परियोजना प्रबंधन में स्कोप, जोखिम, और अनुमान

परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र, विशेषज्ञता के किसी भी अन्य क्षेत्र की तरह, एक अद्वितीय शब्दावली है जो समरूप और विशेष शब्दों से भरी है। तीन आवश्यक नियम और अवधारणाएं जिन्हें आपको समझना चाहिए, उनमें शामिल हैं:

• क्षेत्र
• जोखिम
• मान्यताओं

यह इन तीन आवश्यक परियोजना प्रबंधन शर्तों की एक रूपरेखा है और इसमें अतिरिक्त पढ़ने के लिए लिंक और सुझाव शामिल हैं।

क्षेत्र

परियोजना प्रबंधन में, गुंजाइश सीमाओं का सेट है जो एक परियोजना की सीमा को परिभाषित करता है। गुंजाइश का वर्णन है कि परियोजना की पहल के परिणामस्वरूप ग्राहक को क्या दिया जाना है।

कार्यक्षेत्र की समझ परियोजना प्रबंधक और परियोजना टीम को यह समझने की अनुमति देता है कि परियोजना की सीमाओं के अंदर या बाहर क्या गिरता है। यदि कुछ "स्कोप में नहीं है" तो यह प्रोजेक्ट के नियोजन कार्य में तथ्य नहीं है। गुंजाइश बयान की सीमाओं के भीतर आने वाली गतिविधियों को "दायरे में" माना जाता है और अनुसूची और बजट में हिसाब लगाया जाता है। यदि कोई गतिविधि सीमाओं के बाहर होती है, तो इसे "कार्यक्षेत्र से बाहर" माना जाता है और इसके लिए योजना नहीं बनाई जाती है।

चाहे आप प्रोजेक्ट मैनेजर हों या प्रोजेक्ट टीम का हिस्सा हों, आप इस पर विचार करना चाहते हैं कि क्या कुछ आगे है या जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं। एक उदाहरण के रूप में, कल्पना कीजिए कि एक ग्राहक ने आपको वेबसाइट बनाने के लिए कहा है। जैसा कि आप परियोजना के दायरे (या सीमाओं को निर्धारित) करते हैं, आप निम्न वस्तुओं को गुंजाइश के रूप में इंगित करते हैं:

• साइट डिजाइन और वायरफ्रेम डायग्रामिंग
• एक परीक्षण बिस्तर की स्थापना
• अनुमोदित वायरफ्रेम के लिए कोडिंग
• वेबसाइट थीम के लिए ग्राफिक्स डेवलपमेंट
• साइट को सार्वजनिक करने से पहले परीक्षण और डीबग करना

परियोजना के दौरान, ग्राहक आपको कंपनी का वीडियो अवलोकन शामिल करने के लिए कहता है। वीडियो परियोजना के दायरे में निर्दिष्ट नहीं है और इसलिए दायरे से बाहर है। जब आप वीडियो को एक अतिरिक्त शुल्क के लिए काम करने के लिए खुश हो सकते हैं, तो इसके लिए परियोजना के लिए गुंजाइश और लागत और समय के आकलन की आवश्यकता होगी।

स्कोप डॉक्यूमेंट पर स्पष्ट और सहमत होने की स्थिति में, वीडियो का मुद्दा आपकी टीम और ग्राहक के प्रतिनिधियों के बीच विवादास्पद हो सकता है। एक स्पष्ट स्कोप स्टेटमेंट ने आपको स्थिति को डिफ्यूज़ करने और एक व्यवस्थित तरीके से बदलाव से निपटने की अनुमति दी।

तो आप कैसे निर्धारित करते हैं कि क्या है या इसके दायरे से बाहर है? आप पहले उस परियोजना के सभी विवरणों को रेखांकित करना चाहते हैं जो आप वर्तमान में ग्राहक या परियोजना के मालिक के साथ चर्चा के आधार पर जानते हैं। फिर आप ऐसी महत्वपूर्ण धारणाएँ बनाना चाहेंगे, जो उस दायरे से बाहर या बाहर होने पर विचार करें।

मान्यताओं

आपके जीवन के कुछ बिंदु पर आपको शायद बताया गया है, "कभी भी धारणा न बनाएं।" हालांकि, परियोजना प्रबंधन में धारणा बनाना एक रोजमर्रा की गतिविधि है। मान्यताओं से आपको गुंजाइश और जोखिमों को परिभाषित करने और समय और लागत के लिए अपने अनुमानों को ठीक करने में मदद मिलती है। बेशक, अपनी मान्यताओं को दस्तावेज और मान्य करना आवश्यक है।

कुछ सरल पर विचार करें, जैसे कि एक पुस्तक बनाना। मान लें कि आपके मित्र के पास कॉफी टेबल बुक के लिए एक विचार है और आपने परियोजना का प्रबंधन करने के लिए कहा है। उसका पहला अनुरोध एक बजट के लिए है ताकि वह धन को सुरक्षित कर सके। जैसा कि आप दायरे को परिभाषित करते हैं, यह स्पष्ट है कि आपका मित्र कई विवरणों पर अनिश्चित है, जिसमें पृष्ठ संख्या, छवि समावेश, कवर शैली और पृष्ठों के लिए उपयोग किए जाने वाले कागज का वजन शामिल है।

चूंकि ये सभी कारक लागत और उत्पादन जटिलता को प्रभावित करेंगे, इसलिए आपको विनिर्देशों के बारे में धारणाएं बनानी होंगी और उन मान्यताओं को मान्य करना होगा जो आपके मित्र को स्वीकार्य या अस्वीकार्य हैं। आगे की चर्चा के बाद, आपका मित्र बताता है कि उसने पुस्तक में 50 तस्वीरों को शामिल करने की योजना बनाई है। आप 50 छवियों पर अपनी धारणा को आधार बना सकते हैं या, यह अनुमान लगाते हुए कि यह संख्या समय के साथ बढ़ेगी, आप एक धारणा बना सकते हैं कि छवियों के साथ 75-90 पृष्ठों के बीच होगा।

आप देख सकते हैं कि कैसे मान्यताओं के साथ-साथ अनुसूची को भी प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, कल्पना कीजिए कि आप एक पार्क में एक परियोजना का नेतृत्व कर रहे हैं जिसमें एक स्विंग सेट का निर्माण शामिल है। अपना प्रोजेक्ट सेट करते समय आपको बजट और असाइन किए गए टीम के सदस्य दिए जाते हैं, जिनमें से एक सामग्री का प्रभारी होता है। जैसे ही आप अपना शेड्यूल बनाते हैं आप उस व्यक्ति से सामग्री के प्रभारी से पूछते हैं कि सीमेंट कब आएगा। यह व्यक्ति जवाब देता है कि उसे यकीन नहीं है कि सीमेंट कब आएगा लेकिन उसका मानना ​​है कि यह 1 जून से 10 जून के बीच होगा।

जैसा कि आप अपने दायरे और शेड्यूल का निर्माण करते हैं, आप यह धारणा बनाते हैं कि सीमेंट 10 जून के बाद नहीं आएगा। यह उदाहरण धारणा बनाने के दो लाभों को दर्शाता है।

पहला लाभ यह है कि 10 जून की तुलना में बाद में सीमेंट प्राप्त करने की धारणा आपको उन गतिविधियों की योजना बनाने की अनुमति देती है जो सीमेंट पहुंचने पर निर्भर करती हैं। दूसरा लाभ यह है कि यह व्यक्ति को सीमेंट वितरित करने की समय सीमा के साथ सामग्री का प्रभारी प्रदान करता है, जिसे वह अपने आपूर्तिकर्ता को रिले कर सकता है। इसने अनजाने में परियोजना को आगे बढ़ाने के लिए एक महत्वपूर्ण समय सीमा तय की है।

परियोजना के दौरान परियोजना टीम को समय पर और बजट के भीतर मदद करने के लिए अक्सर मानदंड निर्धारित किए जाते हैं जो परियोजना के दौरान पुनरीक्षित होते हैं। लेकिन क्या होता है जब धारणाएं गलत होती हैं? यह वह जगह है जहाँ जोखिम खेल में आता है।

जोखिम

एक बार जब आप अपना दायरा बना लेते हैं और उन मान्यताओं की पहचान कर लेते हैं जो दायरे और अनुमानों के पीछे हैं, तो आप जोखिम वाले क्षेत्रों का आकलन शुरू करना चाहेंगे। परियोजना प्रबंधन में जोखिम वही है जो वास्तविक दुनिया में है; यह एक खतरा या मौका है जो नुकसान पैदा कर सकता है।

सभी परियोजनाओं में जोखिम होता है और यदि आप परियोजना प्रबंधक या परियोजना के मालिक हैं, तो यह न केवल आपकी जिम्मेदारी है कि आप जोखिम का अनुमान लगाएं, बल्कि यह आपके काम का भी है कि उन जोखिमों के संभावित प्रभाव को टीम टीम तक पहुंचाए और जोखिमों को कम करने के लिए तैयार करें।

जोखिम विभिन्न डिग्री में आता है। कभी-कभी जोखिम का मतलब यह हो सकता है कि परियोजना थोड़ी अलग तरह से चलेगी या एक छोटा अप्रत्याशित मोड़ लेगी। हालांकि, कुछ मामलों में, जोखिम भयावह परिणाम पैदा कर सकता है जो आपके प्रोजेक्ट को उसके सिर पर बदल देता है।

उपरोक्त सीमेंट उदाहरण से खेल के मैदान के परिदृश्य का उपयोग करें। जोखिमों में से एक यह है कि सीमेंट 10 जून की अनुमानित तारीख तक नहीं आता है। इस जोखिम के संभावित प्रभाव क्या हैं? उत्तराधिकारी की सभी गतिविधियाँ जो सीमेंट डालने के बाद होती हैं, इस समस्या के परिणामस्वरूप विलंबित हो जाती हैं।

जोखिम सकारात्मक भी हो सकते हैं। परियोजना पर प्रभाव पर विचार करें यदि सीमेंट अनुमानित से पहले दिखाई देता है। हालांकि यह एक सकारात्मक परिणाम की तरह लगता है, लेकिन यह अभी भी परियोजना में अन्य सभी चरणों के समय और अनुक्रमण के लिए एक समस्या पैदा करता है।

परियोजना प्रबंधक अपनी परियोजना टीमों के साथ विचार-विमर्श और संभावित जोखिमों की पहचान करने के लिए काम करते हैं। वे प्रक्रिया को एक कदम आगे ले जाते हैं और जोखिम की संभावित गंभीरता और इसके होने की संभावना को देखते हैं। इसके अलावा, वे उन व्यक्तियों की पहचान करने के लिए सबसे उपयुक्त हैं जो जोखिम होने पर पहचानते हैं और वे सहमत-जोखिम जोखिम योजनाओं को विकसित करते हैं।

कई फर्मों के पास विस्तृत जोखिम टेम्पलेट हैं जो उन्होंने समय के साथ और अन्य परियोजनाओं के साथ अनुभव से विकसित किए हैं। कुछ उद्योगों ने जोखिम प्रोफाइल संकलित किया है जो जोखिम विश्लेषण के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग किया जाता है। कई उद्योग जोखिम नियोजन के लिए बहुत विस्तृत सांख्यिकीय विश्लेषण का अभ्यास करते हैं।