कर्मचारियों को अपने कौशल को बढ़ाने में मदद करने के लिए प्रतिक्रिया कैसे प्रदान करें

प्रबंधकों को लगातार कहा जाता है कि उन्हें अपने कर्मचारियों की प्रशंसा करने की आवश्यकता है और उन्हें उन्हें प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है। वे चीजें एक ही चीज की तरह लगती हैं।एक प्रस्तुति, परियोजना, या बिक्री के बाद "महान काम!" प्रशंसा और प्रतिक्रिया है। या यह वास्तव में है?

प्रदर्शन प्रबंधन मंच रिफलेक्टिव के सीईओ राजीव बेहरा के साथ बात करते हुए, उन्होंने कहा, "प्रशंसा, परिभाषा के अनुसार, किसी या किसी की स्वीकृति या प्रशंसा व्यक्त कर रही है। दूसरी ओर, फीडबैक किसी व्यक्ति के सुधार के लिए आधार के रूप में उपयोग किए जाने वाले कार्य के बारे में जानकारी है। दूसरे शब्दों में, प्रतिक्रिया और प्रशंसा दोनों सकारात्मक हो सकते हैं, लेकिन प्रतिक्रिया हमेशा प्रदर्शन में सुधार करने के लिए डिज़ाइन की जाती है।"

तो, प्रबंधक के लिए इसका क्या अर्थ है? आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप न केवल प्रशंसा कर रहे हैं, बल्कि सकारात्मक या रचनात्मक प्रतिक्रिया भी दे रहे हैं? यहाँ कई सुझाव दिए गए हैं।

अपने कर्मचारियों से उनके लक्ष्यों के बारे में पूछें

आप निस्संदेह अपने कर्मचारियों के प्रदर्शन लक्ष्यों के बारे में जानते हैं - वे किस बिक्री लक्ष्य तक पहुँचने वाले हैं, कितनी फाइलें वे हर दिन संसाधित करने वाले हैं, या आपके कर्मचारी जो भी काम कर रहे हैं। लेकिन, सुनिश्चित करें कि आप उनसे पूछें कि उनके व्यक्तिगत करियर के लक्ष्य क्या हैं।

इससे आपको अपनी प्रतिक्रिया पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी। बेहरा इन लक्ष्यों को लेने और उन्हें प्राप्त करने योग्य कार्यों और कौशल में विभाजित करने की सलाह देते हैं ताकि वे अस्पष्ट न रहें। उदाहरण के लिए, यदि आपके कर्मचारी का लक्ष्य "बेहतर प्रस्तुतियाँ देना" है, तो आप बस यह जानना चाहेंगे कि कौशल की क्या ज़रूरत है।

कौशल को तोड़कर इनकी आवश्यकता होती है।

• आत्मविश्वास और स्पष्ट रूप से बोलना।
• PowerPoint स्लाइड बनाना जो डेटा को शब्दों से बेहतर बना सके।
• बैठक के प्रतिभागियों से सवालों के जवाब।
• बैठक को मुख्य विषय पर पुनर्निर्देशित करके लोगों को केंद्रित रखना।

फिर, जब आप किसी कर्मचारी को उनकी शानदार प्रस्तुति के लिए प्रशंसा करना चाहते हैं, तो इन लक्ष्यों पर वापस जाएं। इसलिए, उदाहरण के लिए, "महान काम!" कहने के बजाय, "आप उस डेटा के साथ आश्वस्त थे।" आपको ठीक-ठीक पता था कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं और बैठक में बाकी सभी लोग आपको बता सकते हैं कि आप भी तैयार हैं। ”या,“ आपकी स्लाइड अच्छी हो गई थी। ग्राफ ने डेटा को आसानी से समझने के तरीके में दर्शाया है। ”

ध्यान दें कि आप न केवल विशिष्ट हैं, बल्कि आप उन क्षेत्रों पर भी ध्यान केंद्रित कर रहे हैं जिन्हें आपके कर्मचारी को सुधारने की आवश्यकता है।

नियमित एक-से-एक बैठकें करें

यदि आप अपने कर्मचारियों को सकारात्मक प्रतिक्रिया देना चाहते हैं, तो आपको ऐसा करने के लिए समय चाहिए। यह निश्चित रूप से, इसका मतलब यह नहीं है कि आप दालान में एक कर्मचारी को पकड़ नहीं सकते हैं और कह सकते हैं, "आपने उस ग्राहक को इतनी अच्छी तरह से संभाला कि आप उन सवालों के प्रति कितने चौकस थे, जो उसे महसूस नहीं हो सकता था कि उसे पूछने की जरूरत है।"

बेहरा प्रत्येक कर्मचारी के साथ साप्ताहिक बैठक की सिफारिश करता है। एक साप्ताहिक एक-से-एक बैठक कुछ समूहों के लिए व्यावहारिक है और दूसरों में व्यावहारिक नहीं है। लेकिन, आपके द्वारा चुने गए शेड्यूल की परवाह किए बिना, आपको अक्सर कर्मचारी के साथ मिलने की आवश्यकता होती है ताकि कर्मचारी को लाभ हो।

यदि आप वर्ष के अंत तक सभी जानकारी रखते हैं, तो इसका मतलब कर्मचारी के लिए बहुत अधिक नहीं होगा और यह कर्मचारी को उतनी अधिक प्रतिक्रिया देने में मदद नहीं करेगा। यदि आप दिसंबर में बैठते हैं और कहते हैं, “आपकी रिपोर्ट ने आपको मई में डाल दिया है तो यह वास्तव में बहुत अच्छा था। यह अब आसानी से पढ़ने योग्य है। "अच्छा और प्रशंसात्मक है। लेकिन, आपको कहना चाहिए कि आठ महीने पहले-जब कर्मचारी के व्यवहार के आगे बढ़ने पर इसका तत्काल प्रभाव पड़ा होगा।

शुरुआती प्रतिक्रिया से कर्मचारी को यह पता चल जाता है कि वह सही रास्ते पर है और उसे अन्य क्षेत्रों में भी यही रणनीति अपनानी चाहिए। और स्पष्ट रूप से, आप भूल जाएंगे (और इसलिए कर्मचारी) बहुत सारी क्रियाएं करेगा जो कॉलिंग के योग्य हैं यदि आप केवल एक वर्ष में एक या दो बार प्रतिक्रिया देते हैं।

फीडबैक सैंडविच के बारे में क्या?

जो कोई भी प्रबंधन या मानव संसाधन में काम करता है उसने सुना है कि आपको अच्छी प्रतिक्रिया की दो परतों के बीच खराब प्रतिक्रिया को सैंडविच करना चाहिए। इसलिए, उदाहरण के लिए, आप कहते हैं, "जेन, आपने उस प्रस्तुति पर बहुत अच्छा काम किया। हालांकि, आप पिछले हफ्ते पांच दिनों में से तीन देर से आए थे, और मैं, उह, वास्तव में आपके ईमेल हस्ताक्षर की तरह।"

स्पष्ट रूप से, यह सड़ा हुआ प्रतिक्रिया है, और यह केवल इसलिए किया गया है क्योंकि प्रबंधक ने अच्छे के साथ खराब प्रतिक्रिया को सैंडविच करने के लिए मजबूर किया। यह कभी काम नहीं करता है, क्योंकि एक बार जब कर्मचारी नकारात्मक प्रतिक्रिया सुनता है, तो वह कुछ और याद करता है जो आपको कहना पड़ सकता है।

आपको फीडबैक सैंडविच के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है; यह प्रभावी प्रतिक्रिया नहीं है। जब कर्मचारी ने कमाया है तो अच्छी प्रतिक्रिया दें, और जब आवश्यक हो तो नकारात्मक प्रतिक्रिया दें। आपको उसी तरह से नकारात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करने की आवश्यकता है। जैसे "महान नौकरी" किसी भी उपयोगी जानकारी को व्यक्त नहीं करता है, "बुरा काम" भी नहीं करता है।

विकासात्मक प्रतिक्रिया कैसे प्रदान करें

तो, इस तरह से प्रतिक्रिया प्रदान करने का प्रयास करें, “आप अपनी प्रस्तुतियों को और अधिक आत्मविश्वास से प्रदर्शित करने पर काम करना चाहते थे। आप पिछली बैठक में जेन और स्टीव के सवालों का जवाब नहीं दे सके।

"अगली बार, उन लोगों से सवाल पूछने की कोशिश करें, जो आपसे पूछेंगे कि आप जवाब के साथ तैयार हैं। हर सवाल का अनुमान नहीं है, इसलिए यह कहना ठीक है, 'मुझे नहीं पता, लेकिन मैं पता लगाऊंगा और आपके साथ चलूंगा' जब आप जवाब नहीं जानते हैं।"

या, "आप और अधिक रोचक प्रस्तुतियाँ बनाने पर काम करना चाहते थे। आपकी स्लाइड ज्यादातर बुलेट पॉइंट्स थे जो आपने पढ़े थे। अगली बार, याद रखें कि आप वह सब कुछ पोस्ट नहीं करना चाहते हैं जो आप कहने जा रहे हैं। डेटा की कल्पना करने के लिए स्लाइड का उपयोग करने का प्रयास करें। आइए एक साथ अपनी स्लाइड्स पर जाने के लिए अगले मंगलवार को एक साथ बैठें।"

यदि आपके पास करने के लिए शानदार टिप्पणियां हैं, तो उन्हें नकारात्मक प्रतिक्रिया के साथ प्रदान करना ठीक है, लेकिन आपको इसे सैंडविच में मजबूर करने की आवश्यकता नहीं है। सबसे महत्वपूर्ण चुनौती लगातार नकारात्मक और सकारात्मक प्रतिक्रिया देना है। यदि आपका कर्मचारी जानता है कि आज की प्रतिक्रिया नकारात्मक है, लेकिन कल की सोच सकारात्मक होगी, तो यह सब अच्छा है।

इस बारे में चिंता क्यों?

प्रबंध केवल संख्याओं को मारने के बारे में नहीं है, इसलिए वरिष्ठ प्रबंधन खुश है। जब आप एक अच्छा काम करते हैं तो कर्मचारियों की पेशकश करना आपकी प्रशंसा और धन्यवाद की बात नहीं है।

प्रबंधन कर्मचारियों को विकसित करने, प्रेरित करने और कोचिंग देने के बारे में भी है। ठीक से उपयोग किया जाने वाला फीडबैक ऐसा कर सकता है, जो आपके विभाग को काम करने के लिए और आपके नंबरों को बेहतर बनाने के लिए एक बेहतरीन जगह बना सकता है। हर कोई विशिष्ट प्रतिक्रिया से लाभ उठा सकता है।

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सुज़ैन लुकास एक स्वतंत्र पत्रकार हैं जो मानव संसाधन में विशेषज्ञता रखते हैं। सुज़ैन के काम को फोर्ब्स, सीबीएस, बिजनेस इनसाइड सहित नोट्स प्रकाशनों में चित्रित किया गया है आर और याहू।