हेलो मी हैड: हेलो: उचित टेलीफोन शिष्टाचार

यह सच है, जबकि यह रॉकेट विज्ञान नहीं है, एक काम के माहौल में उचित टेलीफोन शिष्टाचार एक अभिवादन को बोलने की क्षमता से थोड़ा अधिक शामिल है। चूंकि यह आपके ग्राहक, ग्राहक या यहां तक ​​कि आपके नियोक्ता के संपर्क का प्रारंभिक बिंदु हो सकता है, इसलिए यह एक अच्छा पहला प्रभाव बनाने का अवसर है, या एक गरीब। यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जिनका आपको कार्यस्थल पर टेलीफोन का उपयोग करते समय पालन करना चाहिए:

पहले निगल

दूसरे शब्दों में, फोन करते समय या फोन का जवाब देते समय आपका मुंह निर्बाध होना चाहिए। आप स्पष्ट रूप से बोलना चाहते हैं और अगर आप जुगल या निगल रहे हैं तो यह असंभव है।

नाम और रैंक कृपया

जब आप काम पर कॉल प्राप्त करते हैं तो आपको अपनी और अपनी कंपनी की पहचान करनी चाहिए और यदि लागू हो तो। यदि कॉलर को कंपनी की मुख्य लाइन से स्थानांतरित किया गया है, तो आप केवल अपना नाम और विभाग बता सकते हैं। शुरू में कॉल का जवाब देने वाले व्यक्ति ने कंपनी का नाम दिया। जब आप कॉल करने वाले व्यक्ति होते हैं, तो जिस व्यक्ति तक आप पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं, उसके लिए पूछने से पहले उसी तरह से खुद को पहचानें।

शिष्टाचार मत करो

इस बात की परवाह किए बिना हमेशा विनम्र रहें कि लाइन के दूसरे छोर पर कौन है। चाहे आप एक रिसेप्शनिस्ट से बात कर रहे हों या कंपनी के अध्यक्ष कृपया और धन्यवाद कहना न भूलें। इस तथ्य के अलावा कि हर कोई सम्मान का हकदार है, जो व्यक्ति आपके कॉल का जवाब देता है वह यह सुनिश्चित कर सकता है कि इसे उचित तरीके से निपटाया जाए।

फोकस

जबकि हम सभी कॉल पर होने के दौरान मल्टीटास्क (या प्रयास) को अन्य चीज़ों पर रुझान से बचना पसंद करते हैं। आपको उस व्यक्ति को देना चाहिए जिससे आप अपने अविभाजित ध्यान से बात कर रहे हैं। आपका ईमेल, सोशल मीडिया और गेम्स इंतजार कर सकते हैं।

अब पकड़ो

सबसे पहले, आपको फोन पर रहने के दौरान अन्य सभी वार्तालापों से बचना चाहिए। वास्तविकता कभी-कभी रास्ते में मिल जाती है। आपको किसी ऐसे व्यक्ति से बात करनी पड़ सकती है जो आपके कार्यालय या कक्ष में आता है या कोई अन्य कॉल उठाता है। अपने आप को क्षमा करें और फिर अपनी अन्य बातचीत को केवल कुछ सेकंड तक सीमित करें। अनिश्चितकाल के लिए प्रतीक्षा करने वाले किसी व्यक्ति को न छोड़ें। यदि आप दूसरे मामले की जल्दी से देखभाल नहीं कर सकते हैं, लेकिन इसे तुरंत निपटना चाहिए, तो जिस व्यक्ति के साथ आप बोल रहे थे, उसे डालने के बजाय, पूछें कि क्या आप उस समय वापस बुला सकते हैं जो उसके लिए सुविधाजनक है।

अपने कॉलर को सिस्टम में खो जाने न दें

ऐसे समय होते हैं जब आप पंक्ति के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति की मदद नहीं कर पाएंगे और उसे किसी ऐसे व्यक्ति को स्थानांतरित करना होगा जो कर सकता है। जब आप करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि आप किसे कॉल स्थानांतरित कर रहे हैं और क्यों। उसे बताएं कि क्या करना है अगर कॉल से गुजरना नहीं है या यदि आप उस व्यक्ति को भेज रहे हैं जो वहां नहीं है या मदद नहीं कर सकता है।

संदेश छोटे और मीठे रखें

जब आप किसी के लिए ध्वनि मेल संदेश छोड़ते हैं, तो धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें, खासकर जब आप अपना नाम और फोन नंबर बताते हैं। बहुत से लोग बहुत लंबे और दुरूह संदेश छोड़ते हैं और अंत में अपने नाम और नंबरों को जल्दी से मसल देते हैं जो प्राप्तकर्ता को कॉल वापस करने में असमर्थ छोड़ देता है।

एक बार ही काफी है

यदि आप एक संदेश छोड़ते हैं और जिस व्यक्ति के लिए आप इसे छोड़ते हैं वह तुरंत आपके पास वापस नहीं आता है, तो ऐसा हो सकता है क्योंकि वह इस समय नहीं हो सकता है। बार-बार फोन करने की जरूरत नहीं है। यदि यह एक दबाने वाली बात है, तो आप अगले दिन फिर से कॉल करने की कोशिश कर सकते हैं या एक ईमेल के साथ पीछा कर सकते हैं कि आपने एक ध्वनि मेल भी छोड़ा है।

पहले सुनो

फ़ोन कॉल को वापस करने से पहले एक ध्वनिमेल सुनें जो आपको इसकी संपूर्णता में प्राप्त हुआ है। आप सीख सकते हैं कि कॉल बैक करना जरूरी नहीं है (वाह, क्या टाइम सेवर है) या आपको पहले किसी चीज़ का ध्यान रखना होगा। उदाहरण के लिए, कॉल करने वाले को उस जानकारी की आवश्यकता हो सकती है जिसे आप उसके वापस आने पर तैयार कर सकते हैं।