कार्यस्थल की उपस्थिति की परिभाषा और ट्रैकिंग

विषयसूची:

कार्य और मानव संसाधन विभाग में उपस्थित
एक उपस्थिति नीति क्या है?
एक नमूना सं-दोष उपस्थिति प्रणाली

अपने कर्मचारी की उपस्थिति को ट्रैक करना आपकी कंपनी की निचली रेखा के लिए महत्वपूर्ण है। उपस्थिति को परिभाषित किया गया है, काफी सरल रूप में, काम के लिए दिखा रहा है, लेकिन आप हर कर्मचारी की उपस्थिति को कैसे ट्रैक कर सकते हैं? हालांकि यह एक कठिन काम की तरह लग सकता है, यदि आप एक अच्छी तरह से परिभाषित नीति और एक ट्रैकिंग प्रणाली को लागू करते हैं तो यह काफी सरल है।

प्रति घंटा या बिना किसी कमी के कर्मचारियों के संबंध में, एक उपस्थिति प्रणाली स्पष्ट रूप से परिभाषित करती है जब कर्मचारियों को काम के लिए दिखाना होता है। यह उन कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो अक्सर ऐसे काम करते हैं जो ग्राहकों की सेवा के लिए किसी अन्य व्यक्ति को उपस्थित होने की आवश्यकता होती है।

यह उन कर्मचारियों के लिए भी महत्वपूर्ण है जो एक स्वचालित प्रक्रिया का एक हिस्सा हैं, जिसमें किसी विशेष उत्पाद या सेवा का उत्पादन करने के लिए एक कार्यकर्ता को प्रत्येक कार्य केंद्र पर उपस्थित होना पड़ता है। सामान्य तौर पर, इस प्रकार के श्रमिकों के कारण उपस्थिति नीतियां मौजूद हैं। वे छूट वाले कर्मचारियों के लिए मौजूद नहीं हैं। उपस्थिति का उपयोग किसी विशेष दिन पर उपस्थित व्यक्तियों की संख्या को परिभाषित करने के लिए भी किया जाता है और सबसे अधिक बार उन कर्मचारियों को संदर्भित किया जाता है जिन्हें प्रति घंटा भुगतान किया जाता है।

कार्य और मानव संसाधन विभाग में उपस्थित

उपस्थिति को "काम पर वर्तमान" या "पेशवाद" के रूप में भी संदर्भित किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक एचआर विभाग किसी कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में या कंपनी के कार्यस्थल की चुनौतियों या लक्ष्यों के आकलन में नोट कर सकता है।

एचआर द्वारा रखे गए "प्रेजिज्म" नोटों के उदाहरणों में शामिल हैं:

रोब का अद्भुत कार्य उपस्थिति रिकॉर्ड था; वह शायद ही कभी काम के दिन से चूक गया।
मैरी की उपस्थिति के साथ एक चुनौती है और सप्ताह में कम से कम दो दिन काम करने के लिए देर से आती है।
पहली पाली में उपस्थिति सोमवार को केवल 75 प्रतिशत थी, क्योंकि कर्मचारी अपने सप्ताहांत की मस्ती से उबर रहे थे।
योग्य कर्मचारियों को प्राप्त करना जो अच्छी उपस्थिति के साथ दूसरी पारी में काम करना चाहते हैं, चुनौतीपूर्ण है। कर्मचारी काम की रात के विपरीत काम के दिनों को पसंद करते हैं या, वे आधी रात की शिफ्ट में काम करना पसंद करते हैं ताकि उनके दिन मुफ्त हों। दूसरी शिफ्ट दिन और रात दोनों में कर्मचारी के खाली समय में कटौती करते हैं।

एक उपस्थिति नीति क्या है?

सीधे शब्दों में कहें, एक उपस्थिति नीति एक संगठन द्वारा परिभाषित, लिखित, प्रचारित और कार्यान्वित किए गए कार्य पर कर्मचारी की उपस्थिति के लिए दिशानिर्देश और अपेक्षाएं प्रदान करती है।

उपस्थिति नीतियों में प्रति घंटा या कोई भी कर्मचारियों के लिए सबसे अधिक बार मौजूद होते हैं, जिनके लिए एक संगठन को आम तौर पर घंटे ट्रैक करना चाहिए और सप्ताह में 40 घंटे से अधिक समय के लिए भुगतान करना चाहिए।

फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट (एफएलएसए) द्वारा समय पर काम रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है, जो ओवरटाइम के भुगतान को नियंत्रित करता है।

इसके अतिरिक्त, जिन कर्मचारियों की उपस्थिति पर नज़र रखी जाती है, वे अक्सर नौकरी करते हैं जो अन्य कर्मचारियों की उपस्थिति पर निर्भर करते हैं। ऐसी नौकरियों में उत्पादन सुविधा में उत्पादन लाइन का काम शामिल है।

अनुपस्थिति नीति के साथ कभी-कभी एक उपस्थिति नीति का उपयोग किया जाता है। हालांकि, एक उपस्थिति नीति बहुत अधिक संकीर्ण रूप से परिभाषित और उपस्थिति तक सीमित है, अनुपस्थित नीतियों के विरोध में जो अनुपस्थिति प्रबंधन के मुद्दों को संबोधित करती है।

एक नमूना सं-दोष उपस्थिति प्रणाली

नो-फॉल्ट पॉइंट सिस्टम एक प्रभावी उपस्थिति नीति का एक उदाहरण है। इस प्रणाली का लक्ष्य अच्छी उपस्थिति को पुरस्कृत करना और खराब उपस्थिति रिकॉर्ड वाले लोगों के रोजगार को समाप्त करना है। क्योंकि यह एक बिंदु प्रणाली का उपयोग करता है और बहानेबाजी नहीं करता है यह न्यायाधीश और जूरी की भूमिका से प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को छोड़ देता है। यह एक उद्देश्य प्रणाली है जो उस कर्मचारी के कंधे पर उपस्थिति के लिए जवाबदेही और जिम्मेदारी देता है जो वह होना चाहिए।

एक बिना गलती उपस्थिति प्रणाली में, इस प्रणाली का उपयोग करके अनुपस्थिति दर्ज की जा सकती है:

प्रत्येक अनुपस्थिति = 1 अंक (कोई बहु-दिवसीय घटनाएँ)
प्रत्येक लेट-इन (टार्डी) या अर्ली-आउट = 1/2 पॉइंट
काम के लिए प्रत्येक नो-शो = 2 अंक
बिना किसी पूर्व कॉल = 1 अंक के साथ प्रत्येक रिटर्न
प्रत्येक अनुपस्थिति-मुक्त तिमाही सभी बिंदुओं को समाप्त करती है और वेतन के साथ एक दिन के लिए कर्मचारी को पुरस्कृत करती है।
प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक वर्ष, बिना किसी बिंदु के, नए सिरे से शुरू करता है।

प्रगतिशील अनुशासनात्मक कार्रवाई एक बिना गलती उपस्थिति प्रणाली के साथ होती है। यदि कोई कर्मचारी निश्चित मात्रा में अंक अर्जित करता है, तो उन्हें एक चेतावनी मिलती है जो उत्तरोत्तर बिगड़ती जाती है। इस तरह की एक प्रणाली नियोक्ता और कर्मचारी दोनों को यह जानने की अनुमति देती है कि खराब उपस्थिति के लिए क्या परिणाम होंगे।