अपने व्यवसाय के लिए एक प्रेस किट कैसे बनाएं

आपने शब्द प्रेस किट के बारे में सुना होगा और कुछ के लिए प्रेस किट भी प्राप्त किया होगा। यद्यपि एक प्रेस किट का रूप और कार्य उद्योग द्वारा बहुत भिन्न हो सकता है, एक की स्वीकृत परिभाषा है:

"प्रेस के सदस्यों को उन्हें, विशेष रूप से उत्पाद, सेवा या उम्मीदवार के बारे में जानकारी देने के लिए प्रचार सामग्री का एक पैकेज।"

क्योंकि वहाँ बहुत विविधता है, चलो वास्तविक घटकों को देखें जो एक प्रेस किट बना सकते हैं, और एक को कैसे इकट्ठा किया जाए जो आपके उत्पाद या सेवा को मुफ्त प्रचार का सबसे अच्छा मौका देता है, जिसे अर्जित मीडिया भी कहा जाता है। यदि आप अपनी प्रेस किट को सही तरीके से करते हैं, तो आपको अपने प्रारंभिक निवेश से कई गुना अधिक रिटर्न मिलेगा, खासकर अगर किट को समाचार स्टेशनों पर आपका उत्पाद या सेवा एयरटाइम, या ऑनलाइन और प्रिंट मीडिया आउटलेट्स में मिलती है।

अपनी प्रेस किट बनाना

प्रेस किट बनाने पर कोई नियम पुस्तिका नहीं है जो यह निर्दिष्ट करती है कि आपको किन घटकों को शामिल करना चाहिए। आपकी प्रेस किट आपके प्रचार के प्रकार और आपके प्रेस किट प्राप्त करने वाले मीडिया के प्रकार के आधार पर अलग-अलग होंगी।

अधिकांश प्रेस किट बाहर मेल की जाती हैं, अक्सर ऐसे लोग होते हैं जिनके पास प्रशासनिक सहायक होते हैं, और यह एक प्रेस किट बनाने के लिए आपका काम है जो कि गेटकीपर को पिछले करने के लिए काफी दिलचस्प है। सामग्री और प्रस्तुति बहुत मायने रखती है। आप अपनी किट को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी भेज सकते हैं, हालांकि अगर इसमें दस हिस्से हैं जो बोझिल हो सकते हैं।

आप जो शामिल करते हैं वह बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि एक प्रेस किट आपको या आपके व्यवसाय को स्पॉटलाइट करने का एक आसान तरीका होना चाहिए। इसे अपनी कंपनी के सबसे बड़े हिट्स संकलन के रूप में सोचें, क्योंकि आप चाहते हैं कि मीडिया आपके और आपके उत्पादों और सेवाओं के बारे में एक-एक पैकेज में जानें। मुख्य प्रेस किट घटक जिन पर आप विचार करना चाहेंगे, उनमें निम्नलिखित आइटम शामिल हैं।

प्रेस विज्ञप्ति

आपकी प्रेस किट की प्रेस विज्ञप्ति यह बताती है कि आप क्या प्रचार कर रहे हैं। यदि आपके पास एक नया उत्पाद है, तो प्रेस किट इसे शुरू करने में मदद करता है। यदि आपकी कंपनी किसी अन्य के साथ विलय कर रही है, तो प्रेस रिलीज़ चैंपियन।

आप अपने प्रेस किट में कई प्रेस विज्ञप्ति शामिल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक व्यापार शो प्रेस किट में एक कंपनी विलय प्रेस रिलीज़, तीन नए उत्पाद प्रेस रिलीज़ और एक नए सीईओ की घोषणा करने वाली एक प्रेस रिलीज़ हो सकती है।

हालाँकि, यदि आप इससे बच सकते हैं तो एक से अधिक प्रेस रिलीज़ शामिल न करें। यदि आप एक संपादक को एक प्रेस किट भेज रहे हैं, तो आपको सिर्फ एक प्रेस विज्ञप्ति जारी करनी होगी। याद रखें, जितना अधिक आप शामिल हैं, उतना ही अधिक काम आप लोगों को कर रहे हैं। आप उनका काम यथासंभव आसान बनाना चाहते हैं।

एक संक्षिप्त पत्र / सामग्री तालिका

यह किसी भी प्रकार की प्रेस किट के लिए विशेष रूप से सहायक है जिसमें बहुत सारे, लेकिन समान रूप से महत्वपूर्ण तत्व शामिल हैं। आपके पत्र को मीडिया को अग्रिम में उनकी रुचि के लिए धन्यवाद देते हुए संबोधित किया जा सकता है, और फिर आप क्या शामिल है और राज्य का एक सारांश प्रदान कर सकते हैं कि उत्पाद या सेवा उनके लिए दिलचस्प क्यों होगी। सुनिश्चित करें कि आपके मीडिया संपर्क का नाम और संपर्क जानकारी सही है।

एक प्रचार पत्र

पीआर पेशेवरों ने नए उत्पाद की घोषणा करने के लिए प्रेस किट का उपयोग किया, लेकिन आप अपने विवरणिका को भी शामिल कर सकते हैं। ब्रोशर विशेष रूप से एक साधारण प्रेस विज्ञप्ति के अलावा आपके उत्पाद या सेवा की व्याख्या करने में सहायक होते हैं। यह न केवल एक दृश्य तत्व है, बल्कि यह सीधे-सीधे तरीके से तकनीकी जानकारी प्रदान कर सकता है। एक व्यापार शो प्रेस किट के लिए, आप कई ब्रोशर शामिल कर सकते हैं जो संपादक / रिपोर्टर को आपके सभी विभिन्न उत्पादों / सेवाओं के बारे में बड़ी मात्रा में जानकारी देते हैं।

उत्पाद के नमूने

यदि आपका उत्पाद काफी छोटा है, और आप ऐसा कर सकते हैं, तो आपको प्रेस किट के अंदर एक नमूना रखना चाहिए। यह संपादकों और पत्रकारों को अपने दम पर उत्पाद का परीक्षण करने का मौका देता है। बेशक, यह सुनिश्चित करें कि उत्पाद को एक संपादक को भेजने से पहले काम करता है। आप भेजना नहीं चाहते वायर्ड पत्रिका एक नई तरह की टॉर्च है जो संचालन के दौरान आग की लपटों में प्रज्वलित होती है।

यदि आपका उत्पाद बहुत बड़ा है और आप अपनी सुविधा पर एक प्रदर्शन कर रहे हैं, तो उस जानकारी को शामिल करें ताकि संपादक / रिपोर्टर आपके स्थान पर आ सकें और उत्पाद को करीब से देख सकें। या, यदि आपके ट्रेड शो बूथ में एक डेमो है, तो यह देश भर के संपादकों और पत्रकारों को अपने उत्पाद को देखने का मौका देने का एक अच्छा तरीका है।

यदि आपके पास केवल कुछ नमूने हैं, तो एक टियर प्रेस किट मेलिंग बनाएं। शीर्ष स्तरीय मीडिया में केवल पांच से दस आउटलेट शामिल हो सकते हैं, लेकिन वे सबसे महत्वपूर्ण होंगे।

पिछले प्रेस कवरेज

यदि आपने पहले मुफ्त मीडिया कवरेज प्राप्त किया है, तो आप एक शीट शामिल कर सकते हैं जो उन मीडिया आउटलेट्स का विवरण देती है। लेकिन एक प्रत्यक्ष प्रतियोगी से मीडिया कवरेज न भेजें या इसे कवर नहीं किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि घर सुंदर आपके उत्पाद पर एक टुकड़ा दौड़ा यह करने के लिए भेज नहीं है घर और बगीचा क्योंकि वे कहेंगे कि यह पहले से ही एक आश्रय प्रकाशन द्वारा कवर किया गया था। हालांकि, यदि आपका उत्पाद सीएनएन सेगमेंट में दिखाई दिया, तो आगे बढ़ें और उस प्रेस एक्सपोज़र को शामिल करें।

तथ्य पत्रक

यह एक प्रेस किट के लिए एक बढ़िया अतिरिक्त हो सकता है क्योंकि यह एक तरह से सुविधाओं, लाभों और अन्य विशिष्ट जानकारी का विवरण देता है जो आपकी कंपनी और / या उत्पादों के बारे में सूचना के त्वरित बुलेट बिंदुओं के साथ रिपोर्टर या संपादक को शिक्षित करता है। फैक्ट शीट का उपयोग उत्पाद लॉन्च के लिए किया जा सकता है, नए किराए, समाचार सम्मेलनों और अन्य क्षेत्रों के बारे में प्रेस किट, जहां आप संपादक को महत्वपूर्ण तथ्य देना चाहते हैं कि वे शब्द-दर-शब्द का उपयोग करना चाहते हैं।

कंपनी पृष्ठभूमि

कंपनी इतिहास पृष्ठ लिखना वर्तमान और भविष्य की प्रेस किट के लिए मूल्यवान हो सकता है। यह पृष्ठभूमिकर्ता आपकी कंपनी की शुरुआत का विवरण देता है और इसमें शामिल हो सकता है कि आपका व्यवसाय कहां है। प्रमुख उपलब्धियों के साथ-साथ किसी भी प्रशंसा या पुरस्कार को शामिल किया जाना चाहिए। इसके अलावा, विस्तार और उत्पाद विकास के लिए अपनी योजनाओं को न भूलें। किसी भी अतिरिक्त उपलब्धियों और बेंचमार्क क्षणों को शामिल करने के लिए वार्षिक आधार पर अपने पृष्ठभूमिकर्ता को अपडेट करना सुनिश्चित करें।

कार्यकारी बायोस

चाहे वह एक नया सीईओ, एक नया पीआर कार्यकारी, या आपके निदेशक मंडल का एक नया सदस्य हो, यह लोगों को आपकी टीम में शामिल करने वालों के बारे में सूचित करने का स्थान है।

कार्यकारी बायोस, उच्च-रिज़ॉल्यूशन छवियों के साथ, संपादक को कंपनी के पीछे लोगों के कैलिबर के बारे में बहुत जरूरी पृष्ठभूमि की जानकारी देते हैं। कुछ प्रकाशन एक जैव-शब्द-शब्द को प्रिंट करते हैं, इसलिए पहले-व्यक्ति के दृष्टिकोण के बजाय तीसरे व्यक्ति में जैव लिखें। सभी बायोस को एक पृष्ठ पर रखें और पुरस्कार और प्रशंसा शामिल करें लेकिन उद्योग संबद्धता के अलावा कोई व्यक्तिगत जानकारी नहीं।

भाव पत्रक और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

अपनी कंपनी के लोगों से उद्धरण-युक्त उद्धरण-व्यस्त संपादकों के उद्धरण देने के लिए एक सुव्यवस्थित तरीका है, जो संपादकों को कंपनी के पीआर व्यक्ति को ट्रैक करने के लिए मजबूर किए बिना एक लेख को पूरा करने की आवश्यकता है।

इस शीट में आपके अधिकारियों, उत्पाद डेवलपर्स और यहां तक ​​कि आपके ग्राहकों के उद्धरण भी शामिल हो सकते हैं (अन्यथा प्रशंसापत्र के रूप में जाना जाता है)। उद्धरणों की एक शीट सबसे स्पष्ट प्रश्नों का उत्तर दे सकती है जो एक संपादक के पास होने की संभावना है। बस यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक उद्धरण कागज पर अच्छी तरह से पढ़ता है क्योंकि उस उद्धरण को प्रिंट में शब्दशः उपयोग किया जाएगा।

फ्लैश ड्राइव पर हाई-रेस इमेजेज शामिल करें

क्या छवियाँ आपके प्रेस किट के लिए प्रासंगिक हैं? यदि हां, तो सुनिश्चित करें कि वे उच्च-रिज़ॉल्यूशन की छवियां हैं जो एक फ्लैश ड्राइव या सीडी की तरह एक आसान मीडिया डिवाइस पर संग्रहीत हैं। मीडिया को डाउनलोड करने के लिए आप अपनी वेबसाइट पर हाई-रेज इमेज भी शामिल कर सकते हैं। बस अपनी इमेज गैलरी के डायरेक्ट लिंक को अपनी प्रेस किट सामग्री में शामिल करना सुनिश्चित करें।