लेखन कौशल - शब्दों के साथ संवाद

सुंदर गद्य और कविता लिखना एक प्रतिभा है। हालांकि, प्रभावी ढंग से लिखना एक कौशल है जिसे सीखा जा सकता है।

अपने लेखन को व्यवस्थित करें

चाहे आप अपने सहकर्मी को मेमो की रचना कर रहे हों या अपने बॉस के लिए रिपोर्ट बना रहे हों, आपको यह तय करना चाहिए कि आपको कौन सी जानकारी बतानी है। यह कैसे करना है:

1. प्रत्येक आइटम को अपने ज्ञापन या रिपोर्ट में चर्चा करने की आवश्यकता है।
2. उन्हें क्रम में रखें - कम से कम महत्वपूर्ण से।
3. अपने पूरे ज्ञापन का एक संक्षिप्त सारांश लिखें - यह आपका पहला पैराग्राफ होगा।
4. चरण 1 में सूचीबद्ध प्रत्येक आइटम पर विस्तार करें।
5. यदि प्राप्तकर्ता द्वारा कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता है, तो अपने समापन पैराग्राफ में बताएं।

कुछ सुझाव

अपने दर्शकों के लिए लिखें। सरल भाषा का प्रयोग करें। आप नहीं चाहते कि पाठक आपको जो कहना चाह रहे हैं उसे समझने के लिए एक शब्दकोश की जरूरत पड़े। आपको अपने विशाल शब्दावली के साथ अपने पाठक को प्रभावित करने की कोशिश नहीं करनी चाहिए। संभावना है कि आप इसके बजाय अपने पाठक को निराश करेंगे। अधिकांश लोग एक ही समय में कई कार्य कर रहे हैं, और केवल आवश्यक जानकारी प्राप्त करने में रुचि रखते हैं। ऐसा करने के लिए आप जिम्मेदार हैं। यह कहने के बजाय, "उनकी विनम्र प्रकृति उन्हें नौकरी के लिए एक शानदार उम्मीदवार के रूप में श्रेय देती है," कहते हैं "उनकी मित्रता उन्हें नौकरी के लिए एक शीर्ष उम्मीदवार बनाती है।"

शब्दजाल से दूर रहें आपका पाठक समझ नहीं सकता है। यदि आपका काम बहुत तकनीकी है, लेकिन आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं, उस क्षेत्र में अच्छी तरह से वाकिफ नहीं हैं, ऐसे शब्दों से चिपके रहें जो व्यक्ति समझ जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि आप एक वेब साइट डिजाइनर हैं, तो अपने ग्राहक को एक मेमो में यह वाक्य, एक मनोवैज्ञानिक, कोई मतलब नहीं होगा: "आप मुझे अपनी साइट के लिए BGCOLOR के रूप में क्या उपयोग करना चाहेंगे: # ADD8E6 या #FFFFF?" वेब पेज डिज़ाइन में कोई भी प्रवीण व्यक्ति जानता है कि इस प्रश्न का अनुवाद "आपकी साइट के पृष्ठभूमि का रंग क्या होगा: हल्का नीला या सफेद?" हालाँकि, आपके ग्राहक को इस तकनीकी शब्दजाल से अधिक परिचित होने की अपेक्षा नहीं है, जैसे कि आप एक मनोवैज्ञानिक शब्द जैसे ट्रिकोटिलोमेनिया की चर्चा के साथ होंगे।

एक क्लिच एक दिन पाठक को दूर रखती है - या कम से कम यह उसे या उसकी याद नहीं दिलाती है कि आप क्या कह रहे हैं। आप चाहते हैं कि आपका लेखन यादगार हो। क्योंकि हम अक्सर क्लिच सुनते हैं, हम उनके प्रति उदासीन हो जाते हैं। तब, शब्द आपके लेखन से विशिष्ट रूप से जुड़े नहीं होते हैं। यह कहने के बजाय कि "कल तक जो आप कर सकते हैं उसे कल तक न करें" एक ज्ञापन में एक अधीनस्थ को आप प्रेरित करने की कोशिश कर रहे हैं। सीधे शब्दों में कहें, "रूकना बंद करो। अब काम पूरा करो।"

जब संभव हो, सक्रिय आवाज का उपयोग करें। सक्रिय आवाज़ आपके वाक्य को मजबूत बनाती है और आमतौर पर छोटी होती है। आइए इन उदाहरणों का प्रयास करें। निष्क्रिय आवाज़: "मेरे द्वारा की गई नेटवर्किंग के कारण बिक्री बढ़ी।" सक्रिय आवाज़: "मेरी नेटवर्किंग ने बिक्री में वृद्धि की।"

बेमानी मत बनो। यह "दोपहर के 2 बजे" या "गर्भवती महिला" कहने के लिए आवश्यक नहीं है। कह "2 p.m." या "दोपहर में 2" या "गर्भवती महिला" या "गर्भवती महिला" सभी व्यक्त करते हैं कि आप क्या कहना चाहते हैं और कम चिंतित हैं।

बेशक, व्याकरण पर ध्यान दें। स्ट्रंक एंड व्हाइट का इस्तेमाल करें शैली के तत्व, वेब पर उपलब्ध है। एक अच्छा शब्दकोश पास होना चाहिए, एक थिसॉरस के साथ। एक थिसॉरस आपको विभिन्न प्रकार के शब्दों का उपयोग करने में मदद करके अपने लेखन को ताज़ा रखने की अनुमति देगा। इनमें से कई संसाधन ऑनलाइन उपलब्ध हैं।

प्रूफरीडिंग सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है जो आप कर सकते हैं। चूंकि आप अपना अधिकांश लेखन कंप्यूटर पर करते हैं, इसलिए आपके पास स्वचालित वर्तनी और व्याकरण चेकर्स तक पहुंच होती है। हालांकि सावधान रहें - गलत संदर्भ में उपयोग किए जाने वाले कुछ शब्द, कम्प्यूटरीकृत वर्तनी चेकर्स द्वारा याद किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, वाक्य "कर्मचारियों ने बहुत सारी बैठकों में भाग लिया जिसमें दो ग्नू सॉफ्टवेयर के बारे में सीखते हैं," बिना किसी गलत वर्तनी के वर्तनी जांच से गुजरता है। यदि संभव हो तो किसी और को अपने दस्तावेज़ को प्रूफरीड करें।

यदि समय अनुमति देता है, तो अपनी रचना को दूर रखें, और इसे बाद में, या उससे भी बेहतर, अगले दिन प्रूफरीड करें।