कार्यस्थल में ईमेल शिष्टाचार के नियम

यद्यपि आप ईमेल का उपयोग सामाजिक रूप से उतना संवाद करने के लिए नहीं करते हैं जितना आपने एक बार किया था, फिर भी आप शायद पेशेवर पत्राचार के लिए इसका उपयोग करते हैं। यदि आप अपने सहयोगियों, बॉस, ग्राहकों और ग्राहकों और भावी नियोक्ताओं के साथ इस तरह से बातचीत करते हैं, तो उचित ईमेल शिष्टाचार के लिए इन छह नियमों का पालन करना सुनिश्चित करें।

1. माइंड योर मैनर्स

यहां तक ​​कि एक ऐसी दुनिया में जहां हम अगले कार्य को आगे बढ़ाने के लिए जितनी जल्दी हो सके चीजों को प्राप्त करने के लिए दौड़ रहे हैं, अपने ईमेल में अच्छे शिष्टाचार का उपयोग करने के लिए समय निकालें। "कृपया" और "धन्यवाद" कहने की उपेक्षा न करें।

उन लोगों को संबोधित करते समय जिन्हें आप अच्छी तरह से या बिल्कुल भी नहीं जानते हैं, या जिनके साथ आप केवल एक औपचारिक संबंध रखते हैं, उन्हें उनके शीर्षक और अंतिम नाम से संबोधित करें, जब तक कि उन्होंने आपको अन्यथा करने के लिए नहीं कहा है। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री व्हाइट" या "प्रिय सुश्री ग्रे।" यदि आप किसी ईमेल का उत्तर दे रहे हैं और मूल संदेश भेजने वाले ने उसे केवल उसके पहले नाम के साथ ही हस्ताक्षरित किया है, तो आप उन्हें उसी तरह से संबोधित करना सुरक्षित मान सकते हैं।

2. अपने स्वर देखो

टोन यह है कि एक लेखक के रूप में आप एक ईमेल संदेश में अपना दृष्टिकोण कैसे व्यक्त कर सकते हैं। यह प्रभावित करता है कि यह कैसे प्राप्त होता है। आप आमतौर पर प्राप्तकर्ता के लिए सम्मानजनक, मैत्रीपूर्ण और स्वीकार्य के रूप में सुनिश्चित करना चाहते हैं। आप करंट या मांग करना नहीं चाहते हैं। भेजने से पहले कई बार अपने संदेश को फिर से चलाएँ।

किसी ऐसे व्यक्ति के साथ लिखते समय, जिसके साथ आपने पहले संवाद किया है, कुछ अनुकूल कहकर शुरू करें जैसे "मुझे आशा है कि आप अच्छी तरह से हैं।" जबकि इमोजी आपको टोन को अधिक आसानी से समझाने में मदद कर सकते हैं, जब तक कि आप किसी ऐसे व्यक्ति के साथ नहीं लिख रहे हैं जिसके साथ आपका बहुत अनौपचारिक संबंध है, जब तक आप पेशेवर ईमेल में उनका उपयोग करने से बचते हैं। भावी नियोक्ता को लिखते समय उनका उपयोग कभी न करें।

ईमेल या सभी बड़े अक्षरों में किसी एक हिस्से को लिखने के लिए हमेशा खराब ईमेल शिष्टाचार माना जाता है। इससे आपको ऐसा लगेगा जैसे आप चिल्ला रहे हैं।

3. संक्षिप्त हो

व्यस्त लोगों के पास व्यक्तिगत ईमेल पढ़ने में एक मिनट से अधिक समय बिताने का समय या झुकाव नहीं है। यदि आप अपने संदेश को जल्दी से पढ़ने के लिए अपने प्राप्तकर्ता को अनुमति देना चाहते हैं - और अभी भी इसे समझते हैं - तो आपको इसे संक्षिप्त रखना होगा।

हालांकि, प्रासंगिक विवरण मत छोड़ो। सुनिश्चित करें कि आपका संदेश स्पष्ट रूप से इसे पहली जगह में लिखने का कारण बताता है। यदि आप छूटे हुए विवरणों को समझाने का प्रयास करते हैं तो कोई भी समय बचाता नहीं है।

4. टेक्सिंग संकेतन का उपयोग करने से बचें

भले ही आप समय बचाना चाहते हैं, लेकिन आपको अपने पेशेवर ईमेल में टेक्स्टिंग संक्षिप्तताओं का उपयोग नहीं करना चाहिए। यदि आप बहुत से पाठ करते हैं, जैसा कि कई लोग करते हैं, तो आप अपने दोस्तों से बात करने के लिए एक प्रकार के आशुलिपि का उपयोग करने के आदी हो सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप "यू," "उर" और "प्लज़" का उपयोग "आप," "आपकी" और "कृपया" के बजाय कर सकते हैं। जब तक प्राप्तकर्ता कोई ऐसा व्यक्ति नहीं है जिसके साथ आपका कोई आकस्मिक संबंध नहीं है, तो इन संक्षिप्तीकरणों का व्यवसाय के पत्राचार में कोई स्थान नहीं है।

5. एक पेशेवर ईमेल पते का उपयोग करें

अपनी वर्तमान नौकरी से संबंधित संदेशों के लिए, हमेशा अपने नियोक्ता को आपके द्वारा सौंपे गए ईमेल पते का उपयोग करें। हालाँकि, आपको इसका उपयोग उन संदेशों को भेजने के लिए कभी नहीं करना चाहिए जो आपकी नौकरी से असंबंधित हैं, उदाहरण के लिए, यदि आप एक नया खोज रहे हैं। इसके बजाय एक व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग करें।

यदि आपके पास कोई व्यक्तिगत खाता नहीं है, उदाहरण के लिए, आपके इंटरनेट सेवा प्रदाता ने आपको सेवा के लिए साइन अप करते समय एक मुफ्त ईमेल खाता दिया है। पेशेवर लगने वाले पते को सेट करने के लिए जीमेल या किसी अन्य सेवा का उपयोग करें। मूर्खतापूर्ण या विचारोत्तेजक किसी भी चीज़ का उपयोग न करें। आपका पहला प्रारंभिक और अंतिम नाम या आपका पूरा नाम उपयुक्त विकल्प हैं।

6. वर्तनी और व्याकरण की गणना मत भूलना

यह जरूरी है कि आप अपने ईमेल को ध्यान से देखें। इस महत्वपूर्ण कदम की उपेक्षा कभी न करें, चाहे आप कितने भी व्यस्त हों। जिन चीज़ों के लिए आप चौकस रहना चाहते हैं, वे सही वर्तनी और उचित व्याकरण हैं। सामान्य शब्दों को सही ढंग से वर्तनी के अलावा, आप लोगों के नामों को भी सही वर्तनी देना चाहते हैं, जिसमें आपका प्राप्तकर्ता और उसकी कंपनी का नाम शामिल है।

वर्तनी-जाँचकर्ताओं पर बहुत अधिक निर्भर होने के बारे में सावधान रहें। गलत तरीके से उपयोग किए जाने पर वे शब्दों के गलत वर्तनी को नोटिस नहीं कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक स्पेल-चेकर शब्द "टू" को वाक्य में नहीं दिखाएगा, "मुझे आपके लिए सवाल करना है," भले ही इस संदर्भ में, यह "दो" होना चाहिए। मरियम-वेबस्टर जैसे मुफ्त ऑनलाइन शब्दकोश का उपयोग करके डबल चेक वर्तनी आप अनिश्चित हैं।