10 चीजें हर नए प्रोग्राम मैनेजर को पता होनी चाहिए

कार्यक्रम प्रबंधन एक पुरस्कृत और अच्छी तरह से भुगतान किया जाने वाला कैरियर विकल्प है, लेकिन यह एक चुनौतीपूर्ण भूमिका भी हो सकती है। यदि आपको सिर्फ अपना पहला प्रोग्राम मैनेजमेंट जॉब मिला है, या आप जानना चाहते हैं कि क्या आपको प्रोग्राम मैनेजमेंट करियर में कूदना चाहिए, तो यह समझना जरूरी है कि करियर क्या है। इन 10 चीजों पर विचार करें, जिनमें से प्रत्येक नए प्रोग्राम मैनेजर को प्रोग्राम मैनेजमेंट भूमिका शुरू करने से पहले जागरूक होना चाहिए।

कार्यक्रम प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के समान नहीं है

परियोजना प्रबंधन कार्य की योजना बनाने, कार्यों और संसाधनों को व्यवस्थित करने, प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने और एक विशिष्ट उद्देश्य प्रदान करने के बारे में है। चाहे एक नया कार्यालय खोलना, एक नया ऐप लॉन्च करना, या एक ओलंपिक स्टेडियम का निर्माण करना, परियोजनाओं में एक स्पष्ट शुरुआत, मध्य और अंत होता है जिसका उद्देश्य स्पष्ट उद्देश्यों के साथ होता है।

कार्यक्रम प्रबंधन अलग है और आम तौर पर बहुत व्यापक है। एक कार्यक्रम प्रबंधक एक समय में कई परियोजनाओं की देखरेख कर सकता है, जिनमें से प्रत्येक की अपनी परियोजना टीम और परियोजना प्रबंधक हो सकती है। एक साथ उन परियोजनाओं को एक बड़े कार्यक्रम का हिस्सा बनाया जा सकता है जो समय के साथ संगठन को कुछ मूल्य प्रदान करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

अनिश्चितता की अपेक्षा करें

कार्यक्रम स्वाभाविक रूप से अनिश्चित हैं। जबकि आप जान सकते हैं कि बड़ी तस्वीर क्या है, जब आप शुरू करते हैं तो यह केवल एक विज़न स्टेटमेंट होता है। वहाँ कैसे जाना है, और किन परियोजनाओं को समय की विस्तारित अवधि के लिए आवश्यक होने जा रहा है, इसका सटीक मार्ग है, कुछ ऐसा जो आपको बाहर जाते समय करना होगा।

आप जो कुछ भी जानते हैं उसके लिए विस्तृत योजना के साथ शुरू करते हैं और शेष के करीब पहुंचने के बारे में पता लगाने के लिए एक तस्वीर बनाते हैं। जब तक आप आगे नहीं जा सकते, तब तक अपनी योजना और डिलीवरी क्षितिज का विस्तार करें।

अगले चरणों की योजना के लिए नियमित अंतराल पर समय को रोकें। आप इस अवसर का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अभी भी व्यवसाय मूल्य देने के लिए ट्रैक पर हैं।

बर्नआउट के लिए बाहर देखो

हालांकि एक परियोजना एक या एक वर्ष में खत्म हो सकती है, कार्यक्रम अनिश्चित काल तक फैल सकते हैं।

कार्यक्रम प्रबंधकों को बर्नआउट के खिलाफ अपनी टीमों की रक्षा करने की आवश्यकता है। आप अंतहीन रूप से शीर्ष गति पर काम नहीं कर सकते हैं, इसलिए अपने स्टाफ के सदस्यों को पर्याप्त डाउनटाइम सुनिश्चित करें। इसमें कम डिलिवरेबल्स के साथ कम समय की अवधि और छुट्टियों के लिए कार्यालय से पर्याप्त समय शामिल होना चाहिए।

बीमार अवकाश को बारीकी से प्रबंधित करें, अपनी ओवरटाइम रिपोर्ट देखें, और इस तथ्य के प्रति सतर्क रहें कि यदि आप कार्यक्रम में भाग लेना चाहते हैं, तो कार्यक्रम को पूरा करने के लिए आपकी टीम का कल्याण सर्वोपरि है।

आपको पेस प्रबंधित करने की आवश्यकता है

जब आप एक कार्यक्रम दे रहे हैं जिसमें दूर की समाप्ति की तारीख है, तो आपको काम की गति का प्रबंधन करने की आवश्यकता है।कई वर्षों में गति बनाए रखना मुश्किल है, इसलिए एक कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में आपकी भूमिका प्राथमिकताओं और परियोजनाओं को टालना है, इसलिए नियमित रूप से औसत दर्जे का आउटपुट दिया जा रहा है।

त्वरित जीत और स्थिर प्रगति को बड़े चित्र लक्ष्यों की ओर मिलाएं। यह टीम को यह देखने में मदद करता है कि आप आगे बढ़ रहे हैं और यह सुनिश्चित करता है कि प्रेरणा को उच्च रखने के लिए साझा करने के लिए कुछ छोटी अवधि की सफलता की कहानियां हैं। अंत में, यह निवेशकों और कार्यकारी प्रबंधकों को यह देखने में मदद करता है कि प्रगति हो रही है।

अपनी टीम को सफलता के लिए प्रशिक्षित करें

कार्यक्रम अक्सर किसी संगठन के लिए कुछ उपन्यास, अद्वितीय या परिवर्तनकारी प्रदान करते हैं। उन प्रकार की पहलों पर काम करने की एक चुनौती यह है कि संभवत: आपके पास कौशल नहीं है, जो आवश्यक सभी कार्यों और परियोजनाओं को पूरा करने में सक्षम हैं।

यह ठीक है और उम्मीद की जा रही है एक नए प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपका काम यह सुनिश्चित करना है कि आप अपने पास मौजूद लोगों को अपस्किल, फिर से कर सकें और विकसित कर सकें ताकि आप एक साथ सभी संसाधन आवश्यकताओं को पूरा कर सकें।

कुछ क्षेत्र हो सकते हैं जहाँ आपको सीमित अवधि के लिए एक निश्चित संसाधन की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप अपने एक कर्मचारी को प्रशिक्षित करने के लिए नहीं जा रहे हैं कि कैसे एक फोर्कलिफ्ट ड्राइव करें यदि आपके पास केवल एक सप्ताह के लिए एक कौशल है। हालाँकि, यदि आप अपनी कंपनी की ऑनलाइन उपस्थिति को प्रबंधित करने के तरीके को बदल रहे हैं, तो संभवतः सोशल मीडिया या सर्च इंजन ऑप्टिमाइज़ेशन के बारे में कुछ विशेषज्ञता के साथ-साथ वेबसाइट डेवलपमेंट स्किल्स को घर में रखना मूल्यवान होगा। ये ऐसे कौशल हैं जो व्यापार लंबी अवधि में भरोसा करेंगे।

इस बारे में निर्णय लें कि इनमें से आपको टीम में कौन सी चीज़ों को एम्बेड करना है और जिसे आउटसोर्स किया जाना चाहिए, फिर यह सुनिश्चित करें कि आपका प्रोग्राम प्रत्येक प्रोजेक्ट के रूप में आउटपुट को प्रबंधित करने के लिए तैयार होने के लिए आवश्यक प्रशिक्षण और भर्ती कार्य प्रदान कर सकता है।

शासन और अधिक जटिल है

यदि आप एक परियोजना प्रबंधन पृष्ठभूमि से आते हैं, तो शासन आपको आश्चर्यचकित नहीं करेगा। यह तरीका है कि परियोजना और कार्यक्रम संरचनाओं को व्यवस्थित और नियंत्रित किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि निर्णय सही तरीके से किया गया है और सही लोग शामिल हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि काम को इस तरह से आगे बढ़ाया जाए जो समग्र व्यावसायिक मामले के साथ फिट बैठता है, और यह लोगों को जवाबदेह बनाए रखने में मदद करता है।

शासन भी वह तरीका है जिससे परियोजना प्रबंधन कार्यालय और वरिष्ठ अधिकारी यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि लाभ पहुंचाने के लिए एक कार्यक्रम पटरी पर है। यह परियोजनाओं या एक संपूर्ण कार्यक्रम को बंद करने के लिए एक औपचारिक मार्ग भी प्रदान करता है यदि यह दिखाया जा सकता है कि उन लाभों को अब प्राप्त नहीं किया जाएगा।

परियोजना पर्यावरण की तुलना में शासन एक कार्यक्रम के वातावरण में अधिक जटिल है। प्रोजेक्ट बोर्ड और स्टीयरिंग समूहों में आम तौर पर एक कार्यकारी स्तर की सदस्यता होती है। यह अपेक्षित है क्योंकि एक कार्यक्रम से अंतिम परिणाम सामान्य रूप से व्यापार परिवर्तन है।

योजना अधिक कठिन है

परियोजना प्रबंधक, जो एक कार्यक्रम में शामिल होते हैं, आम तौर पर अपनी परियोजना योजनाओं को एक साथ रखते हैं, फिर एक कार्यक्रम प्रबंधन टीम- आपके निर्देशन में कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में मिलती है - और योजनाएं एकीकृत होती हैं।

ऐसा करना मुश्किल लेकिन कहना आसान है। इसमें परियोजनाओं और परियोजना कार्यों के बीच निर्भरता की पहचान करना आवश्यक है। यह आपको पूरे कार्यक्रम के लिए संसाधन आवश्यकताओं को देखने और प्रमुख लोगों की उपलब्धता के लिए गतिविधियों को टालने के लिए मजबूर करता है।

एक बार आपकी एकीकृत कार्यक्रम योजना स्थापित हो जाने के बाद, आप इसे गैंट चार्ट या अन्य सॉफ्टवेयर टूल में ट्रैक कर सकते हैं। जैसा कि आपके प्रोजेक्ट मैनेजर वास्तविक समय में अपनी परियोजनाओं को ट्रैक करते हैं, आपको सभी को कार्यक्रम योजना में समायोजन करना होगा, सभी को बदलावों से अवगत कराना होगा और उनके कार्य क्षेत्रों के लिए इसका क्या अर्थ होगा, इसकी स्पेलिंग बताई जाएगी।

आपको हर पंक्ति की योजना नहीं बनानी चाहिए

एक कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में, आप विस्तृत योजना बनाने के लिए अपने परियोजना प्रबंधकों पर भरोसा करते हैं। हजारों कार्यों के साथ कार्यक्रम को ट्रैक करना आपके लिए व्यावहारिक या वांछनीय नहीं है।

आपको यह दिखाने के लिए पर्याप्त विस्तार के साथ परियोजनाओं के एक लुढ़का हुआ, उच्च-स्तरीय दृश्य की आवश्यकता है कि क्या किसी कार्यक्रम-स्तर पर प्रभाव पड़ने वाला है।

ऐसा करने का सबसे आसान तरीका समर्पित सॉफ्टवेयर ऐप है। एक मूल स्प्रेडशीट पर अपने मल्टीमिलियन डॉलर कार्यक्रम का प्रबंधन करने की कोशिश करना बहुत चुनौतीपूर्ण होगा।

आपको डेलिगेट करने की आवश्यकता है

हालांकि, आप प्रतिनिधि बनाने में अच्छे हैं, एक कार्यक्रम प्रबंधन भूमिका में होने का मतलब है कि आपको इसे और भी बेहतर करने की आवश्यकता है।

अच्छी खबर यह है कि आपके पास परियोजना प्रबंधकों की एक टीम होनी चाहिए, और आपके परिवर्तनकारी परिवर्तन का समर्थन करने के लिए आपके पास एक समर्पित कार्यक्रम प्रबंधन कार्यालय भी हो सकता है।

एक कार्यक्रम पर बहुत काम करना है, और यह सुनिश्चित करने के लिए इसे स्थापित करना है कि सभी चलती भागों को सही समय पर एक साथ ले जाना एक बहुत बड़ा प्रयास है। आप इसे अकेले नहीं कर सकते और आपको कोशिश नहीं करनी चाहिए। कार्यक्रम आरंभ करने के लिए आपको कितना समय चाहिए, यह सुनिश्चित करें और फिर सुनिश्चित करें कि आपके पास आपकी सहायता करने के लिए एक टीम है।

यदि आपके पास आपके प्रोग्राम प्रबंधन कार्यालय में कोई नहीं है, तो प्रोग्राम प्रबंधन टीम से किसी दूसरे व्यक्ति के लिए पूछें। उनके लिए करने के लिए बहुत कुछ है। उदाहरण के लिए, एक परियोजना समन्वय भूमिका में किसी को पूरी तरह से कार्यक्रम के स्तर पर आवश्यक समन्वय प्रदान करने के लिए रखा जाएगा, जो आपको रणनीतिक कार्यों से जुड़ने के लिए मुक्त करेगा।

संघर्ष का डर नहीं होना चाहिए

कार्यक्रमों के लिए बहुत सारी किस्में हैं। मुश्किल हितधारकों के साथ परियोजनाओं से लेकर प्रतीत हो सकने वाली समय सीमा तक, हर दिन आपको संघर्ष के अवसर देने जा रहा है। उन चीजों के लिए देखें जो परियोजना के प्रदर्शन को बाधित करती हैं और शुरू होने से पहले संघर्ष की स्थिति का सामना करने के लिए आवश्यक कदम उठाने के लिए तैयार रहती हैं।