कैसे प्रभावी टीम बैठकों का नेतृत्व करने के लिए

प्रभावी बैठकें दिलचस्प, उच्च-ऊर्जा घटनाएं होती हैं जहां टीम के सदस्य निर्णय लेने या समस्याओं को हल करने के लिए एक साथ काम करते हैं। दुर्भाग्य से, हम जो भी बैठकें करते हैं उनमें से कई इसके ठीक विपरीत लगती हैं। सबसे खराब बैठकें हर किसी को मानसिक और भावनात्मक रूप से थकने और थोड़ा निराश होने से ज्यादा समय के लिए क्रॉल करने का समय लाती हैं। अंतर यह है कि बैठकों की योजना कैसे बनाई जाती है और कैसे चलती है।

सर्वश्रेष्ठ प्रबंधक इन घटनाओं के महत्व को समझते हैं, और वे समझते हैं कि एक महान बैठक का निर्माण योजना और जानबूझकर प्रयास करता है। यह लेख आपकी टीम के साथ इस बहुमूल्य सहयोग समय का लाभ उठाने में आपकी मदद करने के लिए दस सुझाव प्रदान करता है। यहां आपकी टीम मीटिंग्स को कैसे मजबूत किया जाए, इसके टिप्स दिए गए हैं।

मीटिंग के बारे में सकारात्मक दृष्टिकोण रखें

यह एक सबसे महत्वपूर्ण बात है जो एक प्रबंधक टीम की बैठकों को बेहतर बनाने के लिए एक नेता के रूप में कर सकता है। यह आश्चर्य की बात है कि कितने प्रबंधक अपनी नापसंद बैठकों की घोषणा करने में गर्व महसूस करते हैं, लेकिन महत्वपूर्ण परिणाम प्राप्त करने, समस्याओं को हल करने, निर्णय लेने, सूचित करने, प्रेरित करने, सहयोग करने और प्रेरित करने के लिए, प्रबंधकों को लोगों के साथ काम करने की आवश्यकता होती है।

इसका मतलब है कि कभी-कभार उन लोगों को एक कमरे में या कॉन्फ्रेंस कॉल पर बुलाकर उनसे बात करना। ईमेल बंद करने के साथ कार्यालय में बैठने के बारे में प्रबंध नहीं है। एक नेता के रूप में, नेतृत्व की अभिव्यक्ति के रूप में बैठकों को देखने का प्रयास करें। यह नेतृत्व का समय दिखाता है, डेंटिस्ट की यात्रा की तरह कुछ भी नहीं।

याद रखें, आप खुद की बैठक

एजेंडा प्लानिंग को प्रशासनिक सहायक या किसी अन्य टीम के सदस्य को न सौंपें। नेता के रूप में, यह है तुंहारे योजना बनाने और चलाने के लिए बैठक। अपने आप को मन के उचित फ्रेम में रखने के लिए, निम्नलिखित प्रश्न पूछें और उत्तर दें: "इस बैठक के बाद, मैं लोगों से क्या सीखना, हासिल या हल करना चाहूंगा?"

हमेशा एक एजेंडा तैयार करें

प्रभावी कार्यस्थल बैठकों के बारे में आपने जो कुछ भी पढ़ा होगा, उसमें एक एजेंडा तैयार करने की सलाह शामिल है। फिर भी, हम सभी को एक बैठक में दिखाया गया है जहाँ कोई एजेंडा नहीं है। एजेंडे की योजना बनाने का कार्य बैठक के लिए प्राथमिकता वाले विषयों पर ध्यान केंद्रित करने और पहचानने में मदद करता है।

एजेंडा पर इनपुट के लिए पूछें

यद्यपि यह एजेंडा विकसित करने के लिए प्रबंधक की प्राथमिक जिम्मेदारी है, एजेंडा आइटम योगदान करने के लिए टीम के सदस्यों को आमंत्रित किया जा सकता है। मीटिंग से कुछ दिन पहले विचारों के लिए कॉल भेजें।

इसके ऊपर मसाला डालें

प्रारूप में थोड़ा विविधता डालें। यहाँ कुछ चीजें हैं जो आप अपनी टीम की बैठकों को मसाला देने के लिए कर सकते हैं:

• अतिथि वक्ताओं को आमंत्रित करें
• कुछ मनाना
• एक "सीखने के दौर" का संचालन करें - टीम के सदस्यों को एक दूसरे को कुछ सिखाने की बारी है
• एक टेड टॉक देखें जो मीटिंग एजेंडे के लिए प्रासंगिक है
• टीम-निर्माण गतिविधि चलाएँ
• स्थान बदलें (मीटिंग को ऑफ-साइट लेने पर विचार करें)
• कुछ मज़ेदार या दिलचस्प भोजन में लाओ
• एक "एकल आइटम एजेंडा" बैठक है
• लाइटिंग राउंड अपडेट के लिए पूछें
• मंथन में टीम को शामिल करें
• कुर्सियों को बदल दें या बदल दें कुछ भी एकरसता को तोड़ने के लिए

सहज रचनात्मकता और सगाई के लिए कुछ "व्हाइट स्पेस" की अनुमति दें

जिस एजेंडे पर आप इसे पूरा करने के लिए संघर्ष करते हैं, उसमें इतनी सारी चीजें नहीं हैं। इसके बजाय, सहज चर्चा के लिए अंत में कुछ जगह छोड़ दें। यदि बैठक जल्दी समाप्त होती है, तो सभी को जल्दी जाने दें। हर कोई समय के रूप में अच्छी तरह से सराहना करता है।

सहयोग के लिए टीम मीटिंग का उपयोग करें

केवल जानकारी साझा करने के बजाय, किसी समस्या को हल करने या किसी निर्णय पर पहुंचने पर समूह के साथ काम करने का प्रयास करें। हां, यह चुनौतीपूर्ण है और गड़बड़ हो सकता है, लेकिन जहां हम बैठकों से सबसे अधिक मूल्य प्राप्त करते हैं।

हल्का होना

एक बैठक के नेता होने के नाते सत्ता के अधिकार या अपमानजनक शक्ति के बारे में नहीं है। टीम के सामने देर से रहने के लिए किसी का पीछा करना ऐसा करने का एक उदाहरण है। हास्य और अपनी विनम्रता की भावना रखें।

जाँच करना

एक्शन आइटम पर नज़र रखें और सुनिश्चित करें कि लोग वही करें जो वे कहते हैं कि वे करने जा रहे हैं। अगली बैठक में दिखाने और आधी टीम को पता नहीं चलता कि पिछली बैठक में उन्होंने क्या किया था। बैठक से पहले का पालन करें और अपनी प्रतिबद्धताओं के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को पकड़ो।

एक रोल मॉडल लीडर बनें

टीम मीटिंग आपके गार्ड को निराश करने और अपनी टीम के साथ वापस किक करने का समय नहीं है। अपने आप को और अपनी टीम को आचरण के उच्चतम मानकों पर रोकें, जिसका अर्थ है कि कोई ऑफ-कलर चुटकुले, टीम के सदस्यों पर नज़र रखना, सनक और व्यंग्य, या अन्य विभागों या प्रबंधन को कोसना। आप जिस तरह के नेता के लिए जाना जाना चाहते हैं, उसके बारे में सोचें, और फिर प्रत्येक बैठक में दिखाएं किया जा रहा है वह नेता।

तल - रेखा

अपनी टीम के साथ मिलने और काम करने का अवसर बर्बाद करना एक भयानक बात है। यह जरूरी है कि आप उन बैठकों की योजना बनाने और नेतृत्व करने के लिए अनुशासन विकसित करें, जो लोगों को आगे बढ़ने के लिए प्रेरित करते हैं।