मानव संसाधन में प्रलेखन का महत्व

प्रलेखन रोजगार की घटनाओं का लिखित और बरकरार रिकॉर्ड है। ये रिकॉर्ड सरकार और कानूनी रूप से अनिवार्य तत्वों, कंपनी की नीति और व्यवहार के लिए आवश्यक दस्तावेज, सर्वोत्तम मानव संसाधन प्रथाओं द्वारा सुझाए गए दस्तावेज़ और रोजगार की घटनाओं के बारे में औपचारिक और अनौपचारिक रिकॉर्ड से बने होते हैं।

एक रोजगार रिकॉर्ड के बारे में प्रलेखन

प्रलेखन का कर्मचारी रिकॉर्ड उसके या उसके कार्यों, चर्चाओं, प्रदर्शन कोचिंग घटनाओं, गवाह नीति उल्लंघन, अनुशासनात्मक कार्रवाई, सकारात्मक योगदान, इनाम और मान्यता, जांच, आवश्यकताओं और लक्ष्यों को पूरा करने में विफलता, प्रदर्शन मूल्यांकन, और अधिक का एक लिखित खाता है।

इन अभिलेखों को बनाए रखने से नियोक्ता और कर्मचारी को एक विशिष्ट घटना के आसपास होने वाली घटनाओं और चर्चाओं के लिखित इतिहास को संरक्षित करने की अनुमति मिलती है। रोजगार संबंध का दस्तावेजीकरण एक लिखित रिकॉर्ड प्रदान करता है, जो कि कर्मचारी पदोन्नति, कर्मचारी वेतन में वृद्धि और अनुशासनात्मक कार्रवाई जैसे रोजगार समाप्ति सहित समर्थन के लिए आवश्यक हो सकता है।

कर्मचारियों के बारे में प्रलेखन, जब आवश्यक हो, आम तौर पर सकारात्मक और नकारात्मक दोनों होते हैं। यह तथ्यात्मक है, निर्णय नहीं है। यह घटनाओं का वर्णन करता है क्योंकि वे घटना के बारे में देखने वाले की राय और विचारों के आधार पर होते हैं। दस्तावेज़ीकरण उन कार्यों का भी वर्णन करता है जिन्हें उल्लेखनीय उदाहरणों में लिया गया था जैसे कि औपचारिक कर्मचारी मान्यता प्रदान करना या अनुशासनात्मक कार्रवाई करना।

याद रखें, जब आपको घटना संभव हो तो करीब से दस्तावेज बनाने की आवश्यकता है ताकि रिकॉर्ड समय पर, विस्तृत और सटीक हो।

एक कानूनी कार्यवाही में, कर्मचारी के पिछले प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण अक्सर घटना से नियोक्ता के अनुभवों के परिणाम के लिए महत्वपूर्ण होता है। नकारात्मक घटनाओं पर पूरी तरह ध्यान केंद्रित किए बिना कर्मचारी के प्रदर्शन की एक निष्पक्ष तस्वीर सामने रखना लक्ष्य है।

प्रलेखन के प्रकार

नीतियां, प्रक्रियाएं, कर्मचारी पुस्तिका, और प्रदर्शन विकास योजनाएं भी प्रलेखन के रूप हैं जो एक व्यवस्थित, निष्पक्ष कार्यस्थल बनाए रखने के लिए अपेक्षित कर्मचारी व्यवहार और कार्यस्थल आवश्यकताओं को रिकॉर्ड करती हैं जिसमें कर्मचारी जानते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है।

रिकॉर्ड भी अभियुक्तों के लिखित बयान, अभियोजक और शत्रुतापूर्ण कार्यस्थल की घटनाओं के गवाह होते हैं, जिसमें यौन उत्पीड़न जैसे कर्मचारी कदाचार शामिल हैं।

इस दस्तावेज़ में स्थायी रिकॉर्ड जैसे कि हस्ताक्षरित रोज़गार आवेदन, लिखित रोज़गार संदर्भ, आवेदन सामग्री जैसे रिज्यूमे और कवर पत्र और पृष्ठभूमि की जाँच शामिल हैं। कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल से अलग रखा गया, अन्य कागजी कार्रवाई जैसे कि I-9 फॉर्म (जो यू.एस. में काम करने के लिए कर्मचारी की पात्रता की पुष्टि करता है) को भी बनाए रखा जाता है, जैसा कि मेडिकल रिकॉर्ड, FMLA रिकॉर्ड और इसके आगे हैं।

दस्तावेज़ीकरण अनौपचारिक भी हो सकता है क्योंकि एक प्रबंधक के रिकॉर्ड में एक कर्मचारी के साथ एक वर्ष के दौरान उसकी चर्चा होती है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक अपने सभी रिपोर्टिंग स्टाफ सदस्यों पर इस दस्तावेज़ को बनाए रखें। प्रदर्शन के कारण किसी भी कर्मचारी को अकेला नहीं होना चाहिए। इसे बाद की तारीख में भेदभाव माना जा सकता है।

कर्मचारी के कर्मचारी फ़ाइल में दस्तावेज़ीकरण औपचारिक हो सकता है और बनाए रखा जा सकता है। कर्मचारियों से यह अपेक्षा की जाती है कि वे इस दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने के लिए यह स्वीकार करें कि उन्होंने एक प्रति प्राप्त की है, और अपनी संपूर्णता में सामग्री की समीक्षा की है। नोट: हस्ताक्षर दस्तावेज़ीकरण में बयानों के साथ समझौते को नहीं दर्शाता है।

प्रलेखन का उपयोग

सकारात्मक या नकारात्मक, महत्वपूर्ण घटनाओं के दस्तावेज़ीकरण की भी सिफारिश की जाती है ताकि प्रबंधकों के पास समय-समय पर कर्मचारी प्रदर्शन का रिकॉर्ड हो।

संगठन उन प्रलेखन का उपयोग कर सकते हैं जो वे अन्य तरीकों से रखते हैं। इनमें कुछ नाम रखने के लिए प्रक्रिया, कार्य निर्देश और कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर निर्देश शामिल हो सकते हैं, लेकिन मानव संसाधन कार्य के प्रयोजनों के लिए, ये प्रलेखन के सामान्य उपयोग हैं। अगला खंड उचित रूप से कैसे दस्तावेज़ के बारे में निर्देशों की रूपरेखा देता है।

प्रदर्शन प्रलेखन नमूने

किसी कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण आपको कर्मचारियों को अनुशासित, समाप्त या निष्पक्ष रूप से बढ़ावा देने, इनाम देने और पहचानने की अनुमति देगा। प्रलेखन के बिना, इन कार्यों में से किसी के लिए एक मामला बनाना मुश्किल है, और नियोक्ता के लिए संभावित रूप से जोखिम भरा है।

नियोक्ता को कर्मचारियों के भेदभावपूर्ण उपचार के बारे में किसी भी संभावित आरोप से बचना चाहिए। एक तरफ सभी कानूनी, अच्छे नियोक्ता एक कार्य वातावरण बनाना चाहते हैं जो उचित, सुसंगत और कर्मचारी लक्ष्यों और कैरियर योजनाओं का समर्थन करता है।

यह वातावरण प्रबंधक के पेशेवर प्रदर्शन के पेशेवर प्रलेखन द्वारा समर्थित है - सुधार या सुधार की आवश्यकता में प्रशंसनीय व्यवहार और कार्य दोनों। कैसे इन पर दस्तावेज़ पहले से विस्तार से चर्चा की गई थी। निम्नलिखित स्थितियाँ आपको उपयुक्त प्रलेखन के अधिक उदाहरण देती हैं।

लटनेस और एब्सेंटिज्म का दस्तावेजीकरण

गलत:

मार्क आमतौर पर काम के लिए देर हो चुकी है। मार्क को बहुत काम याद आता है।

सही:

1 अप्रैल: मार्क ने बीमार को बुलाया और आठ घंटे काम करने से चूक गए।

4 अप्रैल: मार्क अपने निर्धारित समय से दो घंटे देरी से सुबह 10 बजे काम पर पहुंचे।

6 अप्रैल: मार्क ने एक डॉक्टर की नियुक्ति को निर्धारित किया और फिर, एक नई भट्ठी स्थापित करने के लिए घर पर रहे।

12 अप्रैल: मार्क ने बीमार को बुलाया और आठ घंटे काम करने से चूक गए।

दस्तावेज़ प्रदर्शन

गलत:

मैरी अविश्वसनीय है। वह शायद ही कभी वह करता है जो उसने करने के लिए प्रतिबद्ध किया है।

सही:

2 मई: मैरी ने वादा किया कि उत्पाद प्रस्ताव का पहला मसौदा आज की साप्ताहिक बैठक में समीक्षा के लिए उपलब्ध होगा। मैरी ने उम्मीद के मुताबिक एक मसौदा दस्तावेज तैयार नहीं किया। कहा कि वह बहुत व्यस्त थी और जिन लोगों को उसकी मदद की जरूरत थी, वे उसके साथ वापस नहीं आए।

मैनेजर ने जवाब दिया: आपको क्या मदद चाहिए थी? जानकारी? किसने आपको वापस नहीं पाया है और आपको उनसे क्या ज़रूरत है?

कार्ल और माइकल को अपनी प्रगति के बारे में मैरी को अपडेट करने की आवश्यकता थी।

क्या आपको इतना व्यस्त कर रहा है कि आपके पास अपनी प्रतिबद्धता पर चलने का समय नहीं है? उन्हें पूरा करने के लिए सीमित घंटों के साथ बहुत सारी प्रतिबद्धताएं बनाता है।

मैं आपके लिए क्या कर सकता हूँ?

आप समीक्षा के लिए मसौदा दस्तावेज कब उपलब्ध कराएंगे?

ये नमूने इस बात का एक सिंहावलोकन प्रदान करते हैं कि प्रभावी प्रलेखन कैसा दिखता है बनाम गलत तरीके से लिखा गया है। अपने कार्यस्थल में प्रभावी रूप से और कानूनी रूप से दस्तावेज़ नीतियों, प्रदर्शन और घटनाओं के लिए इस सलाह का पालन करें।

अस्वीकरण

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