मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी का चयन कैसे करें

मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) कंपनियों के लिए आवश्यक है कि वे अपने लाभ की योजनाओं और कर्मचारियों की जानकारी का प्रबंधन करें। लाभ प्रबंधन तकनीक अब एक अच्छा नहीं है, लेकिन मानव संसाधन की जानकारी और लाभ योजनाओं पर खर्च होने वाले धन दोनों को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए एक आवश्यकता है, क्योंकि मानव संसाधन सीमित संसाधनों और लगातार बदलते डेटा का सामना करते हैं।

लेकिन एचआर और अन्य अधिकारी कैसे जानते हैं कि वे सभी विवरणों को प्रबंधित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ एचआर सूचना प्रौद्योगिकी का चयन कर रहे हैं, और वे जो समाधान चुनते हैं वह समय की कसौटी पर खड़ा होगा?

मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी के चयन की प्रक्रिया में पूछने और उत्तर देने के लिए महत्वपूर्ण प्रश्न निम्नलिखित हैं।

लचीलापन और स्केलेबिलिटी की डिग्री क्या है जो एचआर सूचना प्रौद्योगिकी सॉफ्टवेयर प्रदान करता है?

एचआर पेशेवरों को यह निर्धारित करना चाहिए कि सॉफ्टवेयर कई एक्सेल स्प्रेडशीट, डेटाबेस और पेपर दस्तावेजों से डेटा आयात कर सकता है या नहीं और जिस स्तर पर यह आवश्यक है, सभी प्रकार के अन्य सिस्टम और डेटा के साथ इंटरफ़ेस कर सकता है।

सॉफ्टवेयर को कई स्रोतों से जानकारी लेने और फ़िल्टर करने में सक्षम होना चाहिए। आदर्श रूप से, इस प्रक्रिया को भी स्वचालित होना चाहिए। कई ऑनलाइन नामांकन समाधान के लिए आवश्यक है कि डेटा को अपने सिस्टम को अपडेट करने के लिए वाहक पर जाने से पहले मैन्युअल रूप से हेरफेर किया जाए। अपडेट प्रारूप, ट्रांसमिशन शेड्यूल और डिलीवरी पद्धति के स्वचालन से बिलिंग और पात्रता के मुद्दों को खत्म करने में मदद मिल सकती है।

क्या सॉफ्टवेयर एचआर की कंपनी और लाभ वाहक नियमों को रोकने में सक्षम होगा?

वास्तव में सक्षम नामांकन इंजन प्रत्येक नामांकन गतिविधि का मूल्यांकन करेगा और वांछित पात्रता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विशेष रूप से डिजाइन किए गए नियमों, संदेशों, संकेतों और विकल्पों के किसी भी आवश्यक संयोजन को लागू करेगा। सॉफ्टवेयर को किसी भी पात्रता नियमों को समायोजित करना चाहिए जो कंपनी और वाहक के पास है।

क्या एचआर सूचना प्रौद्योगिकी संगठन के साथ बढ़ने और स्केल करने में सक्षम होगी?

एचआर को प्रौद्योगिकी के विकास की क्षमता का आकलन करना चाहिए क्योंकि कंपनी नए कर्मचारियों, कार्यालयों, लाभों में बदलाव और नियमों को काम पर रखती है। मानव संसाधन को इन तत्वों में से प्रत्येक के लिए थ्रेसहोल्ड के बारे में पूछना चाहिए।

क्या प्रौद्योगिकी सॉफ्टवेयर अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत करने में सक्षम है?

पेरोल और अन्य कार्य अक्सर लाभ प्रबंधन के समान जानकारी साझा करते हैं। एचआर अधिक दक्षता प्राप्त कर सकता है जब एक सिस्टम में दर्ज किए गए डेटा और अन्य कर्मचारी जानकारी को दूसरे सिस्टम के साथ साझा किया जाता है। ट्रैकिंग कर्मचारी भर्ती एक और आवश्यक कार्य है।

समाधान, या निर्माण, कार्यान्वयन के लिए कौन जिम्मेदार है?

किस स्तर का प्रशिक्षण शामिल है? कुछ समाधानों के लिए क्लाइंट को प्रारंभिक कार्यान्वयन के साथ बहुत अधिक शामिल होना चाहिए, जो पहले से ही व्यस्त एचआर प्रशासकों के लिए भारी हो सकता है।

एचआर को प्रशिक्षण और तकनीकी विशेषज्ञता के स्तर की स्पष्ट समझ होनी चाहिए जो आवश्यक होगी और अपेक्षित समय की मात्रा। इस विषय पर समाधान प्रदाताओं पर सवाल उठाना सूक्ष्म क्षेत्रों में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है जो शुरू में सरल दिखाई दे सकते हैं, फिर भी महत्वपूर्ण तकनीकी विशेषज्ञता को शामिल करते हैं। मानव संसाधन तब विशिष्ट कार्यों को निर्धारित कर सकता है जो वास्तविक रूप से पूर्ण होने में बाधा बन सकते हैं, संभवतः मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी मूल्य और आरओआई को कम कर सकते हैं।

यदि प्रशिक्षण में शामिल है तो क्या कोई शुल्क है?

प्रशिक्षण की लागतों का भी आकलन किया जाना चाहिए-समय-समय पर और ऑफ-साइट यात्रा के लिए यात्रा व्यय सहित। मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी अपनाने में शामिल सभी कठोर और नरम लागतों के लिए मानव संसाधन को जागरूक होने की आवश्यकता है।

डेटा का मालिक कौन होगा?

इस प्रश्न का उत्तर मानव संसाधन संगठन होना चाहिए। कंपनियां किसी भी एप्लिकेशन सर्विस प्रोवाइडर (ASP) को अपना डेटा ट्रांसपोर्ट करने में सक्षम होनी चाहिए। यदि डेटा एक वाहक के मालिकाना सर्वर पर रहता है, तो कंपनी को कभी-कभी अतिरिक्त शुल्क लिया जा सकता है, यह वाहक को स्विच करना चाहिए।

किस प्रकार के रखरखाव और रखरखाव की आवश्यकता है? जब सॉफ्टवेयर किसी कंपनी के ऑन-साइट वर्कस्टेशन या सर्वर पर इंस्टॉल किया जाता है, तो उस तकनीक के लिए नियमित अपडेट की आवश्यकता होती है और इसकी योजना बनाना और प्रबंधित करना बोझिल हो सकता है। एचआर सूचना प्रौद्योगिकी के लिए अद्यतन अक्सर एक सेवा प्रदाता (एएसए) या सेवा (सास) मॉडल के रूप में सॉफ्टवेयर के माध्यम से ऑनलाइन उपलब्ध होते हैं।

मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी में निर्मित सुरक्षा उपाय क्या हैं?

यदि एएसपी या सास मॉडल के माध्यम से सॉफ्टवेयर ऑनलाइन उपलब्ध है, तो प्रदाता को दैनिक बैकअप, बैकअप सर्वर और अतिरिक्त सुरक्षात्मक परतें प्रदान करनी चाहिए। अनधिकृत कर्मियों द्वारा खोई या पहुंच से जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए अतिरिक्त प्रणालियां और प्रक्रियाएं होनी चाहिए। एचआर, अन्य प्रबंधकों के परामर्श से, यह तय करने का विशेष अधिकार होना चाहिए कि एचआर सूचना प्रौद्योगिकी और किस डिग्री तक पहुंच की अनुमति होगी।

क्या कर्मचारी लाभ योजनाओं में दाखिला लेने में सक्षम होंगे और अपने व्यक्तिगत डेटा और योजना विकल्पों में वास्तविक समय में बदलाव करेंगे?

कंप्यूटर तक व्यापक पहुंच, सामान्य पहुंच को देखते हुए कर्मचारी की पहुंच एक होनी चाहिए।

कर्मचारी आबादी के अधिकांश घर में इंटरनेट का उपयोग है। कर्मचारी स्वयं सेवा समय और धन बचाने के लिए एक बड़ी क्षमता प्रदान करता है। एक अच्छी स्व-सेवा प्रणाली कर्मचारियों को स्वयं और उनके आश्रितों के बारे में जानकारी दर्ज करने के माध्यम से सुचारू रूप से मार्गदर्शन करेगी।

इस प्रणाली को उपलब्ध योजनाओं को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करना चाहिए और कर्मचारियों को अपनी सुविधानुसार चयन करने में सक्षम बनाना चाहिए, इन प्रक्रियाओं को पूरी तरह से विज़ार्ड के साथ सरल बनाना चाहिए। कर्मचारियों को आश्रितों को जोड़ने और आवश्यक जानकारी बदलने में सक्षम होना चाहिए, दिन में 24 घंटे, सप्ताह में सात दिन, वर्ष दौर।

आपके संगठन की मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी आवश्यकताओं का आकलन करने के लिए ये अतिरिक्त प्रश्न हैं।

क्या प्रौद्योगिकी तय करने के लिए प्राधिकरण के साथ मानव संसाधन प्रदान करेगी कि किसकी अनुमति दी जाएगी और किस डिग्री तक पहुँच होगी?

कर्मचारी पहुंच प्रदान करने वाली समान नस के साथ, प्रौद्योगिकी को एचआर को अंतिम कहना चाहिए। एचआर के पास वाहक को प्रेषित करने से पहले सभी डेटा को अनुमोदित करने का अधिकार होना चाहिए, और यह भी निर्धारित करना चाहिए कि कर्मचारियों और अन्य लोगों की पहुंच किस सीमा तक है।

सूचना प्रौद्योगिकी के प्रकार क्या सूचना प्रौद्योगिकी से उपलब्ध हैं?

रिपोर्टिंग तकनीक में कई दृश्य और प्रारूप (स्प्रेडशीट, पीडीएफ, एचटीएमएल), बड़ी तस्वीर मूल्यांकन और निर्णय लेने को बढ़ाने के लिए नीचे ड्रिल करने की क्षमता की पेशकश की जानी चाहिए। एचआर को किसी भी समय, विशिष्ट योजनाओं, उत्कृष्ट कार्यों में नामांकन और लाभ और अन्य कर्मचारी डेटा के संबंध में कर्मचारी जनसांख्यिकीय जानकारी में परिवर्तन करने में सक्षम होना चाहिए।

क्या सॉफ़्टवेयर ऑफ़र एचआर को बचाने में मदद करने के लिए विशिष्ट सुविधाएँ प्रदान करता है?

अपनी स्वयं की विभागीय आवश्यकताओं के आधार पर, एचआर, बैचों में सूचना को संसाधित करने, COBRA नीतियों के लिए सूचनाओं और बिलिंग का प्रबंधन करने, स्व-बिलिंग और बिल सामंजस्य उपकरण प्रदान करने की क्षमता और विशिष्ट रिपोर्टिंग के बारे में पूछताछ कर सकता है।

क्या सॉफ़्टवेयर ऑफ़र एचआर संचार कर्मचारियों के साथ बेहतर मदद करने के लिए विशिष्ट सुविधाएँ प्रदान करता है?

कुछ कार्यक्रम एचआर को कई स्तरों पर कर्मचारियों के साथ संवाद करने की छूट देते हैं - बड़े पैमाने पर ईमेल, इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड और विशिष्ट फ़िल्टर मानदंडों (जैसे स्थान, विभाग, बीमा योजना, नामांकन स्थिति, सेवानिवृत्ति की स्थिति, और अन्य) के माध्यम से। एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली। संवाद करने के लिए कई साधनों के होने से प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जा सकता है और एचआर को बेहतर लक्ष्य संदेशों में मदद मिल सकती है।

क्या सॉफ़्टवेयर ऑफ़र एचआर संचार कर्मचारियों के साथ बेहतर मदद करने के लिए विशिष्ट सुविधाएँ प्रदान करता है?

लेनदेन को मंजूरी देने के लिए एचआर को सक्षम करने के अलावा, कई एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियां एचआर के लिए वाहक बिलों के ऑडिटिंग में गेटकीपर के रूप में सेवा करने की क्षमता प्रदान करती हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे सिस्टम में डेटा से सहमत हैं। यह हो सकता है:

• वाहक चालान की सटीकता सुनिश्चित करें
• समय और पैसा बचाओ
• कर्मचारी नामांकन के समय पर वितरण में सहायता, और
• जब कर्मचारी देखभाल के लिए जाते हैं, तो पात्रता की पुष्टि बढ़ाएं।

वाहक के साथ सूचना कैसे होगी?

और, इस बातचीत के लिए कौन जिम्मेदार होगा? एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली का एकीकरण न केवल उन वाहक की संख्या से आंका जाना चाहिए जिनके साथ सॉफ्टवेयर के संबंध हैं लेकिन कनेक्शन के प्रकार से जो इसे सक्षम करता है। एक लाभ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के माध्यम से वाहक के साथ सफल बातचीत सुनिश्चित करना कई चरणों की आवश्यकता है, जिसमें शामिल हैं:

• प्रारंभिक कार्यान्वयन डेटा जनगणना इकट्ठा करना;
• चल रहे सूचना विनिमय के लिए प्रारंभिक एकीकरण स्थापित करना;
• सुनिश्चित करने के लिए दैनिक या साप्ताहिक बातचीत का समन्वय करना कि डेटा प्राप्त किया गया है और सही ढंग से लागू किया गया है;
• चल रहे अपडेट की समीक्षा करना;
• नामांकन के लिए वाहक आवश्यकताओं को सुनिश्चित करना नियामकों के अनुपालन में पूरा किया जा रहा है; तथा
• डेटा विनिमय के संबंध को बेहतर बनाने के लिए प्रत्येक वाहक के साथ एक सक्रिय संबंध को बढ़ावा देना।

यह जानना कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है, एक उत्पाद की पेशकश को पूरी तरह से समझने के लिए आवश्यक है। प्रत्येक सॉफ़्टवेयर प्रदाता कुछ प्रदान करने में एकीकरण के एक अलग स्तर की पेशकश करेगा, सभी को, ऊपर उल्लिखित कार्यों का। एचआर को ऐसे विक्रेताओं के साथ काम करना चाहिए जो कंपनी के चयनित वाहक के साथ मजबूत, चल रहे, सहज संबंधों को प्रदर्शित करते हैं।

कई प्रदाता एक सामान्य एएनएसआई 834 फ़ाइल के प्रसारण को सक्षम करते हैं, जो वाहक द्वारा स्वीकार या नहीं किया जा सकता है, एक कारक जो अक्सर समूह के आकार से प्रभावित होता है।

प्रबंधकों को ऐसे प्रदाताओं की तलाश करनी चाहिए जो समस्याओं से बचने के लिए प्रत्येक वाहक की आवश्यकताओं के अनुरूप, स्वच्छ, मान्य स्थानांतरण (लेनदेन की पात्रता सुनिश्चित करना) प्रदान करते हैं। उन्हें उन प्रदाताओं को भी देखना चाहिए जिनके पास वाहक के अपने, विशिष्ट स्थानांतरण भाषा के साथ बातचीत करने के लिए एक समर्पित EDI (इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज) विभाग है।

ग्राहक सेवा का स्तर क्या है?

क्या सेवा के लिए कोई अतिरिक्त शुल्क है? एचआर को उस सहायता के लिए पहुंच का स्तर निर्धारित करना चाहिए जो प्रदान की जाती है और जो ग्राहक सेवा का गठन करती है - एक डेटाबेस, ऑनलाइन चैट, ईमेल समर्थन, एक जीवित व्यक्ति के साथ बातचीत, या उसके संयोजन के माध्यम से ऑनलाइन मदद। लाभों की संवेदनशीलता और अन्य एचआर सूचनाओं को देखते हुए, प्रबंधकों को 24 घंटे के भीतर सीधे संपर्क से पूछताछ की प्रतिक्रिया की उम्मीद करनी चाहिए जो मदद कर सकती है।

मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली की लागत क्या है और क्या इससे लाभ प्राप्त होता है?

एचआर को उपलब्ध कराए गए लाभों के साथ, सभी वार्षिक, मासिक और एक बार के शुल्क सहित एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली की पूरी लागत का आकलन करना चाहिए। थोड़ा अधिक महंगा सिस्टम उन विशेषताओं के अंतर के लिए भुगतान करने से अधिक हो सकता है जो कर्मचारियों को अपने स्वयं के रिकॉर्ड को बनाए रखने और अधिक सुविधा, समय की बचत और सटीकता प्रदान करने में सक्षम बनाते हैं। मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली के चयन में इन कारकों पर विचार किया जाना चाहिए और तौला जाना चाहिए।

एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों की आवश्यकता बढ़ रही है। HR स्टाफ के पास HR सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों में विकल्पों की एक विशाल सरणी खोजने के साथ, उपलब्ध सभी विकल्पों का विश्लेषण और वजन करना तेजी से महत्वपूर्ण है।

एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली को चुनना एक निवेश के रूप में देखा जाना चाहिए जो विभाग और कंपनी की जरूरतों के साथ बढ़ेगा। ये प्रश्न आपको आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त मानव संसाधन सूचना प्रणाली में ले जाएंगे।