परिणाम उत्पन्न करने के लिए प्रभावी बैठकें कैसे चलाएं

लोग व्यावसायिक बैठकों में इतना समय बिताते हैं कि बैठक के समय को स्थायी परिणामों में बदलना सफल संगठनों के लिए प्राथमिकता है। व्यावसायिक बैठकों को सफल बनाने वाले कार्यों को बैठक के पहले, दौरान और बाद में बैठक के नेता द्वारा प्रबंधन की आवश्यकता होती है।

यदि आप इन बारह व्यापार मीटिंग प्रबंधन सुझावों का लाभ उठाते हैं, तो आपकी बैठकें और टीमें बेहतर कार्य करेंगी और बेहतर परिणाम देंगी।

व्यापार बैठक से पहले लेने की क्रिया

व्यावसायिक बैठक से पहले की कार्रवाई बैठक के परिणामों को पूरा करने के लिए आधार तैयार करती है। आप सभी आवश्यक अनुवर्ती कार्य कर सकते हैं, लेकिन पूर्व-कार्य के बिना, आप सफल नहीं होंगे।

बिजनेस मीटिंग की योजना बनाएं

परिणाम उत्पन्न करने वाली प्रभावी व्यावसायिक बैठकें स्मार्ट योजना के साथ शुरू होती हैं। सबसे पहले, पहचानें कि क्या आपको बैठक की योजना बनाने में मदद करने के लिए अन्य कर्मचारियों की आवश्यकता है (यानी, कुछ विभागों के लोगों में खींच)। फिर तय करें कि आप बैठक को पूरा करने के लिए क्या उम्मीद करते हैं और अपनी बैठक के लिए उल्लेखनीय लक्ष्य स्थापित करें।

आपकी व्यावसायिक बैठक के लिए निर्धारित लक्ष्य एक प्रभावी बैठक योजना के लिए रूपरेखा स्थापित करेंगे। जैसा कि स्टीफन कोवे "प्रभावी रूप से प्रभावी लोगों के सात आदतें," कहते हैं, "मन में अंत के साथ शुरू करो।" आपका मीटिंग उद्देश्य मीटिंग फ़ोकस, मीटिंग एजेंडा और प्रतिभागियों को मीटिंग में भाग लेने के लिए निर्धारित करेगा।

सुनिश्चित करें कि आपको एक बैठक की आवश्यकता है

यह पीछे की ओर लग सकता है, लेकिन, जब आप अपनी व्यवसाय बैठक की योजना विकसित कर लेते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए एक बैठक एक उपयुक्त वाहन है। जब आप उपस्थितियों की बिल योग्य लागत पर विचार करते हैं, तो बैठकें आयोजित करना एक महंगा उपक्रम है। यह निर्धारित करने के लिए हर प्रयास करें कि समस्या को हल करने, प्रक्रिया में सुधार करने, या अपनी टीम या विभाग के लिए दीर्घकालिक या अल्पकालिक रणनीति बनाने के लिए एक बैठक सबसे अच्छा अवसर है।

बैठक में उचित भागीदारी सुनिश्चित करें

यदि कोई व्यावसायिक मीटिंग आपके लक्ष्यों को पूरा करने के लिए उपयुक्त साधन है, तो उन प्रतिभागियों के साथ जाँच करें जिनकी उपस्थिति सफल होने के लिए आवश्यक है। यह बिना दिमाग के लग सकता है, लेकिन यह सबसे बड़े नेता की यात्रा करता है - बैठक में भाग लेने के लिए प्रमुख उपस्थितियाँ होनी चाहिए।

कभी-कभी लोग अपनी अनुपस्थिति में प्रतिनिधियों को भेजते हैं। यदि एक प्रतिनिधि एक महत्वपूर्ण निर्णय निर्माता के स्थान पर उपस्थित होता है, तो सुनिश्चित करें कि नामित कर्मचारी सदस्य के पास अंतिम निर्णय लेने का अधिकार है जिस पर हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। अन्यथा, बैठक को स्थगित कर दें।

बैठक से पहले कार्य पूर्व वितरण और समीक्षा करें

आपने कितने मीटिंग में भाग लिया है जो मीटिंग फैसिलिटेटर के साथ शुरू हुआ था, जो कागज के एक समूह को पार कर रहा है या चर्चा के लिए लॉन्च करने के लिए एक PowerPoint प्रस्तुति कर रहा है? पीतल की रणनीति के नीचे उतरने के कारण यह निराशाजनक है; मीटिंग आपके व्यवसाय के लिए मुश्किल से पढ़े-लिखे समूह बन जाती है।

आप व्यावसायिक मीटिंग को सबसे अधिक उत्पादक बना सकते हैं और मीटिंग से पहले आवश्यक पूर्व-कार्य प्रदान करके परिणाम सुनिश्चित कर सकते हैं। मीटिंग शुरू होने से 48 घंटे पहले प्री-वर्क, चार्ट, ग्राफ और रीडिंग मटीरियल उपलब्ध कराने का मतलब है कि हर कोई सही तरीके से कूदने के लिए तैयार है।

दस्तावेज़ीकरण जो आपको बैठक के लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा, उसमें निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• रिपोर्ट और डेटा
• प्रतिस्पर्धी जानकारी के लिए चार्ट और लिंक
• महीने-दर-महीने बिक्री
• उत्पादन की योजना
• Microsoft PowerPoint स्लाइड जो मुख्य चर्चा बिंदुओं को दर्शाती है
• पहले की बैठकों या संबंधित बैठकों और परियोजनाओं से मिनट, नोट्स और अनुवर्ती बैठक करना

व्यापार बैठक के दौरान कार्रवाई करने के लिए

व्यावसायिक मीटिंग के दौरान, यदि आप प्रभावी ढंग से समय का उपयोग करते हैं, तो आप विषय के लिए उत्साह का निर्माण करेंगे और प्रतिभागियों से प्रतिबद्धता उत्पन्न करेंगे। लोग अपनी दिन-प्रतिदिन की चुनौतियों से कुछ बड़ा महसूस करेंगे। इसलिए, एक सुगम, सक्रिय बैठक, जो अनुवर्ती के लिए चरण निर्धारित करती है, बैठक के परिणाम का उत्पादन करेगी।

प्रभावी व्यवसाय बैठक सुविधा

मीटिंग लीडर मीटिंग के प्रतिभागियों के बीच बातचीत के लिए एक सकारात्मक, उत्पादक स्वर निर्धारित करता है। प्रभावी बैठक सुविधा लक्ष्यों की समीक्षा, या बैठक से अपेक्षित परिणाम और एजेंडा के साथ शुरू होती है। सुविधाकर्ता समूह के सदस्यों को केंद्रित और उत्पादक बने रहने में मदद करता है।

बैठक के डिजाइन और एजेंडे ने बैठक के लिए रूपरेखा तैयार की। एक प्रभावी सूत्रधार, जो प्रतिभागियों को ट्रैक पर रखता है, बैठक के परिणाम के रूप में अपेक्षित, वांछित परिणाम की उपलब्धि सुनिश्चित करता है।

प्रत्येक भागीदार को योग्य कार्यों में शामिल करें

प्रत्येक कार्यसमूह में अलग-अलग व्यक्तित्व होते हैं जो बैठकों के लिए दिखाई देते हैं। आपके पास शांत सहकर्मियों के साथ-साथ ऐसे लोग हैं जो हर चर्चा बिंदु पर हावी होने की कोशिश करते हैं। बैठक को सुविधाजनक बनाने या इसमें शामिल होने के लिए, आपको बैठक के लक्ष्यों की प्रक्रिया में प्रत्येक सहभागी को शामिल करने की आवश्यकता है।

यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक भागीदार बैठक के विषय में निवेश किया गया है और अनुवर्ती होगा। आपके पास एक सदस्य नहीं है - या आप स्वयं - पूरे भार को ले जाने की कोशिश कर रहे हैं।

एक प्रभावी व्यावसायिक बैठक अनुवर्ती योजना बनाएँ

व्यापार बैठक के दौरान, कार्रवाई मदों के साथ एक अनुवर्ती योजना बनाएं। प्रभावी योजनाओं में निम्नलिखित शामिल हैं:

• विशिष्ट क्रिया आइटम
• उस व्यक्ति का नाम जिसने एक्शन आइटम को पूरा करने के लिए स्वामित्व लिया था
• एक्शन आइटम की नियत तारीख
• कार्रवाई मद के पूरा होने के बारे में आम सहमति

सफलता के लिए वास्तविक जीवन के परिदृश्यों और बाधाओं पर चर्चा करें जो टीम के सदस्यों को अनुभव हो सकते हैं क्योंकि वे परिणाम उत्पन्न करने के लिए आवश्यक वस्तुओं को पूरा करने का प्रयास करते हैं। यदि आपको अनुवर्ती बैठक की आवश्यकता है, तो प्रतिभागियों के जाने से पहले समय निर्धारित करें ताकि यह सभी के कैलेंडर पर हो।

व्यापार बैठक के बाद कार्रवाई करने के लिए

बैठक से पहले और दौरान कार्य और योजना आपको अपेक्षित, सकारात्मक और रचनात्मक परिणामों को प्राप्त करने में मदद करने में एक बड़ी भूमिका निभाती है। बैठक के बाद आपके कार्य उतने ही महत्वपूर्ण हैं। अगली अनुसूचित बैठक में अनुवर्ती परिणाम सुनिश्चित करने के लिए निवेश के लिए पर्याप्त नहीं है।

मीटिंग मिनट प्रकाशित करें

24 मिनट के भीतर अपने कार्य और कार्य योजना प्रकाशित करें। लोग सबसे प्रभावी रूप से परिणामों में योगदान करेंगे यदि वे तुरंत कार्रवाई आइटम पर शुरू हो जाते हैं। उनके पास अभी भी बैठक की एक ताजा स्मृति, विभिन्न चर्चा बिंदु और प्रत्येक बैठक आइटम के लिए तर्क है।

साथ ही, मिनटों के वितरण में देरी आपके परिणामों को प्रभावित करेगी क्योंकि अधिकांश लोग अपनी प्रतिबद्धताओं से निपटने से पहले मिनटों का इंतजार करते हैं।

प्रभावी व्यापार बैठक अनुवर्ती

सम्मान और समय सीमा का पालन करना और अनुवर्ती आपकी बैठकों से परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगा। बैठक के बाद, प्रत्येक व्यक्ति को एक एक्शन आइटम के साथ अपनी प्रत्येक प्रतिबद्धता को पूरा करने के लिए एक कार्य योजना बनानी चाहिए।

चाहे वे अपने योजनाकार में कदम लिखते हैं, किसी अन्य कर्मचारी को कार्यों को सौंपते हैं, या तुरंत कार्य पूरा करते हैं, व्यक्ति अनुवर्ती के लिए जिम्मेदार है।

और, आप मीटिंग के बीच में प्रत्येक व्यक्ति के साथ मिल कर परिणामों को बेहतर बना सकते हैं। आपका लक्ष्य प्रगति की जाँच करना और यह सुनिश्चित करना है कि कार्य चल रहे हैं।

अगली बैठक के दौरान अनुवर्ती के लिए जवाबदेही

क्या आपने कभी एक अनुवर्ती बैठक में भाग लिया है जिसमें समूह के प्रत्येक प्रतिभागी शामिल थे कि वे अपनी प्रतिबद्धता को पूरा करने में असमर्थ क्यों थे? परिणामों के लिए जवाबदेही के आदर्श या रिवाज को स्थापित करना आपके मीटिंग चक्र में जल्दी शुरू होता है।

मीटिंग्स के बीच में फैसिलिटेटर द्वारा फॉलो-अप से मदद मिलती है, लेकिन ग्रुप को कमिटमेंट को अस्वीकार्य रखने में असफल होना चाहिए। प्रतिभागियों ने अगली बैठक में इस उम्मीद के साथ प्रगति और परिणामों पर रिपोर्ट की है कि सभी प्रतिभागियों ने अपने निर्धारित लक्ष्यों को पूरा किया होगा। यदि किसी कार्य को रोक दिया जाता है, तो अगली बैठक में देखें कि क्या प्रगति के लिए एक वैध मार्ग है और निर्धारित करना है कि आगे कैसे बढ़ना है।

निरंतर सुधार के लिए व्यावसायिक बैठक की प्रक्रिया शुरू करना

प्रत्येक व्यवसाय मीटिंग को डीब्रीफ़ करने का अभ्यास निरंतर सुधार के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। वर्तमान व्यवसाय बैठक की प्रक्रिया के बारे में प्रतिभागियों ने चर्चा की कि प्रभावी या अप्रभावी क्या था। वे उस प्रगति पर भी चर्चा करते हैं जो उन्हें लगता है कि समूह विषय पर बना रहा है।