एचआर के बारे में 6 टिप्स बेस्ट एम्प्लॉई शिकायत कैसे संभाल सकते हैं

एक मानव संसाधन पेशेवर के रूप में, आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि कर्मचारी की शिकायतों का जवाब कैसे दिया जाए, खासकर यदि आपको हर दिन एक या दो व्यक्ति या तो मिलते हैं या कर्मचारी शिकायत फार्म पर वितरित किए जाते हैं। स्थिति की गंभीरता के आधार पर, आप शिकायत को तब और वहाँ संबोधित करने में सक्षम हो सकते हैं या आपको दूसरों को शामिल करने के लिए आवश्यक हो सकता है।

सामान्य शिकायतों के उदाहरण

कर्मचारी शिकायतें गंभीर आरोपों के बीच सरपट दौड़ती हैं जिन्हें आधिकारिक कार्रवाई की आवश्यकता होती है और बहुत कम या कोई पदार्थ नहीं होता है। वे अक्सर कर्मचारी धारणाओं से उपजी हैं, हालांकि, और हल करने के लिए अपेक्षाकृत आसान हैं।

"मेरा प्रबंधक मेरे लिए अभिप्रेत है। वह अन्य सहकर्मियों के सामने मुझ पर चिल्लाता है और मुझे अपना काम करने के लिए कहता है।"

"मेरे बॉस हमेशा मेरे कंधे के ऊपर दिख रहे हैं। मुझे यह पसंद नहीं है। वह कई बार मेरे ब्रेक और मेरे पीछे खड़े होकर देखते हैं कि मैं क्या करता हूं।"

"हमारी पिछली विभाग की बैठक में, उन्होंने हमें शिकायत करने के लिए एचआर जाने के बजाय आदेश की श्रृंखला का पालन करने के लिए कहा।"

इस तरह कर्मचारी शिकायतों के बारे में बात यह है कि वे व्यक्तिपरक हैं। उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए “मेरा प्रबंधक मेरे लिए है। वह अन्य सहकर्मियों के सामने मुझ पर चिल्लाता है और मुझे अपना काम करने के लिए कहता है। ”

• क्या पर्यवेक्षक वास्तव में मतलब है? कुछ पर्यवेक्षक, निश्चित रूप से हैं। दूसरों का मतलब नहीं है; वे सिर्फ समस्या कर्मचारियों के साथ काम कर रहे हैं।
• पर्यवेक्षक चिल्ला रहा है या सिर्फ बोल रहा है? लोगों को चिल्ला के बहुत अलग धारणाएं हैं। कुछ लोग आलोचना के किसी भी रूप को चिल्ला के रूप में लेते हैं। लेकिन कभी-कभी पर्यवेक्षक चिल्लाते हैं, और यह उचित व्यवहार नहीं है।
• कर्मचारी को अपना काम करने के बारे में क्या कहना है? क्या वह सुस्त है? या प्रबंधक नाइटपैकिंग कर रहा है या अस्पष्ट निर्देश दे रहा है? क्या कमांड "आपका काम" अपने फोन पर खेलने वाले कर्मचारी के बारे में है, या यह सुरक्षा उल्लंघन के बारे में कर्मचारी की शिकायत का जवाब है?

यह महत्वपूर्ण है कि आप कर्मचारी की शिकायतों के प्रति कठोर न हों, क्योंकि आपका सबसे महत्वपूर्ण काम व्यवसाय की सहायता करना है। यदि आप एक शिकायत को अनदेखा करते हैं जो एक प्रबंधक चिल्ला रहा है और यह पता चला है कि प्रबंधक वास्तव में चिल्ला रहा है, तो कारोबार बढ़ सकता है या ग्राहकों को अधिक नुकसान हो सकता है और यह व्यवसाय के लिए हानिकारक है।

लोगों को यह बताने में सावधानी बरतें कि उन्हें शिकायत करने से पहले हमेशा कमांड की श्रृंखला से गुजरना होगा। उदाहरण के लिए, यौन उत्पीड़न करने वाली महिला उत्पीड़न की शिकायत करने के लिए अपने पुरुष पर्यवेक्षक के बॉस के पास जाने में सहज महसूस नहीं कर सकती है। इस मामले में, हमेशा श्रृंखला का पालन करने की नीति के परिणामस्वरूप कंपनी के लिए निरंतर उत्पीड़न और कानूनी दायित्व हो सकता है।

फील्ड कर्मचारी शिकायत कैसे करें

कर्मचारी शिकायतों को संभालने के लिए कई दृष्टिकोण हैं, लेकिन छह सामान्य रणनीतियों संभवतः व्यक्तिपरक शिकायतों की जांच के लिए आधार बनाती हैं।

अपने प्रबंधन / पर्यवेक्षी टीम को जानें. आपको यह जानना आवश्यक है कि जेन चिल्लाना चाहता है, स्टीव अब तक का सबसे अच्छा लड़का है, लेकिन अपने कर्मचारियों को उसके ऊपर चलने की अनुमति देता है, और करेन का कोई सुराग नहीं है कि उसके कर्मचारियों के साथ क्या हो रहा है।

यह जानकारी आपको प्रबंधन कर्मचारियों के साथ आमने-सामने बात करके नहीं मिल सकती। आपको अंदर और बाहर पॉप करने की आवश्यकता है। ऐसा इसलिए नहीं है क्योंकि आप इन लोगों को प्रबंधित कर रहे हैं - आप नहीं हैं। यह इसलिए है क्योंकि आपको यह जानना होगा कि वास्तव में क्या हो रहा है।

पता करें कि वास्तव में क्या चल रहा है। जब कोई कर्मचारी कहता है, "मेरा प्रबंधक हमेशा मुझे देख रहा है," तो इसका मतलब निकालें। पूछें, "जब आप कहते हैं कि आपके प्रबंधक हमेशा आपको देख रहे हैं, तो इसका क्या मतलब है?" और "यह आपके लिए एक समस्या क्यों है?" आपको पता चल सकता है कि कर्मचारी अभी रो रहा है।

फिर, आपको पता चल सकता है कि पर्यवेक्षक किसी विशेष कर्मचारी पर अनुचित तरीके से मंडरा रहा है या कर्मचारी को ठीक से प्रशिक्षित नहीं किया गया है। जब तक आप पूछेंगे आपको पता नहीं चलेगा।

पूछो, "तुम मुझे उसके बारे में क्या करना चाहते हो?"कभी-कभी लोग सिर्फ वेंट करना चाहते हैं। वे कहना चाहते हैं, “मैं निराश हूं। मैं एक डेड-एंड जॉब में हूं, मेरा सुपरवाइजर परेशान है, और मैं कम वेतन के लिए 10-घंटे काम करने से थक गया हूं। ”

लेकिन कभी-कभी वे वास्तव में एक समस्या के साथ मदद चाहते हैं। यदि आप कर्मचारी की शिकायतों का प्रभावी ढंग से जवाब देना चाहते हैं तो दोनों स्थितियों में अंतर करना महत्वपूर्ण है - लेकिन महत्वपूर्ण है।

अपना दरवाजा खुला रखें। कर्मचारियों को अपनी अधिकांश समस्याओं को स्वयं हल करने के लिए प्रोत्साहित करना एक महान नीति है। एक मानव संसाधन प्रबंधक एक चिकित्सक या माता-पिता नहीं है। लेकिन अगर आप लोगों को दूर कर देते हैं, तो आपको मूल्यवान या महत्वपूर्ण जानकारी याद आ जाएगी। एक ओपन-डोर पॉलिसी की हमेशा सिफारिश की जाती है।

पर्यवेक्षक या प्रबंधक को सूचित करने के बारे में सावधान रहें।कभी-कभी यह ठीक है। लेकिन हमेशा कर्मचारी को बताएं कि आप उसके पर्यवेक्षक को सूचित करेंगे। यदि आप नहीं करते हैं, तो वह विश्वासघात महसूस करेगा। सिर्फ इसलिए कि एचआर मैनेजर चिकित्सक नहीं हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि कर्मचारी उनसे कुल गोपनीयता की उम्मीद नहीं करते हैं।

बहुत से करते हैं और जब उन्हें पता चलता है तो चौंक जाते हैं। ऐसा न होने दें। कभी-कभी कर्मचारी कह सकता है, “नहीं! मेरे पर्यवेक्षक को मत बताना। ”इस मामले में, आपको यह तय करना होगा कि क्या यह आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी शिकायत करता है, "मेरा पर्यवेक्षक हमेशा मुझे बताता है कि मुझे अपना काम कैसे करना है!" आप पूछ सकते हैं, "क्या आप हमेशा वही कर रहे हैं जो आप करने जा रहे हैं?" यदि उत्तर है, "नहीं, लेकिन एरिक न तो, "आप बस उसे सलाह दे सकते हैं कि वह हर समय अपना काम करने की कोशिश करे और अपने सहकर्मियों की अनदेखी करे। प्रबंधन के साथ चर्चा की जरूरत नहीं है।

दूसरी ओर, यदि शिकायत नस्लीय भेदभाव के बारे में है, तो आपको स्पष्ट रूप से संवाद करना होगा कि आपको जांच करनी होगी और कुछ लोगों को जानना होगा। यदि आप कर्मचारी से बात करके सब कुछ संभालने में सक्षम हैं, तो हमेशा उसके प्रबंधक को बताने और संभवतः कर्मचारी-प्रबंधक संबंध को नुकसान पहुंचाने का कारण नहीं होता है।

याद रखें, छोटी घटनाएं अक्सर कर्मचारियों के लिए बहुत बड़ी होती हैं।जब आप बहुत सारे प्रवेश स्तर के लोगों के साथ काम कर रहे होते हैं, तो आपको यह समझना होगा कि आपके द्वारा दिए गए मुद्दे, वे नहीं ले सकते। उदाहरण के लिए, एक छूट, पेशेवर स्तर के कर्मचारी को दोपहर के भोजन में अतिरिक्त 15 मिनट लेना एक बड़ी बात नहीं है।

लेकिन तीन महीने के परिवीक्षाधीन अवधि के बीच में एक ब्रांड-नई वेट्रेस खुद को एक ही काम करने के लिए बेरोजगार पा सकती थी। आप जानते हैं कि आपके बॉस ने आपको एक छोटे से जलसेक के लिए आग लगाने की संभावना नहीं है, फिर भी कोई है जो कार्यबल के लिए नया है हमेशा एक सटीक आकलन नहीं कर सकता है कि स्थिति कितनी गंभीर है।

एचआर का काम एक विज्ञान से अधिक एक कला है। आप हमेशा हर बार सही काम नहीं कर सकते क्योंकि आप अपूर्ण कर्मचारियों के साथ काम कर रहे हैं। अपने कर्मचारियों के बारे में जानने और सुनने का समय आपकी सफलता की कुंजी है।

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सुज़ैन लुकास एक स्वतंत्र पत्रकार हैं जो मानव संसाधन में विशेषज्ञता रखते हैं। सुज़ैन के काम को फोर्ब्स, सीबीएस, बिजनेस इनसाइड सहित नोट्स प्रकाशनों में चित्रित किया गया है आर और याहू।