सामाजिक मीडिया नीति कैसे विकसित करें

आपके संभावित, वर्तमान, और पूर्व कर्मचारी, ग्राहक और विक्रेता सभी सोशल मीडिया साइट्स जैसे लिंक्डइन, फेसबुक, ट्विटर, यूट्यूब और फ़्लिकर पर हैंगआउट कर रहे हैं। आपको यह जानने के लिए सोशल मीडिया की निगरानी करने की आवश्यकता है कि ये सभी हितधारक आपकी कंपनी, आपके कर्मचारियों और आपके कार्यस्थल के बारे में क्या साझा और कह रहे हैं।

अपनी कंपनी के लाभ के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करें। शमा (हैदर) कबानी, के लेखक सोशल मीडिया मार्केटिंग के ज़ेन और क्लिक टू क्लाइंट के अध्यक्ष, एक पूर्ण-सेवा वेब मार्केटिंग फर्म, पूछती है, “वे आपके बारे में, आपकी कंपनी और आपकी प्रथाओं के बारे में क्या कह रहे हैं? बेहतर अभी तक - आप कैसे जवाब दे रहे हैं?

एक सोशल मीडिया पॉलिसी होने का मतलब यह नहीं है कि आपको अपनी छवि तय करनी है। लेकिन, आपको अपनी छवि बनाने वाले वार्तालाप में जिम्मेदारी से बातचीत करने के लिए मिलता है। और, आपको अपने कर्मचारियों को भी ऐसा करने में मदद मिलेगी। ”

क्यों एक सामाजिक मीडिया नीति और कंपनी सर्वोत्तम प्रथाओं की जरूरत है

कबानी कहती हैं, “दुनिया तेजी से बदल रही है, और हम जिस तरह से संवाद कर रहे हैं वह और भी तेजी से बदल रही है। यह केवल जनरल वाई नहीं है कि ब्लॉग और ट्विटर्स - यह एक बढ़ती हुई घटना है जिसे सभी पीढ़ियों द्वारा अपनाया गया है। आज की तकनीक और इसके व्यापक उपयोग से बहुत लाभ हैं, लेकिन राज मलिक द्वारा बताए गए कुछ जोखिम भी हैं नेटवर्क समाधान.”

वह लिखते हैं कि "अनधिकृत या अनुचित टिप्पणी या पोस्ट ऑनलाइन कर सकते हैं:

• "कंपनी, और आप, अमेरिकी और अन्य सरकारी एजेंसियों, अन्य कंपनियों, ग्राहकों या आम जनता के साथ कानूनी परेशानी में पड़ें।
• "कंपनी, मालिकों और भागीदारों के साथ-साथ स्वयं या आपकी टीम के लिए नकारात्मक प्रचार करके कंपनी के ब्रांड नाम को कम करें।
• “गैर-सार्वजनिक सूचना या मालिकाना जानकारी जारी करके कंपनी को नुकसान।
• “हमें पेटेंट प्राप्त करने या हमारे प्रतिस्पर्धी लाभ को कम करने की क्षमता की लागत।
• "आप कंपनी में अपनी नौकरी की लागत।"

उनका सुझाव है कि इनमें से अधिकांश कंपनियों को परेशानी होती है यदि कर्मचारी अपने ऑनलाइन इंटरैक्शन में सामान्य ज्ञान और अच्छे निर्णय का उपयोग करते हैं।

सामाजिक मीडिया नीति के 10 चरण

काबानी, जिन्हें सोशल मीडिया में शीर्ष 10 सबसे प्रभावशाली और शक्तिशाली महिलाओं में से एक नामित किया गया है, आपकी कंपनी सोशल मीडिया दिशानिर्देश और रणनीति बनाने के लिए इन दस चरणों का सुझाव देती है।

सोशल मीडिया पर आपकी कंपनी कहां स्थापित होती है

तय करें कि आपकी कंपनी सोशल मीडिया के साथ अपने वांछित संबंध के संबंध में कहां है। आपको यह भी तय करने की आवश्यकता है कि आप सोशल मीडिया के कर्मचारी उपयोग की निगरानी के लिए कहां खड़े हैं। आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि आपकी कंपनी ब्रांड की मान्यता के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करने में, अपने ग्राहकों और कर्मचारियों को बातचीत में और ड्राइविंग बिक्री के लिए कितनी दूर जाना चाहती है।

कबानी पूछती हैं, “क्या आप केवल प्रतिक्रिया के लिए संवाद करेंगे जो कोई और कहता है? क्या आप समुदाय (उपभोक्ताओं और ब्लॉगर्स) को उलझाने में सक्रिय रहेंगे?

सोशल मीडिया के बारे में सोचने के समग्र तरीके के बिना, नीति बनाना बहुत कठिन हो सकता है। ”

यह निर्धारित करें कि सोशल मीडिया क्या है

काबानी का कहना है कि प्रत्येक संगठन को अपने स्वयं के उपयोग के लिए परिभाषित करने की आवश्यकता है जो सोशल मीडिया का गठन करता है। “जबकि एक ब्लॉग और लिंक्डइन को आसानी से सोशल मीडिया के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है - ऑनलाइन वीडियो के बारे में क्या? ट्विटर के बारे में क्या?

क्या वास्तव में सोशल मीडिया का गठन होता है? आपकी अपनी (अधिमानतः) लिखित परिभाषा होनी चाहिए। यह विशेष रूप से सच है क्योंकि हर समय नई वेबसाइट और टूल उभर कर आते हैं। सोशल मीडिया की मेरी व्यक्तिगत परिभाषा किसी भी वेबसाइट या माध्यम (वीडियो सहित) है जो खुले में संचार की अनुमति देता है।"

कंपनी के स्वामित्व वाले इलेक्ट्रॉनिक्स ने कर्मचारियों को प्रदान किया

कर्मचारियों को प्रदान की गई कंपनी के स्वामित्व वाले इलेक्ट्रॉनिक्स में लिखित, उपयोग, प्राप्त, विकसित या सहेजे गए किसी भी ऑफ़लाइन या ऑनलाइन सामग्री के साथ, स्पष्ट करें कि कौन मालिक है। कोई सवाल नहीं है, एक उदाहरण के रूप में, एक व्यक्तिगत ब्लॉग के बारे में, जो एक कर्मचारी द्वारा अपने समय पर लिखा गया है। यदि वह आपका रोजगार छोड़ देता है, तो ब्लॉग और सामग्री उसी की है।

लेकिन, उनकी कंपनी के स्वामित्व वाले लैपटॉप और सेल फोन की सामग्री, और उन्होंने कंपनी की वेबसाइट के लिए जो सामग्री लिखी, वह संभवतः लिखित नीति द्वारा, कंपनी के लिए है।

सोशल मीडिया में, क्या आपकी कंपनी के पास ट्विटर अकाउंट या फेसबुक पेज है, उदाहरण के लिए? कंपनी को यह आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि इन सोशल मीडिया खातों का स्वामित्व कंपनी का है, न कि उस कर्मचारी का, जिसके वर्तमान नौकरी असाइनमेंट में इन खातों को पोस्ट करना और उसकी निगरानी करना शामिल है। आपकी नीति को कवर करना चाहिए जो सोशल मीडिया क्षेत्र में मौजूद है।

सम्मान अधिकार

गोपनीय और मालिकाना जानकारी को निजी रखें। अन्य कर्मचारियों और अपने ग्राहकों के गोपनीयता अधिकारों का सम्मान करें। सामाजिक मीडिया नीतियों को मालिकाना और व्यक्तिगत जानकारी को गोपनीय रखने के मुद्दे पर ध्यान देना चाहिए।

कबानी कहते हैं, “इन साइटों की आकस्मिक प्रकृति के कारण, इसे महसूस किए बिना महत्वपूर्ण जानकारी को दूर करना आसान है। यहां तक ​​कि निजी संदेश भी हमेशा सुरक्षित नहीं होते हैं। प्रत्येक साइट की अपनी जिम्मेदारियाँ हैं। यह सबसे अच्छा है कि कर्मचारी सोशल मीडिया का उपयोग करके किसी भी गोपनीय या मालिकाना जानकारी को कभी भी सार्वजनिक या निजी तौर पर साझा नहीं करते हैं। ”

कौन ज़िम्मेदार है

निर्णय लें कि सोशल मीडिया में प्रबंधन और भागीदारी के लिए कौन जिम्मेदार है। यह महत्वपूर्ण है कि सभी कर्मचारी सोशल मीडिया में ऑनलाइन नेटवर्किंग करते समय कंपनी की सामाजिक मीडिया नीति को समझते हैं और उसका पालन करते हैं। लेकिन, एक कर्मचारी या एक टीम को कंपनी के सार्वजनिक व्यक्तित्व को समझना चाहिए और कंपनी के सोशल मीडिया प्रयासों का प्रबंधन करना चाहिए।

कंपनी के बारे में सार्वजनिक टिप्पणी, प्रशंसा, या शिकायतों का पालन करने और प्रतिक्रिया देने के लिए सतर्क, कर्मचारी या टीम के पास सोशल मीडिया पर प्रतिक्रिया देने की आधिकारिक जिम्मेदारी है। जबकि सभी कर्मचारियों को कंपनी ब्रांड के साथ बातचीत और प्रतिनिधित्व करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए, सोशल मीडिया में, इन कर्मचारियों को भी सक्रिय रूप से प्रश्नों को संभालना चाहिए।

कबानी कहते हैं, “कंपनी के भीतर सोशल मीडिया एडवोकेट खोजने का सबसे अच्छा तरीका है कि ऐसे व्यक्ति या लोगों की टीम की तलाश की जाए, जो सोशल मीडिया में ग्राहकों के साथ संवाद करने के लिए सबसे अधिक भावुक हों। हो सकता है कि वे पहले से ही ऐसा कर रहे हों, बिना आपको पता चले। उन लोगों की तलाश करें और अपने ब्रांड का प्रतिनिधित्व करने के लिए उन्हें अच्छी तरह से प्रशिक्षित करें। ”

ग्राउंड नियम स्थापित करें

सोशल मीडिया में कर्मचारी की भागीदारी के लिए जमीनी नियम स्थापित करना। आप कर्मचारियों के साथ एक अच्छी लाइन चलते हैं। आपको कर्मचारियों को सोशल मीडिया में संलग्न होने की स्वतंत्रता की अनुमति देने की आवश्यकता है, फिर भी एक ही समय में कंपनी की रक्षा करें। काबानी का सुझाव है कि इंटेल की सामाजिक मीडिया नीति पर एक नज़र डालें जो व्यापक है। वायु सेना में उभरते प्रौद्योगिकी विभाग ने अपने स्वयं के सोशल मीडिया दिशानिर्देशों के इस प्रवाह चार्ट को बनाया है और डेविड मेर्मन स्कॉट ने अपने ब्लॉग पोस्ट में अपनी सोशल मीडिया रणनीति पर प्रकाश डाला है। तो, उदाहरण ऑनलाइन मौजूद हैं।

तब्बू विषयों का पता

जबकि आपके कर्मचारी शायद ऑनलाइन भाग लेते समय अच्छे सामान्य ज्ञान का प्रयोग करते हैं, आपकी सामाजिक मीडिया नीति को विशेष रूप से वर्जित विषयों के उदाहरणों को संबोधित करना चाहिए। गोपनीय, मालिकाना, गैर-जारी कंपनी की जानकारी सोशल मीडिया से बाहर रहना चाहिए। आपके काम और आपके सहकर्मियों और ग्राहकों के बारे में निजी और व्यक्तिगत जानकारी कभी भी ऑनलाइन दिखाई नहीं देनी चाहिए।

सोशल मीडिया में आपके कर्मचारियों की सार्वजनिक छवि, यदि वे आपकी कंपनी से जुड़े हो सकते हैं, तो कोई फर्क नहीं पड़ता। उदासीनता, अपमान, अपमानजनक टिप्पणियां, असत्य कथन, व्यवहार को अस्वीकार करना और अवैध मादक पदार्थों का उपयोग, व्यवहार के सभी उदाहरण हैं जिन्हें आपकी सामाजिक मीडिया नीति को संबोधित करना चाहिए।

सोशल मीडिया क्षेत्र की निगरानी करें

सोशल मीडिया क्षेत्र की निगरानी के लिए एक प्रणाली बनाएं। काबानी कहते हैं, “यदि आप वास्तव में उस स्थान की निगरानी नहीं करते हैं जहां बातचीत हो रही है, तो एक सामाजिक मीडिया नीति बहुत अच्छा नहीं करती है। सोशल मीडिया पर नज़र रखने के लिए बहुत सारे मुफ्त और सशुल्क टूल हैं। ”

अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें

सोशल मीडिया में भाग लेने के इच्छुक अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षण आसानी से उपलब्ध कराएँ। काबानी का सुझाव है, “जीत-जीत सोचो। किसी को भी आस-पास रहना पसंद नहीं है - विशेषकर जब बात उनकी खुद की सोशल नेटवर्किंग की हो। हालांकि, ज्यादातर लोग अपने करियर और ब्रांडों को आगे बढ़ाने के लिए इन सोशल मीडिया साइटों का बेहतर लाभ उठाने के बारे में जानने के लिए खुले हैं। ऑनलाइन गलती करने वाले अधिकांश लोग किसी भी बेहतर को नहीं जानते हैं।

यदि आप उम्मीद करते हैं कि आपके कर्मचारी सोशल नेटवर्किंग टूल का सही उपयोग करेंगे, तो आपको प्रशिक्षण प्रदान करना होगा। जो कुछ वे करते हैं, वह कंपनी का प्रतिबिंब नहीं है; यह उनका एक प्रतिबिंब भी है। इसे हर किसी के लिए एक जीत बनाओ। ”

सोशल मीडिया दुनिया भर में लाखों लोगों के साथ विस्तार कर रहा है, जो कुछ ही समय पहले संभव सपना देखा था। आपके कर्मचारी सोशल मीडिया में बातचीत कर रहे हैं। आपकी कंपनी को सोशल मीडिया पर भी बातचीत करनी चाहिए।

और, आपकी सामाजिक मीडिया नीतियों और रणनीतियों को अब विकास की आवश्यकता है। अपनी कंपनी और अपने ब्रांड के आसपास होने वाली बातचीत को प्रभावित करने का अवसर लें।

एक मिनट के लिए विश्वास न करें कि वार्तालाप नहीं हो रहा है। दिशा को प्रभावित करने के मौके पर कूदो - अब।