प्रशासनिक सहायक साक्षात्कार प्रश्न और उत्तर

जब आप एक प्रशासनिक सहायक नौकरी के लिए साक्षात्कार कर रहे हैं, तो साक्षात्कारकर्ता यह जानना चाहेगा कि आपकी योग्यता स्थिति के लिए कितनी प्रासंगिक है और आप कंपनी और विभाग के साथ कैसे फिट होंगे।

क्योंकि नौकरी के लिए प्रशासनिक और पारस्परिक कौशल दोनों की आवश्यकता होती है, प्रबंधकों को काम पर रखने से अक्सर उन विशिष्ट विशेषताओं के बारे में पूछा जाएगा जो आपके पास स्थिति के लिए योग्य हैं, साथ ही साथ आपके कम मात्रात्मक लोग कौशल भी हैं।

साक्षात्कार को संभालने के लिए युक्तियाँ

यह जानना महत्वपूर्ण है कि चर्चा संभवत: आपकी कौशल क्षमताओं, संगठनात्मक कौशल, या समयबद्धता जैसे नरम कौशल से परे जाएगी। आपको कठिन कौशल के बारे में भी बात करने के लिए तैयार रहना चाहिए।

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अब देखें: प्रशासनिक कार्यों के लिए 4 सामान्य प्रश्नों के उत्तर कैसे दें

सॉफ्टवेयर प्रोग्राम पर चर्चा करने के लिए तैयार रहें

चूंकि कई प्रशासनिक सहायक पदों के लिए विशिष्ट सॉफ़्टवेयर के लगातार उपयोग की आवश्यकता होती है, इसलिए आपको उन विभिन्न कार्यक्रमों पर चर्चा करनी पड़ सकती है, जिनके साथ आपने काम किया है, आपने इन कार्यक्रमों का उपयोग कैसे किया है, और आपकी विशेषज्ञता का स्तर।

• नमूना उत्तर:मुझे प्रौद्योगिकी का उपयोग करना और नए कार्यक्रमों के बारे में सीखना बहुत पसंद है। मेरे पास सहकर्मियों को पढ़ाने के लिए एक नॉक भी है जो सिस्टम का उपयोग करने के बारे में इतना समझदार नहीं हो सकता है। केंट एसोसिएट्स में अपनी आखिरी नौकरी में, मैंने अपने द्वारा समर्थित पेशेवरों की टीम के लिए परियोजना प्रबंधन प्रणालियों की समीक्षा करने के लिए स्वेच्छा से काम किया। मेरे बॉस ने मेरी सिफारिश को मंजूरी दे दी और हम एक वेब-आधारित प्रणाली, आसन में लाए, जो हमें परियोजनाओं को ट्रैक करने और वेब प्लेटफॉर्म पर जानकारी साझा करने में मदद करती है।
• नमूना उत्तर: मैं PowerPoint स्लाइड के लिए कार्यालय में जाने वाला व्यक्ति हूं और अपनी प्रस्तुतियों से ग्राहकों को लुभाने में हमारी बिक्री लोगों की मदद करने का आनंद लेता हूं। मैं एक्सेल का उन्नत उपयोगकर्ता भी हूं और परियोजना प्रस्तावों के लिए बजट अनुमान तैयार करने के लिए जटिल मैक्रोज़ बनाता हूं।

प्रशासनिक प्रक्रियाओं पर चर्चा के लिए तैयार रहें

आपको पिछले पदों में अपने वर्कफ़्लो और प्रशासनिक प्रक्रियाओं पर चर्चा करने के लिए तैयार रहना चाहिए। एक प्रशासनिक पेशेवर के रूप में, नहीं होना चाहिए संदेह है कि आप संगठित और विस्तार-उन्मुख हैं। आपका साक्षात्कारकर्ता जानना चाहेगा किस तरह आप अपने रोजमर्रा के वर्कफ़्लो में इन गुणों को प्रकट करते हैं।

• नमूना उत्तर:संगठनात्मक क्षमता और विस्तार पर ध्यान देना मेरी सबसे मजबूत संपत्ति है। मैंने उन स्थितियों में प्रयास किया है जहां मैं जटिल परियोजनाओं के लिए आदेश ला सकता हूं। उदाहरण के लिए, मैंने पहले आठ पेशेवरों का समर्थन किया था जो ग्राहकों के लिए प्रचार कार्यक्रमों की योजना बना रहे थे। मैंने प्रत्येक परियोजना के लिए लक्ष्य और प्रगति पर नज़र रखने के लिए एक खाका विकसित किया और इसे एक साझा ड्राइव पर स्थापित किया ताकि इसमें शामिल सभी कर्मचारी टीम की परियोजनाओं और घटनाओं के बारे में अपनी प्रगति को ट्रैक कर सकें।
• नमूना उत्तर:अल्फ्रेड समूह के लिए काम करते समय, मैंने एक प्रक्रिया मैनुअल बनाई जिसमें ऋण आवेदनों को संसाधित करने के लिए आवश्यक कदमों की रूपरेखा तैयार की गई और फिर इसे ऑनलाइन अपलोड किया गया ताकि सभी ऋण अधिकारी समान प्रक्रियाओं का पालन कर सकें।

हमेशा पॉजिटिव तरीके से जवाब दें

साक्षात्कार के दौरान अपने आचरण के प्रति सचेत रहें।

चूंकि प्रशासनिक सहायक अक्सर उन व्यक्तियों के साथ बहुत निकटता से इंटरफेस करते हैं जिनके लिए वे काम करते हैं, इसलिए हर समय सकारात्मक, पेशेवर और विनम्र होना आवश्यक है।

आप चाहते हैं कि साक्षात्कारकर्ता को इसमें कोई संदेह नहीं है कि आपके साथ काम करना एक सुखद अनुभव होगा।

• नमूना उत्तर:मैंने हमारी एजेंसी में फ्रंट डेस्क पर काम किया, और यह महत्वपूर्ण था कि मैंने वर्तमान और भावी ग्राहकों दोनों के लिए एक सकारात्मक पहला प्रभाव बनाया। मैं एक स्वाभाविक "व्यक्ति" कर सकता हूं, और मेरी समीक्षाओं ने नियमित रूप से मेरे ग्राहक सेवा अभिविन्यास की सराहना की है।
• नमूना उत्तर:कंपनी बातचीत के बाद ग्राहकों का सर्वेक्षण करती है, और मेरा नाम लगातार एक कर्मचारी के रूप में सतही है, जो सहायक, सुखद और पेशेवर है। मेरे बॉस ने टिप्पणी की है कि सहायता के लिए कार्यालय बुलाते समय ग्राहक मुझसे कितनी बार पूछते हैं।

इंटरव्यू की तैयारी कर रहा है

तैयार करने का एक तरीका यह है कि नौकरी विवरण का विश्लेषण करने के लिए यह समझने की कोशिश करें कि क्या कोई विशेष कौशल सेट है जिस पर स्थिति केंद्रित है। उदाहरण के लिए, क्या यात्रा की योजना, परियोजना समन्वय, दिन-प्रतिदिन की बैठक समय-निर्धारण, व्यक्तिगत सहायता, या कुछ और पर जोर है? यदि ऐसा है, तो नौकरी-विशिष्ट साक्षात्कार प्रश्नों का उत्तर देते समय अपने सबसे प्रासंगिक अनुभव पर जोर देना सुनिश्चित करें।

नौकरी पोस्टिंग में उल्लिखित कौशल की एक सूची बनाएं, और कुछ अन्य लोगों को जोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें जो आपको लगता है कि लागू होगा। फिर अपने स्वयं के प्रशासनिक और कार्यालय कौशल पर एक नज़र डालें, और नौकरी के लिए अपनी योग्यता का मिलान करें।

यह आपको विशिष्ट स्थिति के लिए सबसे अधिक प्रासंगिक तरीके से अपने उत्तरों को दर्जी बनाने में मदद करेगा।

प्रशासनिक सहायक साक्षात्कार प्रश्न और उत्तर

तैयारी करते समय, आपके द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्नों की समीक्षा करना उपयोगी हो सकता है, और पिछली नौकरियों से विशिष्ट अनुभवों और सफलताओं पर प्रकाश डालते हुए प्रतिक्रिया देने का तरीका सोचा जाए।

• आपके पास कौन से कंप्यूटर कौशल हैं, और आप किन कार्यक्रमों का उपयोग करने में सहज हैं? - सबसे अच्छा
• क्या आप कई लाइनों वाले फोन का उपयोग करने और टेलीफोन कॉल की उच्च मात्रा को संभालने में सहज हैं? - सबसे अच्छा
• इस कंपनी में, हम खुद को एक टीम के रूप में सोचना पसंद करते हैं जो समान लक्ष्यों की दिशा में एक साथ काम करती है। टीम के माहौल में काम करने के बारे में आपका क्या ख्याल है? - सबसे अच्छा
• आप दो या तीन अन्य कर्मचारियों की देखरेख कैसे करेंगे? - सबसे अच्छा
• आपकी सबसे बड़ी ताकत क्या है, और यह इस स्थिति में आपके प्रदर्शन को कैसे मदद करेगा? - सबसे अच्छा

• आपकी सबसे बड़ी कमजोरी क्या है? - सबसे अच्छा
• कैसे आप तनाव और दबाव को संभालते हो? - सबसे अच्छा
• आपके पर्यवेक्षक के लिए काम करना कैसा था? - सबसे अच्छा
• आप एक पर्यवेक्षक से क्या उम्मीद करते हैं? - सबसे अच्छा
• क्या आप स्वतंत्र रूप से या किसी टीम में काम करना पसंद करते हैं? - सबसे अच्छा
• क्या आप लोगों के साथ अच्छा काम करते हैं? - सबसे अच्छा
• टीम वर्क के कुछ व्यक्तिगत उदाहरण दें। - सबसे अच्छा
• रिसेप्शनिस्ट साक्षात्कार प्रश्न: - प्रश्नों की सूची

साक्षात्कारकर्ता से प्रश्न पूछें

आपको कंपनी के बारे में कुछ शोध भी करना चाहिए, और अवसर आने पर प्रासंगिक सवाल पूछने के लिए तैयार रहना चाहिए। समय से पहले आने वाले कुछ सवालों के साथ आने या आगे चर्चा करने के लिए यह उपयोगी हो सकता है, अगर आपको साक्षात्कार में पहले मौका नहीं मिला है।

अक्सर, यह साक्षात्कार के अंत के पास होगा, इसलिए साक्षात्कारकर्ता को अच्छे प्रभाव के साथ छोड़ना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का एक शानदार तरीका यह है कि आप अपनी रुचि के सवालों के जवाब में अपनी रुचि और तैयारी दिखा सकते हैं।

• इस स्थिति की जिम्मेदारियां क्या हैं?
• क्या आप इस विभाग में एक विशिष्ट दिन (सप्ताह) का वर्णन कर सकते हैं?
• इस विभाग में क्या ताकत हैं? कमजोरियां क्या हैं?
• आपके पिछले सहायकों ने आपके लिए काम करने का सबसे अच्छा हिस्सा क्या कहा होगा? वे क्या कहेंगे सबसे बुरा था?
• अगले पाँच वर्षों में आप किस दिशा में जा रहे हैं? क्या आपको लगता है कि इसकी सफलता के लिए कोई खतरे हैं?
• आपके अंतिम सहायक ने पद क्यों छोड़ा? उसकी ताकत क्या थी? उसकी कमजोरी क्या थी? अब वह क्या कर रहा है?
• आपके सबसे अच्छे सहायक के पास क्या विशेषताएँ थीं? आपके सबसे खराब सहायक के बारे में क्या?
• प्रदर्शन समीक्षा कितनी बार की जाती है? उनका संचालन कौन करता है?
• एक प्रशासनिक सहायक में आपके लिए कौन से कौशल सबसे महत्वपूर्ण हैं?
• आप अपने विभाग में काम करने वाले लोगों को कैसे पुरस्कृत और प्रोत्साहित करते हैं?
• क्या इस विभाग में कोई उत्पादन मुद्दे चल रहे हैं?
• आपने अतीत में कर्मियों की समस्याओं से कैसे निपटा है?
• इस स्थिति में किसी व्यक्ति के लिए सबसे बड़ी चुनौतियां क्या हैं?
• आपकी राय में, इस स्थिति का सबसे पुरस्कृत पहलू क्या है?
• क्या आप (कंपनी / विभाग) पेशेवर संघों की सदस्यता का समर्थन करते हैं, और व्यावसायिक विकास जारी रखते हैं?
• आप इस कार्यालय में प्रशासनिक कर्मचारियों की भूमिका के रूप में क्या वर्णन करेंगे?
• क्या ओवरटाइम या सप्ताहांत घंटों की उम्मीद है?
• इस कंपनी के लिए काम करना आपको सबसे ज्यादा क्या पसंद है? क्या आपके द्वारा कोई बदलाव किए गए हैं?
• यहां काम करने के बारे में आपको क्या पसंद है?
• क्या आप विभाग को एक टीम के रूप में काम करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं, या व्यक्तिगत योगदान पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं?

अधिक जॉब इंटरव्यू के प्रश्नों के लिए तैयार रहें

नौकरी-विशिष्ट साक्षात्कार प्रश्नों के अलावा, आपको अपने रोजगार इतिहास, शिक्षा, ताकत, कमजोरियों, उपलब्धियों, लक्ष्यों और योजनाओं के बारे में अधिक सामान्य प्रश्न भी पूछे जाएंगे। यहां सबसे आम साक्षात्कार प्रश्नों और नमूना उत्तरों की एक सूची है।