रेफरेंस चेक के लिए अनुरोध का जवाब कैसे दें

एक संदर्भ जांच अनुरोध का जवाब देना एक मुश्किल व्यवसाय है। प्रतिशोध और मुकदमों के डर से कई नियोक्ताओं को जवाब देने से रोकते हैं। ये सिफारिशें आपकी कंपनी और आपके वर्तमान कर्मचारियों के वैध हितों की रक्षा करते हुए, अनुरोधों की जाँच करने के संदर्भ में यथोचित प्रतिक्रिया देने में आपकी सहायता करेंगी।

अपनी कंपनी की स्थापित संदर्भ जांच नीति का पालन करें

सबसे पहले, कई कंपनियां अनुरोध करती हैं कि प्रबंधक मानव संसाधन के लिए लिखित संदर्भ अनुरोध भेजते हैं। यदि प्रबंधक का संदर्भ सकारात्मक है, हालांकि, आप सहमत हो सकते हैं कि प्रबंधक किसी नियोक्ता को सीधे मौखिक संदर्भ प्रदान करेगा।

जो कुछ भी एक लिखित प्रारूप में भेजा जाता है वह मानव संसाधन से आना चाहिए, या मानव संसाधन कर्मचारियों को स्थिरता के लिए प्रतिक्रिया की समीक्षा करनी चाहिए और कंपनी के सर्वोत्तम हितों की रक्षा करनी चाहिए। एक सामान्य संदर्भ जाँच प्रारूप आपको पूर्व कर्मचारी के बारे में यह जानकारी प्रदान करने के लिए कहता है।

• नौकरी का शीर्षक, और कभी-कभी, नौकरी की जिम्मेदारियां,
• अंतिम वेतन,
• रोजगार की तारीख,
• एक चेकलिस्ट प्रदान करता है जो पूर्व नियोक्ता को "टीमवर्क" और "निर्भरता" जैसी विशेषताओं को रैंक करने के लिए कहता है।

यह कागजी कार्रवाई मानव संसाधन के लिए सबसे अच्छी है - कम से कम, एचआर कर्मचारियों को किसी भी लिखित प्रतिक्रिया की समीक्षा करने के लिए कहें जो आप भेजने की सोच रहे हैं। उन सवालों के जवाब न दें जो आपको अपने काम या कार्य विशेषताओं के किसी भी पहलू में एक पूर्व कर्मचारी को संख्यात्मक रूप से रेट करने के लिए कहें।

न्यूमेरिक रेटिंग शब्द की परिभाषा के किसी भी साझा अर्थ के आधार पर तुलनीय नहीं है, और न ही इन रूपों पर परिभाषित संख्यात्मक पैमाने पर संख्याओं का अर्थ है। इसलिए, सबसे अच्छा, यह त्रुटिपूर्ण संचार है। सबसे खराब रूप से, यह आपके पूर्व कर्मचारी की नौकरी की संभावनाओं को चोट पहुंचा सकता है।

सुनिश्चित करें कि कर्मचारी के पास फ़ाइल पर एक अधिकृत प्राधिकरण है

दूसरे, पूर्व कर्मचारी के हस्ताक्षर, यह सुनिश्चित करने के लिए जाँच करें कि संदर्भ जाँच प्राधिकारी अनुरोध करने वाली कंपनी द्वारा भेजे गए कागजी कार्रवाई पर है। पूर्व कर्मचारी के हस्ताक्षर की अनुमति के बिना, आपको कर्मचारी के बारे में कोई जानकारी नहीं देनी चाहिए।

एक सकारात्मक संदर्भ के साथ एक संदर्भ जाँच अनुरोध का जवाब दें

यदि प्रबंधक कुछ आरक्षणों के साथ, एचआर कर्मचारियों के परामर्श से पूर्व कर्मचारी की सिफारिश कर सकता है, तो प्रबंधक पूछताछ करने वाले नियोक्ता को कॉल वापस कर सकता है। फोन कॉल का जवाब देते समय, प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संदर्भ जांच को अधिकृत करने वाला कर्मचारी का हस्ताक्षर फोन कॉल को वापस करने से पहले मानव संसाधन के साथ फाइल पर है।

जब एक पूर्व कर्मचारी एक अच्छा कर्मचारी था और आपकी कंपनी को अच्छी शर्तों पर छोड़ दिया था (शायद एक पति या पत्नी को स्थानांतरित कर दिया गया था और दूरी सराहनीय नहीं थी), तो आप एक नई स्थिति खोजने के लिए पूर्व कर्मचारी को सहायता देना चाहते हैं।

या, शायद आपको एक कर्मचारी द्वारा एक संदर्भ के रूप में उपयोग किया गया है, जिसने एक समय में आपको रिपोर्ट किया था, हालांकि हाल ही में नहीं। यदि आपके पास कर्मचारी के बारे में बताने के लिए सकारात्मक टिप्पणियां हैं, तो आप संभावित नियोक्ता को उन सकारात्मक टिप्पणियों के साथ जवाब दे सकते हैं जो आप योगदान कर सकते हैं।

संदर्भ जांच प्रश्न आप स्पर्श नहीं करना चाहते हैं

यदि आप संदर्भ अनुरोध फ़ोन कॉल या दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं तो केवल उन प्रश्नों के उत्तर दें जिनका आप सहज उत्तर दे रहे हैं। एक प्रबंधक को केवल कर्मचारी के कौशल और अनुभव के क्षेत्रों से बात करनी चाहिए, जिसके बारे में उसे प्रत्यक्ष ज्ञान है। कई सवाल हैं जिनका जवाब एक प्रबंधक को नहीं देना चाहिए:

• उदाहरण प्रश्न: भविष्यवाणी करें कि क्या आपका पूर्व कर्मचारी उस स्थिति में सफल होगा जिसके लिए उन पर विचार किया जा रहा है। (एक क्रिस्टल बॉल, किसी को भी मिला?) आप संभवतः इस सवाल का जवाब नहीं दे सकते। यहां तक ​​कि अगर स्थिति समान लगती है, तो आप सहकर्मियों, नियोक्ता की संस्कृति, ग्राहकों के साथ उनके संबंधों या किसी कर्मचारी को सफल होने में मदद करने वाले कारकों के असंख्य संबंधों की भविष्यवाणी नहीं कर सकते।

  अच्छा जवाब: जब कर्मचारी ने मेरे लिए काम किया, मेरी कंपनी के साथ उसकी स्थिति में, वह एक मजबूत योगदानकर्ता था जिसके काम की सराहना की गई थी।

• उदाहरण प्रश्न: कर्मचारी की कमजोरियां क्या थीं?

  अच्छा जवाब: उनके पास काम करने की कोई कमजोरी नहीं थी, जो उनके काम करने की क्षमता को प्रभावित करती है जब वह मेरे लिए काम करती थीं।

• उदाहरण प्रश्न: कर्मचारी ने उस स्थिति को क्यों छोड़ दिया जिसमें उसने आपको रिपोर्ट किया था?

  अच्छा उत्तर: उसने हमारी कंपनी और उत्पादों के ज्ञान को बढ़ाने के लिए जिम्मेदारी बढ़ाई है।

  अच्छा उत्तर: उसने हमारे संगठन को व्यक्तिगत कारणों से छोड़ दिया जो उसके लिए महत्वपूर्ण थे।

ये एक प्रकार के संदर्भ जांच प्रश्न हैं जो एक संभावित नियोक्ता पूछेगा कि क्या आप एक संदर्भ जाँच फोन कॉल लौटाते हैं।

एक संदर्भ चेक रिक्वेस्ट का जवाब दें: सकारात्मक नहीं

यदि कर्मचारी ने आपकी कंपनी को क्लाउड के तहत छोड़ दिया है, तो क्या कर्मचारी उनकी नौकरी के लिए एक बुरा फिट था, अन्य कारणों के लिए एक गैर-योगदान कर्मचारी, या असहनीय, एक मानक प्रतिक्रिया के लिए मानव संसाधन कर्मचारियों को कॉल या फ़ॉर्म का संदर्भ दें।

कभी-कभी किसी कर्मचारी के आपकी कंपनी छोड़ने के आसपास असामान्य परिस्थितियां होती हैं। शायद एक कर्मचारी अपने कंप्यूटर पर पोर्नोग्राफ़ी देख रहा था - हाँ, उसने अपने मानव संसाधन निदेशक को अपने संदर्भों में से एक के रूप में सेवा करने के लिए कहा। एक अन्य पूर्व कर्मचारी ने आपकी फर्म द्वारा नियोजित करते समय हिंसा की धमकी दी हो या हिंसात्मक कार्य किया हो।

हालांकि ये पूर्व कर्मचारी शायद ही कभी आपकी कंपनी को एक संदर्भ के रूप में सूचीबद्ध करेंगे, तैयार रहें। इन कॉल को मानक प्रतिक्रिया के लिए मानव संसाधन कर्मचारियों को भेजा जाना चाहिए।

हालांकि, यहां एक कैवेट है। संभावित रूप से हिंसक कर्मचारी के बारे में किसी भी संदर्भ जांच का जवाब देने से पहले अपने वकील से बात करें। यदि आप एक संभावित नियोक्ता को हिंसक व्यवहार प्रकट करने में विफल रहते हैं, और पूर्व कर्मचारी एक हिंसक कार्य करता है, जबकि नए नियोक्ता के रोजगार में, आपकी कंपनी इस जानकारी का खुलासा नहीं करने के लिए उत्तरदायी हो सकती है। इसलिए, किसी भी असामान्य परिस्थितियों में अपने वकील से जांच करें जिसमें आपने किसी कर्मचारी के साथ भागीदारी की हो।

जब एक जेनेरिक रेफरेंस लेटर के लिए पूर्व कर्मचारी मांगता है

पूर्व कर्मचारियों को एक सामान्य संदर्भ पत्र देने की अनुशंसा नहीं की जाती है। एक बार एक दस्तावेज़ मौजूद होने के बाद, यह हमेशा के लिए रहता है। संभावित कर्मचारियों ने एचआर कार्यालयों को उन पत्रों की प्रतियां प्रदान की हैं जो 10 और 20 साल पुराने थे, कभी-कभी कई फोटोकॉपी सत्रों से मुश्किल से ही सुगम होते थे।

एक निश्चित समयावधि बीतने के बाद-आपको पता नहीं चलता कि आपका पूर्व कर्मचारी किस तरह का कर्मचारी बन गया है - जब तक कि वह ऐसा कोई दुर्लभ अपवाद न हो जो संपर्क में रहता हो। और, आप कभी नहीं जानते कि कर्मचारी आपके पत्र का उपयोग कैसे करेगा या आपके शब्दों की व्याख्या भावी नियोक्ताओं द्वारा कैसे की जाएगी। ऐसी नीति अपनाएं जिसमें लिखा हो कि प्रबंधकों को कभी भी लिखित, सामान्य संदर्भ पत्र नहीं देना चाहिए।

पूर्व कर्मचारी को सूचित करें कि आपकी कंपनी मानव संसाधन से सीधे नियोक्ताओं की पूछताछ करने वाले रोजगार की पुष्टि करने में प्रसन्न होगी।

अंतिम संदर्भों पर एक संदर्भ जाँच अनुरोध का जवाब

कुछ कर्मचारियों ने काम में असफल होने का लक्ष्य निर्धारित किया है। फिर भी, कर्मचारी विफल होते हैं और कंपनियां और कर्मचारी भाग लेते हैं। ध्यान रखें जब आपसे एक संदर्भ मांगा जाए कि प्रत्येक पूर्व कर्मचारी शुरू करने के अवसर का हकदार है - कोई फर्क नहीं पड़ता कि जिन शर्तों पर उन्होंने आपके संगठन से भाग लिया था।

शायद पूर्व कर्मचारी आपकी कंपनी में अपने पद के लिए बीमार था। आपकी कंपनी की संस्कृति कर्मचारी की आवश्यकताओं के साथ एक पूर्ण बेमेल हो सकती है। हो सकता है कि कर्मचारी को अपने बॉस से अपनी नौकरी की आवश्यकताओं के लिए एक अलग दृष्टि हो। हो सकता है कि उनका व्यक्तिगत जीवन और विवाह आपके कार्यकाल के दौरान उनके कार्यकाल के दौरान अप्रभावित रहे।

किसी कर्मचारी के असफल होने या आगे बढ़ने के बारे में आपको सभी विवरणों और कारणों के बारे में कभी नहीं पता होता है। उच्च प्रदर्शन करने वाले कर्मचारी के साथ यह आसान है कि आप एक बेहतर नौकरी, पारिवारिक कदम, या सपने के अवसर को खोने का अफसोस करते हैं। यह सीमांत कलाकार के साथ कठिन है।

ईमानदार रहें या न्यूनतम जानकारी प्रदान करें। सफलता की क्रिस्टल बॉल की भविष्यवाणी न करें और न ही अपरिभाषित शब्दों के लिए संख्यात्मक रेटिंग और रैंकिंग प्रदान करें। यदि आवश्यक हो, तो न्यूनतम जानकारी प्रदान करें जो पूर्व कर्मचारी के प्रदर्शन का वर्णन करता है। जब भी संभव हो, कर्मचारी को एक ब्रेक दें और भावी नियोक्ता के साथ बात करें।

संदर्भ जाँच से संबंधित हाल के आंकड़ों ने संकेत दिया कि नियोक्ता इन दिनों बहुत गंभीरता से संदर्भ जाँच कर रहे हैं। 90 प्रतिशत से अधिक नियोक्ता संदर्भों की जांच करते हैं। जब भी संभव हो, अपने पूर्व कर्मचारियों को एक ब्रेक दें - जब आप अच्छे कर्तव्यनिष्ठा में ऐसा कर सकते हैं।