एक संदर्भ पत्र कैसे लिखें

यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक संदर्भ पत्र कैसे लिखा जाए क्योंकि लगभग सभी को अपने करियर के दौरान किसी समय एक संदर्भ प्रदान करने के लिए कहा जाता है। चाहे वह किसी कर्मचारी, मित्र या आपके साथ काम करने वाले व्यक्ति के लिए हो, सिफारिश का एक प्रभावी पत्र लिखने के लिए तैयार रहना महत्वपूर्ण है।

किसी संदर्भ पत्र को लिखने के तरीके के बारे में सुझाव के लिए नीचे पढ़ें, साथ ही उम्मीदवार को पूछने के लिए क्या सामग्री और किसी के लिए पत्र लिखने के लिए कब (और कैसे नहीं कहना चाहिए) नहीं।

संदर्भ पत्र या सिफारिश के पत्र

एक संदर्भ पत्र, जिसे अनुशंसा पत्र के रूप में भी जाना जाता है, एक पत्र है जो किसी के कार्य अनुभव, कौशल, विशेषज्ञता, व्यक्तिगत गुणों और / या शैक्षणिक प्रदर्शन के लिए बोलता है। यह एक पूर्व नियोक्ता, सहकर्मी, ग्राहक, शिक्षक, या किसी अन्य व्यक्ति द्वारा लिखा गया है जो उस व्यक्ति के बारे में सकारात्मक बात कर सकता है।

जब आपको संदर्भ पत्र चाहिए

आपको संदर्भ पत्रों की आवश्यकता होती है, आमतौर पर उनमें से लगभग तीन, जब आप नौकरियों, इंटर्नशिप, स्वयंसेवक पदों, कॉलेजों और स्नातक स्कूल कार्यक्रमों पर लागू होते हैं। एक संदर्भ पत्र आपके कौशल और विशेषताओं का सकारात्मक समर्थन है, जो आपके काम, चरित्र और उपलब्धियों से परिचित किसी व्यक्ति द्वारा लिखा गया है।

संदर्भ पत्र बताता है कि पाठक आपको क्यों चुनना चाहिए, और जिस अवसर के लिए आप आवेदन कर रहे हैं, उसके लिए आपको क्या योग्यता प्राप्त है। संगठन द्वारा उन पत्रों का अनुरोध किया जा सकता है जो किसी संस्थान में रोजगार या स्वीकृति के लिए व्यक्ति पर विचार कर रहे हैं, या उन्हें नौकरी चाहने वाले या आवेदक द्वारा पेश किया जा सकता है।

क्या एक संदर्भ पत्र में शामिल है

एक संदर्भ पत्र आपके कौशल और विशेषताओं का सकारात्मक समर्थन है। यह बताता है कि पाठक को आपको क्यों चुनना चाहिए और जिस अवसर के लिए आप आवेदन कर रहे हैं, उसके लिए आपको क्या योग्यता प्राप्त है।

एपेशेवर संदर्भ पत्र आमतौर पर एक पर्यवेक्षक, सहकर्मी, ग्राहक, शिक्षक या प्रोफेसर द्वारा लिखा जाता है जो एक कार्य-प्रकार की सेटिंग में आपकी उपलब्धियों से अच्छी तरह परिचित है। इसमें आमतौर पर आपकी स्थिति और जिम्मेदारियों, कंपनी में आपके समय की अवधि, और आपकी क्षमताओं, योग्यता और संगठन में योगदान का विवरण शामिल होता है।

एक वर्ण याव्यक्तिगत संदर्भ पत्र एक पारिवारिक मित्र, संरक्षक या पड़ोसी द्वारा लिखा जा सकता है, जो आपके द्वारा मांगे जाने वाले पद के लिए एक अच्छा उम्मीदवार बन जाएगा। यह बताता है कि लेखक आपको कैसे जानता है और आपकी व्यक्तिगत विशेषताओं पर चर्चा करता है क्योंकि वे नौकरी सेटिंग में लागू होते हैं।

एक संदर्भ पत्र लिखने से पहले क्या करें

"हाँ" कहने से पहले सोचें।पत्र लिखने के लिए सहमत होने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपको लगता है कि आप इस व्यक्ति के लिए एक सकारात्मक संदर्भ पत्र लिख सकते हैं। यदि आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं या नहीं सोचते हैं कि आप उस व्यक्ति के कौशल या क्षमताओं के बारे में अत्यधिक बोल सकते हैं, तो अनुशंसा के लिए अनुरोध को रद्द करना ठीक है।

यह बेहतर है कि व्यक्ति के लिए नकारात्मक संदर्भ लिखने के बजाय सिफारिश न लिखें।

जब आप अनुरोध को ठुकराते हैं, तो आप अस्पष्ट हो सकते हैं, बस यह कह सकते हैं कि "मुझे नहीं लगता कि मैं एक सिफारिश लिखने के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति होगा।" यदि संभव हो तो, किसी और को सुझाव दें कि वे पूछ सकते हैं।

जानकारी का आग्रह। किसी व्यक्ति को उनके फिर से शुरू या सीवी की एक प्रति के लिए पूछना एक अच्छा विचार है, भले ही आप उन्हें लंबे समय से जानते हों। उनके पास नई मान्यता या उपलब्धियां हो सकती हैं, और आप अधिक से अधिक वर्तमान जानकारी प्रदान करना चाहते हैं। यह आपको पत्र की रचना करते समय उपयोग करने के लिए दिशानिर्देश देने में भी मदद करेगा।

यदि संदर्भ पत्र एक विशेष रोजगार के अवसर के लिए है, तो नौकरी पोस्टिंग की एक प्रति भी मांगें। इसी तरह, यदि संदर्भ पत्र एक विशिष्ट स्कूल या कार्यक्रम के लिए है, तो स्कूल के बारे में कुछ जानकारी मांगें। आपके पास जितनी अधिक जानकारी होगी, पत्र लिखना उतना ही आसान होगा।

सभी विवरण प्राप्त करें।उम्मीदवार के बारे में जानकारी मांगने के साथ-साथ, आपको पत्र जमा करने के तरीके के बारे में सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त करें। पूछें कि आपको किसको पत्र भेजना चाहिए, जब समय सीमा है, और पत्र किस प्रारूप में होना चाहिए। यह भी पूछें कि क्या ऐसे कोई विवरण हैं जो स्कूल या नियोक्ता चाहते हैं कि आप अपने पत्र में शामिल करें।

एक संदर्भ पत्र में क्या शामिल करें

जब तक उम्मीदवार आपको अपनी सिफारिश लिखने के लिए फॉर्म नहीं देता, तब तक आपको एक औपचारिक पत्र के रूप में संदर्भ लिखना चाहिए। एक संदर्भ पत्र आपके और नियोक्ता के संपर्क जानकारी (नाम, पता, फोन नंबर, ईमेल) दोनों के साथ शुरू होना चाहिए और उसके बाद तारीख। यदि यह एक वास्तविक पत्र के बजाय एक ईमेल है, तो अपने हस्ताक्षर के बाद, पत्र के अंत में अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें।

संपर्क जानकारी और अभिवादन:यदि आप किसी व्यक्ति या काम पर रखने वाली समिति को पत्र लिख रहे हैं, तो पत्र के शीर्ष पर और आपके अभिवादन में उनकी संपर्क जानकारी शामिल करें। यदि आप एक सामान्य पत्र लिख रहे हैं, तो आप "किससे यह चिंता करें" लिख सकते हैं या पहले पैराग्राफ के साथ अपना पत्र शुरू कर सकते हैं।

अभिवादन: "प्रिय श्री / श्रीमती अंतिम नाम।" के साथ अपने पत्र की शुरुआत करें। यदि आप नियोक्ता के अंतिम नाम को नहीं जानते हैं, तो बस लिखें, "प्रिय हायरिंग मैनेजर।" यदि उम्मीदवार एक शैक्षणिक कार्यक्रम में आवेदन कर रहा है, तो आप "प्रिय प्रवेश समिति" लिख सकते हैं।

परिचय: जिस व्यक्ति के लिए आप पत्र लिख रहे हैं, उसके साथ अपने संबंध को स्पष्ट करें। आप शामिल कर सकते हैं कि आपने कितने समय तक व्यक्ति को जाना है। फिर समझाएं कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं। कंपनी, नौकरी, स्कूल, या उस अवसर का नाम शामिल करना सुनिश्चित करें जिसके लिए व्यक्ति आवेदन कर रहा है। उदाहरण के लिए, "मैं पिछले पांच वर्षों से एक्सवाईजेड कंपनी में जेम्स स्मिथ का पर्यवेक्षक हूं। एबीसी कंपनी में प्रधान लेखाकार के पद के लिए उनकी सिफारिश करने की मुझे खुशी है।"

शरीर का अवलोकन:पत्र के शरीर में, उम्मीदवार की व्यक्तिगत विशेषताओं (रचनात्मकता, धैर्य, आत्मविश्वास, आदि), विशिष्ट कौशल (उत्कृष्ट संचार कौशल, संगठनात्मक कौशल, आदि) के बारे में विशिष्ट जानकारी शामिल करें। जितना संभव हो विषय से जुड़े रहें।

पहला पैराग्राफ: संदर्भ पत्र का पहला पैराग्राफ आपको उस व्यक्ति से आपके संबंध की व्याख्या करता है, जिसकी आप अनुशंसा कर रहे हैं, जिसमें आप उन्हें कैसे जानते हैं, और क्यों आप रोजगार या स्नातक विद्यालय की सिफारिश करने के लिए एक संदर्भ पत्र लिखने के लिए योग्य हैं। आपके द्वारा सुझाए जा रहे व्यक्ति के साथ संबंध (व्यक्तिगत या पेशेवर) का उल्लेख करें।

दूसरा पैराग्राफ (और तीसरा, और चौथा)

संदर्भ पत्र के मध्य पैराग्राफ में उस व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है जिसके बारे में आप लिख रहे हैं, जिसमें वे योग्य क्यों हैं, और वे क्या योगदान दे सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो विवरण प्रदान करने के लिए एक से अधिक पैराग्राफ का उपयोग करें। विशिष्ट बनें और इस बात का उदाहरण साझा करें कि यह व्यक्ति एक योग्य उम्मीदवार क्यों है। यदि आप विशिष्ट स्थितियों से संबंधित हो सकते हैं, जहां आपने उस व्यक्ति को सफलतापूर्वक स्थिति के लिए आवश्यक कौशल का उपयोग करके देखा है।

उन गुणों और कौशलों का वर्णन करने की कोशिश करें जो विशिष्ट नौकरी, स्कूल या अवसर से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, यदि व्यक्ति एक प्रबंधक के रूप में नौकरी के लिए आवेदन कर रहा है, तो व्यक्ति के नेतृत्व और संचार कौशल पर ध्यान केंद्रित करें।

पत्र समापन

समापन अनुच्छेद में, अधिक जानकारी प्रदान करने के लिए और अपनी संपर्क जानकारी (फोन और ईमेल) को शामिल करने की पेशकश करें ताकि आप एक मौखिक सिफारिश देने के लिए उपलब्ध हों, या यदि आवश्यक हो तो आगे के सवालों के जवाब दें। आप यह भी दोहरा सकते हैं कि आप इस व्यक्ति को "पूरे मन से" या "बिना आरक्षण के" सलाह देते हैं।

हस्ताक्षर: अपने हस्ताक्षर के साथ पत्र को समाप्त करें, हस्तलिखित, आपके टाइप किए गए नाम के बाद। यदि यह एक ईमेल है, तो बस अपने टाइप किए गए नाम को शामिल करें, इसके बाद आपकी संपर्क जानकारी।

सिफारिश पत्र की लंबाई, प्रारूप और फ़ॉन्ट

इससे पहले कि आप पत्र लिखना शुरू करें: उम्मीदवार को अपना रिज्यूम, ट्रांसक्रिप्ट, सीवी, या कोई अन्य सामग्री भेजने के लिए कहें जो आपको उस व्यक्ति का सही वर्णन करने में मदद करेगी। आप उस पद का विवरण भी मांग सकते हैं जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है, और कंपनी के बारे में जानकारी। आपके पास जितनी अधिक जानकारी होगी, उतनी ही मजबूत अनुशंसा लिखना आसान होगा।

लंबाई: सिफारिश का एक पत्र एक या दो पैराग्राफ से अधिक होना चाहिए; एक पत्र यह संक्षिप्त सुझाव आपको या तो व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानता है या उन्हें पूरी तरह से समर्थन नहीं करता है। हालांकि, आप पत्र को संक्षिप्त रखना चाहते हैं और कुछ प्रमुख बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं, इसलिए एक से अधिक पृष्ठ लिखने से बचें। तीन या चार पैराग्राफ जो बताते हैं कि आप व्यक्ति को कैसे जानते हैं और आप उन्हें क्यों सुझा रहे हैं, एक उपयुक्त लंबाई है।

प्रारूप: सिफारिश का एक पत्र प्रत्येक पैराग्राफ के बीच के स्थान के साथ एकल-स्थान होना चाहिए। पृष्ठ के शीर्ष, नीचे, बाएँ और दाएँ के लिए लगभग 1 "मार्जिन का उपयोग करें, और अपने पाठ को बाईं ओर संरेखित करें (अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए संरेखण)।

फ़ॉन्ट: टाइम्स न्यू रोमन, एरियल या कैलीबरी जैसे पारंपरिक फ़ॉन्ट का उपयोग करें। फ़ॉन्ट का आकार 10 और 12 अंकों के बीच होना चाहिए, इसलिए इसे पढ़ना आसान है। अपने पत्र को एक पृष्ठ पर रखने के लिए फ़ॉन्ट आकार समायोजित करना एक अच्छा तरीका है।

संपादित करें:भेजने से पहले अपने पत्र के माध्यम से पढ़ना सुनिश्चित करें। आपके पास पत्र को संपादित करने वाला कोई और व्यक्ति हो सकता है, लेकिन अपनी गोपनीयता बनाए रखने के लिए उम्मीदवार का नाम छिपा दें।

संदर्भ पत्र नमूना

आप एक मॉडल के रूप में इस संदर्भ पत्र उदाहरण का उपयोग कर सकते हैं। टेम्पलेट डाउनलोड करें (Google डॉक्स और वर्ड ऑनलाइन के साथ संगत), या नीचे दिए गए पाठ संस्करण को पढ़ें।

वर्ड टेम्पलेट डाउनलोड करें

संदर्भ पत्र नमूना (पाठ संस्करण)

मेलिसा ब्रैडली

123 बिजनेस Rd।

बिजनेस सिटी, एनवाई 54321

555-555-5555

[email protected]

1 सितंबर 2018

जिम ली

मानव संसाधन

कृपाण विपणन और पीआर

321 व्यापार Ave.

बिजनेस सिटी, एनवाई 12345

प्रिय श्री ली, मैं कृपाण विपणन और पीआर में डिजिटल विपणन प्रबंधक की स्थिति के लिए सारा जोन्स की सिफारिश करने के लिए रोमांचित हूं। A & B मीडिया में विपणन निदेशक के रूप में, मुझे सारा के पर्यवेक्षक के रूप में काम करने की खुशी थी जब वह एक विपणन सहयोगी के रूप में यहां कार्यरत थीं। जिम्मेदार, समयनिष्ठ और बेहद उज्ज्वल, सारा A & B मीडिया में सर्वश्रेष्ठ प्रतिभाओं में से एक थी, और मैं उसकी योग्यता और उसके कौशल सेट का बिल्कुल समर्थन करता हूं।

टेबल पर लाए गए ज्ञान और क्षेत्र में नवीनतम के शीर्ष पर रहने के लिए उनके समर्पण से मैं लगातार प्रभावित हुआ। सारा एक मजबूत अंतर्ज्ञान के साथ तेज विश्लेषण कौशल को जोड़ती है, और मुझे हमेशा से पता था कि मैं उस पर भरोसा कर सकती हूं ताकि समय सीमा पूरी हो सके और हमारी अपेक्षाओं को पार किया जा सके। हमारे साथ उनके दो वर्षों के दौरान, उन्होंने हमारी सोशल मीडिया की व्यस्तता को 20% बढ़ाने, हमारी वेबसाइट की बाउंस दर को 10% तक कम करने, डिजिटल अभियानों पर हमारे ROI को 15% तक बढ़ाने के लिए कई उपलब्धियाँ हासिल कीं।

जबकि सारा का पेशेवर कौशल ए एंड बी मीडिया के लिए काफी मूल्यवान था, वह एक अद्भुत टीम की खिलाड़ी भी थी। आशावादी, आकर्षक और साथ में आसान, सारा को कार्यालय में रहने का एक सच्चा आनंद था और हमारे विभाग के साथ-साथ कंपनी के भीतर भी कई सकारात्मक संबंधों को बढ़ावा मिला।

इसके साथ ही कहा, मुझे अपनी सिफारिश पर पूरा भरोसा है और विश्वास है कि सारा सेबर मार्केटिंग एंड पीआर के लिए बहुत अच्छी होगी। यदि आप सारा के साथ काम करने के मेरे अनुभव के बारे में आगे बात करना चाहते हैं, तो कृपया मुझे मेलिस्सा @abmedia.com पर ईमेल करें या मुझे 555-555-5555 पर कॉल करें।

निष्ठा से, मेलिसा ब्रैडली

विपणन निदेशक, ए एंड बी मीडिया

आपका पत्र स्वरूपण

यदि आप किसी नियोक्ता या स्कूल को पत्र भेज रहे हैं, तो उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप का पालन करना सुनिश्चित करें। इसमें आपकी संपर्क जानकारी, दिनांक, और पत्र के शीर्ष पर आपके पत्र को प्राप्त करने वाले व्यक्ति (आमतौर पर, काम पर रखने वाले प्रबंधक) को सूचीबद्ध करना शामिल है। एक भौतिक पत्र के नीचे अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर भी शामिल करें।

हालांकि, यदि आप इस पत्र को ईमेल कर रहे हैं, तो आपको पत्र के शीर्ष पर किसी भी संपर्क जानकारी या तारीख को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, अपने ईमेल हस्ताक्षर के बाद अपनी संपर्क जानकारी को सूचीबद्ध करें। यह भी सुनिश्चित करें कि स्पष्ट, संक्षिप्त विषय पंक्ति जो उम्मीदवार का नाम, जिस नौकरी के लिए वे आवेदन कर रहे हैं (यदि लागू हो), और आपके पत्र का उद्देश्य सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, एक विषय पंक्ति पढ़ सकता है: "Firstname Lastname के लिए सिफारिश - मानव संसाधन सहायक नौकरी।"

एक संदर्भ पत्र टेम्पलेट का उपयोग करें

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या लिखना है, तो एक संदर्भ पत्र टेम्पलेट का उपयोग करें और इसे अपनी जानकारी शामिल करने के लिए निजीकृत करें। टेम्प्लेट एक उपयोगी तरीका है यह देखने के लिए कि आपके पत्र को कैसे प्रारूपित किया जाए और पत्र में क्या शामिल किया जाए।

आप अपने स्वयं के पत्र में क्या शामिल करें, इस पर विचारों के लिए अधिक नमूना संदर्भ पत्र भी देख सकते हैं। हालांकि, पत्र को बदलना याद रखें ताकि यह उस विशिष्ट व्यक्ति पर लागू हो जिसके लिए आप पत्र लिख रहे हैं।