परियोजना प्रबंधन में कार्यकारी नेतृत्व का समर्थन प्राप्त करें

प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए मुश्किल काम है। अपनी भूमिका की प्रकृति से, वे नई पहलों के साथ आगे बढ़ने और सफल होने के लिए एक प्रभावी टीम बनाने की जिम्मेदारी लेते हैं। क्योंकि परियोजनाएं एक फर्म में किए गए सभी कार्यों को शामिल करती हैं, जिसमें अस्थायी और अनूठी पहल के साथ-साथ दैनिक संचालन की दिनचर्या भी शामिल है, हर परियोजना एक नया रोमांच है।

वास्तविकता में जोड़ें कि परियोजनाएं हैं कि हम कैसे नया करते हैं; हम रणनीति पर कैसे अमल करते हैं और हम अपने संगठन की बुनियादी सुविधाओं और क्षमताओं का निर्माण कैसे करते हैं, यह स्पष्ट है कि वरिष्ठ नेताओं को अपनी फर्म के परियोजना प्रबंधकों का समर्थन करने के लिए अपनी शक्ति में सब कुछ करना चाहिए।

परियोजना की सफलता को बढ़ावा देने वाले सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक प्रभावी, लगे हुए कार्यकारी प्रायोजक की उपस्थिति है। यह स्थिति लंबे समय से उद्योग के अध्ययन में परियोजना की सफलता के साथ जुड़ी हुई है, फिर भी प्रायोजन के आसपास वास्तविक प्रथाओं का वर्णन करने वाले साहित्य की समीक्षा से पता चलता है कि हमारे पास हमारे संगठनों में प्रायोजक की भूमिका की उपस्थिति और प्रथाओं को संस्थागत बनाने के लिए एक लंबा रास्ता तय करना है। थोड़ा संदर्भ उपयुक्त है। सबसे पहले, प्रायोजक की प्राथमिक जिम्मेदारियों की समीक्षा करें।

किसी परियोजना के कार्यकारी प्रायोजक की प्राथमिक जिम्मेदारियाँ

• किसी परियोजना के परिणाम के लिए जिम्मेदारी मान लें। (इस बिंदु को अक्सर परियोजना प्रबंधक के साथ साझा जिम्मेदारी के रूप में वर्णित किया जाता है।)
• प्रोजेक्ट को चार्टर करें और प्रोजेक्ट मैनेजर और कोर टीम के सदस्यों को अधिकार प्रदान करें।
• संसाधनों और दृश्यता के लिए परियोजना टीम का समर्थन करें।
• जवाबदेही और पारदर्शिता सहित प्रभावी टीम मूल्यों की उपस्थिति और समर्थन सुनिश्चित करें।
• असाधारण कठिनाइयों का सामना करने में टीम का समर्थन करें।
• प्रोजेक्ट मैनेजर को कोच करें।
• संगठनात्मक हस्तक्षेप के खिलाफ परियोजना टीम का बचाव करें।

क्या होता है जब कार्यकारी प्रायोजक चित्र से बाहर होता है

एक सहायक कार्यकारी प्रायोजक की अनुपस्थिति में, उपरोक्त सभी जिम्मेदारियां पहले से ही ओवर-बोझ परियोजना प्रबंधक के पास आती हैं, जिनके पास आमतौर पर इन कार्यों को पूरा करने के लिए बैंडविड्थ और राजनीतिक अभाव का अभाव होता है। एक प्रभावी प्रायोजक की कमी परियोजना की समस्याओं के जोखिम को बढ़ाती है, जिसमें शामिल हैं: तक सीमित नहीं है: समय, लागत और गुणवत्ता के लक्ष्यों के खिलाफ विफलता और टीम के उथल-पुथल के कारण उप-प्रदर्शन।

बस कहा गया, एक प्रभावी कार्यकारी प्रायोजक की उपस्थिति हमारे सबसे महत्वपूर्ण अस्थायी और अनूठी पहल को सफल निष्कर्ष पर लाने के जटिल काम के लिए एक सकारात्मक अंतर है। भूमिका के स्पष्ट महत्व को देखते हुए, यह मानना ​​उचित हो सकता है कि अधिकांश संगठन कार्यकारी प्रायोजकों के साथ अपने काम को गंभीरता से लेते हैं। अफसोस की बात है, वास्तविक दुनिया में बिताया गया थोड़ा समय अन्यथा का सुझाव देता है।

हमारे संगठन कैसे कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के बारे में एक झलक दिखाते हैं

परियोजना प्रबंधन में एक स्नातक प्रबंधन प्रशिक्षक के रूप में, मेरे पास एक प्रमुख महानगरीय क्षेत्र में अपने छात्रों के नियोक्ताओं के परियोजना प्रबंधन प्रथाओं के बारे में नियमित रूप से जानने का सौभाग्य है। फॉर्च्यून 100 फर्मों से लेकर छोटे, उद्यमी स्टार्टअप और मुनाफे के लिए नहीं, संगठनों का प्रतिनिधित्व हमारी अर्थव्यवस्था का एक क्रॉस-सेक्शन है।

हालांकि इस युग में यह उम्मीद करना उचित होगा कि परियोजना प्रबंधन प्रथाओं को अच्छी तरह से स्थापित किया गया है कि ज्यादातर कंपनियां कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के आसपास परिपक्व प्रथाओं का प्रदर्शन करेंगी, वास्तव में, स्थिति बिल्कुल विपरीत है। एमबीए के छात्रों के वार्षिक अनौपचारिक सर्वेक्षण से कुछ गैर-वैज्ञानिक निष्कर्ष उनकी कंपनियों में कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका के बारे में:

• औसतन, पचास प्रतिशत से अधिक छात्र अपनी फर्म का वर्णन करते हैं क्योंकि कार्यकारी प्रायोजन के आसपास कोई औपचारिक प्रथा नहीं होती है।
• कुछ फर्मों के पास प्रायोजक की भूमिका और जिम्मेदारियों के लिए कोई औपचारिक प्रशिक्षण या मानकीकृत विवरण है।
• मेरे पास अभी तक एक भी छात्र रिपोर्ट नहीं है कि उसकी / उसकी फर्म अपने कार्यकारी प्रायोजकों के लिए प्रशिक्षण प्रदान करती है।
• परियोजना की सफलता के लिए प्रायोजक की जवाबदेही पर बहुत कम सहमति है।
• जब छात्रों ने अपने प्रायोजकों के प्रदर्शन और समर्थन के साथ उनकी संतुष्टि के बारे में अपनी फर्मों में प्रोजेक्ट मैनेजर का साक्षात्कार लिया, तो सर्वेक्षण में शामिल अधिकांश लोगों ने निराशा व्यक्त की।

उद्योग संघों और निजी परामर्श फर्मों से अधिक औपचारिक सर्वेक्षणों की समीक्षा मेरे छात्रों से इनपुट की सामान्य वैधता को पुष्ट करती है। और जबकि कार्यकारी प्रायोजन के अभ्यास की वर्तमान स्थिति में सुधार की गुंजाइश हो सकती है, परियोजना प्रबंधकों के पास अपनी पहल के साथ आगे बढ़ने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। हालांकि, कुछ कदम हैं जो परियोजना प्रबंधकों को बहुत आवश्यक कार्यकारी समर्थन की भर्ती के लिए ले सकते हैं।

अपनी परियोजना के लिए कार्यकारी सहायता कैसे प्राप्त करें

1. एक प्रायोजक की भर्ती करें। यदि आपकी परियोजना में आपकी फर्म के लिए रणनीतिक निहितार्थ हैं, या तो ग्राहकों के लिए या परोक्ष रूप से ग्राहकों के समर्थन में अधिक कुशल और प्रभावी आंतरिक गतिविधियों को सक्षम करके, आपको एक प्रायोजक की भर्ती करनी चाहिए। परियोजना के महत्व को सुदृढ़ करने और मदद के लिए अपने रिपोर्ट-टू-मैनेजर या अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस के प्रमुख के साथ सीधे काम करें। ऊपर बताए अनुसार प्रायोजक की भूमिका और जिम्मेदारियों पर जोर दें, और उद्योग अनुसंधान की ओर इशारा करें जो परियोजना की सफलता और प्रभावी प्रायोजन से संबंधित है।

1. अपने प्रायोजक को प्रशिक्षित करें। भूमिका को सामरिक के रूप में जोर दें, न कि सामरिक या एक विभेदक के रूप में। अधिकांश अधिकारी प्रायोजक की भूमिका में आते हैं, जिनके पास औपचारिक प्रशिक्षण नहीं होता है या उनकी जिम्मेदारियों के लिए भी संदर्भ नहीं होता है। जब आप एक कार्यकारी को प्रशिक्षित करने की कुछ अजीब भूमिका में हैं, तो इनमें से अधिकांश व्यक्ति आपके संदर्भ और मार्गदर्शन की सराहना करेंगे। जवाबदेही के मुद्दे, मूल्यों का सुदृढीकरण, और टीम का संरक्षण जब आपके कार्यकारी प्रायोजक पर सवार होते हैं तो आपका प्राथमिक ध्यान होना चाहिए।
2. सक्रिय रूप से अपने प्रायोजक को शामिल करें और शामिल करें। सबसे अच्छा परियोजना प्रबंधक / कार्यकारी प्रायोजक संबंध अत्यधिक इंटरैक्टिव हैं। दोनों दलों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे परियोजना की गतिविधियों को अद्यतन करने के लिए एक स्पष्ट संचार प्रोटोकॉल स्थापित करें और साथ ही आपात स्थिति को चिह्नित और जवाब दें। परियोजना प्रबंधक को वास्तविक रुचि दिखाने के लिए समय-समय पर स्थिति या टीम की बैठकों में भाग लेने के लिए कार्यकारी प्रायोजक को प्रोत्साहित करना चाहिए, और टीम की सफलताओं के लिए संगठन के लिए एक सक्रिय चीयर लीडर के रूप में काम करना चाहिए।

1. अपने प्रायोजक से कोचिंग समर्थन के लिए पूछें। आपके प्रदर्शन पर रचनात्मक और सकारात्मक प्रतिक्रिया और कोचिंग देने की तुलना में आपके अनुभव से अधिक अनुभव रखने में हमेशा मददगार होता है। अपने प्रायोजक को बताएं कि आप इस इनपुट का अपने ड्राइव में सुधार करने के लिए स्वागत करते हैं, और जब यह प्राप्त हो जाता है, तो इसे अनुग्रहपूर्वक स्वीकार करें।
2. बड़े मुद्दों के लिए स्पॉन्सर को ध्यान से देखें। सामरिक मुद्दों पर अपने प्रायोजक को देखने या इलाज करने के लिए सावधान रहें। आपके प्रायोजक का उच्चतम और सबसे अच्छा उपयोग सुरक्षित संसाधनों की मदद के लिए है; व्यापक प्रबंधन समूह के लिए परियोजना टीम के प्रवक्ता के रूप में सेवा करना और आवश्यक टीम मूल्यों को सुदृढ़ करने में आपकी सहायता करना। एक संतुलनकारी कार्य है जो प्रायोजक को टीम की गतिविधियों में शामिल करने पर विचार करते समय परियोजना प्रबंधक का सम्मान करना चाहिए।

तल - रेखा

परियोजना की पहल के लिए सफलता के लिए कार्यकारी प्रायोजक की भूमिका पहेली के महत्वपूर्ण टुकड़ों में से एक है। सफल परियोजना प्रबंधक समझते हैं कि यह भूमिका कितनी महत्वपूर्ण है और सही स्तर और तीव्रता पर कार्यकारी समर्थन हासिल करने के लिए काम करती है। यदि प्रायोजक की भूमिका अनुपस्थित या अस्पष्ट है, तो अपने आप को भर्ती करने और अपने कार्यकारी प्रायोजकों को आपको, आपकी टीम और सफलता के लिए आपकी टीम को प्रशिक्षित करने के लिए प्रशिक्षित करें।