्रत्येक बड़े कदम में छोटे चरणों को सूचीबद्ध करें। आप और अधिक विस्तृत चरणों में कितने गहरे गहरे जाते हैं, यह आपकी परियोजना के आकार और जटिलता पर निर्भर करता है।

1. एक प्रारंभिक योजना विकसित करें:एक योजना में अपने सभी चरणों को इकट्ठा करें। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका यह है कि पूर्ववर्ती तालिका का उपयोग करके यह पहचाना जाए कि किन वस्तुओं को अन्य वस्तुओं से पहले होना चाहिए। औपचारिक परियोजना प्रबंधन प्रथाओं को नेटवर्क आरेख के रूप में विकसित करने और महत्वपूर्ण पथ की पहचान करने के लिए कहता है। हालांकि यह आपकी आवश्यकताओं या ज्ञान के स्तर से परे हो सकता है, मुख्य मुद्दा गतिविधियों को सही क्रम में अनुक्रमित करना और फिर गतिविधियों के लिए संसाधनों का आवंटन करना है। पूछे जाने वाले प्रश्नों में शामिल हैं: पहले क्या होता है? अगला कदम क्या है? विभिन्न संसाधनों के साथ एक ही समय पर कौन से कदम चल सकते हैं? प्रत्येक चरण को करने वाला कौन है? कितनी देर लगेगी? कई उत्कृष्ट सॉफ़्टवेयर पैकेज उपलब्ध हैं जो आपके लिए इस विवरण का एक बहुत कुछ स्वचालित कर सकते हैं। दूसरों से समान पदों पर पूछें कि वे क्या उपयोग करते हैं।

1. अपनी आधारभूत योजना बनाएं:अपनी टीम और किसी भी अन्य हितधारकों से अपनी प्रारंभिक योजना पर प्रतिक्रिया प्राप्त करें। उपलब्ध समय में परियोजना को फिट करने के लिए अपनी समयरेखा और कार्य शेड्यूल समायोजित करें। आधारभूत योजना का निर्माण करने के लिए प्रारंभिक योजना के लिए कोई आवश्यक समायोजन करें।
2. अनुरोध परियोजना समायोजन:वहाँ लगभग पर्याप्त समय, पैसा, या प्रतिभा एक परियोजना को सौंपा नहीं है।आपका काम लोगों की अपेक्षा सीमित संसाधनों के साथ अधिक करना है। हालांकि, अक्सर एक परियोजना पर सीमाएं रखी जाती हैं जो केवल अवास्तविक होती हैं। आपको अपना मामला बनाने और इसे अपने बॉस को प्रस्तुत करने की आवश्यकता है और अनुरोध करें कि इन अवास्तविक सीमाओं को बदल दिया जाए। प्रोजेक्ट की शुरुआत में बदलाव के लिए पूछें। तब तक प्रतीक्षा न करें, जब तक कि आपको उन परिवर्तनों के लिए पूछना मुश्किल न हो। हालांकि, यदि आपकी परियोजना में शादी शामिल है, तो कई महत्वपूर्ण परिवर्तनों के लिए सफल होने की उम्मीद न करें!

1. अपनी योजना पर काम करें, लेकिन इसके लिए मरें नहीं:योजना बनाना महत्वपूर्ण है, लेकिन योजना को बदला जा सकता है। आपके पास हर सुबह काम करने के लिए ड्राइविंग की योजना है। यदि किसी दुर्घटना से एक चौराहा अवरुद्ध हो जाता है, तो आप अपनी योजना बदलते हैं और एक अलग रास्ता तय करते हैं। अपनी परियोजना योजनाओं के साथ भी ऐसा ही करें। आवश्यकतानुसार उन्हें बदलें, लेकिन हमेशा गुंजाइश और संसाधनों को ध्यान में रखें।
2. अपनी टीम की प्रगति की निगरानी करें:आप परियोजना की शुरुआत में बहुत कम प्रगति करेंगे, लेकिन फिर निगरानी शुरू करें कि हर कोई वैसे भी क्या कर रहा है। इससे उन्हें समस्या बनने से पहले मुद्दों को पकड़ना आसान हो जाएगा।
3. दस्तावेज़ सब कुछ:अभिलेख रखना। हर बार जब आप अपनी आधारभूत योजना को बदलते हैं, तो यह लिखें कि परिवर्तन क्या था और यह क्यों आवश्यक था। हर बार एक नई आवश्यकता को प्रोजेक्ट में जोड़ा जाता है, यह लिखें कि आवश्यकता कहां से आई और इसकी वजह से समय या बजट कैसे समायोजित किया गया। आप सब कुछ याद नहीं कर सकते हैं, इसलिए उन्हें लिखें ताकि आप उन्हें प्रोजेक्ट की समीक्षा के अंत में देख सकें और उनसे सीख सकें।
4. सभी को सूचित रखें:सभी परियोजना हितधारकों को प्रगति के बारे में सूचित रखें। प्रत्येक मील का पत्थर पूरा करने के बाद उन्हें अपनी सफलता के बारे में बताएं, लेकिन जैसे ही वे आते हैं, उन्हें समस्याओं के बारे में सूचित करें। इसके अलावा, अपनी टीम को सूचित रखें। यदि परिवर्तनों पर विचार किया जा रहा है, तो टीम को उनके बारे में बताएं जो आप कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि टीम के सभी लोग जानते हैं कि बाकी सभी क्या कर रहे हैं।

तल - रेखा

परियोजना पहल का नेतृत्व करने के लिए आपको एक औपचारिक परियोजना प्रबंधक होने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, आपको अपने उद्देश्यों को स्पष्ट करने, कार्य को विस्तृत करने, एक टीम बनाने, और कार्य को निष्पादित करने और निगरानी करने के कार्य के लिए परियोजना प्रबंधन के उपकरण और तर्क लागू करने चाहिए। सफलता के सर्वश्रेष्ठ!