कैसे एक व्यापार पत्र लिखने के लिए

क्या आपको एक व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता है? अपने लेटर में शामिल करने या उपयोग करने के लिए सबसे अच्छे लेआउट के बारे में निश्चित नहीं है? यह महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा लिखे गए सभी व्यावसायिक पत्र ठीक से स्वरूपित और दिखने में पेशेवर हों।

जब आप संभावित नियोक्ताओं, सहकर्मियों, पेशेवर और व्यावसायिक कनेक्शन के लिए लिख रहे हैं, तो आपके पत्र का लेआउट लगभग उतना ही महत्वपूर्ण है जितना आप लिख रहे हैं।

यदि अक्षर सही ढंग से स्वरूपित नहीं किया गया है, तो पैराग्राफ के बीच पर्याप्त स्थान नहीं है, और एक गैर-पारंपरिक फ़ॉन्ट शैली या आकार का उपयोग करता है, यह आप पर खराब प्रतिबिंबित कर सकता है।

व्यापार पत्र लेखन दिशानिर्देश

यहां व्यवसाय पत्र लिखने के लिए दिशानिर्देश दिए गए हैं, इसलिए आपके सभी पत्राचार सबसे अच्छा प्रभाव डालते हैं।

मार्जिन

व्यावसायिक पत्र मार्जिन लगभग 1 "होना चाहिए। यह आपके पेशेवर पत्र को एक अस्पष्ट रूप देता है। आपको अपने बाईं ओर संरेखित करना चाहिए। यह है कि अधिकांश दस्तावेज़ कैसे संरेखित किए जाते हैं, इसलिए यह आपके पत्र को पठनीय बना देगा।

पत्र अंतराल

आपके पत्र में जगह छोड़ने से एक स्पष्ट, बिना पढ़े और आसानी से पढ़ने के लिए आसान बनाता है कि पाठक सराहना करेंगे। आपका पत्र ब्लॉक प्रारूप में होना चाहिए: पैराग्राफ के बीच एक डबल स्थान को छोड़कर पूरे पत्र को बाईं ओर सिंगल-स्पेस से जोड़ा जाना चाहिए।

फ़ॉन्ट आकार

एक पेशेवर पत्र के लिए पारंपरिक फ़ॉन्ट का आकार 12 है। फ़ॉन्ट को टाइम्स न्यू रोमन या एरियल होना चाहिए। हालाँकि, यदि आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो लेटरहेड अलग-अलग फ़ॉन्ट आकार और शैली में हो सकता है।

फ़ॉन्ट शैली

एक पेशेवर पत्र के भीतर विभिन्न शैलियों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। एक समान फ़ॉन्ट (पुस्तक प्रिंट फ़ॉन्ट जैसे कि टाइम्स न्यू रोमन या एरियल) का उपयोग करें और अंडरलाइनिंग, इटैलिकाइजिंग या बल्डिंग से बचें। हालाँकि, यदि आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो लेटरहेड एक अलग फ़ॉन्ट शैली में हो सकता है।

पत्र पाठ

व्यावसायिक पत्र पाठ स्वच्छ और पठनीय होना चाहिए। पाठ के एक बड़े ब्लॉक में अपना पत्र लिखने से बचें। अपने पाठ को कई संक्षिप्त अनुच्छेदों में तोड़ें। इन अनुच्छेदों को बाईं ओर संरेखित किया जाना चाहिए; यह आसान पढ़ने के लिए अनुमति देता है। जब आप अपना पत्र पूरा कर लें, तो किसी और से इसे आपके लिए पढ़ने के लिए कहें। उन्हें पत्र पर संक्षेप में देखें। क्या पृष्ठ पर बहुत अधिक पाठ है? क्या अलग पैराग्राफ को देखना आसान है?

संपर्क जानकारी

आपके पत्र के पहले खंड में आपकी संपर्क जानकारी और आपके द्वारा लिखे जा रहे व्यक्ति की संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए। इसके अलावा, आप अपने पत्र के शीर्ष पर लिख रहे दिनांक को शामिल करें।

लेटर सैल्यूटेशन

जब तक आप पाठक को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं और आम तौर पर उन्हें उनके पहले नाम से संबोधित करते हैं, आपको उस व्यक्ति के व्यक्तिगत शीर्षक और पूर्ण नाम को नमस्कार में शामिल करना चाहिए (अर्थात, "प्रिय श्री जेम्स फ्रैंकलिन")। यदि आप पाठक के नाम के बारे में अनिश्चित हैं, तो उसका शीर्षक (जैसे, "प्रिय कार्यकारी विपणन") शामिल करें। यदि आप पाठक के लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो बस उनका पूरा नाम बताएं और व्यक्तिगत शीर्षक (यानी, "डियर जेमी स्मिथ") से बचें। यदि आप पाठक के लिंग, नाम और शीर्षक के बारे में अनिश्चित हैं, तो बस यह लिखें, "टू व्हॉट इट मे मे कंसर्न"। प्रणाम करने के बाद एक लाइन खाली छोड़ दें।

पत्र पैरा

व्यावसायिक पत्र पैराग्राफ अपेक्षाकृत संक्षिप्त होना चाहिए। पहले पैराग्राफ में एक संक्षिप्त अनुकूल उद्घाटन और लेखन के लिए आपके कारण का संक्षिप्त विवरण शामिल हो सकता है। दूसरे पैराग्राफ (और बाद के किसी भी पैराग्राफ) को लिखने के आपके कारण पर विस्तार करना चाहिए। अंतिम पैराग्राफ को लिखने के लिए आपके कारण को लागू करना चाहिए और यदि लागू हो, तो अपनी कार्य योजना बताएं (या पाठक द्वारा किसी प्रकार की कार्रवाई का अनुरोध करें)।

समापन

जब आप एक व्यावसायिक पत्र या ईमेल संदेश लिख रहे होते हैं, तो अपने पत्र को पेशेवर तरीके से बंद करना महत्वपूर्ण होता है, इसलिए आप पत्र को, उसकी संपूर्णता में, अच्छी तरह से लिखित और पेशेवर होते हैं।

हस्ताक्षर

जब आप एक पेपर पत्र भेज रहे हों, तो अपने हस्ताक्षर के साथ पत्र को समाप्त करें, हस्तलिखित, उसके बाद अपना नाम लिखें। यदि यह एक ईमेल है, तो बस अपना टाइप किया हुआ नाम शामिल करें।

अंत में, अपने पत्र भेजने से पहले अपने पत्र की जांच करें और उसे प्रमाणित न करें। फिर से, परिवार के किसी सदस्य, मित्र या सहकर्मी से आपके लिए इसकी समीक्षा करने के लिए कहें। एक नज़र रखने के लिए यह हमेशा अच्छा होता है क्योंकि हमारी अपनी गलतियों को पकड़ना मुश्किल होता है।

व्यापार पत्र प्रारूप

अपने पत्र के प्रत्येक अनुभाग में क्या शामिल करना है, इसकी जानकारी के साथ एक स्वरूपित व्यावसायिक पत्र की समीक्षा करें।

व्यापार पत्र नमूना

प्रथम नाम अंतिम नाम

आपका पता

आपका शहर, राज्य पिन कोड

आपकी दूरभाष संख्या

तुम्हारा ईमेल

दिनांक

संपर्क नाम

शीर्षक

कंपनी का नाम

पता

शहर (*): राज्य (*): पिन कोड

प्रिय श्री / एम। एस। अंतिम नाम:

मैं आपको एक नेटवर्किंग सत्र के लिए आमंत्रित करने के लिए लिख रहा हूं, जिसे हम हेज़लवुड विश्वविद्यालय में अपने कंप्यूटर विज्ञान स्नातक छात्रों के लिए स्थापित कर रहे हैं। हम आईटी कंपनियों पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं और हमें लगता है कि आपकी कंपनी एक सही फिट होगी। यह हमेशा अच्छी तरह से उपस्थित रहा और आपके द्वारा खोले गए किसी भी पद को भरने का एक शानदार तरीका है।

यह कार्यक्रम हॉलैंड हॉल स्टूडेंट सेंटर में 30 अप्रैल को दोपहर 1 - 5 बजे के लिए निर्धारित है। यदि आप रुचि रखते हैं, तो कृपया मुझे बताएं और मैं आपके या आपके हायरिंग मैनेजर के लिए एक स्थान आरक्षित कर सकता हूं। यदि आप कोई प्रश्न पूछना चाहते हैं या अधिक जानकारी चाहते हैं तो [email protected] पर ईमेल करें या मुझे 555-555-5555 पर कॉल करें।

धन्यवाद।

हस्तलिखित हस्ताक्षर (एक हार्ड कॉपी पत्र के लिए)

आपका टाइप किया हुआ नाम

और ज्यादा उदाहरण

विभिन्न प्रकार के व्यवसाय, व्यावसायिक और रोजगार से संबंधित पत्राचार के लिए व्यावसायिक पत्र उदाहरणों की समीक्षा करें, जिसमें पत्र और ईमेल संदेश के नमूने और टेम्पलेट शामिल हैं।