प्रबंधकों के लिए 9 बैठक सुविधा कौशल

बैठकें या तो विचारों को साझा करने, चुनौतियों पर चर्चा करने और कार्य योजनाओं को परिभाषित करने के अवसर हो सकती हैं, या वे अनुत्पादक समय की आपदाओं के रूप में समाप्त हो सकती हैं। दुर्भाग्य से, प्रबंधक अक्सर प्रक्रिया की शिथिलता को पूरा करने के लिए प्रमुख योगदानकर्ता होते हैं।

बैठक उत्पादकता में सुधार के समर्थन में अपनी बैठक सुविधा कौशल को मजबूत करने के लिए सभी स्तरों पर प्रबंधकों के लिए विचार हैं।

जहां प्रबंधक बैठक के साथ गलत हो जाते हैं

कई प्रबंधकों को लगता है कि वे जानते हैं कि एक बैठक को "कैसे" चलाना है। वे एजेंडा सेट करते हैं, सभी बात करते हैं, और सभी निर्णय लेते हैं। हालांकि यह प्रबंधकों के लिए आसान और कुशल लग सकता है, यह अक्सर लोगों के समय की बर्बादी है, और यह टीम की रचनात्मक क्षमता में नहीं आता है। वास्तव में, इसका विपरीत प्रभाव पड़ता है क्योंकि कर्मचारी वापस लेते हैं, प्रबंधक को सौंपना चाहते हैं जो प्रभारी होना चाहता है।

कई कारण हैं कि प्रबंधक अपने कर्मचारियों को बैठकों में शामिल नहीं करते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• जाने देने का डर
• गलत विश्वास है कि क्योंकि वे प्रभारी हैं, उन्हें सभी उत्तर प्रदान करने की आवश्यकता है
• अपने कर्मचारियों की क्षमताओं या समस्या को सुलझाने के कौशल में आत्मविश्वास की कमी
• बैठक सुविधा कौशल की कमी

जबकि पहले तीन आइटम गरीब प्रबंधकों के व्यवहार हैं, अंतिम एक, सुविधा कौशल, अभ्यास के साथ सीखा और मजबूत किया जा सकता है।

अपनी बैठक सुविधा कौशल को मजबूत बनाना

परिभाषा के अनुसार, सुविधा का मतलब है, " आसान या कम कठिन बनाने के लिए; आगे मदद करें । "एक प्रबंधक को एक बैठक की सुविधा के लिए (इसे चलाने के बजाय), उन्हें अपनी शक्ति को छोड़ने और विभिन्न परिणामों और दृष्टिकोणों के लिए खुले रहने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है।

उचित बैठक सुविधा में समस्याओं की पहचान करने और हल करने में सभी को शामिल करना शामिल है। टीमें लगभग हमेशा बेहतर विकसित करेंगी, किसी भी प्रबंधक की तुलना में अधिक रचनात्मक समाधान और समाधान के कार्यान्वयन का समर्थन करने की अधिक संभावना होगी।

बैठक की सुविधा के लिए यहां नौ कौशल आवश्यक हैं, जिनमें से सभी को अभ्यास के साथ सीखा और बेहतर बनाया जा सकता है:

1. एजेंडा योजना। एक सहयोगी बैठक एजेंडा योजना के साथ शुरू होती है। उन विषयों का चयन करना जो भागीदारी को आमंत्रित करते हैं, अर्थात्, हल की जाने वाली समस्या "सूचनात्मक" विषयों की तुलना में कहीं अधिक आकर्षक है। हालांकि, समूह की भागीदारी के लिए पर्याप्त समय आवंटित किया जाना चाहिए।
2. पर्यावरण और जलवायु सेटिंग। रसद बात! जब लोग असहज होते हैं, तो एक-दूसरे को नहीं देख सकते हैं, सुन नहीं सकते हैं, या भूखे हैं, बैठक के परिणाम भुगतने होंगे। महान भागीदारी को प्रोत्साहित करने और बाधाओं को दूर करने के तरीके के रूप में रसद का उपयोग करना सीखें।

1. सवाल पूछ रही है। महान प्रश्न महान चर्चा को उत्तेजित करते हैं। लेख, "70 विस्मयकारी कोचिंग प्रश्न, ग्रोव मॉडल का उपयोग करते हुए," कुछ उत्कृष्ट चर्चा प्रांप्टर्स प्रदान करता है।
2. सक्रिय होकर सुनना। जब एक प्रबंधक विरोधाभास करता है, तो समझने के लिए जाँच करता है, और अनुवर्ती प्रश्न पूछता है, यह अधिक भागीदारी को प्रोत्साहित करता है और चर्चा को प्रवाहित करता है।
3. बुद्धिशीलता। ज्यादातर लोगों को लगता है कि वे पहले से ही विचार मंथन करना जानते हैं। हालाँकि, वे आमतौर पर नहीं करते हैं। बहुत सी सेटिंग्स में, खराब प्रक्रिया प्रबंधन, मजबूत सामाजिक या राजनीतिक दबाव और खराब सुविधा कौशल द्वारा बुद्धिशीलता की प्रभावशीलता कम हो जाती है। कई लोगों ने वास्तव में एक अच्छी तरह से चलने वाले मंथन सत्र की शक्ति का अनुभव नहीं किया है।

1. सहमति-निर्माण कौशल। आम सहमति का मतलब यह नहीं है कि हर किसी को एक फैसले से सहमत होना होगा। इसका अर्थ है कि सभी को अपने दृष्टिकोण साझा करने और विचारों को प्रस्तावित करने का अवसर मिला है। उचित सुविधा समूह को विचार साझा करने से लेकर प्रभावी निर्णय के विकास तक मार्गदर्शन करेगी। आम सहमति तक पहुंचने में अधिक समय लगता है, लेकिन आम तौर पर समूह में बड़े स्तर पर मजबूत खरीद प्राप्त होगी। हालाँकि, याद रखें कि आम सहमति अंतिम लक्ष्य नहीं है। हाथ में समस्या के लिए एक प्रभावी निर्णय सबसे महत्वपूर्ण मुद्दा है। एक सर्वसम्मति से निर्णय लेने की प्रक्रिया के माध्यम से एक टीम का नेतृत्व करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए एक छह-चरणीय सहमति निर्णय बनाना।

1. संघर्ष समाधान। जब भी किसी समस्या को हल करने में शामिल लोगों का एक कमरा होता है, तो संघर्ष अपरिहार्य होता है। वास्तव में, कार्य या मुद्दे पर संघर्ष टीम शोधकर्ताओं द्वारा प्रभावी निर्णय लेने की प्रक्रिया के हिस्से के रूप में देखा जाता है। एक प्रबंधक को सीखना चाहिए कि सकारात्मक तरीके से संघर्ष की शक्ति का दोहन कैसे किया जाए।
2. गैर-मौखिक संचार कौशल। जबकि शोधकर्ता सटीक प्रतिशत पर बहस करते हैं, अधिकांश इस बात से सहमत होंगे कि 50 प्रतिशत से अधिक संचार गैर-मौखिक है। एक प्रबंधक को अपने जुड़ाव, कैंडर और प्रतिबद्धता के स्तर का आकलन करने के लिए समूह की टोन और बॉडी लैंग्वेज को पढ़ने में सक्षम होना चाहिए।

1. रिकॉर्डिंग। कुशल समूह सुविधा में यह जानना शामिल है कि लोग क्या कह रहे हैं, इसे पकड़ने के लिए एक फ्लिपकार्ट या व्हाइटबोर्ड की ओर रुख करें। ऐसा करने से लोगों को ऐसा लगता है कि उनके विचारों को सुना जा रहा है और उन्हें महत्व दिया जा रहा है, और यह एक मूल्यवान रिकॉर्ड के रूप में कार्य योजना और अनुवर्ती के लिए उपयोग किया जाता है।

तल - रेखा

समय जीवन और काम पर एक कीमती संपत्ति है। इष्टतम दक्षता और प्रभावशीलता के लिए बैठकों का प्रबंधन करने के लिए प्रयास करें। उपर्युक्त नौ सुविधा कौशल सीखना, अभ्यास करना और आवेदन करना शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है।