एक कर्मचारी के इस्तीफे को स्वीकार करते हुए नमूना पत्र

हायरिंग से लेकर फायरिंग तक, कर्मचारियों को प्रबंधित करने के कई पहलू हैं। जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है, वह कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारी से निपट सकता है। कर्मचारी विभिन्न कारणों से निकलेंगे: स्कूल वापस जाने के लिए, विभिन्न रोजगार के अवसरों पर जाने के लिए, यात्रा करने के लिए, परिवार की परवरिश करने के लिए, स्वास्थ्य के मुद्दों की वजह से, या कई अन्य कारणों में से किसी एक के लिए।

कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए एक स्थापित नीति होने से आपको एक सकारात्मक, सम्मानजनक तरीके से एक कर्मचारी के प्रस्थान को संभालने में मदद मिलेगी।

इस्तीफा देने की नीतियाँ

आपकी कंपनी के आकार के आधार पर, आप इस्तीफा पत्रों को संभालने के लिए एक प्रणाली या प्रक्रिया बनाने पर विचार कर सकते हैं। इस्तीफे के लिए एक निर्धारित नीति होने से आप पेशेवर और कर्मचारी दोनों को आसानी से देख पाएंगे।

कई कंपनियों के लिए, कर्मचारियों के लिए सूचना पैम्फलेट या पैकेट बनाना सामान्य बनाना, संक्रमण के चरणों को समझाने का एक आसान तरीका है।

जब कोई कर्मचारी आधिकारिक रूप से इस्तीफा देता है, तो वे आपको संक्रमण को सुचारू बनाने के लिए आवश्यक अगले चरणों पर चर्चा करने के लिए देखेंगे। पेशेवर अलगाव सेवाओं की पेशकश और नोटिस आवश्यकताओं, अंतिम पेचेक वितरण, समाप्ति पर कर्मचारी के लाभ की स्थिति, और रोजगार की अंतिम तिथि को स्थापित करने के लिए कर्मचारी को चीजों की व्याख्या करना आपकी जिम्मेदारी है।

पत्र लिखने के लिए युक्तियाँ एक इस्तीफा स्वीकार करना

एक अच्छी इस्तीफे की नीति में पहला कदम यह स्वीकार करना है कि आप इस्तीफा देने के लिए किसी कर्मचारी के अनुरोध को स्वीकार करते हैं।

आमतौर पर, कर्मचारी आपको इस्तीफे का एक औपचारिक पत्र भेजेगा। आपको इस्तीफे को स्वीकार करने वाले एक औपचारिक पत्र के साथ जवाब देना चाहिए।

कर्मचारी के इस्तीफे को स्वीकार करने वाले पेशेवर, औपचारिक पत्र लिखने के कुछ सुझाव यहां दिए गए हैं:

• व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें।क्योंकि यह एक पेशेवर पत्र है, आपको अपने पत्र के लिए व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करना चाहिए। पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में, आपकी संपर्क जानकारी, दिनांक और कर्मचारी की संपर्क जानकारी शामिल करें। अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ पत्र को शामिल करें, और नीचे अपना नाम लिखें।
• इस्तीफा स्वीकार करें।आपके पत्र को उस कर्मचारी को सूचित करना चाहिए जो आपने प्राप्त किया है और उसके इस्तीफे पत्र को स्वीकार कर लिया है, और यह स्पष्ट रूप से कंपनी के साथ काम के अंतिम दिन उसके अधिकारी को बताना चाहिए।

• समझ को व्यक्त करें।आपकी प्रतिक्रिया से संकेत मिलता है कि आपको कर्मचारी को खोने का पछतावा है, लेकिन आप उस कठोर निर्णय का सम्मान करते हैं, समझते हैं और उसकी सराहना करते हैं जो उसे करना पड़ा है। आप कर्मचारी को कुछ सहायता प्रदान करने की पेशकश भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप उसे या उसके लिए एक संदर्भ पत्र प्रदान करने की पेशकश कर सकते हैं। हालांकि, यह ऑफर वैकल्पिक है।
• एक रिकॉर्ड रखना।कर्मचारी को एक पत्र भेजें, और कर्मचारी की फ़ाइल के लिए एक भी रखें। आप पत्र को स्वयं रख सकते हैं, अन्यथा यदि आपके पास है तो इसे अपने मानव संसाधन कार्यालय में भेजें। यह आपको एक स्पष्ट रिकॉर्ड बनाए रखने की अनुमति देगा जब कर्मचारी ने कंपनी छोड़ दी।

इस्तीफे को स्वीकार करने वाले पत्रों के उदाहरण

एक कर्मचारी के इस्तीफे को स्वीकार करने वाले प्रबंधक के पत्रों के दो उदाहरण निम्नलिखित हैं। अपने स्वयं के पत्र लिखने में मदद करने के लिए इन उदाहरणों का उपयोग करें।

प्रबंधक का इस्तीफा स्वीकृति पत्र नमूना # 1 (पाठ संस्करण)

आपका नाम

शीर्षक

पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

दिनांक

कर्मचारी का नाम

पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

प्रिय प्रथम नाम, आपके पद से आपका इस्तीफा स्वीकार कर लिया गया है, 15 मई, 20XX को अनुरोध के अनुसार प्रभावी है।

मुझे कोई संदेह नहीं है कि आप कंपनी के साथ अपने शेष समय के दौरान अपने सामान्य उच्च मानकों के लिए प्रदर्शन करना जारी रखेंगे।

यह आपके साथ काम करने में खुशी की बात है, और मैं आपको भविष्य में शुभकामनाएं देता हूं। अगर मैं एक संदर्भ प्रदान कर सकता हूं, तो कृपया पूछने में संकोच न करें।

निष्ठा से, हस्तलिखित हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र)

टाइप किया हुआ हस्ताक्षर

प्रबंधक का इस्तीफा स्वीकृति पत्र नमूना # 2 (पाठ संस्करण)

आपका नाम

शीर्षक

पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

दिनांक

कर्मचारी का नाम

पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

प्रिय मीलों, यह बहुत अफसोस के साथ है कि मैं 10 जून को आपके इस्तीफे की सूचना को औपचारिक रूप से स्वीकार करता हूं। आपके इस्तीफे को मंजूरी दे दी गई है और अनुरोध के अनुसार, JQB और संस में आपके काम का अंतिम दिन 30 जून होगा।

यह आपके साथ काम करने में खुशी की बात है, और टीम की ओर से, मैं आपके भविष्य के सभी प्रयासों में आपको शुभकामनाएं देना चाहता हूं। इस पत्र के साथ शामिल कृपया इस्तीफे की प्रक्रिया पर विस्तृत जानकारी के साथ एक सूचना पैकेट प्राप्त करें।

यदि आपके कोई अतिरिक्त प्रश्न हैं, तो कृपया कार्यालय से संपर्क करने में संकोच न करें। इन सभी वर्षों में आपके सकारात्मक रवैये और कड़ी मेहनत के लिए फिर से धन्यवाद।

शुभकामनाएं, हस्तलिखित हस्ताक्षर (हार्ड कॉपी पत्र)

टाइप किया हुआ हस्ताक्षर