एक सफल मीडिया इवेंट का आयोजन कैसे करें

आपकी कंपनी के लिए मुफ्त मीडिया एक्सपोज़र प्राप्त करने का सबसे आसान तरीका है (जिसे अक्सर "अर्जित मीडिया" के रूप में जाना जाता है) मीडिया इवेंट्स के माध्यम से है।चाहे आप कम भाग्यशाली की मदद करने के लिए कई प्रायोजकों के साथ टीम बना रहे हों, या किसी उत्पाद को जारी करने की घोषणा करने के लिए एक प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित कर रहे हों, ऐसे कुछ कदम हैं जिनका आपको एक सफल मीडिया ईवेंट आयोजित करने के लिए अनुसरण करना चाहिए।

एक प्रेस विज्ञप्ति के साथ प्रारंभ करें

आपकी प्रेस विज्ञप्ति जारी करने से मीडिया को यह तय करने में मदद मिलेगी कि आपकी कहानी पर्याप्त कवरेज के योग्य है या नहीं। इसलिए यह आपकी प्रेस विज्ञप्ति को सरल रखने में मदद करता है और कभी भी किसी भी प्रचार का उपयोग नहीं करता है। स्टेशन और अखबार समाचार ढूंढ रहे हैं; वे एक बिक्री क्षेत्र की तलाश में नहीं हैं।

आपको अपनी प्रेस रिलीज़ जारी करने के लिए एक विंडो मिल गई है। आप इसे बहुत पहले नहीं भेजना चाहते हैं और फिर यह भूल या दफन हो जाता है, और आप इसे बहुत देर से नहीं भेजना चाहते हैं जब अन्य कहानियाँ पहले से ही सौंपी जा सकती हैं, और वे केवल आपके ईवेंट को फिट नहीं कर सकते हैं आम तौर पर, आपकी घटना से 2 से 3 दिन पहले पर्याप्त अग्रिम सूचना होती है।

आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपनी प्रेस विज्ञप्ति में निर्देश और कोई विशेष निर्देश शामिल करें। यदि आपकी कंपनी का मुख्यालय एक स्थान पर है, लेकिन आपका कार्यक्रम 30 मील दूर आपके संयंत्र में है, तो आपको अपनी रिहाई में यह स्पष्ट करने की आवश्यकता है।

फोन कॉल देखें

आपके द्वारा अपनी प्रेस रिलीज़ भेजे जाने के बाद, आप समाचार पत्रों या निर्माताओं को टीवी स्टेशनों पर बुलाकर सत्यापित कर सकते हैं कि वे इसे प्राप्त करते हैं। बस इतना ही पूछना है।

यह अक्सर उनके लिए बातचीत खोलने के लिए आपको बताएगा कि क्या उन्हें लगता है कि वे आने में सक्षम होंगे या नहीं। लेकिन यहां तक ​​कि अगर यह नहीं है, तो आप पूछना नहीं चाहते हैं कि वे आ रहे हैं। वे वहाँ होंगे अगर वे कर सकते हैं लेकिन कोई वादा नहीं करेंगे।

ध्यान रखें, ब्रेकिंग न्यूज या भारी समाचार दिन उन्हें अंतिम समय पर आने से रोक सकते हैं। आप उन्हें देखने के लिए नहीं देखना चाहते हैं कि क्या वे आ रहे हैं, यहां तक ​​कि घटना के दिन भी जब आप वहां खड़े हैं, पत्रकारों को दिखाने के लिए इंतजार कर रहे हैं।

आप अपने फ़ोन कॉल करने के समय को भी देखना चाहते हैं। शाम 5 बजे से 10 मिनट पहले कॉल करना। आपके लिए दिन के अंत की तरह लग सकता है, लेकिन एक निर्माता के लिए यह एक रात के समाचार प्रसारण तक 10 मिनट है। कॉल करने का सबसे अच्छा समय आम तौर पर सुबह 10 बजे और 1 से 2:30 बजे के बीच होता है।

अपने ईवेंट के समय की सावधानीपूर्वक योजना बनाएं

हर कोई समय सीमा पर काम कर रहा है। समाचार पत्रों ने कई बार यह तय किया कि वे अगले दिन के मुद्दे को बिस्तर पर रखें। इसका मतलब है कि अगर वे शाम 5 बजे आपके कार्यक्रम में आते हैं। गुरुवार को, कवरेज शनिवार तक नहीं दिख सकता है।

टीवी स्टेशनों में आमतौर पर सुबह, दोपहर, 5, 6, 10 और / या 11 बजे होते हैं। सप्ताह के दौरान न्यूज़कास्ट, आपके टीवी बाजार पर निर्भर करता है। कवरेज हो रही है अगर आपका मीडिया इवेंट शाम 4 बजे शुरू होता है। बहुत मुश्किल हो सकता है। वे अपनी समाचार कार में बस आशा नहीं करेंगे और अपने टेप को हवा पर पाने के लिए पागलों की तरह ड्राइव करें 5. एक स्क्रिप्ट है जिसे लिखा जाना है और एक टेप जिसे संपादित करना है।

अपने ईवेंट समय की योजना बनाएं ताकि यह न केवल पत्रकारों के लिए सुविधाजनक हो, बल्कि आपके तुरंत अधिक एक्सपोज़र प्राप्त करने की संभावना भी बढ़ा दे।

कोशिश करो और सब कुछ मत करो

जैसा कि प्रलोभन के रूप में यह एक निर्देशक बनने के लिए हो सकता है, रिपोर्टर, फोटोग्राफर या वीडियोग्राफर को यह न बताएं कि आप उन्हें कौन सा शॉट देना चाहते हैं। आप उनके साथ एक निश्चित संबंध स्थापित करना चाहते हैं और अखबार या टीवी स्टेशन के साथ एक संबंध शुरू करते हैं। आप किसी भी दोस्त को यह नहीं बताएंगे कि वह अपना काम कैसे करेगा।

(और बाहर) पाने के लिए यह आसान बनाओ

यदि आप अपने 50,000 वर्ग फुट के संयंत्र में कार्यक्रम आयोजित कर रहे हैं और जिस क्षेत्र में आप मीडिया को अनुमति दे रहे हैं, वह भवन के पीछे है, तो उन्हें यथासंभव आसान पहुंच दें। भवन के सामने उन्हें पार्क न करें और यदि आप इसमें मदद कर सकते हैं तो अपने उपकरणों को पीछे की ओर ले जाएं। यदि पीछे की ओर ड्राइव करने का कोई तरीका है, तो मीडिया को अपनी प्रेस रिलीज़ में ड्राइविंग दिशाओं के बारे में बताएं और उनके आने पर रास्ते को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें।

आप यह भी विचार करना चाहते हैं कि आपकी सुविधा का कौन सा क्षेत्र सख्ती से बंद है। उदाहरण के लिए, यदि आप लंबे समय तक चलने से बच नहीं सकते हैं, तो क्या आप वास्तव में चाहते हैं कि मीडिया आपके पूरे भवन में कैमरों के साथ घूमे? इसका मतलब यह नहीं है कि वे जो भी चाहते हैं शूटिंग शुरू करने जा रहे हैं। लेकिन कई कंपनियों की सख्त नीतियां हैं, जहां कैमरे और गैर-कर्मचारी मालिकाना कारणों से जा सकते हैं।

विजुअल्स पर विचार करें

अपने दृश्यों के बारे में ध्यान से सोचें। जितना हो सके मीडिया को हाथों-हाथ अनुभव दें। आधे घंटे तक किसी उत्पाद के बारे में बात करना और फिर ब्रोशर में तस्वीर का जिक्र करना कुछ ऐसा है जिसे मीडिया को दिखाना भी नहीं चाहिए। याद रखें, वे आपके संभावित ग्राहकों (उनके दर्शकों या पाठकों) को दृश्य पास कर रहे हैं, इसलिए आपके दर्शकों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है ताकि आपको अपनी ज़रूरत का कवरेज मिल सके।

एक प्रेस किट मत भूलना

अपने ईवेंट की जानकारी शामिल करें और उसे मीडिया को सौंप दें। यह जानकारी उन्हें कहानी लिखने में मदद करेगी लेकिन साथ ही आपको समाचार पर अधिक नियंत्रण रखने में मदद करती है क्योंकि आप उन्हें महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान कर रहे हैं।

सुनिश्चित करें कि आपका मीडिया संपर्क उपलब्ध है

प्रश्नों के लिए अपने मीडिया संपर्क को उपलब्ध कराना न भूलें। यदि किसी रिपोर्टर के पास अतिरिक्त प्रश्न हैं, तो उन्हें जल्दी से अपने मीडिया संपर्क की पकड़ बनाने में सक्षम होना चाहिए। मीडिया कॉन्टैक्ट के फोन नंबर और किसी भी अन्य कॉन्टैक्ट की जानकारी को अपनी प्रेस किट में शामिल करना न भूलें।

अनुभव वाले कर्मचारी का उपयोग करें

आपको अपने इवेंट के प्रवक्ताओं को अपने स्वयं के मीडिया संपर्क तक सीमित करने की आवश्यकता नहीं है। यदि कोई कर्मचारी बेहतर साउंडबाइट दे सकता है क्योंकि उसे एक निश्चित उत्पाद के साथ काम करने और काम करने का अधिक अनुभव है, तो हर तरह से उसे सवालों के लिए उपलब्ध कराएं।

पहले से अपना वक्तव्य तैयार करें

यदि आप ऑन-कैमरा या अखबार के रिपोर्टर से बात करने की योजना बनाते हैं, तो इस बारे में सोचें कि आप समय से पहले क्या कहना चाहते हैं। यह एक मित्र के लिए मदद कर सकता है जो आपके व्यवसाय से परिचित नहीं है जो आपकी प्रेस किट को पढ़ सकता है और उनसे पूछे जाने वाले प्रश्न पूछ सकता है। इन सवालों के साथ-साथ अपने खुद के कुछ विचार-मंथन से, उत्तर की एक सूची के साथ आते हैं। आप पूर्वाभ्यास के लिए आवाज़ नहीं करना चाहते हैं, लेकिन आप बिना आवाज़ के या "उम्म …" बहुत कुछ कहना नहीं चाहते हैं।

आप विभिन्न प्रकार के माध्यमों पर भी विचार करना चाहते हैं। अखबार की टेलीविजन और इसके विपरीत अलग-अलग जरूरतें हैं। एक अखबार का रिपोर्टर आपसे ऐसे सवाल पूछ सकता है जो टीवी रिपोर्टर से बहुत अलग हों। प्रत्येक माध्यम के पास आपके समाचार को प्रस्तुत करने के अलग-अलग तरीके होते हैं, इसलिए उन्हें उस प्रकार की आवश्यकता होगी जो उनके दर्शकों को सबसे अच्छा लगे।

क्या होगा अगर रिपोर्टर नहीं दिखाता है?

स्टेशन या अखबार एक रिपोर्टर के बजाय एक फोटोग्राफर या वीडियोग्राफर को बहुत अच्छी तरह से भेज सकते हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि आपकी कहानी उनके लिए महत्वपूर्ण नहीं है। वे वहाँ नहीं होते अगर वे आपकी कहानी को कवरेज देने की योजना नहीं बनाते थे, जो कोई भी बहुत अच्छा दिखाता है।

अगर एक वीडियोग्राफर अपने गियर को लुटा रहा है, तो उसे प्रेस किट सौंपें नहीं। उसके लिए इसे ले जाने की पेशकश करें जब तक कि वह अपनी ज़रूरत के शॉट्स प्राप्त करने में सक्षम न हो। दूसरे दर्जे के नागरिक की तरह उसका इलाज करने से यह वापस स्टेशन पर आ जाएगा और भविष्य के कवरेज के अवसरों को नुकसान पहुंचा सकता है।