शीर्ष नौकरी कौशल कार्यालय प्रबंधकों की आवश्यकता है

कार्यालय प्रबंधक यह सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी लेते हैं कि पूरा कार्यालय या कार्यालयों का परिसर सुचारू रूप से चले। इसमें एक या कई प्रशासनिक सहायकों के प्रबंधन और पर्यवेक्षण जैसे कर्तव्य शामिल हो सकते हैं। कार्यालय प्रबंधकों को आमतौर पर विशेष शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन उन्हें प्रशासनिक और प्रबंधन दोनों भूमिकाओं में प्रासंगिक अनुभव और अच्छी तरह से विकसित कौशल सेट की बहुत आवश्यकता होती है।

यदि आप इस तरह के काम की इच्छा रखते हैं, तो आप आवेदन और साक्षात्कार प्रक्रिया के दौरान हाइलाइट करने के लिए अपने कौशल और अनुभवों में से कौन-कौन से कौशल और अनुभवों को जानकर अपने काम पर रखने की संभावना को बेहतर बना सकते हैं।

कौशल सूची का उपयोग कैसे करें

मांगी गई कौशल के बाद की सूची देखें। आप पा सकते हैं कि आपने जितना सोचा था उससे अधिक उनके पास है। अपने फिर से शुरू और कवर पत्र में कीवर्ड के रूप में अपने प्रासंगिक कौशल का उपयोग करें, ताकि काम पर रखने वाले पर्यवेक्षक स्पष्ट रूप से देख सकें कि आपके पास वह है जो वे खोज रहे हैं।

नौकरी विवरण को ध्यान से पढ़ें, ताकि आप जान सकें कि आपके भावी नियोक्ता के लिए कौन से कौशल सबसे महत्वपूर्ण हैं। कंपनी पर शोध करें ताकि आप व्यवसाय और किसी भी अतिरिक्त, प्रासंगिक अनुभव या ज्ञान को समझें जो आपको पेश करना है।

जब आप अपने साक्षात्कार की तैयारी करते हैं, तो उस समय के कम से कम एक विशिष्ट उदाहरण के साथ आते हैं, जब आप उन प्रत्येक कौशलों का प्रदर्शन करते हैं जिनकी आप चर्चा करने की अपेक्षा करते हैं। भावी नियोक्ता से यह अपेक्षा न करें कि वह आपके अनुभव के संबंध में आपके शब्द को ही लेगा।

महत्वपूर्ण कौशल

सभी कार्यालय प्रबंधक पदों के लिए समान कौशल सेट की आवश्यकता नहीं होती है। बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि आपको कितने कार्यालय सहायकों की देखरेख करनी चाहिए, कितने लोग आपके द्वारा प्रबंधित कार्यालय का उपयोग करेंगे, और आपके नियोक्ता द्वारा किस प्रकार के सॉफ़्टवेयर और अन्य प्रणालियों का उपयोग किया जाएगा।

कुछ कौशल मौजूद हैं जो लगभग सभी प्रभावी कार्यालय प्रबंधकों के पास हैं और बिना नहीं कर सकते हैं। आप नौकरी और कौशल के प्रकारों द्वारा सूचीबद्ध कौशल की सूची भी देख सकते हैं।

प्रशासनिक योग्यता

एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, आप कई प्रशासनिक कार्यों को पूरा करने के लिए जिम्मेदार होंगे। इनमें कर्मचारियों को काम पर रखना और फायरिंग करना, प्रदर्शन मूल्यांकन करना, नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना और दूसरों की निगरानी करना शामिल है। औपचारिक आवश्यकताओं को स्वीकार करना, सामान्य व्यवसाय संचालन का संचालन करना और कागजी कार्रवाई और कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखना आपके अधिकार क्षेत्र में भी आ सकता है।

आपको योजना भी बनानी होगी, मेल प्रोसेसिंग, शेड्यूल और बैठकों में भाग लेना होगा। आपको संघर्ष समाधान का अभ्यास करने, काम को सौंपने और एक नीति और निर्णय निर्माता होने के लिए कहा जा सकता है।

विश्लेषणात्मक कौशल

आपकी नौकरी का एक हिस्सा आपके काम को बेहतर तरीके से करने के तरीके खोजना होगा। यदि आप अपने कार्यालय को चलाने और समाधान प्रदान करने में अक्षमताओं की पहचान कर सकते हैं, तो आप अपने नियोक्ता को बहुत सारा पैसा बचाने में सक्षम हो सकते हैं और अपने सहयोगियों को बहुत अधिक बचत कर सकते हैं।

एक महान कार्यालय प्रबंधक लगातार सभी प्रक्रियाओं, प्रथाओं और प्रक्रियाओं के बारे में खुद से पूछेगा, “क्या यह समझ में आता है? क्या यह सबसे अच्छा है जो हम कर सकते हैं? ”अपने फिर से शुरू होने पर विश्लेषणात्मक कौशल की एक सूची को शामिल करने की सिफारिश की गई है।

विस्तार पर ध्यान

कार्यालय प्रबंधक के रूप में, हिरन आपके साथ रुकता है। आप समय पर ढंग से और सही तरीके से रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए, और कार्यालय में बाकी सभी की जरूरतों और मुद्दों पर नज़र रखने के लिए, सही तरीके से कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देने के लिए जिम्मेदार होंगे। अगर आप अपना काम अच्छे से करेंगे तो ऑफिस खुद ही चलने लगेगा। यदि आपको कुछ विवरण गलत हैं, तो अन्य लोग पूरी तरह से अपना काम करने में असमर्थ हो सकते हैं।

संचार कौशल

कार्यालय सहायकों की तरह, आप अक्सर उन पहले लोगों में से एक होंगे जिन्हें आगंतुक देखते हैं, और आप कभी-कभी केवल वही हो सकते हैं जो वे देखते हैं कि आपके कार्यालय में काम करने वाले पेशेवरों में से एक बाहर होता है। अपने अन्य कर्तव्यों को पूरा करते हुए आपको एक प्रभावी रिसेप्शनिस्ट के रूप में कार्य करना चाहिए।

आप विभिन्न लोगों के बीच संपर्क का प्राथमिक बिंदु भी हो सकते हैं जो कार्यालय का उपयोग करते हैं और संभवतः आपके कार्यालय और अन्य लोगों के बीच एक ही संगठन के भीतर। आपको संघर्ष समाधान और प्रतिनिधि कार्य का अभ्यास करना पड़ सकता है। यह सब लिखित और मौखिक दोनों में बहुत अधिक संचार को जोड़ता है, जिनमें से सभी को हर समय सटीक, कुशल, मैत्रीपूर्ण और पेशेवर होना चाहिए।

कंप्यूटर कौशल

यह महत्वपूर्ण है कि कार्यालय प्रबंधकों के पास कंप्यूटर कौशल की एक विस्तृत श्रृंखला है। बारीकियाँ आपके नियोक्ता पर निर्भर करेंगी लेकिन आमतौर पर डेटा प्रविष्टि, स्प्रेडशीट और सामान्य आईटी कार्य शामिल होते हैं।

प्रबंध कार्यालयों में बड़ी मात्रा में जिम्मेदारी शामिल हो सकती है। कार्यालय प्रबंधक आम तौर पर कंपनी के हर पहलू में अपने हाथों से एक संगठन के शीर्ष पर काम करते हैं। यदि यह केंद्रीय भूमिका आपसे अपील करती है, तो यह देखने के लिए कौशल सूची की समीक्षा करना जारी रखें कि क्या यह आपके लिए करियर हो सकता है।

आर्थिक मामला

आपकी जिम्मेदारियों में बहीखाता पद्धति, चालान, बजट और लेखा शामिल हो सकते हैं। आपको पेरोल, पेटीएम कैश और क्विकबुक प्रविष्टियों को संभालने की भी आवश्यकता हो सकती है। त्रैमासिक और अर्धवार्षिक रिपोर्ट आपके कर्तव्यों की श्रेणी में भी आ सकती है। बहुत कम से कम, यदि आपका कार्यालय पैसा संभालता है, तो आप अंततः यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होंगे कि इसे अच्छी तरह से संभाला जाए।

नेतृत्व कौशल

कार्यालय सहायकों का एक बड़ा समूह हो सकता है, के पर्यवेक्षक के रूप में, आपको हर किसी को प्रेरित और समन्वित रखने की आवश्यकता होगी। आपको टीम वर्क करना होगा। आपकी नौकरी में हर किसी के काम के लिए एक मानक स्थापित करना और उन मानकों को पूरा करना सुनिश्चित करना शामिल होगा। अक्सर अग्रणी होने का अर्थ है अन्य लोगों को अपने करियर में बढ़ने में मदद करना, और लोगों को स्वयं शुरू करने और एक दूसरे के साथ अच्छी तरह से संवाद करने में मदद करना।

सामाजिक कौशल

ऑफिस मैनेजर होने में इंटरपर्सनल स्किल्स की बड़ी भूमिका होती है। आपको सकारात्मक दृष्टिकोण रखने, आगंतुकों को बधाई देने और टीम वर्क में संलग्न होने की आवश्यकता होगी।

विविध शक्ति

कार्यालय प्रबंधकों के पास एक विविध कौशल सेट होता है जो उन्हें प्रभावी ढंग से अपना काम करने में मदद करता है। इसमें विस्तार पर ध्यान देना शामिल है, आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले समर्थन के बारे में आम तौर पर लचीला होना, और विश्वसनीय होना। कार्यालय प्रबंधकों को भी नेटवर्कर, तार्किक विचारक, बहु-कार्यकर्ता और समस्या समाधानकर्ता होने की आवश्यकता है। इस भूमिका में सेवा करने वाले लोगों के लिए समय प्रबंधन और संगठन दूसरा स्वभाव होना चाहिए।