3 परिदृश्य जब ऑनलाइन संवाद करना सही नहीं है

ऑनलाइन संचार करने के कई तरीके हैं। ईमेल, टेक्स्ट मैसेजिंग या मैसेजिंग में से एक के माध्यम से कई ऐप हैं जो इसका समर्थन करते हैं। लेकिन ईमेल या संदेश का उपयोग करना हमेशा संवाद करने का सबसे प्रभावी तरीका नहीं होता है।

कुछ परिस्थितियों में, आपको उनसे बचना चाहिए। ज़रूर, अपने कंप्यूटर के पीछे छिपाना और कीबोर्ड के माध्यम से आप जो कहना चाहते हैं, वह कहना आसान है। लेकिन कभी-कभी आपको दुनिया में कदम रखने और अपनी आवाज का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।

यहां तीन स्थितियां हैं, जहां अगर आपने सेंड नहीं मारा तो बेहतर होगा।

संघर्ष को हल करने के लिए भेजने से बचें

हम सभी एक मुद्दे को हल करने की कोशिश कर रहे दो दलों के बीच एक ईमेल या संदेश स्ट्रिंग का हिस्सा रहे हैं। कभी-कभी, आप दो मुख्य प्रतिभागियों में से एक हो सकते हैं या शायद आप बस कई लोगों में से एक हैं जिन्हें किसी ने आपको शामिल करने के लिए मजबूर महसूस किया।

हर ईमेल या संदेश के उत्तर के साथ, मुद्दा आगे बढ़ता है। अंत में, जो शायद एक अपेक्षाकृत छोटा मुद्दा था वह बहुत बड़ा हो गया है। यह आम तौर पर दो पक्षों के बीच आमने-सामने की बैठक के साथ-साथ पर्यवेक्षक या प्रबंधक के बीच संघर्ष को हल करने के लिए होता है।

संघर्ष को हल करने के लिए ईमेल या संदेश का उपयोग करने के बजाय या तो व्यक्ति को कॉल करें या आमने-सामने की बैठक शेड्यूल करें। यदि आप किसी ईमेल या किसी समस्या के समाधान के लिए किसी अन्य व्यक्ति से संदेश प्राप्त करने वाले हैं, तो ईमेल के माध्यम से जवाब देने के प्रलोभन का विरोध करें। फोन उठाओ या दूसरे व्यक्ति के कार्यालय में चलो और कहो, "मुझे आपका ईमेल मिला और सोचा कि यह बेहतर हो सकता है अगर हम इस स्थिति पर एक-एक करके ईमेल के विरोध में चर्चा करते हैं। क्या आपके पास बात करने के लिए कुछ मिनट हैं?"

यदि ईमेल आपका एकमात्र विकल्प है, तो उस पर अन्य लोगों को कॉपी न करें। ऐसा करने से समस्या बढ़ जाती है। यदि आप इस तरह के ईमेल के अंतिम छोर पर हैं तो "रिप्लाई ऑल" हिट न करें। ईमेल भेजने वाले व्यक्ति को केवल उत्तर दें। यदि आप "सभी का उत्तर देते हैं," तो आपके उत्तर को कहना चाहिए, "मैं इस स्थिति को मेरे ध्यान में लाने के लिए आपकी सराहना करता हूं। मैं आपको चर्चा करने के लिए सिर्फ एक मिनट में कॉल करूंगा।" यह उन सभी को सतर्क करेगा, जिनकी नकल की गई है कि आप एक-एक करके स्थिति का ध्यान रख रहे हैं।

जब आप परेशान हों तो भेजने से बचें

एक परेशान स्थिति या बातचीत के बाद, हमें जो कुछ चाहिए वह एक ठंडा डाउन पीरियड है। ईमेल और संदेश इस के लिए खुद को उधार नहीं देते हैं; यह डिजाइन द्वारा तात्कालिक है। इसके बजाय, एक बार जब आप शांत हो जाते हैं, तो स्थिति पर चर्चा करने के लिए व्यक्ति को कॉल करें या जाएँ। यदि आप एक डरावनी ईमेल के अंत में हैं, तो उत्तर देने के आग्रह से बचें। अपने आप को शांत होने का समय दें और फिर उस व्यक्ति को कॉल करें और आमने-सामने चर्चा करने के लिए कहें।

भविष्य में, पहले से तय कर लें कि जब आप परेशान होंगे तो आप कभी भी ईमेल या संदेश का उपयोग नहीं करेंगे। इसे अपने साथ एक गैर-समझौता योग्य समझौता बनाएं।

यदि आप परेशान होने पर कुछ लिखने की आवश्यकता महसूस करते हैं, तो हाथ एक संदेश लिखें। यदि आप संदेश भेजने का इरादा नहीं रखते हैं, तो भी इसे ईमेल में दर्ज न करें। आप पहले व्यक्ति नहीं होंगे, जिन्होंने "सेव" बटन के बजाय गलती से "सेंड" मारा।

बुरी खबरें भेजने से बचें

कोई भी बुरी खबर प्राप्त करना और ईमेल के माध्यम से प्राप्त करना पसंद नहीं करता है या एक संदेश घाव में नमक जोड़ सकता है। क्या आपने कभी किसी ग्राहक को यह बताने के लिए ईमेल किया है कि उनके आदेश में देरी हुई?

यदि उन प्रश्नों में से किसी का उत्तर हां है, तो बुरी खबरें संवाद करने के लिए ईमेल या संदेश का उपयोग करना बंद करें। बुरी खबरों को संप्रेषित करने के लिए ईमेल या मैसेजिंग का उपयोग करके वह संदेश भेज सकते हैं, जिसकी आपको परवाह नहीं है या यह मुद्दा आपके व्यक्तिगत ध्यान पर वार करने के लिए महत्वपूर्ण नहीं है। जब आप बुरी खबर को संवाद करने के लिए ईमेल या मैसेजिंग का उपयोग करते हैं, तो आपके पास व्यक्ति की प्रतिक्रिया का न्याय करने का कोई तरीका नहीं है। सबसे अधिक संभावना है, लोग निराश या परेशान होंगे। यदि आप व्यक्तिगत रूप से समाचार नहीं दे रहे हैं, तो निराशा की उनकी भावनाएं बढ़ सकती हैं और इससे भी बदतर स्थिति पैदा हो सकती है।

अंत में, जब आप इस परिदृश्य में ईमेल या संदेश का उपयोग करते हैं तो आप कायर दिखाई देते हैं। ग्राहक, सह-कार्यकर्ता, मालिक और दोस्त ऐसे लोगों की सराहना करते हैं, जो व्यक्ति में बुरी खबर को संवाद करने की हिम्मत रखते हैं।

यदि आप अनिश्चित हैं यदि आपका संदेश खुद को पूछने के लिए बुरी खबर के रूप में योग्य है, तो "क्या मैं इस तरह की खबर के साथ एक ईमेल या संदेश प्राप्त करना चाहता हूं या क्या मैं इसे व्यक्तिगत रूप से संवाद करना पसंद करूंगा?"। फिर उसके अनुसार कार्य करें।

हालांकि इसमें कोई संदेह नहीं है कि ईमेल या संदेश संचार का एक त्वरित और कुशल साधन है, यह हमेशा एक उपयुक्त नहीं है। उपरोक्त दिशानिर्देशों का पालन करें और ऐसा करने के लिए अनुचित होने पर ईमेल या संदेश का उपयोग करने से बचें।