प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन की 6 प्रक्रियाएं

प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन वह है जो आप यह सुनिश्चित करने के लिए करते हैं कि आपकी परियोजना में प्रोजेक्ट के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रासंगिक सभी कार्य शामिल हैं (और कुछ नहीं)। यह नियंत्रित करता है कि परियोजना में क्या शामिल है और क्या नहीं है।

यह लेख पुस्तक ए गाइड टू द प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज (PMBOK® गाइड) - फिफ्थ एडिशन से प्रोजेक्ट स्कोप मैनेजमेंट नॉलेज क्षेत्र को देखता है। यह प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन को परिभाषित करने का एकमात्र तरीका नहीं है, लेकिन यह एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु है और यदि आप अपने PMP® प्रमाणीकरण की दिशा में काम कर रहे हैं तो यह आपके लिए बहुत उपयोगी होगा।

योजना प्रबंधन योजना

ऐसा करने का उद्देश्य आपको इसके अंत में एक गुंजाइश प्रबंधन योजना देना है। यह निर्धारित करता है कि आप अपनी परियोजना के दायरे को कैसे परिभाषित, प्रबंधित, मान्य और नियंत्रित करेंगे। इसे परिभाषित करने के लिए कार्य को सामने रखने से आपको बाद में संदर्भित करने के लिए कुछ मिलता है। आप पा सकते हैं कि आप किसी अन्य प्रोजेक्ट के स्कोप मैनेजमेंट प्लान को शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं, क्योंकि आपकी कंपनी के काम करने के तरीके पर व्यवस्थित होने के बाद स्कोप मैनेजमेंट प्रॉसेस बेतहाशा भिन्न नहीं होते हैं।

इस प्रक्रिया का परिणाम गुंजाइश प्रबंधन योजना है। यह आपकी परियोजना प्रबंधन योजना का हिस्सा है और इसमें शामिल हैं:

• आप एक विस्तृत स्कोप स्टेटमेंट कैसे तैयार करेंगे
• स्कोप स्टेटमेंट से आप अपना वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) कैसे बनाएंगे
• आप उस WBS को कैसे बनाए रखने और अनुमोदित करने जा रहे हैं
• आपको परियोजना की सुपुर्दगी की औपचारिक स्वीकृति कैसे मिलेगी
• आप परिवर्तनों का प्रबंधन कैसे करेंगे

दस्तावेज़ को अविश्वसनीय रूप से विस्तृत या बहुत औपचारिक नहीं होना चाहिए: इसे बस उद्देश्य के लिए फिट होना होगा।

आवश्यकताएँ प्रक्रिया लीजिए

इस प्रक्रिया में, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके हितधारक परियोजना से क्या चाहते हैं। एक बार जब आप अपने बड़े विचार की रूपरेखा तैयार कर लेते हैं, तो आपको आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण करने और अपने हितधारकों की उम्मीदों को प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि अक्सर वे लागत के समान अन्य परियोजना बाधाओं के लिए यथार्थवादी या प्राप्त योग्य नहीं होते हैं।

आपकी आवश्यकताओं के संग्रह के काम का उत्पादन आवश्यकताओं का एक दस्तावेज सेट है। यह जितना संभव हो उतना व्यापक होना चाहिए और इसमें सामान्य रूप से कई श्रेणियां शामिल होंगी जैसे:

• कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताएं
• रिपोर्ट आवश्यकताओं के रूप में हितधारक आवश्यकताएं
• समर्थन और प्रशिक्षण आवश्यकताओं
• व्यापार की आवश्यकताओं
• परियोजना की आवश्यकताओं जैसे कि सेवा या गुणवत्ता के स्तर

आप उन विशेषताओं, मान्यताओं, और बाधाओं का भी दस्तावेजीकरण करेंगे जो विशेष रूप से आवश्यकताओं से संबंधित हैं।

स्कोप प्रक्रिया को परिभाषित करें

यहां आप अपनी आवश्यकताओं को लेते हैं और उन्हें उस उत्पाद या सेवा के विस्तृत विवरण में बदल देते हैं जिसे आपकी परियोजना बनाने जा रही है। आप एक प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट के साथ समाप्त होंगे, जिसे आप प्रोजेक्ट के दौरान देख सकते हैं। इसमें क्या है और दायरे से बाहर क्या है की एक सूची शामिल होगी। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि अक्सर लोगों को यह याद नहीं रहता है कि क्या विशेष रूप से बाहर रखा गया है और वापस आकर आपको उन क्षेत्रों में काम करने के लिए कहेंगे। किसी भी निष्कर्ष को परिवर्तन नियंत्रण से गुजरना होगा।

वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर प्रोसेस बनाएं

यह प्रक्रिया आपको अपनी आवश्यकताओं की सूची को एक संरचित दृष्टि में बदलने में सक्षम बनाती है जो आपको करने की आवश्यकता है। यहाँ मुख्य काम छोटे, प्रबंधनीय विखंडू में बड़े कार्यों को तोड़ रहा है।

इस प्रक्रिया का परिणाम एक WBS है और यह एक बहुत ही उपयोगी उपकरण हो सकता है। यदि आप नेत्रहीन नहीं सोचते हैं, तो आप एक सूची बनाकर उसी परिणाम को प्राप्त कर सकते हैं।

मान्य स्कोप प्रक्रिया

जैसा कि आप सोच सकते हैं, व्यवसाय हितधारकों को अपने WBS पर हस्ताक्षर करने के लिए मान्य स्कोप प्रक्रिया नहीं है। यह सुनिश्चित करने के बारे में कि समय आने पर आपके डिलिवरेबल्स के लिए साइन ऑफ करने के लिए आपके पास एक प्रक्रिया है।

यह इस संरचना को लागू करने के लायक है, ताकि आपके पास कोई प्रश्न न हो कि कौन डिलीवर करने योग्य है या वे कौन से मानदंड का उपयोग करने जा रहे हैं, यह कहने के लिए कि यह पूरा होने वाला है। एक बार प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद, आपने उन वितरणों को स्वीकार कर लिया होगा, जिन्हें अनुमोदित करने की आवश्यकता है।

स्कोप प्रक्रिया को नियंत्रित करें

कंट्रोल स्कोप प्रक्रिया प्रोजेक्ट स्कोप प्रबंधन ज्ञान क्षेत्र में अंतिम एक है। यह सुनिश्चित करने के लिए संबंधित है कि गुंजाइश बदलने की आवश्यकता है तो प्रभावी परिवर्तन नियंत्रण है। यह आपकी परियोजना को एक "गुंजाइश" टोपी के साथ ट्रैक करने के लिए भी कवर करता है, यह जांचने के लिए कि आप जो सोचते हैं वह देने जा रहे हैं।

इन 6 प्रक्रियाओं से परियोजना के दायरे का प्रबंधन ज्ञान होता है PMBOK® गाइड- पांचवा संस्करण.