कैसे पता करें कि आपको कब कंपनी पॉलिसी की आवश्यकता है

कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं एक सुरक्षित, संगठित, प्रेरक, सशक्तीकरण और गैर-सरकारी कार्यस्थल सुनिश्चित करती हैं। नीतियां कर्मचारियों को पक्षपात और अनुचित व्यवहार के मुक्त वातावरण से बचाती हैं। लेकिन अगर आप हर आकस्मिकता के लिए नीतियां बनाने की कोशिश करते हैं, तो आपके पास प्रबंधन अक्षांश नहीं होगा जिसे आपको व्यक्तिगत कर्मचारी की जरूरतों को पूरा करने की आवश्यकता है। बहुत सी नीतियां होने से यह संभावना भी बढ़ जाती है कि प्रबंधक उन्हें असमान और अनुचित तरीके से लागू करेंगे।

आप एक स्वस्थ संतुलन बना सकते हैं। ज्यादातर परिस्थितियों में, यदि आप सीधे कर्मचारियों को संबोधित करते हैं जो आपके कार्यस्थल के लिए अनुचित तरीके से व्यवहार कर रहे हैं, तो आपको एक नई कंपनी नीति विकसित करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

नीति दिशानिर्देश

इन स्थितियों में एक नीति बनाने पर विचार करें:

• यदि कर्मचारी कार्रवाइयाँ व्यवहार के उपयुक्त तरीके (ड्रेस कोड, ईमेल, इंटरनेट नीतियां, या स्मार्टफ़ोन का उपयोग) के बारे में भ्रम का संकेत देती हैं
• यदि कर्मचारियों को सामान्य परिस्थितियों (आचरण के मानकों, यात्रा व्यय, या कंपनी के माल की खरीद) के संचालन के बारे में मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है
• कंपनी को कानूनी रूप से बचाने के लिए (उत्पीड़न, गैर-लाभकारी भर्ती, या पदोन्नति के आरोपों की लगातार जांच)
• सरकारी नीतियों और कानूनों (FMLA, ADA, EEOC, या न्यूनतम वेतन) के अनुपालन में बने रहने के लिए
• लगातार काम के मानकों, नियमों और विनियमों (प्रगतिशील अनुशासन, सुरक्षा नियम, नियम तोड़ना, या धूम्रपान नियम) स्थापित करना

• कर्मचारियों के लिए सुसंगत और उचित उपचार प्रदान करना (लाभ पात्रता, भुगतान किया गया समय, ट्यूशन सहायता, शोक-पत्र समय, या ज्यूरी ड्यूटी)

पॉलिसी विकसित करने के अन्य कारण भी हो सकते हैं। याद रखें, हालांकि, एक कर्मचारी के नीति के खराब व्यवहार को लागू करने की अनुमति न दें जो अन्य कर्मचारियों को प्रभावित करेगा।

नीति लक्ष्यों को स्पष्ट करें

एक बार जब आप यह निर्धारित कर लेते हैं कि एक पॉलिसी आवश्यक है, तो पॉलिसी बनाने के लिए अपने लक्ष्यों को लिखने में दस्तावेज़। जब संभव हो, कर्मचारियों को बताएं कि आप पॉलिसी क्यों लागू कर रहे हैं। कंपनी की स्थिति को स्पष्ट करने के लिए नीति में पर्याप्त विवरण शामिल करें, लेकिन हर संभावित स्थिति को कवर करने की कोशिश न करें।

यदि संभव हो तो नीति को छोटा और सरल रखें, लेकिन कानूनी क्षेत्रों के बारे में कुछ नीतियां - जैसे कि कंपनी का परिवार चिकित्सा और अवकाश अधिनियम, भेदभाव या शिकायत की जांच, या प्रगतिशील अनुशासन प्रणाली - लंबी और व्यापक होनी चाहिए।

जानकारी इकट्ठा करें

नमूना नीतियों की जाँच करें। आपको एक उदाहरण खोजने में परेशानी हो सकती है जो आपकी कंपनी की परिस्थितियों, भाषा और संस्कृति के लिए बिल्कुल सही है, लेकिन आप अपनी नीतियों को खरोंच से लिखने के बजाय आधार के रूप में नमूना नीतियों का उपयोग कर सकते हैं।

आप उस सेवा की भी सदस्यता ले सकते हैं जो नीति नमूने प्रदान करती है। सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (SHRM) सदस्यों के लिए नीतिगत नमूने भी प्रदान करता है।

कुछ मामलों में, आप अपने रोजगार कानून के वकीलों से बोलना चाह सकते हैं कि उनके पास क्या उपलब्ध है। विशेष रूप से जब कोई नया कानून पास होता है या श्रम विभाग नए नियम जारी करता है, तो कानून फर्म अपने ग्राहकों के लिए सामान्य नीतियां लिखती हैं, जिन्हें आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं।

पॉलिसी का विकास, लिखें और समीक्षा करें

सरल शब्दों और अवधारणाओं का उपयोग करके नीति लिखें। उन कर्मचारियों से सीधे बात करें, जो पॉलिसी द्वारा पढ़ रहे हैं, लागू कर रहे हैं और रह रहे हैं।

प्रत्येक पैराग्राफ के बाद, अपने आप से पूछें कि क्या-अगर कुछ पॉलिसी बनाने के लिए प्रश्न मूल बातें और सामान्य अपवादों और सवालों को कवर कर रहे हैं। हालांकि, इस पर ध्यान न दें; कोई भी नीति हर संभव आकस्मिकता को कवर नहीं करेगी।

नीति को पढ़ने के लिए कई कर्मचारियों का एक पायलट समूह चुनें और यह निर्धारित करने के लिए प्रश्न पूछें कि क्या कर्मचारी इसे समझने और पालन करने में सक्षम होंगे। प्रतिक्रिया के आधार पर नीति को फिर से लिखें।

प्रबंधन सहायता और कानूनी समीक्षा प्राप्त करें

उन प्रबंधकों के साथ नीति की समीक्षा करें जिन्हें नीति का समर्थन और स्वामित्व प्राप्त करने के लिए नीति का पालन करना होगा। यद्यपि आपने इस प्रक्रिया को शुरू करने की संभावना की है, जब आपने नीति की आवश्यकता की पहचान की थी, जब आप नीति को लागू करते हैं तो प्रबंधन का समर्थन महत्वपूर्ण है।

यदि नीति के कानूनी निहितार्थ हैं, तो स्वभाव से मुकदमेबाजी है, या कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत निहितार्थ हैं (जैसे सुरक्षा प्रक्रियाएं), अपने वकील को पॉलिसी को वितरित करने से पहले उसकी समीक्षा करें। सुनिश्चित करें कि आप अपने वकील से संवाद करते हैं कि आप उसके कानूनी निहितार्थ और उचित शब्दों के लिए समीक्षा की गई नीति चाहते हैं, लेकिन यह नहीं चाहते हैं कि यह कानूनी रूप से फिर से लिखा जाए।

नीति को लागू करें

छोटे समूहों में, व्यक्तिगत रूप से, या कंपनी की बैठक में कर्मचारियों के लिए नई नीति को वितरित और समीक्षा करें, यह इस बात पर निर्भर करता है कि नीति विवादास्पद है और इसे समझना कितना आसान है। कर्मचारियों को सवाल पूछने का मौका दें।

कर्मचारियों को पॉलिसी की एक प्रति प्रदान करें और उन्हें साइन ऑफ करने के लिए कहें जो उन्होंने प्राप्त किया है और इसे समझते हैं। उन्हें अपनी स्वयं की फ़ाइलों के लिए प्रतिलिपि बनाए रखना चाहिए।

नमूना नीति Sign0ff स्टेटमेंट

यह उपयोग करने के लिए एक नमूना पंजीकरण विवरण है:

मैं आपकी कंपनी नीति की प्राप्ति और समझ को स्वीकार करता हूं। अगली सूचना तक नीति प्रभावी दिनांक है।

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कर्मचारी हस्ताक्षर

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कर्मचारी का नाम (कृपया प्रिंट करें)

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दिनांक

तय करें कि आप भविष्य में कैसे नीति का संचार करेंगे

अपनी कर्मचारी पुस्तिका में नीति शामिल करें। आप यह भी चाह सकते हैं कि नीति आपके नए कर्मचारी उन्मुखीकरण का हिस्सा बन जाए। कुछ कंपनियां अपने इंट्रानेट में या कंप्यूटर नेटवर्क के कॉमन ड्राइव पर पॉलिसी फ़ोल्डर में नीतियां रखती हैं। निर्धारित करें कि क्या आप अतिरिक्त तरीकों से भी पॉलिसी वितरित करना चाहते हैं।

पूर्व नीतियों को डेटा और संग्रह जो इस नीति को प्रतिस्थापित करता है। आपको कानूनी उद्देश्यों या संदर्भ के लिए उनकी आवश्यकता हो सकती है।

नीति की व्याख्या और एकीकरण करें

आपका नीति आवेदन और कार्य व्यवहार नीति के वास्तविक अर्थ को निर्धारित करेगा। जैसा कि आप समय के साथ नीति की व्याख्या करते हैं, सुसंगत और निष्पक्ष होना याद रखें। यदि आप पाते हैं कि आपकी प्रथाएं लिखित नीति से भिन्न हैं, तो आवश्यकतानुसार समीक्षा करें और नीति को फिर से लिखें।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि आधिकारिक रूप से प्रदान की गई जानकारी, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है, और रोजगार कानून और नियम राज्य से राज्य और देश से अलग-अलग होते हैं। कृपया कानूनी सहायता, या राज्य, संघीय या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता लें, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हों। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचारों और सहायता के लिए है।