एक प्रोजेक्ट स्कोप डॉक्यूमेंट में क्या है

जब आप एक नई पहल कर रहे होते हैं, तो प्रोजेक्ट स्कोप डॉक्यूमेंट आपकी पूरी टीम के लिए महत्वपूर्ण जानकारी होती है। यह ग्राहक को वितरित किए जाने वाले अंतिम उत्पाद को परिभाषित करता है, जब इसे वितरित किया जाना चाहिए, और किस कीमत पर।

अनिवार्य रूप से, यह दस्तावेज़ काम की सीमाओं को परिभाषित करता है, ताकि प्रत्येक टीम के सदस्य और ग्राहक सभी को समझ में आए कि परियोजना क्या है। बस महत्वपूर्ण रूप से, वे समझते हैं कि यह क्या करता है नहीं आवश्यक।

लाभ

टीम के प्रत्येक सदस्य और परियोजना के ग्राहकों के साथ साझा किए गए प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट, परियोजना प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। इसके लाभों में से:

• परियोजना की सभी अपेक्षित सुविधाओं, गुणवत्ता और समय के बीच एक आम समझ
• समर्थन और भागीदारी हासिल करने के लिए परियोजना में अन्य हितधारकों के साथ संवाद करने का एक साधन
• ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य पर टीम के प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करने का एक उपकरण

इसके अलावा, यदि परिवर्तन सुझाए गए हैं जो मूल दायरे की सीमाओं से परे हैं, तो कथन संशोधनों का अनुमान लगाने और प्रस्ताव करने का आधार बन जाता है। यदि परिवर्तन सभी हितधारकों द्वारा स्वीकार किए जाते हैं, तो गुंजाइश विवरण को संशोधित किया जा सकता है।

शुरू करना

परियोजना प्रबंधक को टीम के सदस्यों, ग्राहकों, कार्यकारी प्रायोजक और अन्य प्रमुख हितधारकों से परियोजना पहल से आवश्यक आउटपुट को समझने और वर्णन करने के लिए इनपुट की आवश्यकता होती है। इसे अक्सर डिलिवरेबल कहा जाता है।

सुपुर्द करने योग्य विवरण में परियोजना के लिए एक लागत या स्वीकार्य लागत सीमा शामिल होनी चाहिए। यह प्रमुख विशेषताओं को शामिल करने और वितरण के लिए समय-सीमा को भी परिभाषित करता है।

एक बार ग्राहक, परियोजना प्रबंधक, परियोजना टीम और कार्यकारी प्रायोजक द्वारा सहमति व्यक्त करने के बाद, परियोजना के विवरण में कोई भी परिवर्तन सावधानीपूर्वक नियंत्रित और प्रलेखित परिवर्तन प्रक्रिया का उपयोग करके किया जाना चाहिए।

एक कैस्केडिंग प्रभाव

एक बार स्कोप स्टेटमेंट या डॉक्यूमेंट पर सहमति हो जाने के बाद, टीम का प्रत्येक भाग कार्य, समय और लागतों के अपने अनुमानों के आधार के रूप में इसका उपयोग करता है। स्कोप स्टेटमेंट जितना सटीक और सटीक होता है, उतनी ही संभावना है कि कार्य दल सटीक अनुमान और संसाधन आवश्यकताओं का उत्पादन करेंगे।

बहिष्करण महत्वपूर्ण हो सकते हैं

किसी प्रोजेक्ट स्कोप डॉक्यूमेंट के लिए विशिष्ट वस्तुओं को सूचीबद्ध करना असामान्य नहीं है, जो डिलिजेबल से बाहर रखा जाना है। उदाहरण के लिए, घर बनाने के लिए एक ठेकेदार का दायरा दस्तावेज यह निर्धारित कर सकता है कि पर्यावरण परमिट मालिक द्वारा प्राप्त किए जाने हैं और घर बनाने वाले ठेकेदार की जिम्मेदारी नहीं है।

क्या गलत हो सकता हैं?

स्पष्टता का अभाव परियोजना के तनाव और विफलता का एक सामान्य स्रोत है। अस्पष्ट या अस्पष्ट स्कोप दस्तावेज़ कई मुद्दों को बहस और बिना किसी निर्णय के कॉल के लिए खुला छोड़ देता है। ये परियोजना की सुविधाओं, गुणवत्ता, समय और लागत को प्रभावित कर सकते हैं।

बचने के लिए एक और नुकसान "गुंजाइश रेंगना" के रूप में जाना जाता है। यदि स्कोप स्टेटमेंट अस्पष्ट है, तो ग्राहक को ऐसी मांग करने के लिए लुभाया जाता है जो मूल योजनाओं की मंशा या सीमाओं से परे हैं।

स्कोप को समायोजित करना

हालांकि लगातार गुंजाइश परिवर्तन परियोजना के पूरा होने में देरी करेंगे और महत्वपूर्ण लागत जोड़ सकते हैं, वे कभी-कभी आवश्यक और उचित होते हैं। परियोजना प्रबंधक एक "परिवर्तन प्रबंधन" प्रक्रिया पर भरोसा करते हैं जो अनुरोधित परिवर्तन की पहचान करता है, सभी संगत समय, लागत और कार्यभार अनुमानों को संशोधित करता है, और परिवर्तन को देखते हुए नए जोखिमों के लिए परियोजना को आश्वस्त करता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर और एक्जीक्यूटिव स्पॉन्सर आमतौर पर स्कोप बदलने पर ही अंतिम निर्णय लेते हैं, जब स्थिति का पूरी तरह से विश्लेषण किया गया हो। परिवर्तन निर्णय लॉग में दर्ज किए जाते हैं और फिर बड़ी परियोजना टीम को सूचित किए जाते हैं।